醫(yī)院文書檔案信息化管理分析與研究

黃路強(qiáng)

摘 要：目前醫(yī)院檔案管理工作中還存在著一些問題，其中包括檔案管理制度不夠完善、檔案管理信息轉(zhuǎn)化率低等。本文從醫(yī)院文化檔案信息化管理積極意義角度進(jìn)行切入，分析和探討當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理工作的現(xiàn)狀，并對新形勢下的信息化發(fā)展做出預(yù)判，為提升檔案管理的工作效能提出整改措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;文書檔案;信息化;管理創(chuàng)新

檔案是基于客觀事實所發(fā)生的事件記錄，其具有一定的查詢和保存意義，檔案管理則是針對檔案進(jìn)行科學(xué)化的分類、整理、歸納、收集等一系列的服務(wù)性工作。醫(yī)院文書檔案管理兼具著管理性、服務(wù)性和政治性等特征。醫(yī)院文書檔案有專門的人員進(jìn)行收集和整理，在其漫長的發(fā)展過程中已經(jīng)形成了具有程序化的操作流程，但是隨著信息化時代的到來，這種傳統(tǒng)檔案管理方法正在逐漸的被推翻和改寫[1]。

1 醫(yī)院文書檔案管理存在的主要問題

1.1 檔案管理人員專業(yè)能力不足

從目前的情況來看，很多醫(yī)院文書檔案管理人員的專業(yè)能力普遍偏低，在人員專業(yè)結(jié)構(gòu)的配置上也不能滿足當(dāng)今的工作需求。很多工作人員都屬于外聘性質(zhì)，本身不是相關(guān)專業(yè)，也沒有受到過專業(yè)性的檔案管理培訓(xùn)，大部分時間都是在摸索中工作，這也使得其醫(yī)院文書檔案管理工作效率低下，錯誤率偏高的原因，而文書檔案準(zhǔn)確性對于其利用價值有著非常高的影響，所以“人為因素”成為檔案管理發(fā)展的阻礙。另外很多工作人員在思想上沒有意識到檔案管理的重要性，有明顯的隨意性，繼而造成檔案的缺失、遺漏、錯誤、混亂等現(xiàn)狀[2]。

1.2 文書檔案管理信息轉(zhuǎn)化率低

伴隨著“大數(shù)據(jù)”、“云計算”等更為先進(jìn)的信息化技術(shù)手段的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)融合到了各行、各業(yè)當(dāng)中，并對行業(yè)發(fā)展起到了至關(guān)性的推動作用。醫(yī)院文書檔案管理工作大多數(shù)是以文字信息、數(shù)據(jù)鏈條、多種媒體為基礎(chǔ)，隨著時間的推移，數(shù)據(jù)會越來越多，如果單獨的依靠人工進(jìn)行整合，其進(jìn)度將會非常緩慢，而且容易出錯，對于后期的查詢和利用也不能充分發(fā)揮效能，但是信息化技術(shù)為我們提供了更為安全、高效、穩(wěn)定、便捷的工作模式，這也是未來醫(yī)院文書檔案管理工作的開展趨勢。但是盡管很多地區(qū)都在進(jìn)行檔案管理的信息化系統(tǒng)建設(shè)，可是很多工作人員由于思想和習(xí)慣沒能轉(zhuǎn)變過來，仍然沿用紙質(zhì)資料進(jìn)行管理，信息化系統(tǒng)處于非常尷尬的地位上，也嚴(yán)重拖延了檔案管理的發(fā)展，沒能充分發(fā)揮出信息化技術(shù)的優(yōu)勢[3]。

2 當(dāng)前醫(yī)院文書檔案信息化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

文書檔案資料對于醫(yī)院發(fā)展有著至關(guān)重要的意義和作用。信息不安全是當(dāng)前醫(yī)院文書檔案利用與保密的最主要漏洞之一，一些不法分子通過隱藏在網(wǎng)頁的鏈接以及木馬程序竊取用戶的信息，一些用戶在不經(jīng)意間就會誤入非法網(wǎng)站，有些網(wǎng)頁中的病毒不一定會立刻“發(fā)酵”，在未來的一段時間內(nèi)存儲病毒突然在某一時點爆發(fā)。這樣的病毒不僅能夠竊取信息，還會使得用戶的系統(tǒng)崩潰，甚至是傳播病毒到建立連接的其他電腦。信息時代為醫(yī)院文書檔案管理帶來了便捷性，使得人們在分享資料之間更加快速。但是科技在近些年發(fā)展的太快，很多時候還沒能出臺相關(guān)的法律、法規(guī)和行政政策，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)就已經(jīng)更新?lián)Q代，網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管部門在網(wǎng)絡(luò)安全執(zhí)法方面還缺乏相關(guān)的律法依據(jù)，信息監(jiān)管也有一定的疏漏。醫(yī)院文書檔案利用與保密的安全更是需要我們警惕[4]。

