財務(wù)共享服務(wù)對基礎(chǔ)財務(wù)工作的影響

包梅鈴

[摘?要]近年來，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，財務(wù)共享服務(wù)中心在企業(yè)中的運(yùn)用越來越廣泛。在國家的大力推行下，很多集團(tuán)公司已認(rèn)識到財務(wù)共享帶來的積極作用，且已逐步建立財務(wù)共享服務(wù)中心。財務(wù)共享服務(wù)中心的上線，對企業(yè)的基礎(chǔ)財務(wù)產(chǎn)生了較大影響。文章針對集團(tuán)公司在基礎(chǔ)財務(wù)方面存在的問題進(jìn)行了探討，并有針對性地提出了相應(yīng)對策。

[關(guān)鍵詞]集團(tuán)公司;共享服務(wù);財務(wù)工作

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.12.199

1?集團(tuán)公司在基礎(chǔ)財務(wù)方面存在的問題

1.1?集團(tuán)內(nèi)企業(yè)間的財務(wù)核算管理水平不一

有些集團(tuán)公司從未制定統(tǒng)一的核算標(biāo)準(zhǔn)，各分子公司的財務(wù)根據(jù)各自的經(jīng)驗(yàn)將業(yè)務(wù)入賬，從而導(dǎo)致各單位的財務(wù)處理結(jié)果差異較大。如財務(wù)處理中存在不按規(guī)定設(shè)置賬簿、科目，同一業(yè)務(wù)不同核算結(jié)果，不同業(yè)務(wù)同一核算結(jié)果;發(fā)生的費(fèi)用未正確入到歸屬的單位、部門等情況，導(dǎo)致財務(wù)核算結(jié)果不準(zhǔn)確，財務(wù)信息失真、可比性差。即使有些集團(tuán)公司制定了統(tǒng)一的核算制度，但因?yàn)闆]有以信息系統(tǒng)為載體來管理核算工作，而且集團(tuán)內(nèi)財務(wù)人員的專業(yè)能力存在不同，所以也導(dǎo)致財務(wù)結(jié)果差異較大，從而無法為管理層提供有用的決策信息，無法體現(xiàn)財務(wù)的高價值。

1.2?職責(zé)不清、審批不規(guī)范

很多企業(yè)的員工、領(lǐng)導(dǎo)為推脫責(zé)任，想方設(shè)法找多位領(lǐng)導(dǎo)簽字，出了問題找不到責(zé)任人;或者不管發(fā)生的業(yè)務(wù)金額為多少，都上簽到總經(jīng)理，使公司處于混亂的秩序中。很多企業(yè)即使制定、發(fā)布了規(guī)章制度、審批程序、審批流程，但實(shí)際操作中存在制度形同虛設(shè)、職責(zé)不清、權(quán)責(zé)不明的情況。為了規(guī)避責(zé)任，甚至有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會選擇性的審批業(yè)務(wù)。而傳統(tǒng)紙質(zhì)單據(jù)的審批，存在領(lǐng)導(dǎo)出差、單據(jù)遺失等問題。這些都將導(dǎo)致審批時間過長，延誤工作的正常開展。

“一支筆”的審批方式可以適應(yīng)企業(yè)初創(chuàng)時期，但企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模后，引發(fā)的弊端必將阻礙企業(yè)的發(fā)展。但傳統(tǒng)的管理方法，無法避免此類情況的發(fā)生。

1.3?內(nèi)控基礎(chǔ)薄弱，財務(wù)風(fēng)險高

國內(nèi)很多民營企業(yè)沒有建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膬?nèi)部控制體系，決策者仍簡單、粗放的管理企業(yè)，且對財務(wù)的認(rèn)知仍停留在簡單記賬、付款的初級階段，認(rèn)為只要能做平賬，能應(yīng)付外部機(jī)構(gòu)就是好財務(wù)。企業(yè)決策者對財務(wù)的認(rèn)知不高，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)所有員工對財務(wù)不重視，使財務(wù)制度形式化。財務(wù)無法參與企業(yè)的相關(guān)決策會議，崗位的設(shè)置違背不相容崗位相互分離原則的情況，如同一人既管賬又管物等情況不在少數(shù);不按合同或協(xié)議約定付款等問題屢禁不止。內(nèi)部控制的缺失，導(dǎo)致企業(yè)容易滋生舞弊的情況，從而使財務(wù)風(fēng)險一直居高不下。

