對(duì)學(xué)校文書(shū)檔案工作的思考

莫紅艷

摘 要：學(xué)校文書(shū)檔案是反映學(xué)校黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案，從事學(xué)校文書(shū)檔案工作的相關(guān)責(zé)任人首先要明確學(xué)校內(nèi)的文書(shū)檔案工作的特殊性和重要性，其次要轉(zhuǎn)換自我的意識(shí)和理念，成為一個(gè)與時(shí)俱進(jìn)的管理者，將先進(jìn)管理模式納入其中，從而提高工作效率。在開(kāi)展學(xué)校文書(shū)檔案工作的同時(shí)，需要引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，從而提高工作人員的危機(jī)感，以此釋放其活力。

關(guān)鍵詞：學(xué)校教育;檔案管理;工作模式;方法分析;思考總結(jié)

文書(shū)檔案工作是一項(xiàng)不甚起眼的工作，很多人把這項(xiàng)工作看得很輕，在這種狀況下，學(xué)校的文書(shū)檔案管理者更不應(yīng)該對(duì)自己放松要求，應(yīng)該積極地承擔(dān)起本人的職責(zé)和工作，為學(xué)校的發(fā)展和壯大貢獻(xiàn)出自己的一份力量，這對(duì)于文書(shū)檔案管理者的工作能力的提升也有著積極的作用。

1 對(duì)于學(xué)校文書(shū)檔案管理工作的分析

1）學(xué)校文書(shū)檔案管理工作的內(nèi)在特點(diǎn)。要想搞清楚學(xué)校的文書(shū)檔案的內(nèi)在特點(diǎn)，首先務(wù)必要搞清楚文書(shū)檔案的實(shí)質(zhì)，唯其如此，才能搞清楚學(xué)校文書(shū)檔案的內(nèi)在特點(diǎn)。所謂的文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位內(nèi)部在完成行政管理事物中產(chǎn)生的、由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。其中包含著命令、指示、決定、布告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)等等。學(xué)校文書(shū)檔案，顧名思義，是指在學(xué)校產(chǎn)生的文書(shū)檔案，與教育理念高度契合，是關(guān)于學(xué)校的發(fā)展、教學(xué)理念的創(chuàng)新、教學(xué)任務(wù)的開(kāi)展的一種文書(shū)檔案，具有高度的教育性、時(shí)效性、思想性，對(duì)于學(xué)校的發(fā)展和學(xué)生的成長(zhǎng)都有著極為重大的意義。

2）學(xué)校文書(shū)檔案管理工作的重要性分析。學(xué)校是哺育學(xué)生的地方，如果學(xué)校開(kāi)展不好文書(shū)檔案管理工作，不能使其發(fā)揮應(yīng)有的指導(dǎo)作用，很容易使得學(xué)生散漫無(wú)際、無(wú)拘無(wú)束、有恃無(wú)恐、違反紀(jì)律，也有可能令學(xué)生在學(xué)習(xí)的過(guò)程中喪失能動(dòng)性，教師的威信也必然受到相應(yīng)的影響，整個(gè)學(xué)校會(huì)喪失方向感和核心價(jià)值觀。學(xué)生需要在文書(shū)檔案的指導(dǎo)下，梳理清楚自己的學(xué)生生涯，更加合理地利用時(shí)間，更加嚴(yán)格地要求自我，從而成為一個(gè)時(shí)刻進(jìn)步的學(xué)生。學(xué)生只有成為一個(gè)時(shí)刻進(jìn)步的個(gè)體，那么他們?cè)趯W(xué)校的時(shí)間才沒(méi)有被虛度。

3）學(xué)校文書(shū)檔案管理與其他領(lǐng)域文書(shū)檔案管理的不同。學(xué)校是開(kāi)展教育的所在，學(xué)校存在的目的是造就更加美好的青年一代。換言之，學(xué)校文書(shū)的存在目的也是為了令更多的學(xué)生明確教育理念和教學(xué)綱領(lǐng)，從嚴(yán)要求自我，令自己在學(xué)校的每一天都更有意義、更有價(jià)值、更加積極向上。學(xué)校文書(shū)檔案的存在也是為了達(dá)成此目的。換言之，學(xué)校使用文書(shū)檔案，就是為了令學(xué)生嚴(yán)于自律、勤學(xué)奮進(jìn)、不畏艱難、勇敢前行。和一般的文書(shū)檔案相比，學(xué)校的文書(shū)檔案有著更強(qiáng)大的人文性、教育性、交互性和能動(dòng)性，因此，工作人員在開(kāi)展學(xué)校文書(shū)檔案的過(guò)程中，需要充分了解學(xué)校文書(shū)檔案的內(nèi)在特點(diǎn)，繼而彰顯出學(xué)校文書(shū)檔案的特質(zhì)。

