事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)效率提升策略研究

黃曉光

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)向高質(zhì)量發(fā)展階段，市場經(jīng)濟(jì)蓬勃健康發(fā)展，我國事業(yè)單位也逐步開展了創(chuàng)新性改革措施。檔案管理是事業(yè)單位開展各項(xiàng)基本工作的基礎(chǔ)和保障，是國家現(xiàn)代化事業(yè)建設(shè)的基本內(nèi)容。事業(yè)單位的檔案管理改革對我國事業(yè)單位整體的服務(wù)水平和工作效率的提升有著明顯的作用。本文對事業(yè)單位開展檔案管理信息化工作的一些重要性問題進(jìn)行簡單的闡述，然后分別提出一些檔案管理創(chuàng)新信息化改革的方法和策略，希望本文能夠?qū)ΜF(xiàn)代國家事業(yè)單位的檔案管理發(fā)展創(chuàng)新改革提供一些幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;服務(wù)效率;提升措施;策略

1 做好事業(yè)單位檔案管理的重要意義

檔案管理工作是一個(gè)事業(yè)單位中一項(xiàng)較為基礎(chǔ)的管理工作，也是提升事業(yè)單位行政項(xiàng)目處理效率和服務(wù)效率的重要組成部分。做好事業(yè)單位的檔案管理工作的意義主要包括以下幾個(gè)重要的方面：第一，事業(yè)單位的主要領(lǐng)導(dǎo)管理人員可以根據(jù)自己的檔案中所需要記錄的檔案管理內(nèi)容，更加全面、及時(shí)地分析掌握事業(yè)單位的整體生存和發(fā)展的狀況，并根據(jù)事業(yè)單位檔案中的主要內(nèi)容發(fā)展情況來進(jìn)行調(diào)整及制定更加完善的事業(yè)單位發(fā)展規(guī)劃管理策略。第二，社會(huì)各界人士可以根據(jù)事業(yè)單位檔案的內(nèi)容來及時(shí)分析掌握事業(yè)單位的整體發(fā)展規(guī)劃和管理狀況，從而為其選擇合適的檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行與單位的合作和發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

2 事業(yè)單位人事檔案管理及服務(wù)效率存在的問題

2.1 人事檔案的管理模式缺乏技術(shù)先進(jìn)性，設(shè)備落后

當(dāng)前，事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案管理的主要手段和方式仍為傳統(tǒng)和手工，借助于紙質(zhì)的形式進(jìn)行對員工登記檔案信息的收集記錄與其整理。這種傳統(tǒng)的手工管理方式的檔案管理缺陷主要是體現(xiàn)為員工整理記錄的速度慢、出錯(cuò)的概率相對較高，很難有效保證員工登記檔案信息的全面性與其準(zhǔn)確性，同時(shí)，紙質(zhì)資料很容易發(fā)生丟失或損壞，對檔案管理工作造成消極影響。另外，不同的事業(yè)單位對檔案管理的重視程度不同，這些差異性決定了在人事檔案管理以及設(shè)備、設(shè)施等檔案管理方面的投入?yún)⒉畈积R，檔案管理的水平各不相同，不利于服務(wù)型事業(yè)單位的長遠(yuǎn)生存和發(fā)展。

2.2 事業(yè)單位人事檔案管理制度缺乏統(tǒng)一性與標(biāo)志性

健全的檔案管理制度是推動(dòng)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)持續(xù)性良好發(fā)展的重要保障，然而，大多數(shù)事業(yè)單位仍然保留著傳統(tǒng)的管理體系，整套機(jī)制效率落后，無法應(yīng)對突發(fā)性事件，很難完全跟上信息化發(fā)展時(shí)期的社會(huì)人力資源與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的實(shí)際需要。具體角度來講，鑒于社會(huì)各部門之間人事檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)的巨大差異，在人事檔案信息上傳至人事部門之后，缺乏完善的系統(tǒng)與準(zhǔn)確的信息收集整理，無法真正實(shí)現(xiàn)對人事信息在相關(guān)事業(yè)單位和社會(huì)各部門的有效利用與共享，誘發(fā)人才交流不順暢的突出問題。

