強(qiáng)化縣級檔案館服務(wù)功能的途徑

摘 要：檔案館是永久保管檔案的基地，是檔案信息的存儲中心。對于縣級檔案館而言，檔案館服務(wù)功能建設(shè)不僅是順應(yīng)社會發(fā)展趨勢的必然要求，同時也是提高檔案管理效率和檔案服務(wù)功能的重要途徑。新時期，在有效的開展縣級檔案館服務(wù)功能研究過程中，需要結(jié)合縣級檔案館各項(xiàng)工作開展實(shí)際，科學(xué)的加強(qiáng)服務(wù)效率，從而才利于不斷提高縣級檔案館服務(wù)水平。本文總結(jié)了縣級檔案館服務(wù)的特點(diǎn)，探索了具體的服務(wù)措施，為了不斷提高服務(wù)工作能力，要構(gòu)建立體化服務(wù)體系。希望進(jìn)一步闡述能夠?yàn)榭h級檔案館服務(wù)水平提高奠定良好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：縣級檔案館;服務(wù);策略

檔案提供利用是檔案館服務(wù)的窗口，準(zhǔn)確高效地提供利用檔案資料是落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、提高黨的執(zhí)政能力建設(shè)的重要體現(xiàn)，對構(gòu)建社會主義和諧社會、全面建設(shè)小康社會具有重要的作用。為了不斷提高縣級檔案館服務(wù)水平，需要重視有效的優(yōu)化縣級檔案館服務(wù)模式，只有不斷強(qiáng)化服務(wù)功能，才利于不斷保證服務(wù)效率。在實(shí)踐研究過程，需要工作人員結(jié)合具體實(shí)際，科學(xué)的對其服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，從而才利于迎合時代發(fā)展，不斷提高縣級檔案館服務(wù)工作開展能力。

1 新時期縣級檔案館服務(wù)的特點(diǎn)

1.1 服務(wù)重心轉(zhuǎn)變

以往檔案館的管理重心為自身管理的有序性，較少顧及到用戶的需求和服務(wù)體驗(yàn)。在使用人工方式完成檔案管理階段，用戶提出信息需求較為被動，需求能否得到滿足也具有較大的不確定性。但隨著管理理念的革新與技術(shù)水平的提升，數(shù)字化手段為營造更現(xiàn)代的管理與服務(wù)環(huán)境提供了有效的助力。檔案館可重點(diǎn)圍繞用戶的實(shí)際需求提供更為便捷的信息獲取方式，在既定的權(quán)限范圍內(nèi)，用戶可自主完成信息查閱與調(diào)取等操作，準(zhǔn)確、快速地獲取目標(biāo)信息，滿足自身的信息需求。

1.2 服務(wù)立體化

以傳統(tǒng)方式實(shí)施檔案管理，會將檔案信息按照層級劃分為全宗、目錄、案卷、文件等四個層級，所有信息均以樹形關(guān)系進(jìn)行分類管理，因此在邏輯上也會表現(xiàn)出一定的單一性特征。而以數(shù)字化手段實(shí)施檔案管理階段，管理者可運(yùn)用信息技術(shù)完成對多類信息的自動分析與處理，并結(jié)合不同的答案內(nèi)容形成多條線的內(nèi)在聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)，從而以更為立體的形式管理全部資料信息。當(dāng)用戶提出檢索需求后，信息平臺便可依據(jù)提前構(gòu)建的內(nèi)在關(guān)系網(wǎng)迅速查找到目標(biāo)信息，大幅提升檢索效率，為用戶提供更舒適的服務(wù)體驗(yàn)。

1.3 服務(wù)超時空化

以往信息以紙質(zhì)形式存儲時，如果用戶提出信息需求，便需到檔案館現(xiàn)場來完成具體信息的查閱。而有了信息技術(shù)參與的檔案管理，用戶可不再受到空間的限制，能夠通過網(wǎng)絡(luò)渠道隨時查詢或者傳遞目標(biāo)信息，并有效節(jié)約了時間成本，大幅提升信息的獲取效率。

1.4 服務(wù)前端化

文檔實(shí)現(xiàn)了一體化管理，明顯改善了傳統(tǒng)的檔案管理方式。在數(shù)字化的管理模式下，檔案信息可在網(wǎng)絡(luò)中完成歸檔及移交等操作，并可依據(jù)信息的管理程序，從文件最初的管理環(huán)節(jié)入手的，對文件信息的整個流程進(jìn)行統(tǒng)一的管理，以此實(shí)現(xiàn)從前端到后臺的全方位管控。

