探究現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)化策略

姜影

摘 要：本文說明了利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段對檔案管理進行優(yōu)化的重要意義，提出了當前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題。本文還指出，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案進行優(yōu)化，應(yīng)運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段增強數(shù)據(jù)處理能力，實施軟件精細化管理提升查詢速度，以及建立起智能的管理體系實現(xiàn)資源共享。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);檔案管理;數(shù)據(jù)安全

一、引言

因為檔案記錄著眾多重要而機密的信息，是對單位核心信息的整合，所以對其進行管理時保證工作質(zhì)量十分重要。當前，事業(yè)單位檔案管理中仍然存在一些不足，而現(xiàn)代化信息技術(shù)的出現(xiàn)，使檔案管理方式的更新和優(yōu)化成為了可能，使單位在進行檔案管理時更科學(xué)、更高效。

二、利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段對檔案管理進行優(yōu)化的必要性

檔案管理關(guān)系著用人單位許多重要信息的機密性和安全性，如果不能對檔案實施科學(xué)有效的管理，不僅無法確保檔案存儲安全，造成信息散佚、資料不全，在用人單位需要為決策提供參考依據(jù)時無法提供支持，還有可能造成泄密，威脅用人單位的信息安全，也威脅集體和個人的利益[1]。當前的檔案管理工作中還存在一些問題，如果不能及時解決這些問題，就會給單位經(jīng)營留下許多隱患，不利于單位的建設(shè)和發(fā)展以及管理。當前的檔案管理工作在管理技術(shù)和管理質(zhì)量方面還有很大的上升空間，充分利用這些上升空間，采取一定的可行性政策，對現(xiàn)在的檔案管理中存在的不足加以優(yōu)化，就能從很大程度上提升檔案管理的科學(xué)性。運用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段對檔案管理進行科學(xué)優(yōu)化，既是時代發(fā)展的客觀要求，又是提升檔案管理質(zhì)量的明智選擇。采取這種優(yōu)化方式，可以使檔案管理工作更符合單位發(fā)展的需要，適應(yīng)國家現(xiàn)代化發(fā)展進程。

三、當前檔案管理中存在的問題

（一）數(shù)據(jù)龐雜

近年來，我國經(jīng)濟飛速發(fā)展，國家建設(shè)日新月異，體制也日益完善，隨著時代和國家的發(fā)展，各事業(yè)單位也在努力進行自身建設(shè)，爭取成為推動國家全面建設(shè)的助力之一。事業(yè)單位由于自身特點，擁有大量復(fù)雜的檔案信息需要進行管理，這些檔案信息既是事業(yè)單位的關(guān)鍵機密，也是事業(yè)單位重要資源的信息化體現(xiàn)，是事業(yè)單位隱性的寶貴財富，更是單位的重要責(zé)任。檔案信息呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)龐雜的特點，如果不使用科學(xué)先進的管理手段，就會成為一項難以盡善盡美的任務(wù)。因為檔案的信息量大，構(gòu)成又比較復(fù)雜，所以在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案信息顯得不夠條理清晰，而是表現(xiàn)出繁雜的特點。

（二）查詢不便

在傳統(tǒng)的檔案管理方式下，信息量大，信息的類別劃分等方面的管理又不夠科學(xué)和精細，所以在需要對檔案信息進行必要的查詢或是對檔案信息進行日常了解時多有不便，查詢結(jié)果顯示的信息有時不夠全面，有時又不夠精準，查詢的方式也不夠智能，想要在大量的檔案信息中獲取所需要的信息，往往需要一定的查詢和篩選時間，既浪費了許多時間和精力，又無法保證查詢的效果，存在諸多不便之處。這些查詢時候的困難，都降低了對檔案管理質(zhì)量的評價，也是檔案管理工作難以滿足單位工作和發(fā)展需要的重要原因之一，急需對這一方面的劣勢進行優(yōu)化和改進。

（三）管理手段不智能

在比較久遠的檔案管理時期，檔案的管理方式主要是靠人工進行收集和整理歸納，然后將所有的檔案信息分門別類，通過紙質(zhì)文件方式進行存儲和管理。但是，這種存儲方式非常不便捷，而且不安全，非常容易受到主觀和客觀的影響。例如，如果檔案室防潮做得不好，檔案受潮，就會導(dǎo)致閱讀不便，若是遇水淋濕，后果也很嚴重，尤其是萬一發(fā)生火災(zāi)，幾乎會給檔案管理帶來毀滅式的打擊。后來，隨著科學(xué)的發(fā)展、技術(shù)的進步，檔案的管理不再完全依賴于紙質(zhì)化管理，而是采用計算機軟件等手段，實現(xiàn)信息化和數(shù)字化存儲，但即使運用了這些技術(shù)，在過去一段時間里，檔案管理的手段依然不夠智能，管理技術(shù)仍然不夠先進，管理的精細程度也稍顯不足，對檔案的存儲功能雖然達到了要求，但對技術(shù)化的手段利用仍然不夠充分，對檔案信息的分析不夠深入，管理的科學(xué)性方面也有很大的進步空間[2]。

（四）缺乏專業(yè)的檔案管理人才

當前，檔案管理之所以不能令人滿意，還有一個重要的原因是缺少專業(yè)的檔案管理人才。現(xiàn)在的管理人員雖然具備檔案管理方面的專業(yè)知識，工作也盡職盡責(zé)，但一些單位缺乏對其相關(guān)技術(shù)手段的專業(yè)培訓(xùn)，致使一些檔案管理人員無法將信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，使得工作手段的先進性受到制約。

