現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的管理方法

王巍

在歷史文化名城江蘇省徐州市北郊，矗立著一座大型的火力發(fā)電廠，這就是徐州發(fā)電有限公司。徐州發(fā)電有限公司是國有特大型企業(yè)，于1976年正式建設(shè)，至1987年底全部建成。共安裝4臺125MW和4臺200MW國產(chǎn)燃煤發(fā)電機(jī)組，總裝機(jī)容量1300MW，經(jīng)過現(xiàn)代化技術(shù)改造后，總裝機(jī)容量增至1430MW，屬國家特大型企業(yè)，是江蘇省和華東電網(wǎng)的主力電廠，被譽(yù)為鑲嵌在淮海大地上的一棵璀璨“明珠”。2000年9月22日被命名為國家電力公司一流火力發(fā)電廠。2007年12月23日劃歸中國神華集團(tuán)國華電力公司管理。目前我公司按照國家電力“上大壓小”節(jié)能減排政策，在生產(chǎn)運(yùn)行的同時，擴(kuò)建2×1000MW發(fā)電機(jī)組。兩臺2×1000MW發(fā)電機(jī)組已于2011年12月投產(chǎn)發(fā)電。

一、公司重視檔案管理工作步入“四化”軌道

建廠以來，公司十分重視企業(yè)檔案管理工作，積極探索企業(yè)檔案管理的有效途徑，使企業(yè)檔案管理走上了制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化發(fā)展軌道，為推動企業(yè)發(fā)展進(jìn)步，促進(jìn)兩個文明建設(shè)發(fā)揮了積極作用，先后被評為江蘇省“檔案管理標(biāo)兵企業(yè)”，徐州市“七五”、“八五”期間“檔案管理先進(jìn)單位”，江蘇省電力局“‘八五期間檔案管理先進(jìn)單位”，1990年晉升江蘇省檔案管理先進(jìn)企業(yè)，1995年獲得“國家一級企業(yè)檔案管理合格證書”，1997年被國家檔案局批準(zhǔn)為“企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理國家一級”，2005年11月，公司綜合檔案科順利通過江蘇省檔案局檔案工作“特一級”認(rèn)定，2010年12月和2015年12月，公司綜合檔案室順利通過“江蘇省檔案工作五星級標(biāo)準(zhǔn)”（特一級）復(fù)查驗收。目前，公司綜合檔案室總建筑面積700平方米，庫房面積280平方米，閱覽室92平方米，辦公用房80平方米，庫藏檔案23226卷，上架排列長度529.4米。近年來，企業(yè)在管理上下功夫，在效益上做文章，創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益達(dá)2億元，而且還以翔實的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會效益。

二、現(xiàn)代企業(yè)文件與檔案工作的管理方法

企業(yè)文件與檔案工作的管理方法有多種，如行政方法、法律方法、經(jīng)濟(jì)方法等。不同的方法具有各自特點(diǎn)，在企業(yè)信息管理中解決不同的問題。

1.行政方法。行政方法是指文件與檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)或協(xié)調(diào)者，運(yùn)用行政職權(quán)對文件與檔案工作發(fā)號施令的方法。企業(yè)文件與檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)或協(xié)調(diào)者包括企業(yè)內(nèi)外兩方面。企業(yè)外部領(lǐng)導(dǎo)或協(xié)調(diào)者是指承擔(dān)對企業(yè)文件與檔案工作指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查職責(zé)的專業(yè)（或行業(yè)）主管機(jī)關(guān)和檔案行政管理機(jī)關(guān)—“條”與“塊”兩系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)或協(xié)調(diào)者是指企業(yè)主管文件與檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)小組或負(fù)責(zé)人。隨著產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)的現(xiàn)代企業(yè)制度的建立與完善，原對企業(yè)各項工作具有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)職責(zé)的專業(yè)主管機(jī)關(guān)逐步改組為不具有行政管理職權(quán)的經(jīng)濟(jì)實體;而對企業(yè)文件與檔案工作負(fù)有指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查職責(zé)的檔案行政管理機(jī)關(guān)也面臨著轉(zhuǎn)變業(yè)務(wù)指導(dǎo)的內(nèi)容、方式，加強(qiáng)依法行使行政檢查、監(jiān)督權(quán)的問題。