1.4?財務(wù)工作效率低下

隨著整個社會信息化的推進(jìn)，基本已沒有手工賬，但很大部分企業(yè)的財務(wù)仍處于最基礎(chǔ)的會計報銷、核算、記賬和結(jié)賬的初級階段。一線財務(wù)人員的絕大部分時間用在整理報銷單據(jù);核對報銷金額是否準(zhǔn)確;在銀行系統(tǒng)輸入、核對付款信息后進(jìn)行付款，并根據(jù)報銷單據(jù)與付款憑證，在財務(wù)系統(tǒng)中錄入會計分錄，最后進(jìn)行記賬、結(jié)賬，出具財務(wù)報表;每月15日前報稅。財務(wù)人員絕大部分的時間都處理這些基礎(chǔ)的內(nèi)容，工作中他們只關(guān)注有沒有打錯款、做賬是否錯誤、稅務(wù)申報是否遺漏等這些最基礎(chǔ)的關(guān)鍵點(diǎn)，沒有多余的時間與精力來思考如何提高效率，如何更好地體現(xiàn)財務(wù)價值等問題。導(dǎo)致財務(wù)工作效率低下，無法給其他部門提供更有用的信息，同時使得財務(wù)部門的地位一直處于較低的狀態(tài)。

2?財務(wù)共享服務(wù)對基礎(chǔ)財務(wù)的提高

2.1?財務(wù)核算規(guī)范化

財務(wù)共享系統(tǒng)的推進(jìn)，對財務(wù)核算的作用最直接、最明顯。財務(wù)共享系統(tǒng)維護(hù)人員根據(jù)企業(yè)的核算標(biāo)準(zhǔn)，在系統(tǒng)后臺將報銷業(yè)務(wù)、報銷事項與會計分錄進(jìn)行匹配設(shè)置。報銷人員只要選擇正確的事項，完成審批流程后，系統(tǒng)會自動把對應(yīng)的會計分錄推送到記賬軟件，生成記賬憑證。任何人無法在系統(tǒng)前臺修改會計科目的設(shè)置。利用財務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)，企業(yè)可以執(zhí)行統(tǒng)一的核算標(biāo)準(zhǔn)，減少了手動記賬發(fā)生的錯誤，避免了相同業(yè)務(wù)不同科目等情況的發(fā)生，使集團(tuán)內(nèi)部能實(shí)行統(tǒng)一的財務(wù)核算。

2.2?財務(wù)審批流程標(biāo)準(zhǔn)化

通過上線財務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)可以重新整合資源，梳理現(xiàn)有流程、優(yōu)化和再造審批流程。在共享平臺報銷的單據(jù)，相關(guān)審批會隨著系統(tǒng)設(shè)置自動流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)流程標(biāo)準(zhǔn)化管理，從而達(dá)到不越級、不超額、不疊加審批的效果。財務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)處理的報銷單據(jù)從提交到歸檔，都是根據(jù)事先制定、配置的節(jié)點(diǎn)流轉(zhuǎn)，不存在紙質(zhì)單據(jù)審批時審批人不清、流轉(zhuǎn)部門多的問題。同時報銷人員可以隨時追查流程的狀態(tài)、流轉(zhuǎn)到的節(jié)點(diǎn)。流程的標(biāo)準(zhǔn)化管理，可以加強(qiáng)集團(tuán)對下屬運(yùn)營單元的管控，加強(qiáng)內(nèi)部控制的執(zhí)行，節(jié)省處理單據(jù)所需的時間和精力。

2.3?職責(zé)清晰，內(nèi)部控制加強(qiáng)

根據(jù)制定的審批制度，系統(tǒng)維護(hù)人員在財務(wù)共享系統(tǒng)后臺設(shè)置好各業(yè)務(wù)的審批節(jié)點(diǎn)及審批權(quán)限，一旦經(jīng)辦人提交流程，系統(tǒng)會按設(shè)置自動流轉(zhuǎn)。即使部門負(fù)責(zé)人或管理層有變動，系統(tǒng)會按設(shè)置的崗位節(jié)點(diǎn)自動更新審批人，不影響審批的流轉(zhuǎn)，保證各崗位職責(zé)清晰。

