大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案工作的創(chuàng)新與展望

謝濱鍵

摘 要：信息時(shí)代的高速發(fā)展，給傳統(tǒng)的檔案工作帶來了極大的沖擊和挑戰(zhàn)，檔案管理工作模式和管理方式發(fā)生了巨大改變。檔案管理工作者如何在信息化大潮中把握住機(jī)遇，利用大數(shù)據(jù)所帶來的變革，創(chuàng)新管理理論、創(chuàng)新服務(wù)模式、創(chuàng)新利用方式等，充分挖掘檔案信息資源的價(jià)值，更好的服務(wù)于社會。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案數(shù)字化;信息資源;創(chuàng)新

1 引言

檔案作為一種特殊的信息資源，隨著社會和科技的不斷進(jìn)步，在每一階段它都被賦予了不同的表現(xiàn)形式。進(jìn)入信息、電子快速發(fā)展的時(shí)代，為了充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，檔案信息化建設(shè)成為順應(yīng)時(shí)代的必然趨勢。本文對當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理工作的開展進(jìn)行了多視角、多維度、多層次的深入分析，提出相應(yīng)的創(chuàng)新措施。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案工作的創(chuàng)新

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作發(fā)生了巨大變革。主要包括：檔案收集與歸檔范圍的變化，檔案整理工作的變化，檔案存儲工作的變化，檔案鑒定工作的變化和檔案數(shù)據(jù)庫的變化。這一系列的變化要求檔案工作者積極地變革和創(chuàng)新，變被動服務(wù)為主動服務(wù)、變“幕后”走向“前臺”、變“死檔案”為“活數(shù)據(jù)”。

2.1 創(chuàng)新服務(wù)模式

信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用使人們的思想觀念與生產(chǎn)生活方式大為改觀。不論何種行業(yè)，如果缺乏創(chuàng)新理念和思維，就無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的步伐。檔案管理工作應(yīng)積極順應(yīng)時(shí)代變革，不斷創(chuàng)新服務(wù)模式。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案服務(wù)模式可以著眼于以下兩個(gè)方面的創(chuàng)新。

第一，建立一站式服務(wù)模式，承接服務(wù)型檔案建設(shè)的檔案服務(wù)供給的主導(dǎo)模式。它包括兩種主要形式，即檔案實(shí)體大廳一站式服務(wù)和虛擬檔案網(wǎng)站一站式服務(wù)。在檔案數(shù)字信息化尚未全部完成，因辦公場地有限，檔案管理機(jī)構(gòu)不能夠?qū)⑺械臉I(yè)務(wù)全部集中辦理，進(jìn)而導(dǎo)致了公共服務(wù)供給兩種狀態(tài)。而這一問題恰恰需要“互聯(lián)網(wǎng)和實(shí)體大廳服務(wù)”的新理念來解決。另外，網(wǎng)絡(luò)一站式并非完全優(yōu)于實(shí)體一站式，網(wǎng)絡(luò)一站式發(fā)展也不是為了取代檔案實(shí)體一站式，兩者相互支撐，互為補(bǔ)充。

第二，從供給服務(wù)導(dǎo)向到需求服務(wù)導(dǎo)向，長期以來，檔案職業(yè)服務(wù)采取的是“供給服務(wù)導(dǎo)向”的發(fā)展模式，往往從自身業(yè)務(wù)供給的角度出發(fā)，有什么內(nèi)容就提供什么樣的服務(wù)，用戶常常面臨著“提供的服務(wù)不需要，需要的服務(wù)找不到”的尷尬。隨著大數(shù)據(jù)環(huán)境的日益完善，用戶對檔案職業(yè)精品化、多元化、個(gè)性化的服務(wù)需求越來越強(qiáng)烈，如果繼續(xù)采取無所作為，那么檔案工作將失去未來發(fā)展機(jī)會而被邊緣化。因此檔案服務(wù)理念要實(shí)現(xiàn)從供給服務(wù)導(dǎo)向到需求服務(wù)導(dǎo)向的轉(zhuǎn)變，確立用戶在其服務(wù)體系中的主體地位，以用戶為中心，以需求為導(dǎo)向、利用大數(shù)據(jù)對用戶行為中的信息進(jìn)行挖掘、尋找其隱性需求，實(shí)現(xiàn)資源密集型向服務(wù)主導(dǎo)型的轉(zhuǎn)變。

2.2 創(chuàng)新利用方式

筆者在大型國企從事檔案管理工作數(shù)十年，經(jīng)歷了檔案從手工操作到檔案信息化建設(shè)的過程。雖然目前檔案信息平臺已基本在檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部普及，但企業(yè)職工對檔案信息平臺意識淡薄，基本還是通過到檔案機(jī)構(gòu)借閱實(shí)物文檔，并沒有充分利用檔案信息平臺進(jìn)行線上查閱利用。

