財務(wù)共享模式在機關(guān)單位財務(wù)檔案管理中的應(yīng)用思考

梁素華

摘 要：財務(wù)共享模式與傳統(tǒng)財務(wù)檔案管理模式存在明顯不同，能夠于財務(wù)共享中心聚集各區(qū)域財務(wù)檔案，保證保存與管理的統(tǒng)一化，財務(wù)檔案管理各流程得以實現(xiàn)電子化管理，便于在線傳遞和推廣財務(wù)檔案。就財務(wù)共享模式進行簡要介紹，指出財務(wù)共享模式下機關(guān)單位財務(wù)檔案管理特點，進一步對財務(wù)共享模式在機關(guān)單位財務(wù)檔案管理中的應(yīng)用開展探究，旨在促進機關(guān)單位財務(wù)檔案管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：財務(wù)共享模式;機關(guān)單位;財務(wù)檔案管理;應(yīng)用

新時期下大數(shù)據(jù)等技術(shù)得以廣泛應(yīng)用，財務(wù)共享模式的價值也得以凸顯出來。在機關(guān)單位財務(wù)檔案管理中，通過財務(wù)共享模式的應(yīng)用，能夠促進財務(wù)檔案管理工作效率的改善，促進財務(wù)檔案信息價值的最大化發(fā)揮。如何在機關(guān)單位財務(wù)檔案管理中應(yīng)用財務(wù)共享模式，是一個值得探究的問題。

1 財務(wù)共享模式簡介

以互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)為支持，財務(wù)共享模式得以構(gòu)建和運作，財務(wù)共享信息系統(tǒng)主要包含以下幾個方面：一是網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)，通過現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，以信息化、網(wǎng)絡(luò)化的方式來開展報賬工作，在線填單、業(yè)務(wù)審批、傳送賬單以及審核等，進程得以統(tǒng)一，信息共享透明度得到保證，財務(wù)信息得以高效傳遞，其安全性與真實性也得到保障。二是財務(wù)核算系統(tǒng)，可在線對賬單進行編輯，在運作模式下賬單信息自動生成，月末自動記賬過賬，報表得以生成，此種模式下報表生成的錯誤率得以降低。三是影像管理系統(tǒng)，以該系統(tǒng)為支持，能夠?qū)ω攧?wù)賬單進行掃描，以電子賬單為載體來傳遞信息。此種信息化流程下，數(shù)據(jù)傳輸模式有所變化，在電子檔案生成的同時，能夠存儲賬單電子信息并傳送影像信息，賬單審批更為便捷，整體管理效率也能夠得到明顯提升，審批工作效率也得以保證。四是資金管理系統(tǒng)，保證了資金結(jié)算、調(diào)用、收支管理的可視化，財政資金利用率得到明顯提升，財務(wù)經(jīng)營風(fēng)險得以降低。五是電子檔案系統(tǒng)，可在線管理財務(wù)檔案，便于閱讀和調(diào)用，財務(wù)檔案管理成本也得以有效控制。

2 財務(wù)共享模式下機關(guān)單位財務(wù)檔案管理特點

1）在工作地點方面，財務(wù)共享模式的應(yīng)用，以檔案管理規(guī)整性與完整性要求為支持，能夠自橫向?qū)俚刎攧?wù)管理體系過渡到縱向財務(wù)共享流程模式，機關(guān)單位的內(nèi)控要求也得以滿足，這就保證了各時期下信息轉(zhuǎn)移過程完成的順利性。

2）在工作范圍方面，財務(wù)檔案得以從所在機關(guān)單位向財務(wù)共享服務(wù)中心轉(zhuǎn)移，各流程工作也發(fā)生一定變化，包括收集整理、運輸管理、風(fēng)險控制、成檔管理等，這就形成了財務(wù)檔案運輸期間工作范圍的延伸。

3）在工作內(nèi)容方面，財務(wù)共享模式下機關(guān)單位財務(wù)檔案管理工作范圍的擴大，促進了工作內(nèi)容的繁瑣化，與檔案收集管理、工作進程標(biāo)準制定及監(jiān)督等都密切相關(guān)，需要甄別檔案傳送各環(huán)節(jié)的潛在風(fēng)險并加以嚴格把控，合理利用財務(wù)檔案，需要做好保管及信息延伸利用等工作。

4）在政策條件配合方面，財務(wù)共享模式下機關(guān)單位財務(wù)檔案歸檔、整理、存儲等工作的開展，會在一定程度上為現(xiàn)行法律政策帶來挑戰(zhàn)，因而財務(wù)共享模式的運行仍有很長一段路要走。

3 財務(wù)共享模式在機關(guān)單位財務(wù)檔案管理中的應(yīng)用

1）及時錄入新信息。在機關(guān)單位財務(wù)檔案管理中對于財務(wù)共享模式的運用，需要保證財務(wù)檔案新信息錄入的及時性和有效性，對財務(wù)檔案進行更新，為財務(wù)管理工作的有序開展創(chuàng)造條件。及時共享紙質(zhì)檔案以及電子檔案，保證檔案管理執(zhí)行的時效性。機關(guān)單位需組建專門的財務(wù)檔案管理團隊，有序推進檔案管理工作，在發(fā)現(xiàn)問題的第一時間進行控制。對于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)需定期進行維護和升級，以信息技術(shù)為支持來開展財務(wù)檔案管理工作，保證財務(wù)檔案信息錄入與管理的有效性，機關(guān)單位財務(wù)檔案管理成效也能夠得到明顯改善。

