院校教學(xué)建設(shè)項(xiàng)目管理中的問(wèn)題及對(duì)策

張?jiān)婪?/p>

近年來(lái)我國(guó)高等院校教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，高校的辦學(xué)規(guī)模、科研水平都得到長(zhǎng)足提高，與此同時(shí)，高等院校的教學(xué)能力作為衡量高校辦學(xué)水平的重要因素，也越來(lái)越受到人們重視和關(guān)注。教學(xué)條件是學(xué)校組織教學(xué)活動(dòng)、進(jìn)行人才培養(yǎng)的根本保障，為開(kāi)展教學(xué)、研究等各項(xiàng)工作創(chuàng)造必需的環(huán)境和條件。因此，提高教學(xué)條件建設(shè)項(xiàng)目管理的水平和質(zhì)量對(duì)提高院校辦學(xué)能力和人才培養(yǎng)質(zhì)量都具有關(guān)鍵作用。

一、院校教學(xué)條件建設(shè)項(xiàng)目管理中存在的主要問(wèn)題

目前院校進(jìn)行教學(xué)條件建設(shè)時(shí)采用的是以項(xiàng)目為中心的管理體制，主要包括了項(xiàng)目論證、立項(xiàng)、審批、實(shí)施、驗(yàn)收、結(jié)題等程序。在針對(duì)項(xiàng)目的管理過(guò)程中，項(xiàng)目組成員往往受單位制度、領(lǐng)導(dǎo)決策等多方面影響，沒(méi)有采用現(xiàn)代項(xiàng)目管理手段，在管理理念、具體工作等方面還存在一些問(wèn)題，不利于項(xiàng)目管理。

1.項(xiàng)目規(guī)劃不合理，實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)降低。在教學(xué)條件建設(shè)項(xiàng)目的申報(bào)過(guò)程中，存在著因時(shí)間緊而項(xiàng)目論證不充分、倉(cāng)促上報(bào)的現(xiàn)象，實(shí)施方案制定不合理;有些項(xiàng)目組因急于爭(zhēng)利益而脫離教學(xué)實(shí)際立項(xiàng)目、造方案。有的立項(xiàng)項(xiàng)目質(zhì)量不高，導(dǎo)致在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，時(shí)常出現(xiàn)意外困難，項(xiàng)目組成員隨意變更項(xiàng)目?jī)?nèi)容，更改項(xiàng)目范圍，降低實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，影響項(xiàng)目交付成果。

2.缺乏有效時(shí)間管理，不能按時(shí)結(jié)題。由于教學(xué)條件建設(shè)項(xiàng)目周期往往時(shí)間較長(zhǎng)，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中缺乏有效的時(shí)間管理，常常出現(xiàn)最后趕工期的現(xiàn)象，甚至不能按時(shí)結(jié)題。而教學(xué)條件建設(shè)項(xiàng)目與教學(xué)活動(dòng)緊密相關(guān)，具有很強(qiáng)的時(shí)效性，項(xiàng)目延期結(jié)題，很可能影響正常的教學(xué)計(jì)劃，造成十分嚴(yán)重影響。

3.溝通管理不到位，不重視團(tuán)隊(duì)建設(shè)。教學(xué)條件建設(shè)通常包括不同領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)，為了更好地實(shí)施項(xiàng)目，項(xiàng)目組成員往往來(lái)自多個(gè)部門，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中需要同時(shí)接受項(xiàng)目組內(nèi)管理和所在行政部門管理，常常造成溝通協(xié)調(diào)不通暢，獲取信息不對(duì)稱的現(xiàn)象。此外，項(xiàng)目組成員通常兼任多項(xiàng)任務(wù)，需要在進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)的同時(shí)，完成其他教學(xué)或科研工作，導(dǎo)致在枯燥乏味的項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中干勁動(dòng)力不足，工作積極性不高，影響整體項(xiàng)目建設(shè)效果。

