人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)過程

劉成榮

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)各行各業(yè)都帶來了比較大的變革。對(duì)于有關(guān)部門的人事檔案管理來說，目前正在利用一些現(xiàn)代技術(shù)將一些人事紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為可供編輯的數(shù)字圖像和數(shù)字文本，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)字化。對(duì)于檔案管理效率提高、維護(hù)人事檔案管理安全性都有著重要作用?；诖耍ㄟ^對(duì)人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)過程進(jìn)行分析，希望給相關(guān)人員提供一定借鑒。

關(guān)鍵詞：人事檔案;數(shù)字化管理;分析

人事檔案指的是有關(guān)人事部門在干部人事管理、黨組織建設(shè)以及人才服務(wù)等各項(xiàng)活動(dòng)中，形成的用來反映個(gè)人道德品行、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、思想認(rèn)識(shí)、專業(yè)素養(yǎng)以及社會(huì)狀況等方面的歷史材料。人事檔案管理貫穿于整個(gè)人事管理過程，是維護(hù)個(gè)體合法權(quán)益的重要依據(jù)，同時(shí)也是社會(huì)信用體系重要組成部分。因此對(duì)人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)過程進(jìn)行分析，有著重要的研究?jī)r(jià)值[1]。

1 依照需求建立專業(yè)化管理團(tuán)隊(duì)

首先人事檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，需要有專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)作為支撐。只有對(duì)人事檔案管理人員的工作能力和綜合素養(yǎng)進(jìn)行提升，才能提高數(shù)字化管理質(zhì)量。具體實(shí)施上，一是要根據(jù)相應(yīng)的人事管理工作標(biāo)準(zhǔn)來對(duì)人事檔案資料進(jìn)行確定，并且針對(duì)相關(guān)管理人員制定出管理規(guī)范，對(duì)人事檔案進(jìn)行有效管理。二是針對(duì)管理人員進(jìn)行針對(duì)化的培訓(xùn)，幫助管理人員掌握更多的信息技術(shù)知識(shí)和信息化管理能力，能夠確保數(shù)字化檔案管理人員能夠在工作崗位上充分利用數(shù)字資源，有著獨(dú)當(dāng)一面的工作能力。三是對(duì)不同的人事檔案內(nèi)容進(jìn)行分類，并且對(duì)不同的管理人員進(jìn)行職責(zé)劃分，堅(jiān)持人盡其才和各司其職的原則，將檔案管理人員在人事檔案數(shù)字化管理過程中的最大效用充分發(fā)揮出來，從而打造出一個(gè)有著足夠?qū)I(yè)化程度，并且管理能力符合要求的專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)。

2 合理挑選數(shù)字化檔案管理的載體

在建立起專業(yè)的人事檔案數(shù)字化管理專業(yè)團(tuán)隊(duì)以后，需要對(duì)數(shù)字化檔案管理的載體進(jìn)行合理挑選，這是人事檔案數(shù)字化管理實(shí)現(xiàn)的重要保障和基礎(chǔ)條件。在對(duì)管理載體進(jìn)行選擇時(shí)，有關(guān)管理人員需要對(duì)載體的完善度和高效性進(jìn)行綜合考慮。并且對(duì)不同載體的使用周期和具體功能都進(jìn)行分析，結(jié)合自身管理需求和不同的優(yōu)缺點(diǎn)來做出合理的選擇。另外在管理載體選擇過程中，還需要對(duì)載體的安全性進(jìn)行評(píng)估，并且對(duì)一些數(shù)字化加工設(shè)備的管理維修重視起來。包括打印機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)以及復(fù)印機(jī)等，無論是使用維護(hù)還是報(bào)廢，都需要在符合涉密信息使用保密管理規(guī)定的前提下進(jìn)行[2]。

3 完善人事檔案數(shù)字化管理制度

此外對(duì)于人事檔案數(shù)字化管理來說，需要注重從制度上來對(duì)檔案管理成果進(jìn)行創(chuàng)建鞏固。在結(jié)合有關(guān)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，對(duì)人事檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度都進(jìn)行整合，從而不斷完善人事檔案數(shù)字化管理制度。對(duì)具體數(shù)字化管理工作中的職責(zé)任務(wù)和管理流程都進(jìn)行明確總結(jié)，確保檔案管理人員在數(shù)字化管理過程中能夠有章可循，并且做到有制可查和有據(jù)可依。只有以規(guī)章制度作為保障，將人事檔案數(shù)字化管理工作充分融入到各個(gè)制度環(huán)節(jié)當(dāng)中，才能真正建立起人事檔案數(shù)字化管理長(zhǎng)效機(jī)制，為人事檔案數(shù)字化管理提供有力保障。比如在實(shí)際人事檔案管理工作，建立起數(shù)字化檔案目錄查詢借閱登記制度、檔案轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入制度以及檔案的在庫(kù)狀態(tài)統(tǒng)計(jì)制度，就可以有效提高數(shù)字化檔案管理效率。

4 實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化

科技信息化時(shí)代下，各個(gè)領(lǐng)域都加強(qiáng)了對(duì)信息化技術(shù)的使用力度。而對(duì)于人事檔案數(shù)字化管理來說，也需要加大信息化技術(shù)手段利用力度，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，保證人事檔案管理的全面性和真實(shí)性，對(duì)于工作效率提升有著積極意義。比如可以利用掃描儀以及計(jì)算機(jī)等信息手段，將一些紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息數(shù)據(jù)。并且在這一過程中需要注意確保數(shù)字信息和紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)能夠保持一致，榮光信息化技術(shù)手段來進(jìn)行一種有效辦公。也可以在具體檔案管工作中建立人事檔案管理系統(tǒng)，不僅要合理運(yùn)用專業(yè)化的管理軟件，同時(shí)也需要堅(jiān)持?jǐn)?shù)字化辦公的原則。通過這些信息技術(shù)和手段讓人事檔案信息的全面性和真實(shí)性得到顯著提高，確保人事檔案能夠合理運(yùn)用并且安全運(yùn)用，推動(dòng)人事檔案管理水平不斷發(fā)展，為人才的管理監(jiān)督提供出重要的數(shù)據(jù)借鑒[3]。

5 結(jié)語

綜上所述，在人事檔案管理中實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，能夠讓人事檔案管理工作形成一種全生命周期的閉環(huán)管理體系，對(duì)人事檔案管理作用發(fā)揮有著積極意義。因此需要在具體管理工作構(gòu)建出專業(yè)的數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)，并且合理挑選相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理載體，同時(shí)對(duì)各項(xiàng)管理制度進(jìn)行完善，借助于安全可靠的技術(shù)手段，切實(shí)實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理。

參考文獻(xiàn)

[1]于華，張璐.示范引領(lǐng)，推動(dòng)數(shù)字檔案資源建設(shè)——豐臺(tái)區(qū)檔案局（館）室藏檔案數(shù)字化實(shí)踐研究總結(jié)[J].北京檔案，2019，338（02）：41-43.

[2]張?jiān)?英國(guó)檔案數(shù)字化進(jìn)程解析——基于《解鎖檔案》與《2017年檔案案例研究》的調(diào)研[J].檔案與建設(shè)，2018，000（006）：21-24.

[3]許玉琴.醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)過程[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（2）：164-164.