新時(shí)代企業(yè)檔案管理工作的著力點(diǎn)

楊啟燕

黨的十九大報(bào)告指出“蹄疾步穩(wěn)推進(jìn)全面深化改革，堅(jiān)決破除各方面體制機(jī)制弊端”。隨著中國(guó)特色社會(huì)主義進(jìn)入新時(shí)代，企業(yè)正處在轉(zhuǎn)變發(fā)展方式、優(yōu)化業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)、轉(zhuǎn)化新舊動(dòng)能、從高速發(fā)展轉(zhuǎn)向高質(zhì)量發(fā)展階段的關(guān)鍵時(shí)期，企業(yè)檔案工作應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，認(rèn)真貫徹落實(shí)國(guó)家檔案局《關(guān)于在深化國(guó)有企業(yè)改革中加強(qiáng)檔案工作的意見》，克服檔案工作的短板與弱項(xiàng)，轉(zhuǎn)變觀念，以先行思維，探索檔案工作在企業(yè)深化改革中的著力點(diǎn)，全面提高服務(wù)企業(yè)發(fā)展的能力。

一、固本強(qiáng)基，著力規(guī)范檔案工作機(jī)制

檔案工作是一項(xiàng)事關(guān)黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性、支撐性工作，是企業(yè)管理的基礎(chǔ)。企業(yè)檔案是企業(yè)生存發(fā)展的重要資產(chǎn)，也是企業(yè)信用資源和知識(shí)資產(chǎn)的重要組成部分。完善的制度是檔案工作規(guī)范管理、有效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障。

1.建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立以主營(yíng)業(yè)務(wù)檔案為核心的檔案管理體系。

2.確立檔案工作機(jī)構(gòu)。根據(jù)資產(chǎn)規(guī)模、檔案數(shù)量和管理模式建立檔案工作機(jī)構(gòu)。

3.健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。企業(yè)各職能或承辦部門、各建設(shè)項(xiàng)目均應(yīng)配備兼職檔案人員，組成縱向到底、橫向到邊的企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，為檔案收集齊全完整提供組織保證。

4.完善檔案工作制度。結(jié)合企業(yè)實(shí)際開展檔案制度“廢、改、立”工作，在充分調(diào)查研究、專題研討、科學(xué)總結(jié)以往檔案工作成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，重塑檔案工作流程，完善檔案管理制度，在檔案工作機(jī)制方面做出頂層設(shè)計(jì)，為檔案工作進(jìn)入新時(shí)代提供制度保障，為檔案工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化管理奠定基礎(chǔ)。

5.明確檔案工作職責(zé)。積極貫徹國(guó)家關(guān)于檔案工作“三納入”的有關(guān)規(guī)定，切實(shí)把檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，納入企業(yè)管理重要議事日程并滲透到各個(gè)管理環(huán)節(jié)，調(diào)動(dòng)檔案工作相關(guān)人員的積極性。

6.加強(qiáng)檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制。建立檔案考評(píng)制度，夯實(shí)企業(yè)檔案基礎(chǔ)工作，及時(shí)通報(bào)檔案考評(píng)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和考評(píng)結(jié)果，不斷規(guī)范考評(píng)指標(biāo)體系，這在一定時(shí)期內(nèi)是一條提升企業(yè)檔案管理水平的有效途徑。

二、內(nèi)強(qiáng)主體，著力優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)

檔案資源體系建設(shè)是檔案工作發(fā)展的基礎(chǔ)，應(yīng)不斷豐富和優(yōu)化館藏，強(qiáng)化檔案部門在檔案工作中的主體地位。

1.加大企業(yè)文件材料的收集力度。加大國(guó)家檔案局令第10號(hào)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》貫徹執(zhí)行力度，科學(xué)制定文件材料歸檔范圍，依法及時(shí)接收應(yīng)歸檔檔案進(jìn)館。從范圍上細(xì)化文件材料的歸檔內(nèi)容，為館藏檔案資源建設(shè)奠定更加堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.加大專門檔案的征集力度。全面系統(tǒng)、客觀地記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程，防范這部分文件材料的遺失。

3.加強(qiáng)企業(yè)改革中檔案處置工作。落實(shí)《關(guān)于在深化國(guó)有企業(yè)改革中加強(qiáng)檔案工作的意見》精神，重視機(jī)構(gòu)調(diào)整、體制改革企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程的檔案處置工作，為企業(yè)檔案資源建設(shè)更好地服務(wù)企業(yè)改革發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

4.加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理。建設(shè)項(xiàng)目檔案是建設(shè)項(xiàng)目成果的重要組成部分，是反映工程質(zhì)量和安全的重要載體，是體現(xiàn)企業(yè)業(yè)績(jī)、實(shí)力和行業(yè)特點(diǎn)的專業(yè)檔案。施工企業(yè)檔案部門應(yīng)加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的監(jiān)督指導(dǎo)工作，作為服務(wù)企業(yè)的切入點(diǎn)，作為保證竣工文件編制質(zhì)量、保證工程順利驗(yàn)收、保證建設(shè)項(xiàng)目檔案及時(shí)接收進(jìn)館的重要措施。

