新時(shí)期檔案管理人員工作新思路分析

苗正斌

摘 要：檔案是一種信息資料，它是對(duì)客觀事物最可靠、最原始的記錄。檔案管理是對(duì)這些資源的儲(chǔ)存、保管、轉(zhuǎn)化利用，高質(zhì)量檔案信息和科學(xué)管理對(duì)提升單位管理和決策水平，推動(dòng)各項(xiàng)工作深化實(shí)施具有極其重要意義，同時(shí)也可促進(jìn)社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步。新時(shí)代檔案管理人員應(yīng)當(dāng)緊跟社會(huì)發(fā)展需求和技術(shù)創(chuàng)新形勢(shì)，不斷革新檔案管理觀念、檔案管理機(jī)制、檔案管理服務(wù)模式。本文以此為背景對(duì)新時(shí)期檔案管理人員的工作思路進(jìn)行具體分析，期望有利于促進(jìn)我國檔案管理工作的進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;檔案管理;思路創(chuàng)新

在科技飛速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式不僅效率低下，而且成本較高，已經(jīng)難以適應(yīng)新時(shí)代各項(xiàng)工作的需要，一些單位開始借助信息技術(shù)，搭建電子檔案管理平臺(tái)，推進(jìn)數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化檔案管理體系建設(shè)，這就要求檔案管理人員要積極轉(zhuǎn)變觀念，加快學(xué)習(xí)新技術(shù)、新理論，以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理新要求。筆者在此結(jié)合自身管理經(jīng)驗(yàn)，提出了一些新的思路建議。

1 提升認(rèn)識(shí)，革新檔案管理工作觀念

1）加快轉(zhuǎn)變檔案管理觀念。思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，它對(duì)工作開展和實(shí)施效果起著直接影響作用，觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的先決條件，觀念越先進(jìn)管理工作越有活力，管理的內(nèi)動(dòng)力越充足。傳統(tǒng)檔案管理工作過度依賴于人工，紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大，檔案收集、歸檔、調(diào)用等費(fèi)時(shí)費(fèi)力，使得管理成本較高，而且固有環(huán)境也影響和制約了檔案管理人員的工作視野。信息化新時(shí)代，工作總量和工作類型不斷發(fā)展創(chuàng)新，產(chǎn)生的電子信息檔案也在增多，這就要求檔案管理部門必須加快轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，樹立信息化管理思維，大膽嘗試積極探討，找到適合本單位的最佳方法。

2）提升檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)。在檔案工作過程中，檔案工作者應(yīng)樹立有效管理意識(shí)，提升對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)主動(dòng)管理思想覺悟。首先是單位領(lǐng)導(dǎo)層要重視檔案管理工作，要科學(xué)制定檔案管理目標(biāo)，分配管理任務(wù)，將檔案管理和基礎(chǔ)建設(shè)工作納入工作規(guī)劃，重抓重管。其次，每一個(gè)檔案管理人員都要明白檔案管理工作的意義，改變以往“閑職”“守?cái)傋印薄梆B(yǎng)老”等錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理的新理論，重新認(rèn)識(shí)檔案管理目的，從檔案對(duì)支持高層正確決策，支持單位發(fā)展建設(shè)、支持學(xué)術(shù)研究等方面認(rèn)識(shí)檔案管理的

價(jià)值。

3）積極宣傳檔案管理。檔案工作者要學(xué)學(xué)會(huì)利用檔案法規(guī)，黨和國家領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于檔案工作的重要論述，積極向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，各部門負(fù)責(zé)人宣傳，爭取他們重視與支持。檔案機(jī)構(gòu)改革后，檔案局行政職能劃歸縣委辦，客觀上加強(qiáng)了黨對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，從而給檔案工作發(fā)展創(chuàng)造了良好的外部環(huán)境;同時(shí)注意廣泛向社會(huì)宣傳，利用文件、電視、報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)等載體，通過開展檔案執(zhí)法檢查，舉辦檔案展覽，多方式為社會(huì)提供檔案服務(wù)等形式，讓社會(huì)更多地了解檔案的作用與意義，努力提升全社會(huì)檔案意識(shí)。

2 創(chuàng)新檔案管理機(jī)制

1）革新檔案管理形式。新時(shí)期的檔案管理工作因順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展而加強(qiáng)，要不斷革新檔案管理形式，激發(fā)管理活力。檔案管理者要樹立，不發(fā)展就是倒退，不創(chuàng)新就是原地踏步的思想覺悟，敢于推翻舊的機(jī)制體制，敢于自我批判自我鞭策。同時(shí)是積極地將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的單軌模式轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)檔案加圖片、視頻、影音多種信息組合的數(shù)字檔案的雙軌模式，把單一的資料整理和保管工作任務(wù)，轉(zhuǎn)為檔案管理和利用服務(wù)，融合互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等先進(jìn)技術(shù)，構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，讓檔案管理更高效、更科學(xué)。

2）將檔案實(shí)體與檔案信息進(jìn)行分離。將檔案信息和實(shí)體相分離是為了進(jìn)一步簡化立卷，提高檔案信息檢索時(shí)效。分離后，檔案實(shí)體進(jìn)行單獨(dú)保管，利于清晰分化，將檔案信息內(nèi)容進(jìn)行電子化存儲(chǔ)，以檔案關(guān)鍵信息作為系統(tǒng)檢索，便于檔案使用和管理者更精準(zhǔn)地找到檔案內(nèi)容，提升工作效率。這種管理模式也利于不同單位不同群體之間的檔案傳輸，便于開展合作。