3 推動醫(yī)院文書檔案信息化建設(shè)的策略探析

3.1 建立、健全完善的檔案信息化管理制度

一項工作要有顯著的提升和進(jìn)展就必須有明確的工作制度和工作程序，所以要建立、健全完善的醫(yī)院文書檔案信息化管理制度，才能更好的提升工作質(zhì)量和工作水平。建議分別對檔案信息錄入標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息分類標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息存檔標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案信息轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)定，并有明確的工作流程，這樣可以使得工作人員在工作過程中以制度作為依托，完全按照既定制度“一步一個腳印”的逐步開展。完善的醫(yī)院文書檔案管理制度需要工作人員在進(jìn)行檔案收集過程堅守檔案齊全的標(biāo)準(zhǔn)，并將檔案的整理實踐降低到最低水平，在實行檔案責(zé)任制度，任何醫(yī)院文書檔案工作都可以有線索的追查到某個實際負(fù)責(zé)人和操作人，明確每個崗位的工作職責(zé)，并相應(yīng)的制定懲罰手段，對于檔案丟失、檔案失誤、檔案混亂等負(fù)面工作一查到底，以制度對工作人員進(jìn)行約束[5]。

3.2 注重檔案管理專業(yè)人才的選拔與培養(yǎng)

人才是醫(yī)院文書檔案信息化管理中重要的影響因素，要想改變這樣的現(xiàn)狀就需要從人才的選拔與培養(yǎng)兩個方面入手進(jìn)行改革。首先要對人才有足夠的重視程度，盡量在單位內(nèi)部進(jìn)行選拔，挑選一些工作能力強(qiáng)、業(yè)務(wù)精湛、有責(zé)任心的人員加強(qiáng)培養(yǎng)并樹立成榜樣，并注重從多渠道吸引具有相關(guān)專業(yè)和經(jīng)驗的高素質(zhì)人才。與此同時，還要匹配相關(guān)的選拔和聘用管理制度，鼓勵工作人員加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)能力學(xué)習(xí)，以物質(zhì)待遇等形式調(diào)動工作人員的積極性和主動性，使其檔案管理部門形成良性的工作氛圍。其次，對于初入職的人員要進(jìn)行必要的崗位培訓(xùn)，嚴(yán)格執(zhí)行單位內(nèi)部的管理制度，保證其養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，對醫(yī)院文書檔案工作有積極的態(tài)度。

3.3 努力推行兩極化管理制度的實行

所謂的“兩極化管理制度”是指可劃分為“中心級”和“科室級”，兩者有著截然不同的管理方向，在工作任務(wù)中也有著明確的分工，在不同類型、不同服務(wù)方面的檔案管理中，雙方應(yīng)該有著明確的劃分責(zé)任，只有將兩者進(jìn)行分極化管理才能充分發(fā)揮雙方的優(yōu)勢和特點，混亂的管理模式，使得工作程序出現(xiàn)了“多頭”的現(xiàn)象，不利于醫(yī)院文書檔案資料的整理與歸納。實行“兩極化”管理制度可以將信息化工作責(zé)任和工作重心劃分清楚，有利于不同科室的協(xié)同檔案整理，但是“兩極化”的管理制度需要有一定的交流、溝通、銜接渠道，讓一些模棱兩可的數(shù)據(jù)有明確的利用與保密流程，促進(jìn)檔案管理的工作效率提升，也從側(cè)面提高了醫(yī)院文書檔案管理的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)。

4 結(jié)語

綜上所述，優(yōu)化醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院發(fā)展的重要任務(wù)，只有將檔案管理與現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合才能有效的促進(jìn)整個行業(yè)的發(fā)展，同時也要注重人為因素的影響，要從多個角度培養(yǎng)人才、吸納人才。

參考文獻(xiàn)

[1]李嘉予.醫(yī)院文書檔案信息化管理探究[J].卷宗，2019，9（30）：102.

[2]金鑫.醫(yī)院文書檔案的信息化管理探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（18）：99.

[3]蘇炳瑜.探析醫(yī)院文書檔案信息化管理探索[J].卷宗，2019（24）：124.

[4]翟麗惠.醫(yī)院文書檔案管理流程優(yōu)化和信息化探析[J].科學(xué)養(yǎng)生，2019（8）：216.

[5]王文文.醫(yī)院文書檔案管理流程優(yōu)化與信息化探討[J].卷宗，2019（23）：101.