檔案信息化建設(shè)與檔案管理初探

何瓊

摘 要：在社會(huì)信息時(shí)代，人習(xí)慣于并且依賴于使用信息技術(shù)在自己的生活和工作中，在檔案建設(shè)和管理方面信息技術(shù)的使用也是非常必要的，要想跟隨時(shí)代進(jìn)步就要積極使用新技術(shù)并創(chuàng)新管理手段，檔案建設(shè)信息化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是對(duì)檔案規(guī)劃管理效率提升的重要保障。筆者以檔案信息化建設(shè)和檔案管理為主題，具體分析其中的問題與措施。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;檔案管理;措施探討

21世紀(jì)是社會(huì)更新?lián)Q代、飛速發(fā)展的新時(shí)代，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，檔案信息建設(shè)和管理工作取得了長(zhǎng)足進(jìn)步，社會(huì)各行各業(yè)漸漸認(rèn)識(shí)到了其重要性，為了滿足社會(huì)需要和信息時(shí)代的要求，在檔案信息化建設(shè)和檔案管理方面有關(guān)部門在積極做出改變，在社會(huì)信息和各種資源信息共享方面對(duì)國家和社會(huì)的幫助是很大的，也有助于公民的個(gè)人發(fā)展。檔案信息化建設(shè)的范圍是非常廣的，其中涉及的社會(huì)內(nèi)容和管理內(nèi)容也非常廣泛，希望本文可以對(duì)檔案管理工作發(fā)展有所幫助。

1 信息化建設(shè)對(duì)檔案建設(shè)和管理的有效性

新時(shí)期的檔案信息化建設(shè)是對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的充分利用，也是對(duì)信息技術(shù)的創(chuàng)新使用和拓展，檔案信息化建設(shè)和管理在很大程度上減少了人工工作量，智能技術(shù)的使用是的繁瑣的程序簡(jiǎn)單化，降低了檔案信息建設(shè)的難度，同時(shí)提高了效率。而且，檔案分類中使用信息化技術(shù)可以完美利用搜索功能，想要尋找的檔案信息直接輸入關(guān)鍵詞就可以找到，節(jié)省時(shí)間且方便。從存貯空間上來說，以往的紙質(zhì)檔案不僅存貯時(shí)間有限制且存貯空間也有限制，想要從滿屋的檔案中尋找專個(gè)檔案是不容易的，但是從信息化檔案建設(shè)和管理來看，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中直接存柱信息檔案是非常省事的，而且網(wǎng)絡(luò)檔案只要不是自愿銷毀就可以長(zhǎng)久保存。目前為止，大部分企業(yè)和公司已經(jīng)開始利用信息化進(jìn)行檔案建設(shè)和管理，其中對(duì)信息技術(shù)的使用也有了很大的拓展，檔案信息化建設(shè)管理在隨著社會(huì)進(jìn)步的同時(shí)也在不斷完善。

2 檔案信息化建設(shè)存在的問題

1）資金支持不到位。我國檔案信息化建設(shè)和管理自身是不能良好發(fā)展的，必須要有專業(yè)部門的支持和引導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)信息社會(huì)對(duì)檔案建設(shè)的專業(yè)性，而且信息技術(shù)的發(fā)展本就不是一帆風(fēng)順的，其中不乏大量的資金投入和物資投入，那么同理可得，想要延展信息技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域，發(fā)揮其在檔案信息化建設(shè)和管理中的重要作用，首先就要滿足其發(fā)展過程中的資金需要。在檔案信息化建設(shè)的研究課題是比較多的，所要做的相關(guān)實(shí)踐也不在少數(shù)，但是在資金投入方面的低效應(yīng)和小比例使實(shí)踐需要不能被滿足，客觀來說這嚴(yán)重阻礙了檔案信息細(xì)化建設(shè)，在后續(xù)的檔案管理的建設(shè)創(chuàng)新方面埋下了隱患。

2）檔案管理人員缺乏信息化建設(shè)的素質(zhì)。新時(shí)期檔案信息化建設(shè)不僅僅要求工作人員的負(fù)責(zé)態(tài)度，還要求工作人員有熟練掌握并應(yīng)用信息技術(shù)的能力，這在信息化檔案建設(shè)和管理工作上是一個(gè)重要更新。因?yàn)樵跈n案建設(shè)和管理的傳統(tǒng)時(shí)期，單位招收工作人員對(duì)其信息技能的要求可以說幾乎沒有，也是因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案建設(shè)還沒有和信息技術(shù)融合的原因，但是不可能因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的使用就換掉所有的工作人員，從而造成了目前許多單位工作人員技術(shù)能力不到位的問題。在檔案信息化建設(shè)和管理工作中沒有高超的專業(yè)素質(zhì)，就不能良好的對(duì)接工作，在工作過程中出現(xiàn)的失誤也不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，將紙質(zhì)檔案錄入信息終端也比較麻煩，不利于整體工作的開展。

3）部分單位對(duì)檔案管理工作不重視。雖然說檔案建設(shè)信息化已經(jīng)被越來越多的單位應(yīng)用，但是對(duì)于如何發(fā)揮它的正確作用以及如何進(jìn)行后續(xù)優(yōu)化并沒有準(zhǔn)備，許多單位片面的認(rèn)為應(yīng)用信息化整理檔案方便了自己的工作，但是真正意義上的改變傳統(tǒng)檔案建設(shè)和管理的重點(diǎn)仍然沒有落實(shí)，個(gè)別單位只考慮到了應(yīng)用信息化做檔案管理的優(yōu)勢(shì)，但是對(duì)于檔案管理與信息化建設(shè)的本身還是沒有形成正確的認(rèn)識(shí)，檔案信息化建設(shè)和檔案管理的實(shí)際作用被限制，從領(lǐng)導(dǎo)到基層對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不清，從根本上來說一旦檔案新年細(xì)化建設(shè)發(fā)生問題，該單位也無法有效避免。

