房地產(chǎn)檔案管理與利用問題探究

崔榮

摘 要：本文通過對房地產(chǎn)檔案管理的特點進(jìn)行深入分析，結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題和不足，探討科學(xué)的管理和利用措施，提升檔案管理水平和利用效率，為房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展形成有效的支持。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn);檔案;管理;利用

1 引言

房地產(chǎn)檔案管理是對房地產(chǎn)企業(yè)經(jīng)營管理環(huán)節(jié)產(chǎn)生數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的整理和科學(xué)的分析，管理工作與房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展具有直接關(guān)系，能夠為企業(yè)管理決策的制定和執(zhí)行提供可靠的依據(jù)，為項目建設(shè)和管理工作的高效開展提供有效的保障。

2 房地產(chǎn)檔案管理的主要特點

首先房地產(chǎn)項目建設(shè)時間跨度較大，項目后期管理和維護(hù)工作具有較強(qiáng)的持續(xù)性，需要檔案管理工作進(jìn)行持久的跟進(jìn)，以保證數(shù)據(jù)資料的及時高效的收集，保證檔案的全面性，這就要求檔案管理工作要充分結(jié)合項目建設(shè)管理的實際需求，對項目進(jìn)度進(jìn)行及時的跟進(jìn)，提升檔案管理效果，使相關(guān)管理制度和實施過程能夠結(jié)合企業(yè)發(fā)展形勢和項目建設(shè)環(huán)境的變化進(jìn)行及時的調(diào)整。其次是檔案內(nèi)容較為復(fù)雜，涉及項目審批、土地流轉(zhuǎn)、項目建設(shè)和管理、合同管理各個環(huán)節(jié)，需要檔案管理部門進(jìn)行相關(guān)資料的全面收集和妥善保存，進(jìn)行科學(xué)的分類存儲，為檔案使用環(huán)節(jié)提供有效的支持。再次是房地產(chǎn)檔案資料涉及行業(yè)發(fā)展的方面，為保障檔案管理工作的高效開展，需要管理人員具備較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)，對相關(guān)知識進(jìn)行有效的掌握，能夠?qū)ο嚓P(guān)資料數(shù)據(jù)進(jìn)行高效的管理和及時的復(fù)核，保證檔案資料的真實有效。同時房地產(chǎn)行業(yè)的相關(guān)政策制度也在發(fā)生著變化，各個項目所在地的政策方針也存在較大的差異，需要管理人員能夠及時掌握相關(guān)政策方針，提升檔案管理工作的針對性。最后是房地產(chǎn)檔案對群眾利益息息相關(guān)，為相關(guān)職能部門的管理決策提供可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)，需要檔案管理部門對房地產(chǎn)檔案管理工作形成有效的重視，提升工作積極性和責(zé)任心，推動房地產(chǎn)行業(yè)的健康發(fā)展，為社會生產(chǎn)生活提供有效的

支持[1]。

3 房地產(chǎn)檔案管理中存在的問題分析

1）檔案管理模式較為落后。房地產(chǎn)檔案管理工作的高效開展，對房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展具有關(guān)鍵作用，對房地產(chǎn)企業(yè)的管理運行和項目建設(shè)維護(hù)提供有效支持。但是當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理思路較為僵化，檔案管理部門的管理模式較為落后，大多數(shù)數(shù)據(jù)資料仍然是以紙質(zhì)載體為主，已經(jīng)不能適應(yīng)房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展。特別是隨著房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展，房地產(chǎn)業(yè)務(wù)范圍和項目建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展需求，不能對相關(guān)管理決策的制定和執(zhí)行提供有效的依據(jù)。在房地產(chǎn)建設(shè)管理過程中，對檔案管理缺乏有效的重視，不能對檔案工作的推進(jìn)提供有效的支持和投入。而檔案管理工作涉及房地產(chǎn)行業(yè)的各個環(huán)節(jié)，需要各個相關(guān)職能部門能夠按照檔案管理制度進(jìn)行高效執(zhí)行。但是在實際的管理活動中，各個管理環(huán)節(jié)缺乏有效的溝通交流，無法保障管理工作的高效開展。同時在檔案工作的信息化水平較低，使得檔案管理效率較低，管理思路較為落后，不能借助信息技術(shù)對管理活動進(jìn)行科學(xué)的優(yōu)化，各個管理環(huán)節(jié)缺乏信息共享，不利于管理水平的提升。

2）檔案管理利用率較低。檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展具有重要作用，但是在實際的管理工作中，檔案資料的效用得不到有效的發(fā)揮，不能對相關(guān)管理決策和項目建設(shè)的制定執(zhí)行起到有效支持。在檔案使用環(huán)節(jié)，只能提供相應(yīng)的查詢和調(diào)用服務(wù)，對檔案資料缺乏深入的挖掘，使得檔案中的重點信息不能得到有效的提取，容易造成檔案整理、分類、存儲等工作的混亂，不能充分滿足使用者需求。同時對檔案查詢機(jī)制缺乏有效的優(yōu)化，檢索機(jī)制相對單一，不能對使用者的實際需求進(jìn)行深層次的提取，不利于服務(wù)質(zhì)量的提升。檔案利用環(huán)節(jié)的信息化程度較低，不能利用信息技術(shù)手段實現(xiàn)檔案利用效率的提升，不能對相關(guān)檔案資料進(jìn)行準(zhǔn)確的定位和實施的跟進(jìn)，不能保證較高的管理效率。