2 當(dāng)下學(xué)校文書(shū)檔案管理的問(wèn)題分析

1）人浮于事、消極敷衍現(xiàn)象嚴(yán)重。心態(tài)決定狀態(tài)，態(tài)度決定一切，當(dāng)下學(xué)校文書(shū)檔案管理者存在著一個(gè)顯著的問(wèn)題，即存在人浮于事、消極懈怠的態(tài)度。很多學(xué)校的文書(shū)檔案管理者沒(méi)有從根本上認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理工作的重要性，因此在開(kāi)展工作的過(guò)程中，消極敷衍、得過(guò)且過(guò)、不思進(jìn)取、人浮于事，這樣的工作狀態(tài)如同是流行性感冒，在群體之中不斷地傳染，從而導(dǎo)致了越來(lái)越多的人被這種情緒所籠罩[1]。文書(shū)檔案工作的重要性沒(méi)有被這些人從根本上加以重視，因此他們?cè)趶氖挛臅?shū)檔案工作的過(guò)程中，屢屢出現(xiàn)了問(wèn)題和紕漏，這些問(wèn)題和紕漏都是值得反思的。

2）相關(guān)人員的工作視野狹窄，缺乏創(chuàng)新思維能力。文書(shū)檔案管理者需要有寬廣的視野，應(yīng)在完成本職工作的同時(shí)，不斷進(jìn)行思考，提升自身的創(chuàng)新思維，一旦缺失了創(chuàng)新性思維，會(huì)使得自己的工作陷入僵局。當(dāng)下學(xué)校文書(shū)檔案管理者存在著的一個(gè)重大問(wèn)題便是自身的工作視野相對(duì)狹窄，不懂得創(chuàng)新、發(fā)展的工作方法，更不懂得把符合時(shí)代的檔案管理模式納入檔案管理之中，這對(duì)于檔案管理工作必然會(huì)造成很大的影響和阻礙。文書(shū)檔案工作者不應(yīng)該在開(kāi)展工作的過(guò)程中存在消極懈怠的思維模式，而是應(yīng)該力求創(chuàng)新和突破，通過(guò)創(chuàng)新和突破使得自己的工作能夠邁上新的臺(tái)階，也能夠更上一層樓。

3）文書(shū)檔案的管理工作效率低下。文書(shū)檔案管理工作，是一件看似容易實(shí)則艱辛的工作，需要從業(yè)者有著極為豐富的工作經(jīng)驗(yàn)、出色的管理技巧、強(qiáng)大的記憶能力以及充沛的體能，同時(shí)同事和同事之間也應(yīng)該具備高度默契的互助共進(jìn)力。當(dāng)這些內(nèi)在素質(zhì)都具備時(shí)，一個(gè)文書(shū)檔案管理工作者才能夠把自己的工作做到位，這是值得重視的，也是值得努力提升的。

3 學(xué)校檔案文書(shū)管理工作者應(yīng)如何做好工作

1）轉(zhuǎn)換意識(shí)，提升工作責(zé)任心。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在選拔檔案管理者的過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其工作積極性和工作責(zé)任心等方面的考察，因?yàn)橐粋€(gè)人的能力是其心態(tài)的延伸。如果一個(gè)檔案管理工作者能夠從心底轉(zhuǎn)換了本人的工作態(tài)度，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的極端重要性的話，那么自己的工作能力、工作效率、工作責(zé)任心必然能夠得到極大的提升和進(jìn)步[2]。