2.3 人事檔案工作人員專業(yè)性與素質(zhì)參差不齊

阻礙檔案管理工作發(fā)展的重要原因還有工作人員的知識(shí)和能力水平，尤其特別是管理人員的專業(yè)性更為關(guān)鍵。但是，許多事業(yè)單位礙于各類因素的影響，技術(shù)型人才不足，無法充分體現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理人員工作的水平和專業(yè)性，整個(gè)檔案管理工作往往凸顯出其粗放性，精細(xì)化檔案管理的目標(biāo)很難真正實(shí)現(xiàn)，工作的效果較差，在此從根本上影響檔案管理人員對崗位管理工作安排的科學(xué)合理性，無法有效充分發(fā)揮檔案管理人才的專業(yè)個(gè)人使用價(jià)值。

3 事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)效率提升策略研究

3.1 管理意識(shí)創(chuàng)新改革

在現(xiàn)階段的國家機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，檔案管理的工作沒有充分地受到事業(yè)單位應(yīng)有的高度重視，究其原因主要是由于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及其工作人員沒有充分意識(shí)到管理檔案管理的工作過于重要性，疏于精細(xì)化的管理。因此根據(jù)上述的內(nèi)容可見，要真正想有效地做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員檔案管理的工作，就是需要進(jìn)一步地加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)及對基層工作人員的檔案管理責(zé)任意識(shí)，及時(shí)地創(chuàng)新和改革檔案管理的觀念。第一，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須轉(zhuǎn)變“重業(yè)務(wù)，輕檔案”的指導(dǎo)思想，將對檔案管理的觀念納入具體到日常的管理中，重視對檔案的全面、細(xì)化和有效管理。第二，改變對基層事業(yè)單位管理人員的基層管理觀念和意識(shí)。對基層的管理人員離職后應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要及時(shí)地更新自身的基層管理意識(shí)觀念，全面細(xì)致地開展檔案管理工作，以便于后續(xù)的檔案資料查找和日常管理使用。

3.2 管理方法創(chuàng)新改革

第一，制定合適的檔案管理方法和目標(biāo)。事業(yè)單位制定合適的檔案管理方法和目標(biāo)能夠有效促使檔案管理手段的先進(jìn)化和發(fā)展，同時(shí)通過不斷健全的檔案管理機(jī)制措施來規(guī)范和約束檔案管理的行為和方法。第二，事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)要以先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)等技術(shù)為基本的管理手段，進(jìn)一步強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理方法，不僅能加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案的保存，也大大降低了時(shí)間成本。

3.3 監(jiān)督管理方式改革

由于很多部門或者事業(yè)單位的經(jīng)理和領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理監(jiān)督工作的并不十分重視，為了進(jìn)一步提高檔案監(jiān)督的效率和力度，可以從以下幾個(gè)方面展開指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理工作：第一，制定嚴(yán)格的檔案管理制度和檔案監(jiān)督制度。對于檔案管理人員來說，需要明確有嚴(yán)格的檔案管理制度能夠作為檔案管理工作的“后盾”，讓整個(gè)檔案管理工作的過程能夠有章可循。第二，加強(qiáng)檔案監(jiān)督管理手段的制定和實(shí)施。除了事業(yè)單位要對各部門制定嚴(yán)格的檔案監(jiān)督制度外，還要對各部門采取適當(dāng)?shù)谋O(jiān)督措施等手段來加強(qiáng)其監(jiān)督，對檔案管理人員以及平時(shí)管理和查閱資料人員的檔案管理行為也要進(jìn)行嚴(yán)格的檢查和監(jiān)督，避免一些不規(guī)范、不法行為的出現(xiàn)，加強(qiáng)了對檔案的監(jiān)督和

管理。

4 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位的行政檔案管理工作是為行政管理工作的開展提供決策依據(jù)與具有執(zhí)行性的數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計(jì)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作。因此，只有認(rèn)真解決好上述檔案管理方面突出的問題，并進(jìn)行思考和分析，探討出相應(yīng)的解決方案才能更好的有效保證了事業(yè)單位的檔案管理以及其服務(wù)管理效率的進(jìn)一步提高，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)、人民群眾提供更好的檔案管理服務(wù)。

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