以強(qiáng)化檔案意識(shí)提高檔案管理水平的策略分析

李鈺

摘 要：檔案管理在行政單位工作中一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，它是對(duì)部門過去以及現(xiàn)有的發(fā)展情況、發(fā)展問題進(jìn)行的數(shù)據(jù)記錄，可以為部門的改革與創(chuàng)新提供數(shù)據(jù)支持。因此長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需要，機(jī)關(guān)單位需要分析檔案管理特點(diǎn)，針對(duì)如何強(qiáng)化工作意識(shí)、加大檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)力度提出相關(guān)的策略，為部門未來的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供幫助。

關(guān)鍵詞：檔案意識(shí);管理工作;管理水平

強(qiáng)化檔案意識(shí)不僅能增加部門職工人員對(duì)工作經(jīng)驗(yàn)，提升工作效率，同時(shí)對(duì)于提高檔案管理水平也有極大的幫助，因此需要結(jié)合部門的發(fā)展需要調(diào)整管理策略，加強(qiáng)內(nèi)部人員的檔案意識(shí)，提高部門對(duì)檔案的重視性，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息的良好記錄。

1 檔案管理特點(diǎn)

檔案是一種資料保存形式，它的形態(tài)多樣，以數(shù)據(jù)、文字或者視頻影音等多種形式對(duì)行政單位的日常運(yùn)作、服務(wù)內(nèi)容以及發(fā)展情況進(jìn)行全方位記錄。特別是對(duì)于行政單位而言，行政單位以社會(huì)服務(wù)為基礎(chǔ)，其公益性質(zhì)和管理性質(zhì)較突出，且不具備盈利性，因此對(duì)于資源的使用和分配必須精打細(xì)算，科學(xué)且合理的投入到正確的地方，才能為社會(huì)大眾提供最好的社會(huì)服務(wù)[1]。所以行政單位的檔案具有健全性、豐富性和多樣性的特點(diǎn)，有效利用檔案資料能夠?yàn)樾姓挝坏墓芾砗桶l(fā)展提供準(zhǔn)確、可靠的資料與經(jīng)驗(yàn)。單位職工和單位領(lǐng)導(dǎo)也能夠依靠檔案庫提供的資料參考，加強(qiáng)決策的有效性。

2 檔案意識(shí)不足的原因

2.1 工作性質(zhì)的認(rèn)知錯(cuò)誤

在檔案管理工作中，管理人員都將之視為一種養(yǎng)老的工作。大部分從事檔案管理工作的人員認(rèn)為只要完成了工作就可以了，并沒有管理工作后期產(chǎn)生了結(jié)果進(jìn)行思考。致使其在從事檔案管理工作的過程中，出現(xiàn)了工作效率低下，工作結(jié)果無法保證的現(xiàn)象。

2.2 項(xiàng)目?jī)?nèi)容過于瑣碎

行政單位的檔案內(nèi)容相對(duì)細(xì)碎，在以國(guó)家發(fā)展戰(zhàn)略為最高方針的大前提下，管理內(nèi)容又細(xì)劃出了不少子項(xiàng)目，如部門未來的工作計(jì)劃，單位職工和干部的工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，經(jīng)辦事務(wù)、管理服務(wù)、信息統(tǒng)計(jì)等內(nèi)容的匯總記錄，轄區(qū)居民的個(gè)人基本情況信息表，財(cái)政補(bǔ)助資金的結(jié)算和劃撥等等。由于行政單位的檔案子項(xiàng)目眾多，且因?yàn)閮?nèi)部人員的檔案意識(shí)相對(duì)落后，要進(jìn)行統(tǒng)一化管理的困難就相對(duì)較高，加上行政單位的業(yè)務(wù)和工作模式相對(duì)復(fù)雜，檔案材料的來源也相對(duì)分散，導(dǎo)致在進(jìn)行數(shù)據(jù)資料記錄時(shí)會(huì)出現(xiàn)多種格式，造成了檔案管理的工作效率受到制約[2]。