2.法律方法。法律方法是指運(yùn)用國家權(quán)力機(jī)關(guān)及其常設(shè)機(jī)構(gòu)、國家行政機(jī)關(guān)或其授權(quán)機(jī)關(guān)以及企業(yè)，依法制定或批準(zhǔn)的有關(guān)法律、法規(guī)及規(guī)章來規(guī)范企業(yè)文件與檔案管理工作的方法。依據(jù)法規(guī)性文件的法律效力和適用范圍的不同，可以把其劃分為三個層次，即基本法律、行政法規(guī)及規(guī)章。①基本法律。它是檔案法規(guī)體系的核心，是制定其他法規(guī)性文件的依據(jù)，是調(diào)整整個國家檔案事業(yè)（包括企業(yè)文件與檔案工作）各方面關(guān)系的根本法。②行政法規(guī)。它與前者相比，法律內(nèi)容較具體，針對性較強(qiáng)。根據(jù)制發(fā)機(jī)關(guān)的不同，又可以分為國家級和地方級兩個層次。③行政規(guī)章。它是由國家有關(guān)機(jī)關(guān)和企業(yè)單位，依照法定職權(quán)制發(fā)的文件與檔案工作的規(guī)章制度。上述三個層次的法規(guī)性文件都是管理企業(yè)文件與檔案必須遵循的依據(jù)。法律方法不僅是企業(yè)外部領(lǐng)導(dǎo)或協(xié)調(diào)者管理企業(yè)文件與檔案的主要方法，而且是企業(yè)內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)或協(xié)調(diào)者更有效、更規(guī)范地行使對企業(yè)文件與檔案工作直接管理權(quán)的方法。該方法的突出特點(diǎn)是權(quán)威性、強(qiáng)制性、規(guī)范性。

3.經(jīng)濟(jì)方法。經(jīng)濟(jì)方法是指通過訂立崗位經(jīng)濟(jì)責(zé)任制方案，明確企業(yè)文件與檔案管理組織和個人的職責(zé)、任務(wù)，并把職責(zé)、任務(wù)完成的結(jié)果與其經(jīng)濟(jì)利益相掛鉤的方法。經(jīng)濟(jì)方法的實質(zhì)是體現(xiàn)按勞分配的原則，從物質(zhì)利益上處理個人與集體、局部與整體的工作關(guān)系，以便調(diào)動各方面工作的主動性和積極性。

可見，行政方法、法律方法及經(jīng)濟(jì)方法各具特點(diǎn)，只有把三者綜合運(yùn)用于企業(yè)文件與檔案的各項管理工作中，才能達(dá)到全面提高企業(yè)文件與檔案管理質(zhì)量和水平的目的。

三、 企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用

信息時代的到來，知識和信息越來越成為比資產(chǎn)更重要的資源。公司積極開發(fā)利用檔案信息資源，主動為企業(yè)、為生產(chǎn)、為一線服務(wù)，取得了顯著的成績。

