企業(yè)財(cái)務(wù)信息自動(dòng)化處理的路徑

馬增彩

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)工作，主要是靠對(duì)憑證進(jìn)行填制、對(duì)賬簿進(jìn)行登記然后制作成報(bào)表來(lái)完成財(cái)務(wù)信息的收集并加以利用。由于這種方式并不過(guò)于依賴硬件設(shè)施，可以很大程度上減少公司的開(kāi)支，所以一直以來(lái)都被普遍的使用。然而傳統(tǒng)人工處理和智能化處理還是有很大差別，在人工進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的過(guò)程中，難免會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的情況，而且信息獲取的效率也偏低，這樣會(huì)使企業(yè)會(huì)計(jì)信息的利用價(jià)值大打折扣。如今信息技術(shù)已經(jīng)普遍用于社會(huì)的方方面面并且處于相對(duì)成熟的狀況，因此通過(guò)信息化技術(shù)的方式使財(cái)務(wù)信息的處理和利用變得更加便捷和高效，自動(dòng)化處理系統(tǒng)的應(yīng)用也將迎來(lái)生氣勃勃的春天。

一、實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息自動(dòng)化處理重要性

1.在變化的經(jīng)濟(jì)環(huán)境中與時(shí)俱進(jìn)。信息技術(shù)于21世紀(jì)以來(lái)得到了飛速發(fā)展，在很大程度上改變了各個(gè)行業(yè)生產(chǎn)勞動(dòng)的模式。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)廣泛應(yīng)用的時(shí)代，企業(yè)通過(guò)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的利用，可以大大提升自己的工作效率，獲取其想要的成果。得益于信息和大數(shù)據(jù)的共享，企業(yè)一改傳統(tǒng)的商業(yè)運(yùn)營(yíng)方式，使其財(cái)務(wù)信息和交易記錄變得更加信息化，并隨著全球化和信息化的步伐進(jìn)一步加快，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的自動(dòng)化對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)變得至關(guān)重要，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)工作由傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變到自動(dòng)化處理的模式也是目前財(cái)務(wù)管理的發(fā)展趨勢(shì)。

2.財(cái)務(wù)信息使用者更高的信息需求。就目前的市場(chǎng)環(huán)境而言，財(cái)務(wù)信息自動(dòng)化的應(yīng)用需求擁有不錯(cuò)的市場(chǎng)前景，作為財(cái)務(wù)信息使用者的企業(yè)管理層、債權(quán)人以及潛在的投資人不再滿足于某種單一形式的信息，他們對(duì)于財(cái)務(wù)信息的需求變得越來(lái)越多元化。從時(shí)間方面考慮，對(duì)于財(cái)務(wù)信息的使用者們來(lái)說(shuō)，財(cái)務(wù)信息的“即時(shí)性”顯得尤為重要，因?yàn)樗麄冃枰屪约旱臎Q策來(lái)源于最新最及時(shí)的信息;從內(nèi)容方面考慮，以往的財(cái)務(wù)工作方式已經(jīng)不能滿足財(cái)務(wù)信息使用者們對(duì)于經(jīng)濟(jì)性指標(biāo)的多維度獲取需求;從形式方面考慮，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作模式的弊端在于其過(guò)程過(guò)于繁瑣，工作效率大打折扣，現(xiàn)在財(cái)務(wù)信息使用者希望能夠獲取更加快捷、直觀的數(shù)據(jù)，以此來(lái)提高辦公效率。相對(duì)傳統(tǒng)模式而言，自動(dòng)化信息處理可以大大簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)信息搜集、處理和傳輸過(guò)程，提高效率，使得財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)具備“即時(shí)性”，與此同時(shí)還能為決策者提供更加簡(jiǎn)潔和完善的信息。

3.改善目前軟件系統(tǒng)的不足。在目前的財(cái)會(huì)行業(yè)中，無(wú)紙化辦公及會(huì)計(jì)信息技術(shù)的使用已經(jīng)積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，這樣就能夠?qū)崿F(xiàn)信息的自動(dòng)化處理，然而在實(shí)際操作過(guò)程中或多或少還是存在某些方面的不足，主要是由于目前的軟件功能仍然還存在一些缺陷。譬如：首先，軟件對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的挖掘能力不足，導(dǎo)致不能自動(dòng)分析和輸出展示，信息不能充分發(fā)揮決策價(jià)值;其次，還會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)電子報(bào)表之間互不兼容的情況，會(huì)導(dǎo)致在共享和傳輸?shù)倪^(guò)程中不僅有的數(shù)據(jù)會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，而且還會(huì)遺失部分?jǐn)?shù)據(jù)。企業(yè)如若能夠充分利用自動(dòng)化信息處理的優(yōu)勢(shì)，那么將很大程度上突破財(cái)務(wù)軟件缺陷的限制，使信息的儲(chǔ)存、提取、傳輸和分析更加連貫和穩(wěn)定。企業(yè)利用自動(dòng)化處理的方式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，可以很客觀的呈現(xiàn)出生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)當(dāng)中的各種問(wèn)題，這樣不僅能夠使企業(yè)更好地做好事前預(yù)測(cè)工作，還能實(shí)現(xiàn)事中的高效控制以及事后的完善工作，使整個(gè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程清晰地呈現(xiàn)在企業(yè)管理者眼前。

