高校干部人事檔案專項(xiàng)審核工作探析

[摘 要]文章分析了高校干部人事檔案專項(xiàng)審核工作中常見的問題和難點(diǎn)，結(jié)合相關(guān)工作實(shí)際，提出了包括重視人事檔案工作、創(chuàng)新管理體制和完善專職隊(duì)伍建設(shè)保障等方面的建議，為后續(xù)進(jìn)行的階段性高校干部人事檔案專項(xiàng)審核工作提供參考。

[關(guān)鍵詞]高校;人事檔案;專項(xiàng)審核

[中圖分類號(hào)]G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1008-7656（2020）04-0087-03

引言

中央組織部從2014年起，先后在全國范圍內(nèi)分級(jí)、分批次開展了以“三齡兩歷一身份”（即干部的年齡、工齡、黨齡，以及學(xué)歷、工作經(jīng)歷和干部身份）為重點(diǎn)的干部人事檔案專項(xiàng)審核工作。筆者以近年來高校干部人事檔案工作經(jīng)歷并總結(jié)前一階段專項(xiàng)審核工作為基礎(chǔ)，為新時(shí)期正在開展的階段性高校干部人事檔案專項(xiàng)審核工作提出一些見解，也為后續(xù)開展干部人事檔案的相關(guān)工作提供參考。

一、新時(shí)代干部人事檔案專項(xiàng)審核的要求

中共中央辦公廳于2018年11月印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》（下稱《條例》）是從嚴(yán)治黨大環(huán)境下黨中央關(guān)于新時(shí)期干部人事檔案管理的工作總基調(diào)和總導(dǎo)向，《條例》指出，干部人事檔案是“反映干部個(gè)人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等情況的歷史記錄材料”，是“教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會(huì)信用體系的重要組成部分”[1]。

二、干部人事檔案專項(xiàng)審核中的問題分析

（一）檔案材料不完整，部分重要材料丟失

1.缺少由個(gè)人形成的檔案材料

在干部人事檔案中，有一部分檔案材料是由個(gè)人直接形成的。這部分材料由個(gè)人交給所在單位或其所屬的人事管轄單位的組織人事部門，由組織人事部門鑒定處理后，按照人事檔案分類歸入其干部人事檔案。這部分材料包括畢業(yè)證和學(xué)位證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、重要的學(xué)術(shù)科研成果材料、重要的個(gè)人信息更改材料等。由于個(gè)人的人事檔案意識(shí)不是很強(qiáng)，對(duì)哪些材料需要?dú)w檔不是很清楚，容易造成缺失的情況。

2.缺少由個(gè)人所在機(jī)構(gòu)形成的材料

干部人事檔案的十大類中，檔案材料更多的是由個(gè)人所在單位或機(jī)構(gòu)在日常工作中產(chǎn)生的、反映干部本人基本情況的各種類型的檔案信息。由于高校組織人事部門“人少事多”是工作常態(tài)，參與人事檔案工作的人員往往身兼數(shù)職，難以實(shí)現(xiàn)專人管檔，所以在平時(shí)對(duì)個(gè)人檔案材料形成后的歸檔工作中，常常無法全面地對(duì)個(gè)人檔案進(jìn)行缺失判斷，以致在專項(xiàng)審核中常發(fā)現(xiàn)以下幾種缺失材料的情況。

（1）年度考核表缺失。有的新進(jìn)職工以往工作單位缺乏年度考核材料，有的老職工歷史考核表缺失。（2）學(xué)歷、學(xué)位材料不齊全。有的教師因原畢業(yè)院校管理不善導(dǎo)致畢業(yè)生學(xué)籍檔案不齊全，如較常見的缺少授予學(xué)位的決定;有的教師在全日制畢業(yè)后沒有及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞以致多年后學(xué)籍檔案材料分散丟失。（3）評(píng)聘專業(yè)技術(shù)及職稱材料不完整。如有的教師聘專業(yè)技術(shù)崗位材料缺乏連續(xù)性，有的教師評(píng)職稱的關(guān)鍵評(píng)審表材料缺失。（4）黨團(tuán)材料丟失或不完整。表現(xiàn)為缺少入黨志愿書、入團(tuán)申請(qǐng)書等重要材料。（5）工資、合同材料缺失。主要表現(xiàn)在年代越久遠(yuǎn)的工資合同等材料缺失越多。（6）干部任免材料缺失或不齊全。主要表現(xiàn)為領(lǐng)導(dǎo)干部年代較為久遠(yuǎn)的任職經(jīng)歷缺乏連貫的《干部任免審批表》。

