信息化背景下文書(shū)檔案管理工作的對(duì)策

歐陽(yáng)晗昀

摘 要：信息化時(shí)代的到來(lái)，對(duì)文書(shū)檔案管理工作也產(chǎn)生了深刻影響。特別是電子檔案的數(shù)量越來(lái)越多，對(duì)檔案的收集、歸檔、分類(lèi)、保存、利用等各項(xiàng)工作提出了新的要求。在文書(shū)檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)下，作為一名檔案管理工作者，必須要具備創(chuàng)新意識(shí)，加強(qiáng)技術(shù)學(xué)習(xí)，才能保證自己具備更強(qiáng)的崗位勝任力，在保證文書(shū)檔案完整性、安全性的基礎(chǔ)上，更好的發(fā)揮檔案服務(wù)價(jià)值。本文首先辯證分析了信息化時(shí)代對(duì)文書(shū)檔案管理產(chǎn)生的雙重影響，隨后從工作實(shí)際出發(fā)，提出了重視檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)、搭建檔案信息管理平臺(tái)等幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：信息化;文書(shū)檔案;安全性;信息管理平臺(tái)

文書(shū)檔案由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)，包括的種類(lèi)較多，例如指示、決定、命令、報(bào)告等等。由于文書(shū)檔案的種類(lèi)紛繁復(fù)雜，從而使得在進(jìn)行文書(shū)檔案管理的過(guò)程中需要耗費(fèi)更多的人力和物力。通過(guò)將信息化技術(shù)應(yīng)用到文書(shū)檔案管理中，改善了這一問(wèn)題，對(duì)于節(jié)約人力和物力都起到了促進(jìn)作用。信息化背景下，不僅文書(shū)檔案數(shù)量增加，而且管理要求提升，探究高質(zhì)量完成文書(shū)檔案管理的可行性策略，成為新時(shí)代檔案管理工作者的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。

1 信息化時(shí)代文書(shū)檔案管理的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

1.1 迎來(lái)的機(jī)遇

1）極大的減輕了管理壓力。以往文書(shū)檔案的收集、歸檔、檢索等各項(xiàng)工作，都需要人工完成，這就給檔案管理員帶來(lái)了較大的負(fù)擔(dān)。而文書(shū)檔案越積越多，產(chǎn)出速度越來(lái)越快，這種以人工為主的管理模式，顯然無(wú)法適應(yīng)新時(shí)期文書(shū)檔案管理的要求。而依托信息技術(shù)，搭建信息管理平臺(tái)，諸如檔案收集、查詢(xún)等基本工作，都可以由計(jì)算機(jī)代替完成。而檔案管理人員只需要在終端計(jì)算機(jī)上點(diǎn)擊鼠標(biāo)、敲動(dòng)鍵盤(pán)，就可以快速完成各項(xiàng)管理工作，壓力減輕，效率提升。另外，相同的工作任務(wù)，以往可能需要幾個(gè)人配合才能完成，現(xiàn)在只需要一人、一機(jī)，文書(shū)檔案管理的成本也顯著降低。

2）更好的支持檔案借閱和使用。文書(shū)檔案作為對(duì)以往工作中各類(lèi)文件、資料的真實(shí)記錄，本身也存在較高的價(jià)值。因此，對(duì)于文書(shū)檔案管理，其工作內(nèi)容和基本要求，決不僅僅是保證檔案的完整與安全，更重要的是發(fā)揮文書(shū)檔案的重復(fù)利用價(jià)值，為當(dāng)前各項(xiàng)工作提供參考、支持。信息技術(shù)在這一領(lǐng)域的應(yīng)用，可以極大的支持檔案價(jià)值的挖掘和實(shí)現(xiàn)。例如，利用計(jì)算機(jī)建立文書(shū)檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)信息進(jìn)行編目、歸類(lèi)、儲(chǔ)存，便于查找利用。只要存在使用需求，就可以將相關(guān)的文書(shū)檔案進(jìn)行匯總、整理，通過(guò)滿足借閱需求，讓文書(shū)檔案的意義與價(jià)值得到突顯。

1.2 面臨的挑戰(zhàn)

1）檔案管理員的信息素養(yǎng)參差不齊。信息化時(shí)代對(duì)于檔案工作產(chǎn)生的影響，除了改變檔案存儲(chǔ)形式、管理要求外，也通過(guò)直接影響檔案管理內(nèi)容，間接的對(duì)工作人員提出了更為嚴(yán)格的要求。新時(shí)期的檔案管理工作者，除了要具備檔案學(xué)、圖書(shū)情報(bào)學(xué)等專(zhuān)業(yè)知識(shí)外，還要掌握信息技術(shù)，包括熟練操作各類(lèi)專(zhuān)業(yè)辦公軟件，運(yùn)用安全防護(hù)系統(tǒng)，以及大數(shù)據(jù)技術(shù)等等。但是目前來(lái)看，負(fù)責(zé)文書(shū)檔案管理的許多工作人員，還沒(méi)有緊跟行業(yè)發(fā)展與工作變化，在思維觀念、工作技能等方面作出相應(yīng)的調(diào)整。這就出現(xiàn)了一些單位雖然推廣了文書(shū)檔案信息管理平臺(tái)，但是操作不熟練、利用率不高，文書(shū)檔案管理的改革進(jìn)程緩慢。