2）擴大處理規(guī)模。在財務(wù)共享模式下，機關(guān)單位財務(wù)檔案管理工作的開展，需要重視基礎(chǔ)工作，做好財務(wù)檔案傳送、儲存與溝通等工作，以統(tǒng)一化、標(biāo)準化的檔案處理平臺為支持，保證財務(wù)檔案管理工作的規(guī)模性，對基礎(chǔ)工作成本加以平衡。在將財務(wù)檔案管理工作的處理規(guī)模擴大后，將處理事項進行適當(dāng)增加，待初步整理完成財務(wù)檔案后，做好檔案核查工作，以便及時發(fā)現(xiàn)錯誤或者質(zhì)量問題，歸類統(tǒng)計，明確業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所出現(xiàn)問題，進而制定策略，科學(xué)規(guī)避風(fēng)險，對于相關(guān)管理部門來說也便于吸取經(jīng)驗，從而確保機關(guān)單位財務(wù)檔案管理工作水平得到明顯提升。

3）降低運行成本。機關(guān)單位財務(wù)檔案管理工作的開展，需要以標(biāo)準化的方式來制定流程及規(guī)則，促進財務(wù)檔案管理流程最佳配合方式的形成。在這一方面，需要把握財務(wù)共享模式的價值，對財務(wù)工作人員進行整頓，優(yōu)化財務(wù)人員結(jié)構(gòu)，確保財務(wù)部門管理費用得以有效控制。在此基礎(chǔ)上，以高標(biāo)準來要求財務(wù)檔案管理工作，減少重復(fù)性與不必要的工作，確保財務(wù)檔案管理工作效率得到明顯提升。通過財務(wù)共享模式的運用，能夠?qū)⒐?jié)省異地報銷時長合理縮減，提高整體工作效率。

4）建立系統(tǒng)化管理制度體系。機關(guān)單位財務(wù)檔案管理中對于財務(wù)共享模式的應(yīng)用，要重視財務(wù)檔案歸檔制度的建立，對財務(wù)數(shù)據(jù)未打印之間的副本進行妥善保存，將不同憑證打印輸出，依據(jù)稅務(wù)、審計等管理部門要求出發(fā)，及時打印輸出賬簿及報表等。機關(guān)單位需基于國家檔案局標(biāo)準出發(fā)，建立電算化財務(wù)檔案儲存制度，以優(yōu)質(zhì)磁盤介質(zhì)來對財務(wù)檔案數(shù)據(jù)進行備份，將儲存盤與備用盤分開保存，采取防塵、防腐、防光等防護措施，依照順序來進行編號，將時間、內(nèi)容等進行備注，制作文件卡片，確保機關(guān)單位財務(wù)檔案管理的有效性。在借用方面，必須要建立嚴格的借用手續(xù)制度，在財務(wù)共享模式下，經(jīng)過負責(zé)人同意后方可對財務(wù)檔案進行查閱，借閱手續(xù)的辦理則必須要依照規(guī)定進行。對于機關(guān)單位財務(wù)檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，必須要落實風(fēng)險控制，將提取或處理的稽核環(huán)節(jié)增加，于財務(wù)檔案生成與流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)集中，將偏差或操作失誤所造成的損失降低，保證財務(wù)共享服務(wù)質(zhì)量，提升機關(guān)單位財務(wù)檔案管理成效。

5）構(gòu)建數(shù)字化處理平臺。通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方式來管理財務(wù)檔案信息，能夠以一體化的方式呈現(xiàn)財務(wù)檔案信息，便于信息共享，財務(wù)檔案管理也更為科學(xué)且便捷。這就需要機關(guān)單位在財務(wù)檔案管理的過程中，對存儲成本與溝通成本加以平衡，保證財務(wù)檔案數(shù)字化處理平臺的規(guī)范化構(gòu)建，以規(guī)模效應(yīng)為支持，保持相關(guān)成本平衡化。基于財務(wù)檔案管理規(guī)定出發(fā)，建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心，制定財務(wù)檔案管理標(biāo)準，并加以規(guī)范實施，完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、硬軟件環(huán)境建設(shè)，便于傳輸、交換和共享財務(wù)檔案信息。為滿足財務(wù)檔案硬件管理需求，需要積極完善信息網(wǎng)絡(luò)，提高財務(wù)檔案利用率，保證財務(wù)共享服務(wù)中心建立的標(biāo)準化和數(shù)字化，更好的對外承接業(yè)務(wù)，快速收回所投入成本，機關(guān)單位財務(wù)檔案管理水平也逐步得到提升。

4 結(jié)語

市場經(jīng)濟高速發(fā)展，財務(wù)共享模式在機關(guān)單位財務(wù)檔案管理中也發(fā)揮著重要的作用。在把握財務(wù)共享模式下機關(guān)單位財務(wù)檔案管理特點的基礎(chǔ)上，積極探索現(xiàn)代化的財務(wù)檔案行業(yè)標(biāo)準，重視財務(wù)共享，并建立系統(tǒng)化的財務(wù)檔案管理制度體系，以數(shù)字化處理平臺為支持，全面提升機關(guān)單位財務(wù)檔案管理水平，為機關(guān)單位在新時期下的長足發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

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