2）豐富管理工作方法，實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)。學(xué)校的檔案管理工作者不應(yīng)是一個(gè)不思進(jìn)取、思想刻板、因循守舊的人，應(yīng)該結(jié)合時(shí)代的發(fā)展和變遷，將更多的嶄新元素帶入到學(xué)校的檔案工作體系之中，從而使得文書(shū)檔案管理工作者在全新的工作思想和技術(shù)的幫助下，實(shí)現(xiàn)工作能力和工作效率的提高，這是時(shí)代的選擇，也是檔案管理工作的必然要求。文書(shū)檔案工作者需要把電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合，從而能夠拓展工作視野，豐富管理辦法，懂得條條大路通羅馬的道路，也能夠在管理檔案的過(guò)程中更加自得從容。

3）引入崗前培訓(xùn)機(jī)制和崗內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。很多文書(shū)檔案管理工作者在開(kāi)展工作的時(shí)候，上進(jìn)心和努力程度不夠，由此出現(xiàn)了人浮于事、工作能動(dòng)性低等等問(wèn)題，因此學(xué)校有關(guān)方面和負(fù)責(zé)人應(yīng)該對(duì)此加以匡扶和修正，從而找到正確的方法，幫助全體的工作人員改正各自的消極心態(tài)，使其秉持積極的工作態(tài)度、沿著正確的工作道路，不斷地向前邁進(jìn)。為此，學(xué)校相關(guān)部門(mén)應(yīng)在培養(yǎng)文書(shū)檔案管理人員的過(guò)程中，具備正確的用人觀，將崗前培訓(xùn)機(jī)制納入其中，從而令文書(shū)檔案管理工作者更加專(zhuān)業(yè)、更加務(wù)實(shí)、更加敬業(yè)，并且提升本人的業(yè)務(wù)能力，由此使學(xué)校的文書(shū)檔案管理團(tuán)隊(duì)能更加高效、務(wù)實(shí)、扎實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)。與此同時(shí)，校方應(yīng)該秉持能上能下的用人觀，針對(duì)就職人員進(jìn)行相應(yīng)的崗位內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)，對(duì)于那些人浮于事的、表現(xiàn)不佳的、得過(guò)且過(guò)的、不思進(jìn)取的文書(shū)人員應(yīng)該進(jìn)行堅(jiān)決的、毫不留情的排除，對(duì)于那些表現(xiàn)優(yōu)秀的、業(yè)務(wù)過(guò)硬的人員則應(yīng)該進(jìn)行相應(yīng)的提升，從而真正將“選賢舉能”這四個(gè)字落到實(shí)處[3]。

4）在開(kāi)展文書(shū)檔案過(guò)程中引入數(shù)字化管理。當(dāng)下是一個(gè)數(shù)字化的時(shí)代，因此每一個(gè)領(lǐng)域內(nèi)的從業(yè)者都需要認(rèn)真地學(xué)習(xí)相應(yīng)的技術(shù)，將數(shù)字化的理念容納到本行業(yè)中，從而使得本行業(yè)迸發(fā)出巨大的生命力和內(nèi)在活力。學(xué)校開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作的時(shí)候，也應(yīng)該酌情使用數(shù)字化的文書(shū)檔案管理模式，從而提高文書(shū)檔案管理的安全性和工作效率，減少散佚事件的發(fā)生概率，提高工作的準(zhǔn)確度，并且可以通過(guò)數(shù)字化的文書(shū)檔案的管理模式加快信息的交互和反饋。

4 結(jié)束語(yǔ)

學(xué)校的文書(shū)檔案管理工作是極為重要的，值得全體的從業(yè)者高度重視，也需要相關(guān)工作人員秉持正確的工作方法和工作理念，一絲不茍、求真務(wù)實(shí)地加以完成相應(yīng)工作，從而能為本學(xué)校貢獻(xiàn)出最大的力量。學(xué)校在用人過(guò)程中，需要秉持能上能下的用人原則，把崗前培訓(xùn)機(jī)制和上崗競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制結(jié)合，從而打破死水化的用人模式，也使得相關(guān)人員可以增加相應(yīng)的危機(jī)感和上進(jìn)心，自始至終都能夠高度認(rèn)真負(fù)責(zé)，在工作上付出全部力量。

參考文獻(xiàn)

[1]勞寒梅.中職學(xué)校文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀及應(yīng)對(duì)策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（13）：124.

[2]張捷.學(xué)校文書(shū)檔案管理信息的電子化應(yīng)用[J].卷宗，2018，（19）：75.

[3]吳秋燕.中職學(xué)校文書(shū)檔案管理保密與利用探析[J].中國(guó)科技投資，2017（19）：196.