數(shù)據(jù)資產(chǎn)內(nèi)部控制問題淺析

王 艷

(山西省財政稅務(wù)?？茖W(xué)校，山西 太原 030024)

在“大智移云”時代，數(shù)據(jù)成為企業(yè)有價值的資產(chǎn)，在企業(yè)的發(fā)展中起著越來越重要的作用。數(shù)據(jù)資產(chǎn)作為一項特殊的資產(chǎn)，其管理及利用程度越高，價值就會越大。因此，如何加強數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理，提升數(shù)據(jù)資產(chǎn)的內(nèi)部控制水平，進一步挖掘數(shù)據(jù)資產(chǎn)深層次的價值，成為企業(yè)所面臨的重要挑戰(zhàn)。

一、數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理研究文獻綜述

數(shù)據(jù)資產(chǎn)的理論研究主要有以下三個角度：第一種是從不同行業(yè)的角度進行研究。由于數(shù)據(jù)資產(chǎn)種類多樣，不同行業(yè)的數(shù)據(jù)資產(chǎn)特征也各不相同。因此，區(qū)分行業(yè)特性進行分析是對數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理進行理論研究的一個切入點。衛(wèi)軍朝和蔚海燕(2011)、彭雪濤(2017)等從教育行業(yè)，劉志杰(2014)、趙曉芳(2018)等從出版行業(yè)，侯敬文和程功勛(2015)、經(jīng)鑫華(2016)等從金融行業(yè)，任振中(2011)、何帥等(2013)、李啟雷(2015)等從生產(chǎn)制造行業(yè)，分別基于行業(yè)屬性對數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理進行了分析。第二種是從建立數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理體系管理數(shù)據(jù)資產(chǎn)的角度進行研究，程永新等(2018)的數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理的五星模型、陳亮和王積田(2019)的數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理體系框架、李國和等(2019)的對數(shù)據(jù)平臺的組織、管控等。第三種是從會計核算管理數(shù)據(jù)資產(chǎn)的角度進行研究。鄒照菊(2017)、王玉林和高富平(2016)等從數(shù)據(jù)資產(chǎn)如何進行確認(rèn)和計量的角度探討數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理問題。

通過分析目前數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理理論研究現(xiàn)狀不難發(fā)現(xiàn)，從企業(yè)內(nèi)部控制角度來開展企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理研究的并不多見。我國《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第8號——資產(chǎn)管理》對企業(yè)現(xiàn)有的存貨、固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)的內(nèi)部控制做出了說明，但是對于數(shù)據(jù)資產(chǎn)這一尚未在表內(nèi)確認(rèn)的資產(chǎn)則沒有表述。在目前的數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理研究中，有學(xué)者認(rèn)為數(shù)據(jù)資產(chǎn)應(yīng)當(dāng)作為無形資產(chǎn)進行管理，但是這種觀點并不被理論界完全認(rèn)同，是存在一定的爭議的。考慮到數(shù)據(jù)資產(chǎn)不同于無形資產(chǎn)的虛擬性和價值確定的特殊性等特征，本文將數(shù)據(jù)資產(chǎn)作為一項單獨的資產(chǎn)進行研究，同時結(jié)合企業(yè)內(nèi)部控制理論，對數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理進行相關(guān)的理論探索。

二、數(shù)據(jù)資產(chǎn)的內(nèi)部控制流程

首先，數(shù)據(jù)資產(chǎn)的內(nèi)部控制要具備一定的內(nèi)部控制環(huán)境?；跀?shù)據(jù)資產(chǎn)的重要性，有必要設(shè)置專門的組織機構(gòu)對數(shù)據(jù)資產(chǎn)進行專門管理；要制定與數(shù)據(jù)資產(chǎn)相關(guān)的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，在企業(yè)內(nèi)部建設(shè)突出數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理重要性的企業(yè)文化。基于數(shù)據(jù)資產(chǎn)的特殊性，需要具有良好職業(yè)道德和數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理專業(yè)能力的員工來從事數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理工作。

其次，企業(yè)應(yīng)當(dāng)梳理數(shù)據(jù)資產(chǎn)的管理流程，如圖1所示。企業(yè)在通過不同的方式取得數(shù)據(jù)資產(chǎn)后，應(yīng)當(dāng)明確數(shù)據(jù)資產(chǎn)的權(quán)屬關(guān)系，掌握數(shù)據(jù)質(zhì)量情況并進行驗收，對符合要求的數(shù)據(jù)資產(chǎn)進行應(yīng)用和深度挖掘，通過定期評估來決定數(shù)字資產(chǎn)的持續(xù)應(yīng)用、拓展升級或者處置等。

圖1 數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理流程圖

三、數(shù)據(jù)資產(chǎn)內(nèi)部控制的環(huán)節(jié)及其風(fēng)險點管控措施

(一)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的取得環(huán)節(jié)