1.發(fā)揮檔案的依據(jù)憑證作用，取得經(jīng)濟(jì)和社會效益。例如國華徐電#1機(jī)組C級檢修于2015年4月25日開始拉開帷幕，總工期計劃51天，內(nèi)控49天。本次檢修宗旨是對機(jī)組部分設(shè)備進(jìn)行解體檢查和修理，消除設(shè)備隱患，恢復(fù)和提升主要輔助設(shè)備的性能，同時進(jìn)行相關(guān)技術(shù)改造，優(yōu)化機(jī)組的經(jīng)濟(jì)性。在1號機(jī)組C修準(zhǔn)備和C修期間，公司設(shè)備維護(hù)部、生產(chǎn)技術(shù)部等部門的工程技術(shù)人員和檢修人員到檔案室借閱了1號機(jī)組安裝竣工檔案、設(shè)備檔案等科技檔案案卷多份，檔案人員業(yè)務(wù)熟練，熟悉館藏，調(diào)卷準(zhǔn)確、迅速，為1號機(jī)組C修的順利實施和竣工提供了有力保障。一年來，公司設(shè)備維護(hù)部、生產(chǎn)技術(shù)部等部門的工程技術(shù)人員和檢修人員到檔案室借閱了1、2號機(jī)組安裝竣工檔案、設(shè)備檔案等科技檔案案卷760卷，檔案人員在公司完成全年發(fā)電任務(wù)過程中起了重要作用，提供了有力保障。2018年，燃料生產(chǎn)部針對3月1日翻車機(jī)2-4壓車梁問題召開問題查找研討專題會，部門領(lǐng)導(dǎo)和運(yùn)行專業(yè)、檢修專業(yè)主管參加了會議，通過會議討論形成明確的改進(jìn)措施意見，確保翻車機(jī)安全穩(wěn)定的運(yùn)行。首先由電氣專業(yè)主管對本次翻車機(jī)問題的發(fā)生進(jìn)行了詳細(xì)分析，通過現(xiàn)場錄像、報警記錄、操作記錄、相關(guān)操作界面和程序等，列舉了當(dāng)時生產(chǎn)時的操作情況，準(zhǔn)確的還原了翻車機(jī)問題發(fā)生的原由和過程，并分析了設(shè)備在技術(shù)上還存在的薄弱環(huán)節(jié)，提出了進(jìn)一步的改進(jìn)內(nèi)容。燃料生產(chǎn)部到檔案室借閱了2016-641-001、002翻車機(jī)科技檔案案卷，通過查閱檔案，分析討論，制定改進(jìn)措施，以防止翻車機(jī)安全問題的再次發(fā)生。再如公司完成企業(yè)所得稅稅收優(yōu)惠備案登記工作。公司財務(wù)產(chǎn)權(quán)部到檔案室借閱了0300-8030-27—37土地使用證等案卷，使公司順利完成企業(yè)所得稅稅收優(yōu)惠備案登記工作。

江蘇省特種設(shè)備安全監(jiān)督檢驗研究院對公司百萬機(jī)組供氨管道進(jìn)行檢測，公司設(shè)備維護(hù)部檢修技術(shù)人員到檔案室借閱了0402-8055-065、075，0401-8291-015，0402-8291-015，0401-8038-009，0401-929-024等科技檔案案卷，檔案人員供氨管道檢測的順利實施提供了有力保障。2019年7月，山東省電力行業(yè)協(xié)會對公司開展為期一周的安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化現(xiàn)場評審。公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)主管參加了現(xiàn)場評審末次會。此次評審為“安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化一級企業(yè)”復(fù)核評審，專家組對公司五年來堅持開展安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化工作給予了高度評價，同時對公司一年來安全生產(chǎn)情況按照《火力發(fā)電企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化達(dá)標(biāo)評級規(guī)范》進(jìn)行了逐項查評，各位專家冒著高溫酷暑深入現(xiàn)場、對口交流、閱覽資料，通過辛勤工作取得了圓滿成果。經(jīng)各位專家點(diǎn)評，共發(fā)現(xiàn)問題40項，建議9條，最終評審得分為93.33分。公司生產(chǎn)技術(shù)部、設(shè)備維護(hù)部專業(yè)技術(shù)人員到公司檔案室借閱1、2號機(jī)組基建檔案、檢修檔案等47卷，使公司順利通過“安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化一級企業(yè)”復(fù)核評審。

2.提供檔案為企業(yè)經(jīng)營決策、查處經(jīng)濟(jì)案件、慣標(biāo)認(rèn)定、編史修志等工作發(fā)揮了積極作用。如2002年12月廠領(lǐng)導(dǎo)借閱徐州發(fā)電廠征地實況及紅線圖以及#1、#2灰場等處征地問題的批準(zhǔn)通知書及協(xié)議書等（0300-8030-1、8、9），為領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于我公司機(jī)組擴(kuò)建提供了參考。1997年公司編寫《徐州發(fā)電廠志》，廠編委先后調(diào)閱了綜合檔案科大量檔案資料（89-073-45、92-601-01、02等）編寫廠志共查閱各種檔案案卷202卷次，復(fù)印資料近5000張，為廠志的順利完成立下汗馬功勞。

3.圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作做好資料匯編。公司檔案管理人員自己編研或與有關(guān)部門合作完成了《徐州發(fā)電廠大事記》、《徐州發(fā)電廠志》等22種165萬字的編研材料，其中，通用性編研資料17種，深層次編研資料5種，同時還編制了檢索工具28種161冊，對生產(chǎn)經(jīng)營等管理工作起到了較好的指導(dǎo)作用。

（作者單位：國家能源集團(tuán)國華徐州發(fā)電有限公司檔案室）