2）數(shù)字檔案的安全性有待提升。數(shù)字文書(shū)檔案雖然為管理提供了諸多的便利，但是也存在一定的安全隱患。例如，許多檔案管理人員將個(gè)人移動(dòng)設(shè)備隨意連入單位的辦公計(jì)算機(jī)，可能導(dǎo)致病毒侵入，文書(shū)檔案無(wú)法正常讀取、打開(kāi)，利用價(jià)值受到了負(fù)面影響。還有就是一些涉密的或是有重要價(jià)值的文書(shū)檔案，也很有可能成為不法分子偷竊的對(duì)象，通過(guò)攻擊網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，或是利用存在的安全漏洞，將數(shù)字文書(shū)檔案竊取，也會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重的損失?，F(xiàn)階段，雖然基于數(shù)字文書(shū)檔案的信息管理平臺(tái)已經(jīng)廣泛使用，但是配套的安全管理制度、安全防護(hù)措施還不夠完善。

3）信息基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善。雖然從整體上來(lái)看，單位對(duì)于文書(shū)檔案管理的信息化發(fā)展重視程度增加，但是由于資金投入不足，現(xiàn)有的信息基礎(chǔ)設(shè)施，與文書(shū)檔案管理與利用的要求還是有一定的差距。結(jié)合實(shí)際情況來(lái)看，雖然提供了文書(shū)檔案檢索平臺(tái)，但是由于功能比較單一，使用體驗(yàn)不好，很多有檔案借閱需求的人員，還是習(xí)慣于通過(guò)服務(wù)臺(tái)辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)，文書(shū)檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)沒(méi)有體現(xiàn)出來(lái)。

2 信息化背景下文書(shū)檔案管理的優(yōu)化策略

2.1 重點(diǎn)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的培訓(xùn)和建設(shè)

即便是在檔案管理信息化背景下，像文書(shū)的收集、歸檔、利用等各項(xiàng)工作，也仍然需要工作人員本身具有較強(qiáng)的職業(yè)素養(yǎng)和復(fù)合技能。因此，要基于信息化時(shí)代文書(shū)檔案管理的新要求、新標(biāo)準(zhǔn)，將工作人員組織起來(lái)，定期開(kāi)展技能培訓(xùn)。要把信息技術(shù)作為培訓(xùn)的重點(diǎn)，例如文書(shū)檔案的信息化管理中，各類(lèi)應(yīng)用軟件的使用頻率較高。應(yīng)當(dāng)以培訓(xùn)為契機(jī)，通過(guò)演示、練習(xí)等方式，讓檔案管理工作者逐漸的熟練運(yùn)用這些工具、方法。另外，還要加強(qiáng)對(duì)信息時(shí)代文書(shū)檔案管理新制度的學(xué)習(xí)，避免因?yàn)閭€(gè)人操作失誤而干擾文書(shū)檔案管理和利用的情形。

2.2 做好數(shù)字文書(shū)檔案的安全管理

文書(shū)檔案的安全與完整，既是管理工作的基本要求，同時(shí)也是確保檔案價(jià)值得以發(fā)揮的必要前提。因此，無(wú)論是對(duì)于紙質(zhì)的文書(shū)檔案，還是電子版文書(shū)檔案，保證其隱私與安全，都是管理人員應(yīng)當(dāng)履行的崗位職責(zé)。現(xiàn)階段關(guān)于紙質(zhì)文書(shū)檔案的安全管理制度、措施已經(jīng)比較完善。對(duì)于數(shù)字文書(shū)檔案，一是要強(qiáng)化安全管理意識(shí)，采取容災(zāi)備份技術(shù)，并且定期進(jìn)行備份文書(shū)檔案的同步更新，避免檔案因?yàn)閬G失、破壞而無(wú)法繼續(xù)使用。二是采取信息技術(shù)保證其存儲(chǔ)安全，例如啟用網(wǎng)絡(luò)防火墻，采取數(shù)字簽名認(rèn)證等等，都可以極大的保障數(shù)字文書(shū)檔案的安全。

2.3 完善文書(shū)檔案信息管理設(shè)施

實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，必須要有科學(xué)的管理平臺(tái)作保障。檔案信息化的核心是電子文件的管理，一是建立文書(shū)檔案歸檔系統(tǒng)，主要處理電子文件的收集、整理、歸檔等工作。二是建立電子文件檢查審核系統(tǒng)，要保證電子公文法律效力，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期檢查，確保文本真實(shí)有效。此外，要適當(dāng)增加投入，盡快的建立起較為先進(jìn)的、完善的信息管理平臺(tái)，以支持文書(shū)檔案從收集到整理，再到利用等各項(xiàng)具體管理工作的信息化、高效化。

3 結(jié)語(yǔ)

無(wú)論是從檔案事業(yè)發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，還是從提升文書(shū)檔案服務(wù)價(jià)值角度來(lái)看，推行檔案管理信息化勢(shì)在必行。在開(kāi)展相關(guān)工作時(shí)，除了要通過(guò)增加資金投入、提供物質(zhì)保障，盡快建立起文書(shū)檔案的信息管理平臺(tái)外，還要重點(diǎn)把握好檔案管理人員信息技術(shù)培訓(xùn)、安全管理教育等相關(guān)工作內(nèi)容。只有在“硬件”和“軟件”兩方面統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，才可以支持文書(shū)檔案管理工作更高質(zhì)量的開(kāi)展。

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