二、相關(guān)問(wèn)題的解決對(duì)策

1.加強(qiáng)范圍管理，保證交付質(zhì)量。教學(xué)條件建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)階段，必須要嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行充分調(diào)研走訪和研究論證，了解實(shí)際教學(xué)需求，借鑒其他院校的成果經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)真審查項(xiàng)目的建設(shè)實(shí)施方案，杜絕倉(cāng)促立項(xiàng)。在項(xiàng)目正式實(shí)施后，項(xiàng)目組需要將建設(shè)實(shí)施方案中的最終成果進(jìn)一步明確為可交付成果，并創(chuàng)造工作分解結(jié)構(gòu)。創(chuàng)造工作分解結(jié)構(gòu)就是把項(xiàng)目可交付成果和項(xiàng)目相關(guān)工作分解成更小的、更利于管理的組成單位，是為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)、完成所需可交付成果而需要實(shí)施的全部工作范圍的層級(jí)分解。通過(guò)創(chuàng)造工作分解結(jié)構(gòu)，能夠?qū)⒖山桓冻晒麆澐值米銐蛟敿?xì)，足以支持教學(xué)條件建設(shè)項(xiàng)目中將來(lái)的各項(xiàng)活動(dòng)，比如成本估計(jì)、進(jìn)度估計(jì)、人員配置、資源需求等。

此外，為了更好管理項(xiàng)目范圍，還需要實(shí)施項(xiàng)目范圍變更管理。教學(xué)條件建設(shè)項(xiàng)目目標(biāo)普遍比較明確，立項(xiàng)后驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)一般不會(huì)變更，實(shí)施過(guò)程中的變更主要來(lái)自項(xiàng)目組成員引發(fā)的變更或不可預(yù)見(jiàn)事件。所以，在變更管理計(jì)劃中必須制定明確變更申請(qǐng)流程，嚴(yán)格審批權(quán)限，避免隨意變更項(xiàng)目范圍，同時(shí)變更管理計(jì)劃中還應(yīng)注明變更請(qǐng)求的具體內(nèi)容，包括變更原因、造成影響、替代方案、涉及部門、各級(jí)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)等部分。

2.嚴(yán)格時(shí)間管理，強(qiáng)化合同意識(shí)。對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行嚴(yán)格有效地時(shí)間管理，能夠掌握項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)度，保證在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成項(xiàng)目各項(xiàng)工作，確保交付成果的時(shí)效性。首先需要合理規(guī)劃項(xiàng)目進(jìn)度。雖然在建設(shè)實(shí)施方案中包含實(shí)施步驟和進(jìn)度安排，但是建設(shè)實(shí)施方案是在項(xiàng)目申報(bào)時(shí)編寫(xiě)的，對(duì)具體范圍和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)可能把握不嚴(yán)，并且項(xiàng)目審批后還需針對(duì)專家意見(jiàn)進(jìn)行修改完善，所以在項(xiàng)目實(shí)施階段需對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)一步規(guī)劃細(xì)化。項(xiàng)目組成員需要根據(jù)細(xì)分后的工作分解結(jié)構(gòu)，識(shí)別實(shí)施項(xiàng)目所需的所有活動(dòng)，生成項(xiàng)目活動(dòng)清單，并根據(jù)各項(xiàng)活動(dòng)的屬性、優(yōu)先級(jí)等排列活動(dòng)順序，估算每項(xiàng)活動(dòng)工期，制定詳細(xì)的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，以確保項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的科學(xué)性、規(guī)范性和可操作性。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，全體項(xiàng)目組成員要強(qiáng)化合同意識(shí)，認(rèn)真執(zhí)行項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，還應(yīng)指定專門人員監(jiān)督項(xiàng)目進(jìn)度，要及時(shí)、定期的將項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度和計(jì)劃進(jìn)度進(jìn)行比較，掌握實(shí)際工期與計(jì)劃工期的差距。針對(duì)進(jìn)度落后情況，需要及時(shí)更新變更日志，通知涉及人員立即采取應(yīng)對(duì)措施，以維護(hù)項(xiàng)目正常進(jìn)度。對(duì)于嚴(yán)重影響項(xiàng)目進(jìn)度的情況，還要預(yù)測(cè)后續(xù)變化，更新項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，并上報(bào)主管部門。