（二）檔案原始記錄有偏差，記載信息前后記載不一致

存在檔案信息前后記載不一致的情況，該現(xiàn)象的成因比較復(fù)雜，既有主觀上的由于填寫不認(rèn)真等原因造成的非刻意記載偏差，又有歷史原因造成的非主觀上的信息記載不一致。在人事檔案專項(xiàng)審核中，原始記錄出現(xiàn)上述不一致的情況集中體現(xiàn)在“三齡”（即年齡、工齡、黨齡）上。

（1）出生時(shí)間記載不一。主要表現(xiàn)：由于陰陽歷轉(zhuǎn)換，早年形成的材料記載的出生年份一致，但月份會(huì)出現(xiàn)前后2個(gè)月左右的偏差;由于升學(xué)、入職等方面的原因，早年升學(xué)材料或者參加工作的材料會(huì)出現(xiàn)實(shí)際年齡與身份證信息不符的現(xiàn)象等。（2）參加工作時(shí)間記錄有偏差。主要表現(xiàn)：由于本人記不清等原因在不同時(shí)期填寫的工作時(shí)間不一致。（3）入黨時(shí)間記錄不一。主要表現(xiàn)：由于個(gè)人記不住自己的入黨時(shí)間而造成的所填材料與入黨志愿書記載不一致;由于發(fā)展黨員的支部沒注意材料的收集歸檔造成入黨材料丟失，進(jìn)而造成無法判定黨員的入黨時(shí)間。

（三）檔案真實(shí)性存疑，材料形成過程不規(guī)范

基于“檔案是原始的歷史記錄”這一人事檔案的本質(zhì)而言，干部人事檔案的真實(shí)性貫穿于檔案形成的始終，并且是反映干部真實(shí)情況的最重要的特性?，F(xiàn)實(shí)中，因不當(dāng)?shù)美?、材料涂改、馬虎大意等原因造成了檔案的失真，而檔案材料形成過程的不規(guī)范也是造成檔案公信力下降的主要原因。在專項(xiàng)審核工作中，往往能發(fā)現(xiàn)以下檔案失真或材料不規(guī)范的情況。

（1）檔案記錄有涂改。主要表現(xiàn)：由前文所述，由于出于升學(xué)、入職等方面的趨利動(dòng)因，早年升學(xué)材料或者參加工作的材料會(huì)出現(xiàn)年齡信息的涂改，而這也往往牽出檔案里與此有關(guān)的某些升學(xué)和入職材料需要再審核和鑒定。（2）檔案材料不規(guī)范。主要表現(xiàn)：檔案形成載體不符合標(biāo)準(zhǔn)，如沒有按規(guī)定使用紙張;原始記錄檔案信息使用的記錄工具不符合標(biāo)準(zhǔn)，如用于檔案的書寫材料用的是易散墨的圓珠筆而非碳素鋼筆、簽字筆;檔案審批流程不規(guī)范，如干部履歷表需要本人簽字確認(rèn)的材料缺少簽字手續(xù)、公章使用不規(guī)范等。

三、解決干部人事檔案專項(xiàng)審核問題的建議

（一）重視干部人事檔案工作，提高檔案意識(shí)

1.領(lǐng)導(dǎo)重視，創(chuàng)造有利的工作條件。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)干部人事檔案工作的重視程度往往決定了專項(xiàng)審核工作成效的高低。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)人事檔案專項(xiàng)審核工作在整個(gè)高校工作中對(duì)人才選拔、優(yōu)化干部隊(duì)伍的重要性，積極為專項(xiàng)審核提供有利的上層決策引導(dǎo)，為培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)的高校后備干部、優(yōu)秀教師創(chuàng)造良好的宏觀環(huán)境。