5.推動(dòng)企業(yè)新的行業(yè)領(lǐng)域檔案工作發(fā)展。促使新時(shí)代企業(yè)檔案管理部門對(duì)各類企業(yè)重點(diǎn)檔案管理的思考和把握。

三、創(chuàng)新理念，著力加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能的研究應(yīng)用越來(lái)越深入，檔案工作發(fā)揮作用的空間越來(lái)越大，與企業(yè)的關(guān)系也越來(lái)越密切。依靠創(chuàng)新提高檔案管理水平，依靠創(chuàng)新提升服務(wù)能力。

1.創(chuàng)新檔案資源收集理念。既要重視傳統(tǒng)門類檔案資源的收集，又要重視新興產(chǎn)業(yè)板塊檔案資源的收集。

2.創(chuàng)新檔案管理理念。既要積極采用先進(jìn)技術(shù)、先進(jìn)設(shè)備搞好檔案的硬件建設(shè)，又要加快檔案管理機(jī)制的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的軟件建設(shè)，賦予檔案工作更多的時(shí)代感和創(chuàng)造力。

3.創(chuàng)新檔案服務(wù)理念。既要加強(qiáng)當(dāng)前的檔案管理，又要跟隨企業(yè)發(fā)展的步伐，做到企業(yè)發(fā)展建設(shè)到哪里，檔案工作就要延伸到哪里。

四、加強(qiáng)聯(lián)動(dòng)，著力做好檔案法制宣傳

《檔案法》是我國(guó)檔案工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的科學(xué)總結(jié)，是黨和國(guó)家長(zhǎng)期以來(lái)有關(guān)檔案工作的方針、政策的具體體現(xiàn)，是發(fā)展檔案事業(yè)，做好企業(yè)檔案工作的法律武器。

1.加大檔案普法力度。在企業(yè)中大力開展《檔案法》的普及教育，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)員工認(rèn)識(shí)到，企業(yè)檔案是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)和管理等活動(dòng)的真實(shí)記錄，國(guó)有企業(yè)檔案是國(guó)有資產(chǎn)的重要組成部分;企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理不可缺少的重要環(huán)節(jié);加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)檔案工作，是強(qiáng)化企業(yè)管理轉(zhuǎn)型升級(jí)工作的基本條件和保障措施。

2.開展多樣化的檔案法治宣傳活動(dòng)。通過(guò)舉辦檔案館開放日、展覽、出版畫冊(cè)等形式，向社會(huì)展示企業(yè)與祖國(guó)同行、與改革共進(jìn)的光榮歷程;結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”的傳播優(yōu)勢(shì)，深入宣傳檔案工作的政策法規(guī)，展現(xiàn)檔案工作者積極向上的精神面貌和依法管檔、忠實(shí)履職使命與政治擔(dān)當(dāng);通過(guò)公益廣告形式，宣傳檔案工作的重大意義、本質(zhì)特征及核心要義;通過(guò)檔案征集、專題講座、征文活動(dòng)等互動(dòng)形式，廣泛宣傳檔案的重要價(jià)值和獨(dú)特作用，進(jìn)而為職工開啟進(jìn)一步了解檔案、了解檔案工作的新途徑。

五、聚焦企業(yè)中心工作，著力做好檔案信息資源開發(fā)利用

檔案信息資源開發(fā)利用是檔案工作的重要內(nèi)容，是檔案工作圍繞企業(yè)中心工作、服務(wù)中心工作的具體體現(xiàn)。

1.主動(dòng)對(duì)接企業(yè)重點(diǎn)工作。精心選題策劃，將蘊(yùn)藏在企業(yè)檔案中的靜態(tài)信息與生產(chǎn)力要素相結(jié)合，轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，為企業(yè)創(chuàng)造社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。

2.為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策服務(wù)。圍繞企業(yè)中心工作，認(rèn)真組織檔案資源的挖掘、開發(fā)、整理，努力為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策及時(shí)提供系統(tǒng)、準(zhǔn)確、有價(jià)值、有針對(duì)性的決策依據(jù)。

3.為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)。要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，不僅要積極地做好日常接待、查閱和借閱檔案的“守業(yè)型”工作，還應(yīng)及時(shí)了解部門對(duì)檔案工作的利用需求，有針對(duì)性地對(duì)檔案資料進(jìn)行篩選、歸納、提煉，把“死檔案”變成“活信息”，力爭(zhēng)將檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力、現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力和經(jīng)濟(jì)效益。