3.注重溝通管理，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)。項(xiàng)目溝通管理是對(duì)項(xiàng)目周期內(nèi)各種信息交流活動(dòng)的管理，是對(duì)項(xiàng)目相關(guān)的信息、思想等進(jìn)行交流、傳遞、分享活動(dòng)的全面管理，其目標(biāo)是確保項(xiàng)目信息及時(shí)且恰當(dāng)?shù)厥占?、生成、發(fā)布、存儲(chǔ)、檢索、管理、監(jiān)督和最終處置。教學(xué)條件建設(shè)項(xiàng)目溝通的主體包括項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目組其他成員，還包括上級(jí)主管部門、各成員的行政領(lǐng)導(dǎo)、承建或外購(gòu)業(yè)務(wù)合作商等重要關(guān)系人。在項(xiàng)目溝通過(guò)程中，雖然項(xiàng)目組內(nèi)部溝通占主導(dǎo)地位，但是項(xiàng)目組外部溝通的好壞也會(huì)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施產(chǎn)生重要影響。所以，為了滿足每個(gè)關(guān)系人的信息需求，合理利用項(xiàng)目信息資源，需要規(guī)劃溝通管理。

由于項(xiàng)目組成員大多身兼多項(xiàng)任務(wù)，無(wú)法全職進(jìn)行教學(xué)條件建設(shè)，同時(shí)所屬的行政部門對(duì)其有較強(qiáng)的管理權(quán)力，所以教學(xué)條件建設(shè)項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)多為弱矩陣結(jié)構(gòu)，需指定專門兼職人員作為協(xié)調(diào)員，負(fù)責(zé)項(xiàng)目組內(nèi)外的溝通管理，定時(shí)發(fā)布、更新項(xiàng)目進(jìn)展、變更等信息，并針對(duì)不同人員屬性制定相應(yīng)的溝通管理計(jì)劃，確保相關(guān)人員能夠在不同地點(diǎn)、時(shí)間獲得所需信息，降低因溝通不暢導(dǎo)致的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)甚至損失。

還應(yīng)加強(qiáng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)，通過(guò)集體活動(dòng)、定期會(huì)議交流等形式增加項(xiàng)目組成員間相互了解和認(rèn)識(shí)，提高配合工作的默契程度，促進(jìn)工作中的溝通協(xié)作。建立相應(yīng)的績(jī)效考核機(jī)制，提高人員對(duì)工作的熱情和關(guān)注程度，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)間良性競(jìng)爭(zhēng)，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力?？?jī)效考核時(shí)要以工作成果考核為主，兼顧人員過(guò)程表現(xiàn)，遵循互評(píng)和自評(píng)相結(jié)合、價(jià)值評(píng)估與產(chǎn)出評(píng)估相結(jié)合的原則，量化考核結(jié)果，明確獎(jiǎng)勵(lì)措施。

三、結(jié)束語(yǔ)

教學(xué)條件建設(shè)是院校開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)，進(jìn)行人才培養(yǎng)的重要保障，直接影響到院校的辦學(xué)水平。項(xiàng)目成員應(yīng)該提高思想認(rèn)識(shí)，重視教學(xué)條件建設(shè)過(guò)程中的項(xiàng)目管理工作，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目范圍控制，保證驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)嚴(yán)格項(xiàng)目進(jìn)度管理，避免延期結(jié)題，還要注重項(xiàng)目溝通管理，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，才能最大限度地提升院校教學(xué)條件建設(shè)項(xiàng)目的工作實(shí)效，更好地促進(jìn)院校的健康可持續(xù)發(fā)展。

（作者單位：陸軍裝甲兵學(xué)院蚌埠校區(qū)指揮系）