加快石油企業(yè)檔案數(shù)字化管理必要性淺析

武忠榮

摘 要：隨著信息化時(shí)代的到來，行業(yè)革新?lián)Q代的速度也隨之加快，而其中數(shù)字化的應(yīng)用呈現(xiàn)出井噴式的態(tài)勢(shì)，廣泛活躍在行業(yè)內(nèi)部，逐步提升行業(yè)的發(fā)展水平。我國(guó)作為資源大國(guó)，國(guó)家在資源管理方面十分重視，石油行業(yè)是提供企業(yè)發(fā)展原材料的基礎(chǔ)性結(jié)構(gòu)，其內(nèi)部管理效果影響面廣，因此應(yīng)當(dāng)充分考量。為加快石油企業(yè)管理的效果，本文將從檔案管理的角度，探究數(shù)字化技術(shù)對(duì)其管理水平提升的重要性，以期引起石油行業(yè)的關(guān)注。

關(guān)鍵詞：石油企業(yè);檔案數(shù)字化管理;必要性

石油企業(yè)的檔案管理工作是連接石油開采和應(yīng)用的重要環(huán)節(jié)，將原始開采記錄詳盡的記錄在檔案中，在后續(xù)經(jīng)營(yíng)管理中出現(xiàn)緊急情況時(shí)，可以及時(shí)給出調(diào)節(jié)的方向，保障資源使用的合理性，提升石油管控的具體效能。而石油開采的有關(guān)過程涉及的限定性因素較多，管理人員在完成檔案的構(gòu)建環(huán)節(jié)工作量較大，并且紙質(zhì)檔案保存中易出現(xiàn)丟失和損毀的情況，因此建構(gòu)數(shù)字化檔案是大勢(shì)所趨。

1 石油企業(yè)檔案管理的基本內(nèi)容

檔案從其特征上講是一種信息，涵蓋了企業(yè)多方面的工作流程，其表現(xiàn)形式也不局限于文字?jǐn)⑹?，還包括圖表信息和聲音視頻，具有細(xì)節(jié)化和原始材料的特點(diǎn)。檔案管理的有關(guān)工作起到保留潛在價(jià)值和保護(hù)信息資源的作用，因而在企業(yè)管理中占有重要地位。石油企業(yè)檔案管理的基本內(nèi)容是，在對(duì)資料詳細(xì)的記錄后，將其妥善管理，為后續(xù)石油開發(fā)和成品油管理方面提供基礎(chǔ)性材料，管理人員要將檔案內(nèi)容充分利用，在敲定決策、制定企業(yè)發(fā)展方向等重要工作中，要基于檔案的具體內(nèi)容，提升決策的可信度和可操作性。企業(yè)管理水平的提升離不開檔案管理的現(xiàn)代化水平，如何提高信息資源的利用率是檔案管理的關(guān)鍵性問題[1]。

2 運(yùn)用數(shù)字化管理檔案的積極意義

對(duì)于企業(yè)來說，原始材料緊隨著發(fā)展產(chǎn)生，企業(yè)的發(fā)展壯大是企業(yè)活動(dòng)累積的結(jié)果，而檔案正是記錄這些活動(dòng)內(nèi)容的工具。如此看來，檔案中所包含的信息量較大，采用粗放型的管理模式，容易增加管理費(fèi)用，不僅需要大量的人力資源，還需要提供巨大的物質(zhì)基礎(chǔ)，這對(duì)于企業(yè)成本控制工作是不小的挑戰(zhàn)。數(shù)字化檔案管理模式的出現(xiàn)，縮減人力資源的使用，減少了紙質(zhì)等物質(zhì)資源的投入金額，有效對(duì)接成本管控環(huán)節(jié)，達(dá)到成本大幅度控制的效果。數(shù)字化技術(shù)的重要特點(diǎn)是，其能夠通過云端備份和修復(fù)，延長(zhǎng)信息的保存時(shí)間，提升檔案內(nèi)容的安全性，并且在大眾適應(yīng)了電子閱讀模式后，長(zhǎng)時(shí)間閱讀紙質(zhì)文字容易出現(xiàn)倦怠感，不利于工作效率的提升。隨著信息化時(shí)代的到來，數(shù)字化技術(shù)為檔案調(diào)取和利用工作提供了及時(shí)的幫助，有助于企業(yè)的穩(wěn)步運(yùn)行[2]。