4.開展檔案資源的深度開發(fā)和編研工作。把“檔案庫(kù)”變成“思想庫(kù)”“讓歷史說(shuō)話、用史實(shí)發(fā)言”，為企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展、轉(zhuǎn)型升級(jí)提供積極有效的服務(wù)。

5.創(chuàng)新工作機(jī)制和方法手段。既發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)又合理借助外力，把檔案部門的資源優(yōu)勢(shì)、檔案人才的專業(yè)優(yōu)勢(shì)和現(xiàn)代傳媒的傳播優(yōu)勢(shì)結(jié)合起來(lái)，及時(shí)提供更加精準(zhǔn)、精細(xì)的檔案支持服務(wù)，努力推出更多優(yōu)秀檔案編研開發(fā)成果并加大宣傳力度，進(jìn)一步提高檔案工作圍繞中心、服務(wù)企業(yè)的能力和水平。

六、聚力轉(zhuǎn)型，著力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

1.準(zhǔn)確把握檔案信息化、數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)和需要。把檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)同步規(guī)劃、同步建設(shè)、同步實(shí)施。企業(yè)應(yīng)建立統(tǒng)一應(yīng)用的檔案資源智能管理系統(tǒng)，統(tǒng)一落地企業(yè)檔案管理規(guī)范。

2.實(shí)施檔案“存量數(shù)字化、增量電子化”戰(zhàn)略。制定檔案數(shù)字化推進(jìn)方案，促進(jìn)數(shù)字檔案建設(shè);加大電子文件管理力度，推進(jìn)電子文件全生命周期管理體系建設(shè)，為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ);加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化步伐，有序推進(jìn)紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化進(jìn)程;加強(qiáng)檔案資源目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、重要檔案文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，并在條件具備的企業(yè)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化。

3.依托企業(yè)業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。實(shí)施檔案信息網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸、信息集聚和檔案信息網(wǎng)上快速查詢服務(wù)，促進(jìn)檔案信息資源的公開、共享和開發(fā)利用，全面提升檔案信息化服務(wù)水平。

七、檔案安全高效化，著力筑牢檔案安全防線

安全是檔案工作的生命線，確保檔案安全是企業(yè)檔案部門的職責(zé)所在。

1.按照國(guó)家檔案局《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全工作的意見》要求，始終把檔案館庫(kù)安全作為檔案工作的重中之重。堅(jiān)持“安全第一，預(yù)防為主”的原則，建立檔案安全應(yīng)急處置協(xié)調(diào)機(jī)制和應(yīng)急處置方案，定期開展應(yīng)急演練和庫(kù)房安全檢查，配備完善檔案庫(kù)房安全監(jiān)控系統(tǒng)、消防系統(tǒng)，努力構(gòu)筑人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防控體系，確保應(yīng)急機(jī)制關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮作用。

2.做好檔案信息數(shù)據(jù)異地異質(zhì)備份工作。有條件的企業(yè)應(yīng)建立檔案異地備份中心，實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)容災(zāi)備份，確保檔案安全。

3.做好檔案安全保密工作。確保不發(fā)生檔案信息泄密現(xiàn)象。

八、人才培養(yǎng)，著力建設(shè)一支敬業(yè)奉獻(xiàn)的檔案工作隊(duì)伍

隨著企業(yè)改革的不斷深入，企業(yè)機(jī)構(gòu)也發(fā)生著深刻的變化，企業(yè)檔案人員編配越來(lái)越少，工作任務(wù)越來(lái)越重。

1.探索自我革新途徑。企業(yè)檔案工作者要?jiǎng)?chuàng)新檔案工作思路，適當(dāng)分解檔案工作任務(wù)，適時(shí)延伸檔案管理鏈條，帶動(dòng)更多的企業(yè)員工從事檔案工作。

2.通過(guò)教育培訓(xùn)，提高檔案人員的職業(yè)道德水平和業(yè)務(wù)處置能力。努力增強(qiáng)檔案人員的“四種意識(shí)”，即通過(guò)檔案法制教育，增強(qiáng)檔案人員強(qiáng)烈的檔案意識(shí);通過(guò)檔案在企業(yè)管理中的重要地位與作用教育，增強(qiáng)檔案人員的責(zé)任意識(shí);通過(guò)檔案管理新技術(shù)的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案人員的進(jìn)取意識(shí);通過(guò)檔案工作事關(guān)企業(yè)“了解過(guò)去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來(lái)”，樹立質(zhì)量意識(shí)。新的時(shí)代、新的形勢(shì)、新的目標(biāo)，檔案部門要以檔案工作服務(wù)企業(yè)為重點(diǎn)，堅(jiān)持新發(fā)展理念，努力在管理中創(chuàng)新思維，改進(jìn)方法，增強(qiáng)服務(wù)功能，高質(zhì)量地做好新時(shí)代企業(yè)檔案工作。

（作者單位：中國(guó)鐵建股份有限公司）