檔案管理的現(xiàn)代化工作方式

徐春艷

摘 要：政府部門檔案資源是記錄政府開展工作情況的重要信息。政府部門應(yīng)當(dāng)提高檔案管理的整體運(yùn)轉(zhuǎn)水平，形成綜合性的檔案管理工作體系，加大檔案工作的創(chuàng)新力度，在專業(yè)技術(shù)人才的參與下實(shí)現(xiàn)信息化、智能化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案運(yùn)轉(zhuǎn)，解決政府部門傳統(tǒng)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)問題。

關(guān)鍵詞：政府部門;現(xiàn)代化;管理方式

1 引言

信息技術(shù)的快速普及，使得政府部門檔案管理工作的有效性不斷提高，為了解決政府部門檔案管理繁瑣性和復(fù)雜性的問題，應(yīng)該建立綜合性的檔案管理工作機(jī)制，創(chuàng)新檔案管理的方式方法，著力明確檔案管理的核心環(huán)節(jié)，運(yùn)用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、科技設(shè)備提高政府部門檔案管理的有效性。當(dāng)前政府部門檔案工作改革的關(guān)鍵在于進(jìn)行技術(shù)人才引進(jìn)，優(yōu)化信息化設(shè)施設(shè)備的配置，形成綜合性的檔案管理體系，達(dá)到高效、優(yōu)質(zhì)和系統(tǒng)化檔案數(shù)據(jù)信息運(yùn)轉(zhuǎn)管理的目標(biāo)。

2 政府部門檔案管理現(xiàn)狀分析

1）檔案管理內(nèi)容更加復(fù)雜。當(dāng)前政府部門檔案管理工作的主要問題在于檔案管理的方式較為傳統(tǒng)，檔案管理工作的內(nèi)容較為復(fù)雜，現(xiàn)有的檔案管理方式不符合新時(shí)代的檔案工作需要。一些政府部門檔案管理的專業(yè)性、制度化建設(shè)水平落后。為了提高政府部門檔案管理的效率，應(yīng)該形成綜合性的檔案管理體系，著力進(jìn)行檔案管理理念的創(chuàng)新。目前，我國(guó)主要采用紙質(zhì)檔案管理的方法，檔案管理的成本相對(duì)較高，因此應(yīng)該優(yōu)化檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的方式，提高檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的整體質(zhì)量，解決檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)問題。

2）軟硬件設(shè)備的問題。當(dāng)前政府部門存在著檔案管理軟硬件設(shè)備的問題，有些政府部門檔案管理工作存在著軟硬件設(shè)備有限的問題，一些政府部門軟硬件缺失，現(xiàn)有的檔案管理設(shè)備不能滿足開展專業(yè)化檔案管理工作的需要。由于不能實(shí)現(xiàn)檔案管理設(shè)備的專業(yè)化運(yùn)行，因此影響政府部門檔案管理工作的整體質(zhì)量。政府部門還應(yīng)建立綜合性的檔案管理工作體系，著力提高檔案管理工作的效率。

3）檔案信息不斷增加。隨著政府部門職能的日漸明確，檔案信息的不斷增加，政府部門應(yīng)該采用現(xiàn)代化的檔案管理方式。特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及發(fā)展，使得基層單位成為專業(yè)信息的集散中心，因此當(dāng)前需要重點(diǎn)提高政府部門檔案工作的效率，有效的減少檔案的遺漏現(xiàn)象，加強(qiáng)信息傳遞的有效性，因?yàn)橹挥斜ＷC檔案及時(shí)的傳遞到各部門，更好的實(shí)現(xiàn)信息共享，才能體現(xiàn)政府部門檔案管理的價(jià)值。

3 政府部門檔案管理的現(xiàn)代化方式

1）創(chuàng)新檔案管理理念。政府部門的檔案工作是為公益事業(yè)服務(wù)的，政府部門的檔案管理工作不僅要滿足上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)各種工作數(shù)據(jù)信息的查詢調(diào)取需要，還要滿足全社會(huì)對(duì)公共事務(wù)的知情權(quán)。首先，政府部門應(yīng)當(dāng)提高檔案管理的開放性，注重做好傳統(tǒng)的檔案收集、整理、存儲(chǔ)工作，不斷建立健全檔案管理的服務(wù)機(jī)制，全面提高檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)。其次，還要優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)信息的檢索系統(tǒng)，提高檔案的整體工作效率，重點(diǎn)節(jié)約檔案管理的成本，在減少檔案管理時(shí)間的基礎(chǔ)上，不斷重視開展檔案管理工作。第三，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的理念，引導(dǎo)檔案管理人員具備智能化與專業(yè)化檔案管理思維，形成綜合性的檔案管理工作團(tuán)隊(duì)，圍繞檔案管理制度與標(biāo)準(zhǔn)的優(yōu)化實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，做到標(biāo)準(zhǔn)化履職，更好的實(shí)現(xiàn)政府部門檔案資源的開發(fā)是檔案管理的新理念。