2.管理人員轉(zhuǎn)變觀念，積極引導(dǎo)。一方面，檔案管理人員要重視本職工作，在枯燥的人事檔案中要有耐得住寂寞，守得了“為黨守史、為民服務(wù)”的初心，不僅積極研究工作中的難點(diǎn)問題，更要將專項(xiàng)審核工作與高校其他組織、師資、人才隊(duì)伍建設(shè)的大環(huán)境結(jié)合在一起，助力高校發(fā)展，尤其是為人才選拔、教師隊(duì)伍優(yōu)化主動(dòng)提供第一手人才信息資源。另一方面，還應(yīng)通過多種渠道在教職工中廣泛宣傳人事檔案工作相關(guān)知識(shí)，加強(qiáng)他們對(duì)自身檔案重要性的認(rèn)知，讓廣大教職工主動(dòng)維護(hù)自己檔案的完整性、真實(shí)性，進(jìn)而為專項(xiàng)審核工作打下前期基礎(chǔ)。

（二）建立健全人事檔案管理體制，創(chuàng)新管理方法

1.建立干部人事檔案管理制度。組織人事部門不僅要在《條例》的基礎(chǔ)上研究制定適合各高校的人事檔案管理制度，讓專項(xiàng)審核這一人事檔案分支工作能在有制度保障的框架內(nèi)進(jìn)行，而且要積極研究高校組織人事工作與專項(xiàng)審核的內(nèi)在關(guān)系，充分分析人事檔案信息資源，抓好高校教師隊(duì)伍變化研究，逐步建立起以《條例》為基礎(chǔ)的適合各高校人才隊(duì)伍建設(shè)的、涵蓋教師檔案整理、利用、轉(zhuǎn)遞、保管、審核認(rèn)定等方面的制度體系。

2.與時(shí)俱進(jìn)推進(jìn)人事檔案信息化。這里所說的信息化是指人事檔案的數(shù)字化和人事檔案利用方式的信息化。信息化在人事檔案管理領(lǐng)域發(fā)揮著巨大的作用。在專項(xiàng)審核中，將人事檔案由傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體變?yōu)殡娮虞d體、利用的方式由手工翻閱到計(jì)算機(jī)查檔，不僅能有效解決由于時(shí)間推移、日常保管不善等原因?qū)е碌臋n案失真、材料不完整的問題，而且能在組織人事部門人手少、時(shí)間緊、任務(wù)重的條件下提高專項(xiàng)審核的工作效率。從長遠(yuǎn)來看，這不僅是檔案管理的必然發(fā)展趨勢，更是符合現(xiàn)代高校教育領(lǐng)域中各項(xiàng)工作力求技術(shù)化、信息化、便捷化的發(fā)展特點(diǎn)。但需要指出的是，“將干部人事檔案管理推上規(guī)范化、信息化進(jìn)程更是一個(gè)長期、系統(tǒng)的工程”[2]，如何推進(jìn)人事檔案信息化是高校在人事檔案工作上的另一個(gè)研究重點(diǎn)，這涉及到安全、系統(tǒng)、投入等復(fù)雜問題，在以信息化促進(jìn)專項(xiàng)審核的開展方面，相關(guān)部門還需作更多考慮。