3）檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足。隨著房地產(chǎn)行業(yè)的快速發(fā)展，在建設(shè)管理過程中產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)資料，需要通過檔案管理工作進(jìn)行高效的收集整理，作為有效的憑證，對行業(yè)發(fā)展形成有效的支持。而房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展環(huán)境和項目建設(shè)管理的不斷復(fù)雜，使得檔案管理工作量不斷提升，對管理人員提出了跟高的要求，需要對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面的分析處理，并能夠進(jìn)行科學(xué)的整理分類，形成完善的管理體系。但是檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)存在一定的問題，缺乏主動提升意識，不能積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念和技術(shù)，不能保證較好的管理效果。同時管理人員的信息技術(shù)水平相對較低，不能利用信息設(shè)備和技術(shù)對管理流程進(jìn)行科學(xué)的優(yōu)化，不利于信息化管理模式的科學(xué)

構(gòu)建[2]。

4 房地產(chǎn)檔案管理與利用策略

1）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。信息化建設(shè)的高效推進(jìn)是提升檔案管理和利用效率的重要途徑，企業(yè)管理部門要求充分認(rèn)識到檔案管理信息化模式的積極作用，為信息化建設(shè)的推進(jìn)提供有效的指導(dǎo)和支持，使檔案工作能夠充分適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求，為房地產(chǎn)項目建設(shè)和管理工作形成有效額支持。要加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對檔案管理環(huán)節(jié)科學(xué)的規(guī)范，利用信息設(shè)備實現(xiàn)管理效率的提升。同時要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)通信體系的構(gòu)建，實現(xiàn)各個管理環(huán)節(jié)信息資源的高效共享，使數(shù)據(jù)資料能夠得到高效傳輸，保證檔案資料的實時完善，提升檔案時效性。要利用專業(yè)信息設(shè)備，對傳統(tǒng)紙質(zhì)資料進(jìn)行數(shù)字化存儲載體的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案管理水平的提升，有效減少對紙質(zhì)資料管理和維護(hù)的成本投入，提升資料數(shù)據(jù)的安全性。要充分結(jié)合管理活動的實際需求，進(jìn)行信息化管理流程的高效整合，建設(shè)完善的信息化管理平臺，實現(xiàn)對各個管理環(huán)節(jié)的高效覆蓋，使得相關(guān)管理流程得到有效的規(guī)范，各個環(huán)節(jié)的管理人員能夠通過智能設(shè)備進(jìn)行管理工作的執(zhí)行，提升整體的管理效率。同時將檔案管理平臺與企業(yè)管理系統(tǒng)，如行政管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等進(jìn)行高效的對接，實現(xiàn)相關(guān)資源的實時共享，充分發(fā)揮檔案管理優(yōu)勢，為相關(guān)管理決策的制定形成有效的支持[3]。

2）完善檔案管理機(jī)制。檔案管理部門要充分結(jié)合房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展形勢和管理運行的實際需求，對檔案管理制度進(jìn)行科學(xué)的完善，保證相關(guān)管理流程能夠符合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的要求，使得檔案管理效用得到充分實現(xiàn)，為企業(yè)發(fā)展形成積極作用。要完善檔案管理流程，保證檔案工作的高效推進(jìn)，制定科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)，形成較好的管理效果。同時要制定完善的監(jiān)管機(jī)制，對管理流程進(jìn)行全面監(jiān)督，對檔案資料的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的復(fù)核，及時發(fā)現(xiàn)檔案資料中存在的問題，保證資料信息的安全性。管理流程進(jìn)行全面監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)管理流程中存在的漏洞，進(jìn)行針對性的制度調(diào)整和優(yōu)化。

3）提升檔案利用效率。檔案管理部門要加強(qiáng)對檔案資料的開發(fā)利用力度，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)手段，對檔案資料進(jìn)行深入的分析，準(zhǔn)確提取數(shù)據(jù)中的價值信息，對數(shù)據(jù)資料進(jìn)行科學(xué)的處理和分類，建設(shè)全面的檔案數(shù)據(jù)庫，并對檢索機(jī)制進(jìn)行科學(xué)的完善，充分滿足使用者的不同需求。同時要積極利用信息技術(shù)優(yōu)勢，對使用環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的遠(yuǎn)程調(diào)用，提升檔案服務(wù)水平。

5 結(jié)語

房地產(chǎn)企業(yè)要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提升管理水平和利用效率，為企業(yè)發(fā)展提供有效支持。

參考文獻(xiàn)

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