淺談醫(yī)院檔案管理在促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中的作用

黃潔

摘 要：醫(yī)院內(nèi)部的檔案一般包括病案、財務(wù)及人事檔案三類，是記錄醫(yī)院發(fā)展過程的重要載體，對醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展有著十分重要的意義及作用。在信息化環(huán)境中，以往的醫(yī)院檔案管理模式得到了升級，檔案的存管、調(diào)取不再受傳統(tǒng)模式的制約，而不同檔案也可發(fā)揮出更多作用。這一改變不僅有利于醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展，也實現(xiàn)了檔案管理工作的改革及創(chuàng)新。為促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的進(jìn)一步升級，以下探究醫(yī)院檔案管理在促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中的作用，提出有利于醫(yī)院檔案管理質(zhì)量增長的方式方法。

關(guān)鍵詞：持續(xù)發(fā)展;醫(yī)院檔案管理;作用

醫(yī)院檔案管理在于，將內(nèi)部工作活動中所形成的不同文件如文字、圖表或聲像等文件進(jìn)行保存，該類文件具備一定的保存及利用價值，囊括了醫(yī)院發(fā)展的各個歷史時期，記錄了醫(yī)院的歷史事件、參與活動以及所獲成就等等。這類檔案文件不僅能為醫(yī)院日常管理內(nèi)不同工作提供參考，也有利于保障院內(nèi)決策的有效性、科學(xué)性。要讓現(xiàn)有的檔案管理充分發(fā)揮作用，醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理人員便需認(rèn)識到檔案管理的重要作用，提高個人的管理意識，再通過不斷摸索和實踐，總結(jié)出新型的檔案管理經(jīng)驗及方法。

1 醫(yī)院檔案管理在促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中的作用

1）醫(yī)德檔案的管理促進(jìn)醫(yī)院的行風(fēng)建設(shè)。醫(yī)德檔案是醫(yī)院檔案內(nèi)一類較為特殊的檔案，該類檔案在醫(yī)院本身運行的過程中形成，對院內(nèi)的醫(yī)護(hù)工作者能起到一定的約束作用，保障醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量[1]。在該類檔案中，醫(yī)院不同的制度規(guī)章，以及所對應(yīng)的有關(guān)獎懲考核制度，或者病患對醫(yī)護(hù)工作者的滿意度評價等內(nèi)容均囊括在內(nèi)，是一類綜合性很強的檔案類型。對該類檔案的運用及管理，能提升醫(yī)護(hù)工作者的工作意識，促進(jìn)醫(yī)患、護(hù)患關(guān)系的和諧，對醫(yī)院內(nèi)部的行風(fēng)建設(shè)十分有益。

2）設(shè)備檔案的管理促進(jìn)設(shè)備技術(shù)的升級。檔案管理幾乎涵蓋了醫(yī)院內(nèi)部的所有資料文件，而在醫(yī)院的日常工作中，不同種類、多個數(shù)量醫(yī)療設(shè)備的檔案，也是檔案管理中需要存管管理的重要內(nèi)容。設(shè)備檔案堪稱為醫(yī)院內(nèi)部固定資產(chǎn)的一項重要證據(jù)，做好對不同設(shè)備檔案的管理及查閱，院內(nèi)便可以此掌握所用大中型的醫(yī)療設(shè)備運轉(zhuǎn)狀況、使用壽命等信息，并為后續(xù)的設(shè)備購置工作提供信息參考。以此不僅能避免資源浪費狀況，也能根據(jù)現(xiàn)有設(shè)備的使用記錄及使用狀況，為新型設(shè)備的引入帶來一定的技術(shù)依據(jù)。作為在醫(yī)療事業(yè)中不可或缺的醫(yī)療設(shè)備，對設(shè)備檔案的管理是促進(jìn)院內(nèi)技術(shù)改革的重要舉措，能潛在促使院內(nèi)的醫(yī)療服務(wù)水平提高，促進(jìn)醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展。

3）醫(yī)院檔案管理促進(jìn)醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量增長。在醫(yī)院檔案的管理工作中，病歷檔案的管理具備著一定的復(fù)雜性，但也是醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)的一項重要組成部分[2]。該類檔案和其它檔案相比存在一定特殊性，它關(guān)系著各個患者群眾的利益，和人們的疾病防控、健康保障工作密切相關(guān)。病歷檔案的實效性相對更高，也具備著較高利用率和一定的實用性。將病例檔案在第一時間內(nèi)進(jìn)行整理歸檔，便能對和群眾密切相關(guān)的健康信息進(jìn)行及時收集，并在此基礎(chǔ)上完成檔案信息的分析及分類工作，提取有效的醫(yī)療信息，為醫(yī)療水準(zhǔn)的提高、醫(yī)院決策，以及醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提升均提供源源動力。

4）醫(yī)院檔案管理為院內(nèi)的決策提供信息。對醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理部來講，該部門將醫(yī)院發(fā)展至今的所有檔案進(jìn)行分類存管，能為醫(yī)院后續(xù)的發(fā)展提供重要的信息參考[3]。以醫(yī)院的房屋分配為例，以人為本是國內(nèi)醫(yī)院管理的一項重要管理理念，為保障院內(nèi)人才隊伍的構(gòu)建，部分醫(yī)院會利用提供住房的方式來吸引和留住優(yōu)秀的專業(yè)人才。而此時通過對檔案的查詢，院內(nèi)便可進(jìn)行醫(yī)務(wù)人員職稱、工齡或者學(xué)歷等方面信息的考核，然后為院內(nèi)的房屋分配決策提供更為合理的信息參考。此外，對醫(yī)療工作者而言，聘任職稱、提報都十分重要，院內(nèi)在進(jìn)行上述工作時便可利用查詢檔案的方式，了解各醫(yī)務(wù)人員的論文發(fā)表、執(zhí)業(yè)證書等狀況，為決策工作提供真實的參考數(shù)據(jù)。