二、實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息處理自動(dòng)化需要采取的方法

1.推行財(cái)務(wù)信息共享。最近幾年，隨著企業(yè)財(cái)務(wù)工作由傳統(tǒng)的“記賬會(huì)計(jì)”向“管理會(huì)計(jì)”理念的發(fā)展，為了使財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門之間的職能更好的融合，兩者之間的信息共享就顯得至關(guān)重要。首先，在傳統(tǒng)的企業(yè)運(yùn)營(yíng)模式中，財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門之間的聯(lián)系甚少，兩個(gè)部門經(jīng)常獨(dú)立開(kāi)展自己的工作，這樣毫無(wú)疑問(wèn)會(huì)導(dǎo)致兩個(gè)部門之間很少有工作內(nèi)容和工作方式的相互了解，難以形成有效的合作關(guān)系;其次，目前很多企業(yè)既沒(méi)有先進(jìn)的信息化建設(shè)，也缺乏強(qiáng)有力的硬、軟件支撐，使得信息的共享達(dá)不到理想效果。筆者覺(jué)得，要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的自動(dòng)化，鼓勵(lì)并推動(dòng)各個(gè)部門進(jìn)行信息共享是必不可少的一步。企業(yè)可以學(xué)習(xí)目前電商模式，將企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中各個(gè)環(huán)節(jié)中的信息以電子憑證和數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存起來(lái)，這樣既可以降低數(shù)據(jù)記錄和數(shù)據(jù)傳遞的成本，還可以使信息有效便捷地在企業(yè)部門之間被共享。

2.使信息的共享與記錄分析同時(shí)進(jìn)行。由于我國(guó)的財(cái)務(wù)信息自動(dòng)化推行工作相對(duì)比較落后，財(cái)務(wù)工作中對(duì)于數(shù)據(jù)的采集和分析還不夠細(xì)致，所以在理論和實(shí)踐方面都需要不斷改進(jìn)。最明顯的不足就體現(xiàn)在不能將企業(yè)的業(yè)務(wù)信息在搜集記錄后第一時(shí)間共享出來(lái)，使得財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門之間不能形成高效的合作。由此可見(jiàn)，企業(yè)要實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息自動(dòng)化須以良好的信息同步共享為基礎(chǔ)，有了自動(dòng)化處理系統(tǒng)的幫助，財(cái)務(wù)部門就能夠直接對(duì)業(yè)務(wù)信息進(jìn)行記錄，在系統(tǒng)結(jié)合企業(yè)過(guò)往的數(shù)據(jù)或既定的規(guī)則對(duì)錄入的信息進(jìn)行分析后，若兩者沒(méi)有非常明顯的差異，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)將信息進(jìn)行存儲(chǔ)，并轉(zhuǎn)換為對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)信息，這樣就大大提高了財(cái)務(wù)人員的工作效率。相反，如果系統(tǒng)經(jīng)過(guò)分析，判定錄入的信息與過(guò)往數(shù)據(jù)差異較大或不符合規(guī)則，將不會(huì)把數(shù)據(jù)直接儲(chǔ)存起來(lái)，而是將差異性較大的信息上報(bào)給部門主管，在經(jīng)過(guò)相關(guān)人員分析和討論后，采取相應(yīng)的措施，使有效的財(cái)務(wù)信息更好地服務(wù)于企業(yè)。