2 強(qiáng)化縣級檔案館服務(wù)功能的分析

2.1 強(qiáng)化服務(wù)業(yè)務(wù)能力

在提升從業(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)方面，檔案管理機(jī)構(gòu)可建立長期學(xué)習(xí)機(jī)制，著重為從業(yè)者提供更多外出學(xué)習(xí)、接觸行業(yè)先進(jìn)理念和技術(shù)的途徑，實(shí)現(xiàn)信息的有效傳播，并在檔案館中營造更為濃厚的學(xué)習(xí)氣氛，從而使從業(yè)者能夠結(jié)合具體的工作內(nèi)容發(fā)揮出專業(yè)特長，以此提升檔案信息的服務(wù)水平。對于檔案的管理涉及業(yè)務(wù)性操作，也包含服務(wù)性的工作內(nèi)容。因此便要求從業(yè)者既要具備高度的職業(yè)素養(yǎng)與技能水平，同時也需具有較為積極的服務(wù)意識和能力。熟練掌握檔案管理各環(huán)節(jié)的工作流程和要求，熟練使用行業(yè)數(shù)字化的管理方式進(jìn)行不同種類的檔案整理，在有效沿襲以往經(jīng)驗(yàn)的同時實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新實(shí)踐。在嘗試的過程中，工作人員應(yīng)盡量將服務(wù)范圍擴(kuò)大至大眾，讓更多的社會人士正確意識到檔案存儲與管理的價(jià)值和意義，并提高對檔案信息的利用率。此外還需重點(diǎn)在信息的開發(fā)和編撰方面加大研究力度，全面搜集并精選各類文件信息，在普遍規(guī)律和發(fā)展趨勢的指引下，準(zhǔn)確鎖定重點(diǎn)，創(chuàng)新實(shí)施信息的開發(fā)和編研工作。

2.2 重視服務(wù)內(nèi)容創(chuàng)新

一是對已儲備的檔案信息建立全面的數(shù)據(jù)庫?？蓪堎|(zhì)文檔通過掃描方式進(jìn)行數(shù)字化處置，并形成PDF文件形式，統(tǒng)一展示在數(shù)據(jù)庫頁面當(dāng)中。針對光盤存儲形式的文件內(nèi)容，可將其中的數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)形式，再通過統(tǒng)一的組織管理手段進(jìn)行歸檔入庫。二是針對新增文件內(nèi)容建立數(shù)據(jù)庫。對于新整理出的文件或者光盤信息，可同樣使用建立數(shù)據(jù)庫的形式進(jìn)行統(tǒng)一管理。針對OA、PDM等系統(tǒng)生成的文件的管理，便可嘗試開發(fā)相關(guān)數(shù)據(jù)接口，來實(shí)現(xiàn)對文件信息的實(shí)時或錯時傳輸。三是多媒體檔案信息的數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作。管理人員可通過多途徑收集檔案信息，如在生產(chǎn)、培訓(xùn)等活動進(jìn)行過程中，通過自主拍攝的方式制作成多媒體文件形式，將碎片化的檔案信息整理成具有一定邏輯關(guān)系的檔案信息。四是建立專題性質(zhì)的數(shù)據(jù)庫。檔案的專題數(shù)據(jù)庫是整個數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重要方面，其以基礎(chǔ)庫的信息為主要來源，通過對信息的系統(tǒng)管理，完成對某個主題的散點(diǎn)信息的集中

梳理。

2.3 強(qiáng)化檔案館的服務(wù)功能

當(dāng)前多數(shù)檔案館均形成了獨(dú)立的檔案管理網(wǎng)站平臺。網(wǎng)站是檔案內(nèi)容的信息化管理和輸出的重要通道，能夠明顯提高檔案的影響范圍，且進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。公共檔案館需充分借助網(wǎng)絡(luò)平臺實(shí)現(xiàn)對外宣傳及在線咨詢、實(shí)時信息交互的功能，從而為社會各界提供更完善、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)內(nèi)容。此外檔案館還需扎實(shí)推進(jìn)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，充分迎合社會普遍的檔案需求，并進(jìn)一步豐富數(shù)據(jù)庫的種類，以便滿足不同的檔案查詢與借閱需求。優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)內(nèi)容能夠切實(shí)提升用戶的查詢效率，同時檔案以電子化形式存儲和傳輸，也在一定程度上提升了檔案原件的安全性，為社會公眾提供更具現(xiàn)代化特色的信息服務(wù)形式。

3 結(jié)束語

總之，縣級檔案館要做好服務(wù)工作，必須更新觀念、解放思想、勇于開拓、敢于創(chuàng)新，通過以上實(shí)踐研究，在探索如何開展縣級檔案館服務(wù)工作過程中，需要借助有效的網(wǎng)絡(luò)平臺，加強(qiáng)服務(wù)工作創(chuàng)新研究，時刻以服務(wù)為根本，有效的建立更加完善的服務(wù)體系，以此才利于加強(qiáng)縣級檔案館服務(wù)效率，努力把檔案館建設(shè)成為名副其實(shí)的永久保管檔案的基地和信息資源的儲存中心。希望通過以上闡述，能夠不斷提高縣級檔案館服務(wù)工作的研究水平。

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作者簡介

趙晴（1990-），女，就職于黑龍江省齊齊哈爾市富?？h檔案館。