5）醫(yī)院檔案管理能促進(jìn)醫(yī)院的不斷進(jìn)步。當(dāng)今時代是信息化、互聯(lián)網(wǎng)時代，不同科技的發(fā)展速度可謂是日新月異，而醫(yī)院要實現(xiàn)持續(xù)性的發(fā)展，便要緊跟時代步伐，做好對不同技術(shù)的應(yīng)用及創(chuàng)新。在臨床工作中進(jìn)行科技的實踐應(yīng)用，并結(jié)合各次臨床實踐的過程、結(jié)果進(jìn)行新型成果的創(chuàng)造，這一良性循環(huán)的過程會被醫(yī)院的檔案所記錄存管。對該類科技檔案的良好管理，能促使其中所涵蓋的技術(shù)、實驗成果成為院內(nèi)新型的技術(shù)推廣依據(jù)，為院內(nèi)的科技進(jìn)步提供重要的保障及技術(shù)支持。

2 提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的方法

綜上所述，醫(yī)院的檔案管理工作在醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展中會發(fā)揮出重要作用，因而為促進(jìn)醫(yī)院的進(jìn)步和發(fā)展，檔案管理工作者便要將自身工作做好。針對當(dāng)下的信息化生產(chǎn)環(huán)境，以下提出幾點提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的方法以供參考。

1）做好檔案管理創(chuàng)新。在信息化時代下，醫(yī)院的醫(yī)療工作和信息化產(chǎn)生了千絲萬縷的聯(lián)系，為院內(nèi)工作帶來了很大便利。同理為保障檔案管理工作的進(jìn)步，院內(nèi)也要對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，將檔案管理信息化工作做好。首先，要保障院內(nèi)檔案的有效利用率，院內(nèi)便需進(jìn)行電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，并兼顧軟件、硬件系統(tǒng)的建設(shè)。在硬件系統(tǒng)上，院內(nèi)要隨技術(shù)更新進(jìn)行硬件設(shè)備的更新，將內(nèi)存量增加用來存放更多的檔案文件，構(gòu)成完整有效的檔案管理體系。而對軟件系統(tǒng)而言，院內(nèi)可進(jìn)行管理端、查詢端軟件的構(gòu)建，前者供院內(nèi)使用，后者供用戶使用，聯(lián)系兩個軟件構(gòu)成綜合性的服務(wù)模式;其次，在檔案管理中院內(nèi)可為每份檔案制作對應(yīng)條碼，以此節(jié)約人力成本和時間，并降低錯誤發(fā)生率，確保檔案信息的可靠和真實性。對部分無法進(jìn)行電子化的檔案，院內(nèi)要結(jié)合電子檔案、紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)勢，將其綜合利用;最后，在信息化時代下，保障檔案管理的安全性也十分重要，為此院內(nèi)要將網(wǎng)絡(luò)安全工作做好。院內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)安全部可對終端計算機、服務(wù)器進(jìn)行防火墻的建立，確保內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)不會被外界非法的訪問和侵入所影響。做好對服務(wù)器對應(yīng)的訪問控制工作，將不必要訪問去掉。為計算機設(shè)備進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)殺毒軟件的安裝，監(jiān)控好網(wǎng)絡(luò)，及時更新所了解的病毒類型并落實安全防范，避免風(fēng)險問題的發(fā)生。

2）完善制度培養(yǎng)人才。院內(nèi)要對不同的制度進(jìn)行逐步完善，從檔案管理有關(guān)法律出發(fā)，構(gòu)建合理科學(xué)且完整的檔案管理制度，并保障制度符合院內(nèi)的實際情況。此外要做好制度落實工作，利用如考核制度、獎懲制度約束檔案管理的行為，以此促使檔案管理工作能夠高效高質(zhì)的運轉(zhuǎn);在人才培養(yǎng)上，檔案管理人員的選擇要具備一定耐心和責(zé)任心，并擁有專業(yè)的檔案管理知識。院內(nèi)可安排專職人員進(jìn)行檔案管理，從檔案管理內(nèi)容出發(fā)為其做好培訓(xùn)工作及繼續(xù)教育，將其專業(yè)能力、綜合素養(yǎng)逐步提升，為檔案管理的良好進(jìn)行打好基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語

結(jié)合以上，作為一項存在系統(tǒng)性、繁雜性的工作，對醫(yī)院檔案的管理需要管理人員的長期堅持，以責(zé)任心和專業(yè)能力開展管理工作。院內(nèi)的檔案管理者應(yīng)對個人的業(yè)務(wù)知識、綜合素養(yǎng)進(jìn)行逐步提升，提高個人責(zé)任感及使命感。醫(yī)院本身要提高對檔案管理的重視，為檔案管理提供理論支撐及資金保障，將檔案管理制度完善，將人員培訓(xùn)工作做好，從多個方面出發(fā)，促使檔案管理能在醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮更大作用。

參考文獻(xiàn)

[1]羅影.淺析醫(yī)院檔案管理在促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中的價值[J].中國保健營養(yǎng)，2018，028（020）：330.

[2]任明敏.醫(yī)院檔案管理在促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中的作用[J].中國管理信息化，2015（6）：215-215.

[3]劉大永.醫(yī)院檔案管理在促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中的作用探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（015）：116.