檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式研究

李玲

摘 要：在社會(huì)信息化發(fā)展速度越來(lái)越快的過(guò)程中，針對(duì)單位而言，檔案管理屬于極其重要的一項(xiàng)工作內(nèi)容，能夠促進(jìn)自身持續(xù)發(fā)展。想要使檔案管理更加合理，并使自身可以飛速發(fā)展，運(yùn)用現(xiàn)代化手段實(shí)施管理工作極其重要。對(duì)此，筆者針對(duì)檔案管理工作的實(shí)際情況，探究了創(chuàng)新檔案管理方式以及服務(wù)模式的方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理;服務(wù)模式;創(chuàng)新方法

在國(guó)家經(jīng)濟(jì)體制以及政治體制不斷深入改革的過(guò)程中，信息化技術(shù)發(fā)展越來(lái)越迅速，對(duì)于單位而言，檔案管理決定著自身未來(lái)的發(fā)展?？墒窃趯?shí)際檔案管理過(guò)程中，依舊有很多不足存在其中，如，管理缺乏規(guī)范性、檔案工作比較滯后等，這些在檔案管理以及服務(wù)這兩方面表現(xiàn)的更加明顯。通過(guò)對(duì)問(wèn)題產(chǎn)生的原因進(jìn)行分析，會(huì)發(fā)現(xiàn)這些問(wèn)題都是因?yàn)閭鹘y(tǒng)管理方式的運(yùn)用而產(chǎn)生的。因此，想要?jiǎng)?chuàng)新檔案的管理方式以及服務(wù)模式，一定要完善基礎(chǔ)服務(wù)內(nèi)容、拓寬服務(wù)領(lǐng)域、開(kāi)發(fā)檔案信息資源等。文章探究了創(chuàng)新檔案服務(wù)模式的方法，并從信息開(kāi)發(fā)中心的構(gòu)建、深化層次編制、安全保障體系構(gòu)建、全方位提供服務(wù)等幾方面實(shí)現(xiàn)共享檔案信息的目的，希望能夠在此基礎(chǔ)上飛速

發(fā)展。

1 對(duì)信息開(kāi)放中心進(jìn)行構(gòu)建

在信息化社會(huì)飛速發(fā)展的過(guò)程中，網(wǎng)絡(luò)信息資源越來(lái)越豐富，以前那種“實(shí)體保管”檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)今檔案管理服務(wù)的需求。構(gòu)建WEB檔案管理服務(wù)平臺(tái)，進(jìn)而使檔案管理工作可以順利展開(kāi)。對(duì)于開(kāi)發(fā)利用以及回收檔案資源而言，部分單位開(kāi)始運(yùn)用建立信息開(kāi)放中心這種方式，進(jìn)而使自身發(fā)展可以與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)[1]。為了對(duì)檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化，需要合理運(yùn)用信息化手段。通過(guò)檔案的開(kāi)發(fā)，能夠明確檔案的主要宣傳內(nèi)容、宣傳方式以及宣傳重點(diǎn)等。

想要使檔案信息開(kāi)發(fā)實(shí)現(xiàn)多元化，需要從以下幾方面入手：想要使用戶在檢索資料時(shí)更加方便，可以通過(guò)資源網(wǎng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與檔案服務(wù)數(shù)據(jù)包進(jìn)行構(gòu)建;想要使檔案資料服務(wù)具備更廣闊的空間以及更長(zhǎng)的時(shí)間，一定要掌握時(shí)代發(fā)展情況，然后在此基礎(chǔ)上，對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行高效構(gòu)建;還需要探究檔案信息化管理問(wèn)題，然后實(shí)現(xiàn)社會(huì)大眾對(duì)檔案的查詢，如，登記檔案資料查詢服務(wù)、單位內(nèi)部利用服務(wù)等。當(dāng)然，單位一定要重視邊緣以及利用檔案資源工作。對(duì)于此方面存在的不足，能夠在原始檔案信息的基礎(chǔ)上對(duì)信息開(kāi)放中心進(jìn)行構(gòu)建，這樣將為針對(duì)性較強(qiáng)以及信息含量較高的檔案產(chǎn)品形成提供支持，進(jìn)而使檔案原件具有的價(jià)值充分開(kāi)發(fā)出來(lái)。

2 有效落實(shí)檔案編制工作

對(duì)于檔案管理工作而言，我們必須明確一點(diǎn)，即檔案資料包括單位平時(shí)所有數(shù)據(jù)運(yùn)行情況以及具體工作內(nèi)容等，同時(shí)還要?dú)w納整理原始數(shù)據(jù)，并在了解現(xiàn)實(shí)工作需求的基礎(chǔ)上，科學(xué)地處理所有信息。此外，必須確保信息真實(shí)有效，并將有價(jià)值的信息歸納整理出來(lái)。上述方法都是希望檔案編制與機(jī)關(guān)單位的發(fā)展需求相符合，進(jìn)而使單位可以在這些數(shù)據(jù)的支持下穩(wěn)定發(fā)展。實(shí)際工作過(guò)程中，單位如果想要對(duì)檔案信息資料進(jìn)行科學(xué)管理，必須注意以下幾方面內(nèi)容：其一，檔案將決定著單位未來(lái)的發(fā)展情況，在檔案編制的時(shí)候，單位一定要聘請(qǐng)?jiān)诖朔矫娼?jīng)驗(yàn)比較豐富的專家負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，進(jìn)而使檔案資料得到更加科學(xué)有效地處理[2]。其二，如果某些資料涉及單位細(xì)節(jié)問(wèn)題的，那么在編制過(guò)程中，一定要對(duì)其完整性以及細(xì)致性加強(qiáng)重視。其三，在處理檔案資料的時(shí)候，應(yīng)該及時(shí)提交編制好的資料，還需要按照時(shí)間順序?qū)Y料進(jìn)行保管處理，同時(shí)，還應(yīng)該將檔案資料具有的價(jià)值充分的發(fā)揮出來(lái)，進(jìn)而使編制的資料更加全面。四，在對(duì)檔案資料內(nèi)容進(jìn)行處理的時(shí)候，如果文檔檔案來(lái)機(jī)關(guān)單位的管理部門，檔案管理部門一定要做好匯總編制工作。其五，因?yàn)闄n案數(shù)量非常多，而且種類也非常多，應(yīng)該運(yùn)用優(yōu)先有序的方式處理檔案資料。