因此，轉(zhuǎn)變檔案利用方式，建立檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部以及對外公開的檔案信息平臺，通過信息平臺線上利用方式，為查閱人提供信息共享、信息查詢、資料下載等服務(wù)。同時(shí)建立完善的多功能檢索體系，例如智能檢索、高級檢索、卡片檢索、樹型檢索、全文檢索等檢索方式，滿足利用者檢索信息快、準(zhǔn)而全的要求，是檔案工作突破“自我完善”、“自娛自樂”局面的切入點(diǎn)。

2.3 創(chuàng)新檔案信息的整合與共享

建立并完善方便用戶利用的檔案體系，實(shí)現(xiàn)資源共享是大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息化發(fā)展的必然趨勢。從我國檔案資源建設(shè)的實(shí)際情況，無論是傳統(tǒng)載體形式的檔案還是數(shù)字化后的檔案資源，都分布在各級各類檔案館室，處于比較分散的狀態(tài)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，碎片化信息充斥著社會的每個(gè)角落，但數(shù)據(jù)只有通過整合與共享才能發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

因此擴(kuò)展數(shù)字資源整合范圍、增強(qiáng)數(shù)據(jù)資源組織方法的兼容性和擴(kuò)展性、堅(jiān)持用戶需求原則，才能將數(shù)字檔案信息資源整合與服務(wù)逐步與社會信息資源體系相融合，才能達(dá)成共建共享，充分發(fā)揮信息化建設(shè)的最大成效。

2.4 創(chuàng)新思維模式---從因果關(guān)系到相互關(guān)系

傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)工作服務(wù)思維都是逆向思維模式：出現(xiàn)問題—分析問題—找出因果關(guān)系—解決方案，從而實(shí)現(xiàn)問題求解。

大數(shù)據(jù)時(shí)代最大的轉(zhuǎn)變是，放棄對因果關(guān)系的渴求，而關(guān)注相互關(guān)系，只需知道“是什么”，而不需要知道“為什么”，也就是從追尋“因果”走向?qū)徱暋跋嚓P(guān)性”。這一轉(zhuǎn)變將使我們以一種嶄新的視角去理解檔案職業(yè)的新定位，正向思維模式：收集數(shù)據(jù)—量化分析—找出關(guān)系—優(yōu)化方案。

這種相互關(guān)系的運(yùn)用，一方面使得數(shù)據(jù)內(nèi)在關(guān)聯(lián)得到深入挖掘，促進(jìn)資源的集成創(chuàng)新，從而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的增值開發(fā)，另一方面使檔案工作“捕捉現(xiàn)在，預(yù)測未來”成為可能，通過開展跟蹤服務(wù)、知識關(guān)聯(lián)服務(wù)從而提升個(gè)性化服務(wù)的水平。

2.5 培養(yǎng)創(chuàng)新型檔案人才

云計(jì)算、大數(shù)據(jù)和人工智能等現(xiàn)代信息技術(shù)，已廣泛應(yīng)用于檔案工作中?？萍紟砀咝П憬莸耐瑫r(shí)，對檔案管理者的專業(yè)性、復(fù)合性和創(chuàng)新性也提出了更高的要求。

在檔案信息化和檔案資源觀的視閾下，如果把計(jì)算機(jī)及其相關(guān)技術(shù)歸并為信息專業(yè)，把檔案資源產(chǎn)生和來源行業(yè)或領(lǐng)域歸于主體專業(yè)，那么能夠適應(yīng)檔案時(shí)代特點(diǎn)和發(fā)展趨勢的檔案專業(yè)技術(shù)人才，就是檔案專業(yè)、主體專業(yè)和信息專業(yè)的復(fù)合型人才。因此，提高專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，以適應(yīng)信息化時(shí)代的復(fù)合型多層次的智力化專業(yè)技能，是檔案人才培養(yǎng)的迫切任務(wù)。

3 結(jié)語

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，隨著公眾對政府?dāng)?shù)據(jù)及公共數(shù)據(jù)開放需求的不斷深入，給傳統(tǒng)的檔案工作帶來了巨大的沖擊和挑戰(zhàn)，檔案管理者要認(rèn)清形勢、找準(zhǔn)定位、迎接挑戰(zhàn)，根據(jù)各自單位信息化現(xiàn)狀和所處階段，明確任務(wù)，循序漸進(jìn)地推動檔案信息化建設(shè)。檔案管理人員應(yīng)從創(chuàng)新思維、人文素養(yǎng)、專業(yè)技能、團(tuán)隊(duì)精神等方面，以自我提升應(yīng)對大數(shù)據(jù)環(huán)境下的職業(yè)需求之變，以創(chuàng)新服務(wù)應(yīng)對角色之變，以研究探索應(yīng)對形勢之變。

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