數(shù)據(jù)資產(chǎn)的取得方式主要有以下三種：第一種是企業(yè)基于自有數(shù)據(jù)自行加工而逐漸形成；第二種是企業(yè)從外部購買而形成；第三種是通過提供技術(shù)平臺服務(wù)獲得用戶數(shù)據(jù)而形成。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實際情況進行綜合考慮，最大限度地利用企業(yè)自身數(shù)據(jù)，并考慮成本效益原則，選擇合理的數(shù)據(jù)資產(chǎn)取得方式。

在企業(yè)基于內(nèi)部數(shù)據(jù)自行加工形成數(shù)據(jù)資產(chǎn)的情況下，可能存在的風(fēng)險是已有數(shù)據(jù)無法形成數(shù)據(jù)資產(chǎn)。因為企業(yè)客觀上存在由于缺乏數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理的企業(yè)文化而造成內(nèi)部業(yè)務(wù)部門缺乏數(shù)據(jù)資產(chǎn)的意識，或者由于業(yè)務(wù)人員對數(shù)據(jù)資產(chǎn)的判斷不統(tǒng)一致使數(shù)據(jù)資產(chǎn)出現(xiàn)“有而不自知”的狀況。因此，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)建立關(guān)注數(shù)據(jù)資產(chǎn)的企業(yè)文化，增強員工對數(shù)據(jù)資產(chǎn)的敏感度，積累充分的原始數(shù)據(jù)，為日后利用數(shù)據(jù)形成數(shù)據(jù)資產(chǎn)做好準(zhǔn)備。

在企業(yè)根據(jù)交易合同與數(shù)據(jù)持有方進行相關(guān)交易取得數(shù)據(jù)資產(chǎn)的情況下，由于數(shù)據(jù)種類多樣，外購何種類型的數(shù)據(jù)對于企業(yè)此后的利用至關(guān)重要，因此在外購之前要對本企業(yè)已有數(shù)據(jù)和具體的需求情況進行調(diào)研，防止出現(xiàn)外購數(shù)據(jù)不符合要求而無法與本企業(yè)數(shù)據(jù)進行結(jié)合和共享等情況。另外，由于數(shù)據(jù)資產(chǎn)本身并不具備公開性、系統(tǒng)性的交易平臺，數(shù)據(jù)資產(chǎn)的價值更加不易確定，因此，定價不準(zhǔn)也成為數(shù)據(jù)資產(chǎn)外購環(huán)節(jié)的重要風(fēng)險，極易造成所取得的數(shù)據(jù)資產(chǎn)的實際價值與購進價值相差較大的情況。因此，數(shù)據(jù)資產(chǎn)的外購要提前進行需求調(diào)查和專業(yè)的價值評估，確保外購取得的數(shù)據(jù)資產(chǎn)價格合理，符合要求。

在通過提供技術(shù)平臺服務(wù)獲得用戶數(shù)據(jù)而形成的數(shù)據(jù)資產(chǎn)的情況下，企業(yè)通過為用戶提供專業(yè)化的技術(shù)服務(wù)獲得用戶相關(guān)行為或者其所在行業(yè)的數(shù)據(jù)，由于這類數(shù)據(jù)來源于其他企業(yè)，因此，在后續(xù)進行數(shù)據(jù)交易、搜集的過程中具有一定的依賴性。另外，在獲取用戶數(shù)據(jù)時，也可能忽略對用戶個人隱私數(shù)據(jù)的保護。所以，這種方式的主要風(fēng)險是所獲取數(shù)據(jù)的類型與形式無法由本企業(yè)決定，可能會由于權(quán)屬關(guān)系的模糊和用戶隱私數(shù)據(jù)的泄露而承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。因此，企業(yè)要在提供技術(shù)平臺服務(wù)的過程中與用戶協(xié)商取得數(shù)據(jù)的使用許可證明，提前溝通相關(guān)權(quán)利的歸屬，簽訂相應(yīng)的權(quán)屬合同，設(shè)立數(shù)據(jù)保密機制，防止發(fā)生法律糾紛。

(二)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的驗收環(huán)節(jié)

數(shù)據(jù)資產(chǎn)的驗收環(huán)節(jié)包括數(shù)據(jù)資產(chǎn)權(quán)屬關(guān)系的驗收和數(shù)據(jù)資產(chǎn)質(zhì)量的驗收。