3.將“自動(dòng)化”與人工操作有機(jī)結(jié)合。雖然我們一再?gòu)?qiáng)調(diào)“自動(dòng)化”的重要性，但這并不意味著財(cái)務(wù)人員可以任由自動(dòng)化系統(tǒng)獨(dú)立展開(kāi)財(cái)務(wù)工作，而是在“自動(dòng)化”信息處理的過(guò)程中使自己也參與到財(cái)務(wù)工作之中。財(cái)務(wù)信息自動(dòng)化處理是計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、財(cái)務(wù)軟件三方共同發(fā)揮作用來(lái)提升財(cái)務(wù)工作效率的一種高效的信息處理模式，這種模式能夠與財(cái)務(wù)工作人員之間形成優(yōu)劣互補(bǔ)的關(guān)系，從而達(dá)到提升財(cái)務(wù)工作質(zhì)量的目的。就當(dāng)下企業(yè)財(cái)務(wù)工作的發(fā)展形勢(shì)來(lái)看，財(cái)務(wù)信息不僅體現(xiàn)出集成化的特點(diǎn)，與此同時(shí)還體現(xiàn)出多元化和開(kāi)放化的特點(diǎn)，除此之外，財(cái)務(wù)信息還具有相當(dāng)明顯的實(shí)時(shí)化特征。以上提到的幾種特征都是以往的傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作所不具備的，眾所周知，計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)的能力非常強(qiáng)大，結(jié)合利用計(jì)算機(jī)優(yōu)秀的數(shù)據(jù)處理能力與互聯(lián)網(wǎng)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)搜集能力，在此基礎(chǔ)上再進(jìn)行人工控制，可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化處理系統(tǒng)的搭建。為了保證財(cái)務(wù)信息處理能夠順利進(jìn)行，從事財(cái)務(wù)工作的相關(guān)人員也需要加強(qiáng)自己對(duì)自動(dòng)化處理系統(tǒng)功能的掌握。

4.落實(shí)財(cái)務(wù)監(jiān)督管理。信息技術(shù)的快速發(fā)展對(duì)于財(cái)務(wù)信息的自動(dòng)化處理來(lái)說(shuō)是一把雙刃劍，雖然發(fā)展信息技術(shù)為財(cái)務(wù)信息自動(dòng)化提供了廣闊的發(fā)展空間，但是也存在一些隱患。比如：企業(yè)的很多信息涉及到商業(yè)秘密不能輕易外漏，而互聯(lián)網(wǎng)本身就是一個(gè)相對(duì)開(kāi)放的領(lǐng)域，所以很多企業(yè)會(huì)擔(dān)心如何在這種開(kāi)放的領(lǐng)域中保障自己的企業(yè)財(cái)務(wù)信息安全。因此，為了解決這些問(wèn)題，必須采取一系列相應(yīng)的措施：第一，如果在自動(dòng)化信息處理的過(guò)程中，數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的介質(zhì)有所改變，為了避免因?yàn)闄C(jī)械故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，企業(yè)必須定期做好數(shù)據(jù)的備份工作;第二，企業(yè)的財(cái)務(wù)人員務(wù)必要做好系統(tǒng)安全以及崗位的監(jiān)督工作，進(jìn)一步加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)督的范圍和力度;第三，財(cái)務(wù)工作需要?jiǎng)h繁就簡(jiǎn)，既要在自動(dòng)化處理系統(tǒng)中使審核流程的授權(quán)變得簡(jiǎn)化，還要做好薄弱環(huán)節(jié)的審核工作。

綜上所述，由于目前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)得到一定的發(fā)展，企業(yè)的財(cái)務(wù)工作必然告別傳統(tǒng)的模式，財(cái)務(wù)信息自動(dòng)化處理已是大勢(shì)所趨。傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作中存在方方面面的不足會(huì)很大程度上因?yàn)樽詣?dòng)化處理的方式而得到改善，財(cái)務(wù)人員也會(huì)通過(guò)自動(dòng)化處理獲取更多他們想要的信息。為了使財(cái)務(wù)信息自動(dòng)化更好地被運(yùn)用于財(cái)務(wù)工作中，首先，企業(yè)要建構(gòu)完善的信息分享體系，使有效信息能夠在企業(yè)內(nèi)部被充分共享和利用;其次，在搜集財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的同時(shí)還要將其應(yīng)用起來(lái)，保證財(cái)務(wù)信息的即時(shí)性，使其更好地服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng);再其次，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員與自動(dòng)化系統(tǒng)的優(yōu)劣勢(shì)互補(bǔ)也非常關(guān)鍵;最后，為了避免自動(dòng)化處理為企業(yè)帶來(lái)不必要的風(fēng)險(xiǎn)，一定要做好財(cái)務(wù)監(jiān)督工作。做好以上幾點(diǎn)，財(cái)務(wù)信息自動(dòng)化才能提升工作效率，更好地為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。

（作者單位：深圳市東風(fēng)南方實(shí)業(yè)集團(tuán)有限公司）