3.日常管理和審核管理常態(tài)化。這需要“加強(qiáng)干部人事檔案內(nèi)容建設(shè)，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)”[3]。一是嚴(yán)格把好人事檔案收集關(guān)，對(duì)收集的材料不規(guī)范、手續(xù)不完備、不具備歸檔條件的檔案材料要及時(shí)處理完畢才能歸檔。二是嚴(yán)格把好審核認(rèn)定關(guān)，在審核工作中發(fā)現(xiàn)的涉嫌“三齡兩例一身份”真實(shí)性存疑的，要按照有關(guān)規(guī)定立即全面查核，作出科學(xué)研判和認(rèn)定。三是嚴(yán)格把好內(nèi)容管理關(guān)，要注意收集新時(shí)期高校師資隊(duì)伍、干部人才隊(duì)伍建設(shè)中形成的教師培養(yǎng)、第一書記脫貧攻堅(jiān)、干部監(jiān)督機(jī)構(gòu)工作材料和巡視巡查等方面的材料，完善和豐富人事檔案內(nèi)容。四是要嚴(yán)格做好人事檔案專項(xiàng)審核的常態(tài)化管理工作，要以正在開展的階段性專項(xiàng)審核工作為契機(jī)，積極推進(jìn)相關(guān)工作，為高校日常干部提拔、人才選任、公開招聘等工作中的檔案審核累積經(jīng)驗(yàn)，做到人事檔案專項(xiàng)審核的常態(tài)化管理。

（三）建立專職專業(yè)化工作隊(duì)伍，健全相關(guān)保障措施

1.提升人事檔案管理專員素質(zhì)。人事檔案專項(xiàng)審核順利開展的前提之一是有一支專職管理、專業(yè)水平過關(guān)的工作隊(duì)伍。首先，在人員選擇上，應(yīng)注重使用黨性強(qiáng)、紀(jì)律性高、有職業(yè)道德素養(yǎng)、具備專業(yè)知識(shí)并能吃苦耐勞的黨員干部;其次，在人員配備上，應(yīng)合理安排業(yè)務(wù)，保障專項(xiàng)審核自始至終能專人專做，確保專項(xiàng)審核工作人員隊(duì)伍相對(duì)穩(wěn)定，進(jìn)而有序推動(dòng)工作;再次，在人才培養(yǎng)上，不僅從參加培訓(xùn)、座談、面授等形式多培養(yǎng)干部隊(duì)伍，還應(yīng)安排好新老人員的業(yè)務(wù)交接。

2.明確職能分工，多部門協(xié)調(diào)保障。專項(xiàng)審核工作能順利進(jìn)行的另一個(gè)前提是人事檔案日常工作得以有序開展，人事檔案材料齊全完整。人事檔案工作一般由組織人事部門來牽頭主導(dǎo)。從人事檔案形成過程來看，人事檔案工作不僅與個(gè)人、組織有關(guān)，涉及面廣，而且往往需要紀(jì)檢監(jiān)察部門的監(jiān)督、統(tǒng)戰(zhàn)宣傳部門的宣傳配合等，這就需要建立起一個(gè)由組織人事部門牽頭、各有關(guān)部門協(xié)調(diào)配合、明確分工、共抓共建的保障體系，以此來確保人事檔案材料完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，從材料形成到鑒定、歸檔、審核等一系列工作得到切實(shí)保障。

四、結(jié)語

干部人事檔案專項(xiàng)審核是我們黨針對(duì)新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的要求而提出的一項(xiàng)重要工作，但因該工作自身專業(yè)性、保密性高，在具體實(shí)踐中，往往對(duì)于該項(xiàng)工作的研究總結(jié)不多，在學(xué)術(shù)界的理論分析也比較少。筆者在此就自身在高校從事的人事檔案專項(xiàng)審核工作的實(shí)踐作出經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，探討往后如何更好地進(jìn)行人事檔案專項(xiàng)審核工作。

[參考文獻(xiàn)]

[1]中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》[EB/OL].（2018-11-28）[2020-05-15]. http： // www.gov.cn/xinwen/2018-11/28/content_ 5344196.htm.

[2]亢云潔，孔愛萍.高校干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的啟示[J].蘭州交通大學(xué)學(xué)報(bào)，2019（6）.

[3]王曉雪.從干部人事檔案專項(xiàng)審核視角論新時(shí)期干部人事檔案管理[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（3）.

[作者簡介]謝軍（1986-），女，廣西桂平人，廣西廣播電視大學(xué)組織人事處師資科科長，碩士，研究方向：檔案學(xué)、電子政務(wù)。

[責(zé)任編輯 李培福]