組織相關(guān)部門進行權(quán)屬關(guān)系驗收是進行數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理的一個必要環(huán)節(jié)。不同類型的數(shù)據(jù)資產(chǎn)的權(quán)屬關(guān)系情況是不一樣的。其中，基于自有數(shù)據(jù)自行加工而成的數(shù)據(jù)資產(chǎn)和采取外購方式取得的數(shù)據(jù)資產(chǎn)的權(quán)屬關(guān)系是較為清晰的。對基于自有數(shù)據(jù)自行加工而成的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，企業(yè)一般具有完全的資產(chǎn)所有權(quán)；而采取外購方式取得的資產(chǎn)，企業(yè)一般具有使用權(quán)，不一定具有所有權(quán)。企業(yè)通過提供平臺服務(wù)獲得用戶數(shù)據(jù)而形成的數(shù)據(jù)資產(chǎn)的權(quán)屬關(guān)系較為模糊。所以，在進行權(quán)屬關(guān)系驗收的時候，要特別關(guān)注第二種和第三種數(shù)據(jù)資產(chǎn)。

數(shù)據(jù)資產(chǎn)質(zhì)量的驗收是指針對數(shù)據(jù)資產(chǎn)有效性進行的核查。數(shù)據(jù)資產(chǎn)的核查要制定評價標(biāo)準(zhǔn)，將數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性、及時性等列入評價范圍，區(qū)分有效數(shù)據(jù)和無效數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)資產(chǎn)包含的數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確、完整，降低進一步開發(fā)、利用的成本。

數(shù)據(jù)資產(chǎn)驗收環(huán)節(jié)的風(fēng)險主要是缺乏驗收部門、驗收標(biāo)準(zhǔn)、驗收程序而造成的數(shù)據(jù)資產(chǎn)權(quán)屬關(guān)系不清所帶來的法律問題，以及因數(shù)據(jù)質(zhì)量較差而影響數(shù)據(jù)資產(chǎn)的后期價值和拓展利用等問題。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立專業(yè)的驗收部門，確定一系列數(shù)據(jù)資產(chǎn)的驗收標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范相應(yīng)的驗收程序，保證數(shù)據(jù)資產(chǎn)能夠為企業(yè)“所有”“所用”。

(三)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的應(yīng)用挖掘環(huán)節(jié)

在數(shù)據(jù)資產(chǎn)的應(yīng)用挖掘環(huán)節(jié)中，企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理的主要目標(biāo)是依靠數(shù)據(jù)資產(chǎn)形成核心競爭力，形成數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理的統(tǒng)一應(yīng)用規(guī)范，形成數(shù)據(jù)資產(chǎn)的應(yīng)用、分析、利用的運行機制，促進數(shù)據(jù)資產(chǎn)的有效利用，為企業(yè)發(fā)展帶來更大的價值。以下針對這一環(huán)節(jié)中數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理存在的風(fēng)險和應(yīng)采取的管控措施進行分析：

第一，數(shù)據(jù)安全性得不到保障。數(shù)據(jù)資產(chǎn)的安全性與數(shù)據(jù)資產(chǎn)的價值成正比的，即數(shù)據(jù)資產(chǎn)越安全，其價值越高。從數(shù)據(jù)資產(chǎn)自身來看，其復(fù)制成本極低，使數(shù)據(jù)的非正式傳播不需要考慮成本投入；從企業(yè)管理實踐來看，數(shù)據(jù)資產(chǎn)在企業(yè)內(nèi)部的共享和使用過程中，可能因某些環(huán)節(jié)和人員發(fā)生紕漏而造成泄密。因此，數(shù)據(jù)資產(chǎn)安全意識應(yīng)貫穿于其使用和共享所涉及的所有人員和全部過程，同時，數(shù)據(jù)的脫敏和數(shù)據(jù)日志的審計都是不可或缺的步驟。

第二，缺乏統(tǒng)一管理，造成權(quán)責(zé)不清。在數(shù)據(jù)資產(chǎn)的應(yīng)用過程中，如果沒有相關(guān)的職能管理部門實行統(tǒng)一管理，企業(yè)各類數(shù)據(jù)分別掌控在不同的業(yè)務(wù)部門，就無法聯(lián)合使用，各部門對數(shù)據(jù)資產(chǎn)的管理“各自為政”，形成數(shù)據(jù)“孤島”，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的不一致也會導(dǎo)致無法最大限度地利用數(shù)據(jù)資產(chǎn)實現(xiàn)更大的效益。因此，企業(yè)在日常的資產(chǎn)管理過程中，要注重對數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，防止因職能的分散而造成數(shù)據(jù)資產(chǎn)多頭管理，權(quán)責(zé)不清。