2）提高技術(shù)人員素質(zhì)。政府部門檔案管理離不開專業(yè)的檔案管理人才。只有加大檔案管理人才培養(yǎng)工作，不斷優(yōu)化檔案管理專業(yè)工作隊(duì)伍，才能提高檔案管理的整體效率。首先，政府部門要根據(jù)現(xiàn)有的檔案管理設(shè)備，配置專業(yè)的檔案管理人員，保證檔案管理人員熟悉掌握具體檔案管理設(shè)備的操作方法。其次，還要加大檔案管理人才的更新力度，在信息化的背景下逐步的優(yōu)化配置專業(yè)的檔案管理技術(shù)人才。圍繞著檔案管理智能化、大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)發(fā)展方向加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人才的引進(jìn)工作。第三，提高現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)工作力度，增強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)的深刻性，保證相關(guān)工作人員均有機(jī)會(huì)接受必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在檔案管理人員培訓(xùn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)保證培訓(xùn)的持續(xù)性、連續(xù)性、綜合性。檔案管理培訓(xùn)還要采用人員整合與針對(duì)培訓(xùn)的方式，根據(jù)實(shí)際情況加強(qiáng)檔案管理人員的考核，對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，做到現(xiàn)代化與科學(xué)化培訓(xùn)。只有保證檔案管理人員培訓(xùn)的條理性，才能提高檔案管理人員培訓(xùn)的質(zhì)量，解決檔案管理人員建設(shè)的

問題。

3）形成綜合性的管理體系。政府部門檔案管理應(yīng)當(dāng)從檔案事業(yè)的現(xiàn)實(shí)需要出發(fā)，首先，提高政府部門檔案的規(guī)范化建設(shè)水平，在標(biāo)準(zhǔn)化的理念下提高檔案管理的有效性，重視在高新科學(xué)技術(shù)的影響下完善檔案管理工作體系。其次，政府部門還要明確檔案管理工作的規(guī)章制度，嚴(yán)格的執(zhí)行檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，做到檔案管理的權(quán)責(zé)明確，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化。第三，還要在檔案管理過程中制定科學(xué)化的管理標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)實(shí)際情況保證檔案管理的科學(xué)性，采用新的設(shè)施設(shè)備提高檔案管理工作的水平，實(shí)現(xiàn)檔案資料的合理優(yōu)化整合，這樣才能提高檔案管理工作的整體活力和質(zhì)量。第四，明確各部門的職責(zé)分工，形成全員參與的檔案管理體系，做到檔案管理的專兼職有效分工，明確各部門檔案管理工作任務(wù)的重點(diǎn)，解決傳統(tǒng)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)問題。第五，加強(qiáng)檔案管理工作的監(jiān)督，在上級(jí)檔案管理部門與專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)下提升檔案管理工作水平，明確政府部門檔案管理的發(fā)展空間，從而解決政府部門檔案管理的具體問題。

4）加強(qiáng)軟硬件設(shè)施的配置。政府部門還要加強(qiáng)檔案管理軟硬件設(shè)施的配置工作，形成綜合性的檔案軟硬件管理工作體系，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)政府部門信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)條件的優(yōu)化工作。首先，在完善傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的掃描設(shè)備的基礎(chǔ)上，更好的加大互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)工作，基于統(tǒng)一的平臺(tái)開展檔案管理工作。其次，政府部門還要建立智能化的檔案收集、存儲(chǔ)與共享服務(wù)工作的系統(tǒng)，推動(dòng)檔案的統(tǒng)一整理與保存歸類。第三，不斷的進(jìn)行政府部門檔案管理設(shè)備的優(yōu)化，面對(duì)智能化、大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)檔案管理工作的需要，切實(shí)引進(jìn)相關(guān)的專業(yè)設(shè)備設(shè)施，開發(fā)相應(yīng)的APP軟件，運(yùn)用優(yōu)質(zhì)的檔案檢索系統(tǒng)、庫(kù)房管理系統(tǒng)、檔案業(yè)務(wù)的歸集機(jī)制達(dá)到提高檔案管理工作有效性的目標(biāo)。政府部門還要提高檔案管理工作的深度，提高檔案管理工作的便利性，加大專業(yè)計(jì)算機(jī)設(shè)備的配置力度，從而提高政府部門檔案管理的綜合性，解決檔案管理的現(xiàn)實(shí)問題。

5）加強(qiáng)檔案信息安全建設(shè)。政府部門應(yīng)當(dāng)高度重視檔案的信息安全建設(shè)工作，明確檔案管理安全控制的重點(diǎn)，在做好傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔的安全控制措施基礎(chǔ)上，基于信息化的檔案管理工作環(huán)境，建設(shè)專業(yè)的安全防控工作體系。首先，要高度重視信息安全的宣傳工作，全面普及正確的政府部門檔案的調(diào)閱使用方法，促進(jìn)檔案專兼職管理人員掌握標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程。其次，定期在專業(yè)的檔案管理部門的配合下，開展檔案管理漏洞的審查，找出政府部門檔案管理審核中的問題，進(jìn)一步優(yōu)化政府部門檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)工作環(huán)境。第三，政府部門還要加強(qiáng)基層法制建設(shè)工作，全面提高信息安全的工作水平，形成良好的信息安全控制機(jī)制，使政府部門檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化、系統(tǒng)化，解決政府部門檔案管理的現(xiàn)實(shí)安全隱患問題，全面降低檔案運(yùn)行的風(fēng)險(xiǎn)。

4 結(jié)論

檔案管理工作是政府部門整理工作信息，梳理以往工作得失，滿足社會(huì)對(duì)公益事業(yè)數(shù)據(jù)信息需要的重要載體。政府部門應(yīng)當(dāng)提高檔案管理工作的整體能力水平，在現(xiàn)代化的理念下，實(shí)現(xiàn)政府部門檔案管理工作方式方法的創(chuàng)新，摒棄傳統(tǒng)的文書檔案管理工作方式，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理制度的有效落實(shí)，培養(yǎng)專業(yè)的文書檔案管理人才，達(dá)到優(yōu)化文書檔案管理氛圍，提高文書檔案管理質(zhì)量的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

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