在財務(wù)共享系統(tǒng)報銷的流程，最終都會流轉(zhuǎn)到財務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行審核，企業(yè)對財務(wù)共享中心的設(shè)置一般直屬于集團(tuán)總部，獨(dú)立于各單位，且流程會隨機(jī)分派到各財務(wù)共享成員，大大降低了串通舞弊等風(fēng)險。目前很多企業(yè)將財務(wù)共享系統(tǒng)與銀企鏈接，一旦共享審核完畢，系統(tǒng)會自動將付款信息傳遞到銀行，降低了付錯款的可能，減少了人為操作的風(fēng)險。

2.4?財務(wù)效率的提高

通過財務(wù)共享系統(tǒng)，經(jīng)辦人可以在電腦端或手機(jī)端隨時隨地提交報銷單，領(lǐng)導(dǎo)也可以隨時隨地的在系統(tǒng)上進(jìn)行審批，大量節(jié)省了單據(jù)周轉(zhuǎn)的時間。同時，財務(wù)人員不用考慮特殊業(yè)務(wù)該如何處理的問題，業(yè)務(wù)會根據(jù)設(shè)置自動流轉(zhuǎn)，財務(wù)人員只需審核業(yè)務(wù)員是否選錯了事項、是否填錯了金額等信息。財務(wù)共享人員審核單據(jù)無誤后，系統(tǒng)會自動生成記賬憑證，并通過銀企直連支付，節(jié)約了人工輸入付款信息的時間;而且財務(wù)共享系統(tǒng)可以與合同、資產(chǎn)管理等平臺結(jié)合，縮短了查找信息的時間，提高了取得信息的準(zhǔn)確率。

在財務(wù)共享模式下，原本分散于不同地區(qū)、不同實(shí)體的業(yè)務(wù)可以進(jìn)行集中記賬和報告，是一種高效率、節(jié)約成本的管理方式。同時，財務(wù)共享服務(wù)與全面預(yù)算管理體系的有效結(jié)合，報銷人員可以在處理單據(jù)時第一時間知道預(yù)算情況，從而減少了報銷人員判斷、核對預(yù)算的時間。

2.5?解放財務(wù)狀態(tài)、信息挖掘

財務(wù)共享系統(tǒng)可以使集團(tuán)內(nèi)單一、重復(fù)性的財務(wù)工作實(shí)現(xiàn)集中核算，將一線財務(wù)人員從大量重復(fù)、煩瑣的基礎(chǔ)工作中解放出來，有更多的時間投入到分析、管理等方面的工作，從而提高財務(wù)部門的運(yùn)營效率，實(shí)現(xiàn)財務(wù)轉(zhuǎn)型，為公司提高財務(wù)管控水平提供有力的支持。

通過財務(wù)共享流程標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化處理的數(shù)據(jù)，采用分析、比較等方法可以獲取可靠、有用的信息，從而更好地分析集團(tuán)各部門、各公司間的經(jīng)營情況和財務(wù)狀況，為公司的經(jīng)營決策提供數(shù)據(jù)支撐。

3?結(jié)論

財務(wù)部門作為企業(yè)數(shù)據(jù)的集中地，可以為決策提供大部分?jǐn)?shù)據(jù)。好的財務(wù)基礎(chǔ)工作能為企業(yè)財務(wù)管理提供高質(zhì)量的信息，可以幫助管理層作出正確決策，避免決策失誤帶來的損失。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，很多跨國、跨區(qū)域、多公司的大型企業(yè)要實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型，財務(wù)共享服務(wù)的建設(shè)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，數(shù)據(jù)來源、處理的統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)了信息全程共享，為企業(yè)財務(wù)基礎(chǔ)工作的建設(shè)帶來積極作用，推動了業(yè)財?shù)娜诤?，使財?wù)信息的收集、處理、分析不再是難題，為企業(yè)財務(wù)轉(zhuǎn)型帶來極大的作用，加速中國企業(yè)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型。

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