3）要不斷完善檔案管理制度。要想提升檔案管理質(zhì)量，就需要科學(xué)且完善的檔案管理制度作支撐，檔案管理者應(yīng)立足實(shí)際，依據(jù)自身檔案管理?xiàng)l件，制定適宜的管理制度。如《檔案管理流程規(guī)范》《檔案管理工作人員崗位責(zé)任》《檔案管理工作績效考核標(biāo)準(zhǔn)》《檔案管理人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)制度》等，其一，明確規(guī)定檔案管理流程，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的日常監(jiān)管，要求檔案管理人員嚴(yán)格按照國家檔案管理規(guī)定，做好資料收集整理和保管，避免檔案損壞、丟失、霉變等，特別重視對(duì)珍貴檔案的特殊保存。其二，實(shí)行責(zé)任追究制度。每一個(gè)檔案管理人員都要明確自己的工作職責(zé)和義務(wù)，按要求做好各自工作并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。其三，加強(qiáng)培訓(xùn)和教育。單位應(yīng)有計(jì)劃、有針對(duì)性地組織檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)提升，包括檔案管理專業(yè)技術(shù)、檔案管理法律法規(guī)、檔案管理的職業(yè)道德等內(nèi)容，同時(shí)檔案管理人員也要養(yǎng)成終身學(xué)習(xí)習(xí)慣，持續(xù)進(jìn)步。

3 創(chuàng)新檔案管理工作服務(wù)模式

1）革新檔案管理的服務(wù)手段。檔案管理工作的目的是服務(wù)，既為當(dāng)前工作提供數(shù)據(jù)和方法參考，又為未來發(fā)展和規(guī)劃提供支撐，而完整、優(yōu)質(zhì)的檔案和高效管理是保障檔案服務(wù)功能充分發(fā)揮的重要基礎(chǔ)。首先，檔案管理人員要加強(qiáng)和革新檔案管理服務(wù)手段，以信息技術(shù)和信息設(shè)備為支撐，做到檔案及時(shí)傳輸、在線服務(wù)，使用者可利用移動(dòng)終端設(shè)備，在授權(quán)狀態(tài)下登錄檔案系統(tǒng)網(wǎng)站，隨時(shí)隨地搜索或上傳相關(guān)信息，以打破檔案服務(wù)的時(shí)空限制。其次，樹立大局服務(wù)思想，提升檔案的轉(zhuǎn)化利用率。新時(shí)期下檔案管理人員要改變以往檔案只管理不利用的狀態(tài)，要積極地推進(jìn)檔案管理成果的轉(zhuǎn)化利用，以充分發(fā)揮檔案及檔案管理的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。檔案管理所在單位要加強(qiáng)同其它組織機(jī)構(gòu)和社會(huì)科研單位之間的深化合作，積極搭建各種交流合作平臺(tái)，而檔案管理人員應(yīng)積極地利用這些平臺(tái)，廣泛地參與合作和交流，擴(kuò)展眼界，并將現(xiàn)有的檔案資源轉(zhuǎn)化為實(shí)際效益。

2）拓寬檔案管理服務(wù)領(lǐng)域。只有不斷加強(qiáng)檔案工作服務(wù)創(chuàng)新，才能更好地滿足經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的發(fā)展需要，更好地提升其資源價(jià)值。檔案管理人員作為檔案資源收集、保管和維護(hù)的主要實(shí)施者，要在做好本職管理工作的基礎(chǔ)上，擴(kuò)展檔案管理的服務(wù)范圍，升華檔案管理工作意義。要求檔案管理人員，積極參與到黨和政府的中心工作中來，以有為的精神提升檔案工作的社會(huì)地位。走出自己的“一畝三分地”關(guān)注時(shí)事發(fā)展，結(jié)合國家政策、政治經(jīng)濟(jì)環(huán)境、當(dāng)前主要工作內(nèi)容等，積極參與到黨和政府的社會(huì)治理工作中來，以現(xiàn)有檔案資源為依托，針對(duì)一些重大事件和公共關(guān)注焦點(diǎn)，積極尋找解決辦法和檔案依據(jù)，如扶貧攻堅(jiān)、民生重點(diǎn)工程等工作，積極發(fā)揮檔案工作的社會(huì)作用，并提升自身的社會(huì)價(jià)值。

4 結(jié)束語

總而言之，新時(shí)代的檔案管理工作，應(yīng)該樹立新觀念、采取新模式、建立新體系，結(jié)合新時(shí)代新要求，增強(qiáng)自身檔案管理的職業(yè)素養(yǎng)，提升檔案管理成效，促進(jìn)檔案資源的轉(zhuǎn)化利用，促進(jìn)社會(huì)及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

[1]陳喬輝.芻議如何做好數(shù)字化檔案規(guī)范管理[J].科技風(fēng)，2020（6）：101.

[2]王輝.大數(shù)據(jù)視角下檔案信息化管理的有效途徑探究[J].科技風(fēng)，2020（5）：104.

[3]張莉.淺談新時(shí)期工程檔案管理信息化建設(shè)[J].中國住宅設(shè)施，2020（5）：2.

[4]劉金英.探析事業(yè)單位文書檔案管理效率的提高[J].傳媒論壇，2020（5）：116-117.

[5]陳恬，李東，張麗萍，畢建新.電子檔案單軌制管理助力抗疫——以國家自然科學(xué)基金項(xiàng)目電子檔案為例[J].山西檔案，2020（5）：29-35.