4）缺乏檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)體系。在檔案信息化建設(shè)和管理方面，每個(gè)單位都有一套完整的制度體系，既包括公共信息資源管理制度又包括環(huán)境公物管理制度，但是不管從哪些角度說，單位里對(duì)檔案的管理始終沒有形成完整的管理和建設(shè)體系。首先，部分單位只是在跟風(fēng)的應(yīng)用信息技術(shù)調(diào)整檔案建設(shè)和管理模式，它們并沒有進(jìn)行過實(shí)踐，也沒有考察過基于本單位的發(fā)展特點(diǎn)和工作特點(diǎn)，應(yīng)該怎樣貫徹檔案信息化建設(shè)，借鑒別家單位的建設(shè)管理模式是可取的，但是全部竊取盜用別家單位反而不利于發(fā)展自身優(yōu)勢(shì)，在此基礎(chǔ)上形成的檔案建設(shè)和管理體系一定是殘缺的、扭曲的。其次，單位檔案管理如果缺少了標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)制度，那么在管理上就沒有制度依據(jù)可言，以至于管理過于走形式化，不注重管理工作的效率，這些都是當(dāng)前檔案信息化建設(shè)和管理的缺陷。當(dāng)然這種形式化的管理雖然存在卻并不突出。

3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)和檔案管理的措施

1）加強(qiáng)檔案管理人員信息化技術(shù)的培訓(xùn)，滿足資金需求。對(duì)于檔案信息化建設(shè)和管理來說，實(shí)際能接觸到檔案管理的工作人員才是措施落實(shí)的執(zhí)行者，他們對(duì)檔案建設(shè)和管理的專業(yè)素養(yǎng)與能力決定了工作效率的高低。為了抓住這一重點(diǎn)，單位應(yīng)當(dāng)針對(duì)工作人員進(jìn)行獨(dú)立教導(dǎo)，為了適應(yīng)信息社會(huì)和工作的特點(diǎn)，對(duì)專業(yè)管理人員展開計(jì)算機(jī)方面的培訓(xùn)是必要的，熟悉應(yīng)用信息技術(shù)從而更有效地管理檔案。在專業(yè)培訓(xùn)中應(yīng)當(dāng)讓工作人員充分認(rèn)識(shí)信息技術(shù)的作用，推動(dòng)工作人員創(chuàng)新意識(shí)理念，在日常工作中要有足夠的服務(wù)意識(shí)。除此之外，檔案信息化建設(shè)需要的專業(yè)設(shè)備較多，在條件允許的情況下，單位要加大資金支持。

2）提高單位管理者對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。在一個(gè)系統(tǒng)的工作環(huán)境中，任何工作的順利進(jìn)行都不能少了領(lǐng)導(dǎo)的支持和引導(dǎo)，想要形成檔案信息化建設(shè)和管理的規(guī)范程序，首先要讓高層領(lǐng)導(dǎo)端正對(duì)檔案管理和建設(shè)的態(tài)度，重視各種資料的存檔處理。必要情況下單位還可以形成一個(gè)獨(dú)立于專業(yè)工作之外的檔案管理部門，選擇合適的人員進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)和管理，根據(jù)信息技術(shù)在其中應(yīng)用的復(fù)雜性和廣泛性建立起獨(dú)立的檔案管理部門，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)的檔案管理。單位管理者首先要明確為什么傳統(tǒng)的檔案管理方式在今天不再使用，其次要明白怎樣做才能有效防止傳統(tǒng)檔案管理中的弊端出現(xiàn)，最后就是單位管理層要向工作人員傳達(dá)本單位的發(fā)展意識(shí)和發(fā)展特點(diǎn)，只有這樣才能在綜合單位特點(diǎn)的前提下進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。

3）制定行之有效的檔案建設(shè)管理體系。雖然部分單位在檔案信息化建設(shè)和管理方面是下了功夫的，但是并沒有形成完整的建設(shè)管理制度，這也導(dǎo)致許多工作人員根本不了解檔案管理，對(duì)此現(xiàn)象，單位要積極完善檔案管理的規(guī)章制度，不能只是停留在口頭。此外，基于信息化的獨(dú)特性，檔案管理制度的完善還要以相關(guān)的法律法規(guī)作為參考，畢竟某些檔案是具有保密性的，這樣的做法更能工作者自覺做好相關(guān)工作，在規(guī)定的時(shí)間外提升自己的能力。對(duì)于單位自身來說，完善的檔案建設(shè)管理體系要有結(jié)合信息技術(shù)的自覺性，在檔案的查詢、返還、保存等當(dāng)面應(yīng)當(dāng)有嚴(yán)格的時(shí)間限制，單位要自覺開展對(duì)檔案建設(shè)管理體系的完善行動(dòng)，在不同時(shí)期根據(jù)實(shí)際情況建立貼合自身發(fā)展的科學(xué)管理體系。

4 結(jié)束語

在信息化時(shí)代檔案建設(shè)與管理的重要性是每個(gè)單位都應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到的，雖說發(fā)展的過程也是革新的過程，但是傳統(tǒng)檔案管理的局限與問題不解決，那么再次陷入到其中也是可能的，無論是單位自身重視還是提高信息技術(shù)水平也好，歸根究底都是為了實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息化建設(shè)與管理的優(yōu)質(zhì)結(jié)果，相信在不久后該項(xiàng)工作會(huì)再次獲得突破性進(jìn)展。

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