3 提升石油企業(yè)檔案數(shù)字化管理力度的必要性

3.1 有效保留原始問題記錄

石油企業(yè)一般規(guī)模較大，并且企業(yè)存在的時(shí)間較長(zhǎng)，其所具有的檔案數(shù)量龐大，在此種現(xiàn)實(shí)背景下，企業(yè)檔案的紙張受到風(fēng)化和水分的銹蝕已經(jīng)有所損害，無法支撐多次的翻閱，并且其中一些原始文字已經(jīng)模糊不清，這對(duì)于石油檔案內(nèi)容的利用方面有著阻礙作用。上文提到，石油企業(yè)的檔案是多項(xiàng)工作開展的基礎(chǔ)，對(duì)企業(yè)發(fā)展有著不可替代的作用，而破損的原始資料難以為后續(xù)工作的展開提供現(xiàn)實(shí)作用，是增儲(chǔ)上產(chǎn)工作更為繁重。由此可見，要加強(qiáng)對(duì)原始資料內(nèi)容的保護(hù)，面對(duì)珍貴的檔案記錄，工作人員在運(yùn)用數(shù)字化的管理辦法時(shí)，要保證其基本形態(tài)，在檔案掃描環(huán)節(jié)要小心謹(jǐn)慎[3]。掃描上傳是數(shù)字化檔案管理的第一步，將具體的數(shù)據(jù)信息上傳到云平臺(tái)后，通過數(shù)據(jù)處理技術(shù)，將檔案歸類，有利于在檔案調(diào)取中縮短反應(yīng)時(shí)間。對(duì)于圖像化的檔案，有些視頻和音頻內(nèi)容已經(jīng)無法完全修復(fù)，在盡可能還原原始視頻內(nèi)容的基礎(chǔ)上，采用適當(dāng)?shù)碾娮颖９芨袷?，留存珍貴影像?，F(xiàn)階段，視頻保管的基本形式是使用比特，采用固定的0、1比特延長(zhǎng)視頻內(nèi)容的保存時(shí)間，并在后續(xù)管理中逐步完善材料錄入的辦法，從管理第一步優(yōu)化整體管理結(jié)構(gòu)，發(fā)揮數(shù)字化管理的重要作用。

3.2 提升檔案管理基礎(chǔ)工作的效率

石油行業(yè)發(fā)展涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，而每個(gè)環(huán)節(jié)又涵蓋多種作業(yè)形式，每一種作業(yè)形式的開展由多個(gè)步驟組成，因此石油企業(yè)發(fā)展的檔案內(nèi)容數(shù)量巨大，僅通過人力資源管理需要投放大量的資源，降低企業(yè)成本控制的效果，不利于企業(yè)發(fā)展。數(shù)字化檔案管理對(duì)接企業(yè)文件數(shù)量大、品種多的特點(diǎn)，在強(qiáng)大的平臺(tái)數(shù)據(jù)處理分析的作用下，結(jié)合自動(dòng)化技術(shù)，完成檔案管理的多層面工作。過去歸檔工作是人工作業(yè)耗費(fèi)時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng)的部分，利用數(shù)字化的管理辦法，能夠形成從日常工作到檔案管理的無縫銜接，提升工作效率。數(shù)字化建檔工作的基本流程是歸置檔案、上傳信息、數(shù)據(jù)處理和按需分類，此過程除了需要人工輸入信息外，其他環(huán)節(jié)都可通過一體化的方式完成，減少了人力資源的浪費(fèi)。建檔工作效果的展現(xiàn)是檔案管理流程簡(jiǎn)化的具體應(yīng)用實(shí)例，不僅為企業(yè)成本控制添加管控因素，而且簡(jiǎn)化了人工作業(yè)的流程，實(shí)現(xiàn)一體化統(tǒng)籌管理的目標(biāo)，一定程度上滿足工作效率提升的要求，符合資源型行業(yè)氛圍的構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)[4]。

3.3 促進(jìn)石油企業(yè)信息化的發(fā)展

石油基地建設(shè)具有地域性的特點(diǎn)，分布在全國(guó)的幾個(gè)集中區(qū)域，不同區(qū)域間距離較遠(yuǎn)，通過面對(duì)面的形式對(duì)接工作內(nèi)容無法形成常態(tài)化的機(jī)制，而將具體的數(shù)據(jù)和信息傳輸?shù)絻?nèi)部平臺(tái)上，能夠?qū)崿F(xiàn)工作資源無阻礙連通的模式，有助于加強(qiáng)部門與部門、企業(yè)與企業(yè)間的交流，引導(dǎo)形成實(shí)效信息，進(jìn)而服務(wù)于檔案管理平臺(tái)，提升信息管控的水平。數(shù)字化檔案管理平臺(tái)的構(gòu)建是高質(zhì)量檔案信息傳輸品質(zhì)的體現(xiàn)，設(shè)定查閱權(quán)限，保障了信息的安全性和可靠性，使信息處理更具有指導(dǎo)性意義，避免行業(yè)內(nèi)部的不良競(jìng)爭(zhēng)，有利于規(guī)范行業(yè)發(fā)展水平。

3.4 提高石油企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益

石油企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升需要從以下兩個(gè)層面入手：1）人員素質(zhì)的提升：人員素質(zhì)的提升能夠有效帶動(dòng)企業(yè)效益的提升，數(shù)字化檔案管理體系的構(gòu)建，既需要專業(yè)的數(shù)字化平臺(tái)創(chuàng)建人員，同樣也應(yīng)當(dāng)擴(kuò)充后期管理人員，而這兩方面的人員都應(yīng)當(dāng)兼?zhèn)湫畔⒒凸芾砟芰?，通過此種晉升的機(jī)遇，反作用于企業(yè)內(nèi)部工作人員，促使其提升自身能力和職業(yè)素養(yǎng)。企業(yè)無需在人員管理方面投入過多資金，即可達(dá)到整體素質(zhì)水平提升的效果;2）成本控制：企業(yè)利潤(rùn)由成本控制，數(shù)字化技術(shù)減少了不同層面的資源浪費(fèi)，盡可能擴(kuò)展資源的使用廣度，降低了在資源方面的投入力度。成本得到有效控制，企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益自然得以大幅度提升。

4 結(jié)束語

綜上所述，采取數(shù)字化檔案管理方式對(duì)接了社會(huì)發(fā)展的需求，與信息化社會(huì)形態(tài)的構(gòu)建不謀而合，而石油檔案管理是一系列工作開展的前提，需要充分引起管理人員的重視，并逐步完善檔案管理的具體細(xì)則。

參考文獻(xiàn)

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