第三，數(shù)據(jù)利用效率低下。數(shù)據(jù)在利用過程中需要進行篩選、清洗和安全維護等，需要大量的人力成本的投入，而根據(jù)成本效益原則，大量的成本投入可能無法帶來相匹配的效益。所以基于有限的成本投入，企業(yè)在對海量數(shù)據(jù)進行篩選時，可能無法過濾冗余數(shù)據(jù)，無法徹底清洗數(shù)據(jù)，最終導(dǎo)致數(shù)據(jù)的利用效率低下。數(shù)據(jù)資產(chǎn)的利用不僅要過濾已有數(shù)據(jù)，還要重視數(shù)據(jù)容量的擴大，因為數(shù)據(jù)資產(chǎn)的價值與數(shù)據(jù)資產(chǎn)的容量正相關(guān)，所以還應(yīng)當(dāng)繼續(xù)搜集更多數(shù)據(jù)實現(xiàn)現(xiàn)有容量規(guī)模的擴大，多管齊下，共同提升數(shù)據(jù)資產(chǎn)的價值。

(四)定期評估環(huán)節(jié)

企業(yè)要根據(jù)目前數(shù)據(jù)資產(chǎn)的自身價值狀況、供求關(guān)系，以及行業(yè)、市場等外部狀況定期進行綜合性價值評估。評估過程中，一方面要繼續(xù)評估數(shù)據(jù)資產(chǎn)的權(quán)屬關(guān)系和數(shù)據(jù)質(zhì)量，另一方面要確定數(shù)據(jù)資產(chǎn)的收益和效用情況。這一環(huán)節(jié)的風(fēng)險在于因企業(yè)未制定相應(yīng)的評估制度、定期評估流于形式，或者技術(shù)落后、人員配備不合理等原因造成評估無效。所以，企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定評估程序，確定評估人員，將數(shù)據(jù)資產(chǎn)的定期評估制度落到實處。根據(jù)評估結(jié)果，之后數(shù)據(jù)資產(chǎn)在企業(yè)中的使用分為以下三種情形：

第一，拓展升級。對于現(xiàn)階段運行良好，且經(jīng)過調(diào)查具備容量擴充、升級等條件的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，應(yīng)當(dāng)通過集體決策對其進行下一步的拓展與升級，并進行相應(yīng)的投資，避免發(fā)生無效加工和浪費企業(yè)資源的情況。在數(shù)據(jù)資產(chǎn)拓展升級的過程中，要注重挖掘現(xiàn)有數(shù)據(jù)資產(chǎn)的深層價值并擴充數(shù)據(jù)容量。

第二，持續(xù)應(yīng)用。如果現(xiàn)有數(shù)據(jù)資產(chǎn)運行較好，但不具有拓展升級的條件，此時宜將數(shù)據(jù)資產(chǎn)持續(xù)應(yīng)用。在數(shù)據(jù)資產(chǎn)的持續(xù)應(yīng)用中也可以考慮數(shù)據(jù)資產(chǎn)的出租。由于數(shù)據(jù)資產(chǎn)的所有權(quán)和使用權(quán)可以分離，所以數(shù)據(jù)資產(chǎn)的出租并不影響企業(yè)對其的使用。在兼顧數(shù)據(jù)資產(chǎn)保密性的前提下，可以進行數(shù)據(jù)資產(chǎn)的出租或者多次出租，充分實現(xiàn)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的現(xiàn)有價值。

第三，處置。如果數(shù)據(jù)資產(chǎn)的現(xiàn)有效益低下或者可用性差，無法進行進一步應(yīng)用，則需要考慮數(shù)據(jù)資產(chǎn)的處置。在企業(yè)各環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)使用中，數(shù)據(jù)資產(chǎn)可能由于數(shù)據(jù)泄密、非正常方式傳播等原因造成價值銳減，變成低價值或無價值的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，無法為企業(yè)創(chuàng)造預(yù)期效益，此時，要對數(shù)據(jù)資產(chǎn)按現(xiàn)有價值進行交換、出售等處置。在處置數(shù)據(jù)資產(chǎn)的過程中，要防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)資產(chǎn)處置原因不明，定價不準(zhǔn)等問題。

四、結(jié)語

數(shù)據(jù)資產(chǎn)是“大智移云”時代企業(yè)重要的戰(zhàn)略資源，而數(shù)據(jù)資產(chǎn)的管理和內(nèi)部控制決定了數(shù)據(jù)資產(chǎn)的效用和為企業(yè)帶來的效益。企業(yè)要盡早完善數(shù)據(jù)資產(chǎn)的內(nèi)部控制體系，梳理企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的取得、驗收、應(yīng)用、評估、處置等流程，識別數(shù)據(jù)資產(chǎn)的泄露、所有權(quán)沖突等關(guān)鍵風(fēng)險點，采取管控措施，一方面防范風(fēng)險，另一方面提高數(shù)據(jù)資產(chǎn)的利用效能，拓展數(shù)據(jù)資產(chǎn)的規(guī)模與深度，進一步提升數(shù)據(jù)資產(chǎn)的價值，最終實現(xiàn)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的內(nèi)控目標(biāo)。