3 以強(qiáng)化檔案意識(shí)提高檔案管理水平的策略

3.1 增強(qiáng)意識(shí)教育

在機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作中，會(huì)有工作團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)資料、數(shù)據(jù)、信息收集工作，以及檔案的處理、整合、保存工作。但是，其管理環(huán)節(jié)一般不會(huì)深入到后續(xù)管理當(dāng)中，這使得檔案管理工作無法發(fā)揮其對(duì)行政單位發(fā)展的促進(jìn)作用，行政單位管理人員也無法從檔案資料獲取有用的數(shù)據(jù)信息。長(zhǎng)此以往，就會(huì)嚴(yán)重的影響行政單位的發(fā)展方向與管理方向。就目前行政部門內(nèi)部檔案意識(shí)不強(qiáng)的問題，產(chǎn)生原因主要存在于行政單位對(duì)檔案資料分析程度不到位、檔案管理方法不科學(xué)、以及檔案管理人員素質(zhì)水平偏低等方面。因此，有意識(shí)的強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，提升檔案管理質(zhì)量，是保證行政單位的檔案管理技術(shù)發(fā)展與檔案管理方向正確的重要措施[3]。檔案意識(shí)的培育可以創(chuàng)新檔案管理的模式，從而使得檔案資料得到更好的運(yùn)用，提升行政單位整體的管理水平。通過對(duì)行政單位預(yù)算編制、決算報(bào)告、相關(guān)業(yè)務(wù)的經(jīng)辦事務(wù)、政策宣傳、經(jīng)辦人員培訓(xùn)、內(nèi)控和稽核工作等內(nèi)容的詳細(xì)記錄與分析，從而對(duì)行政單位未來發(fā)展方向、工作方向、政策執(zhí)行方向提供有力的數(shù)據(jù)支撐與幫助。

3.2 加強(qiáng)人員培訓(xùn)

行政單位當(dāng)加大對(duì)于檔案管理工作隊(duì)伍人員的建設(shè)與培訓(xùn)，從而有效的建設(shè)出一批專業(yè)素質(zhì)強(qiáng)、文化水平高、工作能力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作的質(zhì)量與效率得到有效的提升。通過合理的分配檔案管理人員，保證從事檔案管理人員數(shù)量充足與檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。同時(shí)在通過對(duì)內(nèi)部篩選、對(duì)外招聘的方式，科學(xué)合理的引進(jìn)優(yōu)質(zhì)的檔案管理人才，從而有效的提升檔案管理的整體素質(zhì)。然后在通過定期組織檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的專業(yè)技能培訓(xùn)會(huì)、工作交流會(huì)、工作學(xué)習(xí)會(huì)等方式，提高檔案管理人員的專業(yè)技能。并且通過定期的學(xué)習(xí)與交流，還能使得檔案管理人員能深刻的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從而使其在工作的過程中做到嚴(yán)格細(xì)致。

3.3 細(xì)化工作內(nèi)容

管理人員要對(duì)檔案管理工作的前期收集、中期保管、后期使用進(jìn)行科學(xué)合理的管理，使得檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化，特別是在檔案的收集、編制工作當(dāng)中，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)要能夠明確收集區(qū)間，根據(jù)單位自身的實(shí)際活動(dòng)情況、工作情況以及相關(guān)要求來進(jìn)行電子檔案的編制，確保檔案信息內(nèi)容全面、完整;在后期的保管工作當(dāng)中，必須要能夠全面保證電子檔案的信息安全，不能發(fā)生損壞、丟失的情況，更不能發(fā)生泄密的情況。并且行政單位也要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作人員的工作結(jié)果與效率進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，將考核評(píng)價(jià)的結(jié)果納入管理工作人員的年終績(jī)效評(píng)定中，從而有效的提升檔案管理工作人員的工作熱情與效率，提升檔案管理工作的質(zhì)量。最后在通過將檔案管理工作過程中各個(gè)環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行明確，將檔案管理責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，從而有效的提高檔案管理人員的工作責(zé)任心，進(jìn)而有效的促進(jìn)檔案管理的綜合素質(zhì)的提升。

4 結(jié)語

綜上，檔案管理工作是對(duì)行政單位日常工作與發(fā)展?fàn)顩r的綜合反映，意識(shí)行政單位不斷調(diào)整自身行政框架，優(yōu)化社會(huì)服務(wù)質(zhì)量的依據(jù)。因此，有效的提升檔案管理意識(shí)，提高檔案管理水平，并且科學(xué)合理的將檔案管理過程中所存在的問題進(jìn)行解決。

參考文獻(xiàn)

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[3]趙金華.檔案管理工作存在的問題與思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（07）：21-22.