3 對(duì)安全保障體系進(jìn)行構(gòu)建

建設(shè)成果決定著單位是否能夠長(zhǎng)久發(fā)展，確保檔案內(nèi)容不外泄，是檔案管理工作者必須擔(dān)負(fù)起的責(zé)任。針對(duì)檔案信息而言，構(gòu)建完善的安全保障體系，能夠保障檔案管理系統(tǒng)的安全，確保所有歸檔電子文件都可以有效、完整以及真實(shí)。同時(shí)，對(duì)于檔案信息設(shè)備以及辦公計(jì)算機(jī)而言，管理工作者也必須對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理;對(duì)于涉密檔案的應(yīng)用系統(tǒng)以及電子設(shè)備，必須使保密要求得到滿足;對(duì)于涉及機(jī)密的互聯(lián)網(wǎng)以及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，應(yīng)該運(yùn)用物理隔離方法進(jìn)行處理，此外，涉密計(jì)算機(jī)一定不要與互聯(lián)網(wǎng)連接，而且還不能運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)對(duì)涉密信息進(jìn)行傳輸。單位必須定期對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行安全教育，使他們嚴(yán)格保守商業(yè)機(jī)密，還能夠運(yùn)用獎(jiǎng)罰制度對(duì)管理工作者的職業(yè)行為進(jìn)行約束，從而使檔案信息得到安全保護(hù)[3]。

4 提供全方位的服務(wù)

不但要運(yùn)用科學(xué)的方法對(duì)檔案進(jìn)行管理，還要運(yùn)用獨(dú)特方式將所有思想聯(lián)系起來(lái)，突破“實(shí)質(zhì)保管”這種傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)的約束。對(duì)于以鑒定、管理、統(tǒng)計(jì)、收集、管理數(shù)據(jù)利用等為主的檔案而言，想要了解他們其中存在哪些有用的信息資源，那么對(duì)服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新極其重要。創(chuàng)新檔案管理模式具體包括以下幾種：新型電子檔案、檔案管理創(chuàng)新問(wèn)題、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化等。明確重點(diǎn)，并對(duì)難點(diǎn)進(jìn)行突破，保證能夠及時(shí)、準(zhǔn)確以及完整地對(duì)檔案管理提供服務(wù)，確保開(kāi)發(fā)檔案新途徑[4]。所以，想要使管理模式能夠達(dá)到全方位管理，那么一定要具備強(qiáng)有力的技術(shù)支持以及物質(zhì)保障。對(duì)單位信息利用以及開(kāi)發(fā)中心進(jìn)行構(gòu)建，使機(jī)關(guān)單位檔案得以開(kāi)放，這是檔案管理工作中必須實(shí)時(shí)的環(huán)節(jié)。而單位在實(shí)際運(yùn)行的時(shí)候，通常會(huì)用紙質(zhì)的方式對(duì)檔案進(jìn)行存檔處理，這無(wú)法滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需求。針對(duì)此種情況，一定要為檔案管理提供全方位的服務(wù)，強(qiáng)化數(shù)據(jù)信息建設(shè)，將機(jī)關(guān)單位發(fā)展需要的資源提取出來(lái)。譬如，對(duì)檔案進(jìn)行電子化管理，能夠明確工程項(xiàng)目的實(shí)際情況;想要使檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，必須將電子文檔具有的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，能夠使檔案管理實(shí)現(xiàn)快速查詢以及搜索等功能。除此之外，還應(yīng)該對(duì)科目進(jìn)行編目處理。想要全方位為檔案管理提供服務(wù)，并對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理，一定要定期完善檔案信息的實(shí)際存儲(chǔ)內(nèi)容，與此同時(shí)，還要嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)資源的準(zhǔn)確率以及質(zhì)量等[5]。其一，一定要樹(shù)立服務(wù)大局、協(xié)作、開(kāi)放、競(jìng)爭(zhēng)以及改革的發(fā)展理念。其二，對(duì)整理電子文件的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定，并構(gòu)建完善的軟件設(shè)施以及硬件設(shè)施。其三，運(yùn)用相應(yīng)的物資保障以及政策，進(jìn)而保證單位可以穩(wěn)定運(yùn)行。

5 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，單位檔案管理過(guò)程中，如果出現(xiàn)信息處理方式不先進(jìn)、基礎(chǔ)設(shè)施較為落后、檔案室才剛剛建立等一系列問(wèn)題，致使單位出現(xiàn)檔案信息開(kāi)發(fā)速度較慢或者處理檔案信息效率較低等情況，必須研制出一個(gè)新途徑將這些問(wèn)題有效解決。想要使檔案資源可以服務(wù)于單位的發(fā)展，那么必須對(duì)檔案資源具有的價(jià)值進(jìn)行充分挖掘，然后探究出一個(gè)嶄新的發(fā)展模式。筆者根據(jù)機(jī)關(guān)單位的檔案管理情況，制定了創(chuàng)新檔案管理以及服務(wù)模式的方法，這些方法的實(shí)際操作性非常強(qiáng)，希望能夠在此基礎(chǔ)上，獲得更高的檔案管理效率。

參考文獻(xiàn)

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