四、利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案進行優(yōu)化的策略

（一）運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，增強數(shù)據(jù)處理能力

這是一個信息化和技術(shù)化時代，技術(shù)的更新和日益完善為許多工作方式的優(yōu)化提供了可能，檔案管理工作就是其中的受益者之一[3]。使用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，運用最新的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，可以輕松地管理海量信息，便捷地處理數(shù)目可觀的數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)信息處理化繁為簡，化難為易，化機械為智能，不僅督促人來適應(yīng)科技，更使科技服務(wù)于人，體現(xiàn)現(xiàn)代化信息技術(shù)對檔案管理工作的重要性。使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，不僅可以對檔案信息進行存儲，還會在存儲的同時，對這些信息進行必要的備份。通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，傳統(tǒng)的檔案文件變?yōu)閿?shù)據(jù)信息，能夠?qū)崿F(xiàn)在需要時在網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)下隨時隨地進行存儲或傳輸。運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對這些檔案信息實施管理，還可以在一定程度上降低人為因素的影響，使檔案信息具備更高的準確性。經(jīng)過信息化數(shù)據(jù)化手段處理的檔案信息，分析結(jié)果更加科學(xué)、全面和深入，具有更高的參考價值，在用人單位需要作出一些相關(guān)決策時，這些科學(xué)可靠的分析結(jié)果能夠為用人單位提供一定的參考依據(jù)，幫助用人單位作出對單位發(fā)展更加有利的決策。

（二）實施軟件精細化管理，提升查詢速度

過去的檔案管理存在一定的粗放式特點，對檔案管理得不夠精細。作為重要的信息整合工作，想要發(fā)揮檔案管理的最大作用，必須按照單位建設(shè)和時代發(fā)展的客觀要求，細化管理工作。在信息化和數(shù)據(jù)化時代，許多管理工作的效率和質(zhì)量提升都是依靠新科技手段來實現(xiàn)的，具體的表現(xiàn)就是針對各行各業(yè)不同崗位的管理軟件的出現(xiàn)和廣泛應(yīng)用。這些管理軟件是為適應(yīng)時代發(fā)展而出現(xiàn)的，根據(jù)不同職責(zé)，具有不同特點，能夠滿足不同需要，雖然有些軟件的發(fā)展還不夠完善，整體上卻都在追求實用性、智能性和人性化，力求為使用者減輕工作壓力，提高工作效率?，F(xiàn)代化的檔案管理方面也有這種適應(yīng)檔案管理需要的專業(yè)軟件。選擇適合單位具體情況的軟件，充分享受新科技帶來的便利，利用現(xiàn)代化和數(shù)字化信息技術(shù)手段，變革傳統(tǒng)的檔案管理模式，是檔案管理人員的明智選擇，也是順應(yīng)時代要求的必然選擇。通過這些管理軟件，可以對檔案信息實施精細化管理，在軟件上隨時更新檔案信息，或者根據(jù)條件智能篩選所需要調(diào)取的信息。在專業(yè)的檔案管理軟件上，可以隨時實現(xiàn)對信息的修改和存儲，也可以隨時調(diào)出信息進行傳輸，大大節(jié)省了以往工作人員的工作時間。

（三）建立起智能的管理體系，實現(xiàn)資源共享

利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，開展檔案管理工作，并非是要全盤推翻原有的管理模式，而是對以往管理體系中存在的不足進行彌補和修整。為達到管理體系更加智能的目的，就必須在工作中積極采用新方法，開拓新思維，用互聯(lián)網(wǎng)時代的思維和視角去看待固有問題。例如，在現(xiàn)代檔案管理中，管理部門可以創(chuàng)建局域網(wǎng)，針對內(nèi)部進行管理和交流，建立起符合單位情況和發(fā)展要求的通信機制，將檔案管理體系建立得更加智能化，發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的最大作用。應(yīng)將檔案信息利用云計算和云存儲建立專業(yè)的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對檔案信息的智能化管理，并且在必要時順利進行資源共享。

（四）加強對檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)

在檔案管理方面，單位應(yīng)主動聘請技術(shù)人員或者在檔案管理方面有先進經(jīng)驗的人才，對本單位的檔案管理者進行檔案管理培訓(xùn)。一位優(yōu)秀的培訓(xùn)講師曾經(jīng)說過：“在工作中，沒有什么是通過學(xué)習(xí)解決不了的問題。如果學(xué)習(xí)之后發(fā)現(xiàn)還是不能解決問題，那就說明學(xué)習(xí)的程度還沒有超過問題的難度?！痹谂嘤?xùn)中，不僅要學(xué)習(xí)如何應(yīng)用檔案管理軟件，還要了解當前先進的檔案管理理念，以及如何使用技術(shù)手段提高檔案管理水平。只有檔案管理人員的素質(zhì)提升了、專業(yè)知識豐富了、管理意識跟上時代步伐了，檔案管理工作才能得到更好的提升，實現(xiàn)智能化、科學(xué)化。

五、結(jié)語

檔案管理在事業(yè)單位工作中占據(jù)著十分重要的地位，它能將單位中大量復(fù)雜的信息進行整理、歸納、分類和存儲，以備在必要時提供參考。優(yōu)質(zhì)的檔案管理不但可以確保檔案的機密性和安全性，而且可以使檔案信息更加規(guī)范，保證其完整性和專業(yè)性。因此，事業(yè)單位應(yīng)充分利用現(xiàn)代化手段，提升檔案管理質(zhì)量。

參考文獻：

[1]沙莎.現(xiàn)代信息技術(shù)對事業(yè)檔案管理的影響及優(yōu)化策略探討[J].中國高新區(qū)，2018（13）：244.

[2]劉舒.事業(yè)單位人事檔案管理工作優(yōu)化研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（1）：148-149.

[3]康海濤.新時期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新及優(yōu)化[J].中外企業(yè)家，2020（5）：148.