事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化措施探討

楊玚

摘 要：在事業(yè)單位檔案管理中要以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。當(dāng)前大部分事業(yè)單位在這一方面還需要不斷完善和充實(shí)。為此，本文將對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行分析和探討，分析和研究了實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理所需的措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問(wèn)題;規(guī)范化措施

檔案規(guī)范化管理有助于提高事業(yè)單位檔案歸類的合理科學(xué)性，能夠促進(jìn)事業(yè)單位工作效率的提升。因此，在實(shí)際的事業(yè)單位檔案管理中，要遵循事業(yè)單位檔案管理的要求及規(guī)定，加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)有效，服務(wù)于事業(yè)單位相關(guān)部門的工作。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

檔案是對(duì)歷史情況最為客觀的記錄，也是確鑿的原始材料與歷史證據(jù)。對(duì)事業(yè)單位而言，檔案管理工作在事業(yè)管理工作中發(fā)揮著十分重要的作用。事業(yè)單位的檔案材料不僅是事業(yè)單位建設(shè)、發(fā)展的第一手資料，更是評(píng)價(jià)事業(yè)單位職工職業(yè)發(fā)展的重要參考依據(jù)。通過(guò)對(duì)事業(yè)單位信息材料的匯總，促進(jìn)事業(yè)單位健康、穩(wěn)定發(fā)展;通過(guò)對(duì)事業(yè)單位檔案信息的應(yīng)用，為事業(yè)單位的內(nèi)部管理工作提供重要的參考依據(jù);通過(guò)對(duì)事業(yè)單位職工個(gè)人檔案的查詢，更加準(zhǔn)確地判斷職工的個(gè)人素質(zhì)與個(gè)人能力，幫助事業(yè)單位的部門領(lǐng)導(dǎo)更加客觀地評(píng)價(jià)職工，挖掘優(yōu)秀人才，并對(duì)事業(yè)單位的各類人員進(jìn)行科學(xué)合理的調(diào)整。因此，做好事業(yè)單位的檔案管理工作對(duì)促進(jìn)事業(yè)單位的良好發(fā)展，進(jìn)一步提高事業(yè)單位的工作質(zhì)量，提高事業(yè)單位職工的工作積極性有著至關(guān)重要的作用。

隨著我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作數(shù)量的不斷加大，工作難度的不斷提高，為了更好地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展需求，應(yīng)該持續(xù)推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化，只有如此，才能確保事業(yè)單位穩(wěn)定、健康發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理所存在的問(wèn)題

（一）缺乏健全的檔案管理制度

現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位內(nèi)部并沒(méi)有制定嚴(yán)格的檔案管理?xiàng)l例，這就使得事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，缺乏相應(yīng)的理論指導(dǎo)，使檔案管理流于形式，不能得到徹底的貫徹與執(zhí)行。除此之外，缺乏健全的檔案管理制度，也無(wú)法對(duì)檔案管理的具體職責(zé)進(jìn)行劃分，事業(yè)單位內(nèi)部管理人員常會(huì)因?yàn)樨?zé)任劃分不清而發(fā)生糾紛。另外，我國(guó)事業(yè)單位在檔案管理制度不完善，也就無(wú)法建立健全的檔案資料編制體系，在進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理工作時(shí)，管理人員要按照制度對(duì)檔案資料進(jìn)行編制，目前我國(guó)在檔案資料編制時(shí)，通常使用的紙張為A4，這種紙張其實(shí)并不適用檔案的歸檔與修剪，但是由于事業(yè)單位缺乏相關(guān)的檔案資料編制標(biāo)準(zhǔn)，給管理人員帶來(lái)了不便，影響檔案管理的工作效率。

（二）檔案管理模式與實(shí)際發(fā)展不相適應(yīng)

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理模式與實(shí)際發(fā)展不相適應(yīng)，缺少相關(guān)的硬件設(shè)施。在日常檔案管理工作過(guò)程中依然采用傳統(tǒng)的人工統(tǒng)計(jì)管理方式，由于單位內(nèi)部檔案資料多，這種粗放的管理模式會(huì)在一定程度上加重工作人員的工作壓力，影響檔案管理工作質(zhì)量。采用人工統(tǒng)計(jì)的管理方式無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案工作的有效管理，大量紙質(zhì)檔案資料的整理需要花費(fèi)較多的時(shí)間和精力，枯燥冗長(zhǎng)的工作內(nèi)容可能導(dǎo)致員工在工作中出現(xiàn)失誤，無(wú)法保證檔案工作的效率和準(zhǔn)確性。

（三）缺乏相關(guān)工作部門的重視

在進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理的過(guò)程中，部分相關(guān)部門不夠重視對(duì)檔案的歸納與整理。在借閱事業(yè)單位檔案時(shí)，不按照程序進(jìn)行合規(guī)的借閱工作。同時(shí)相關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員也缺乏對(duì)借閱人員的監(jiān)督，對(duì)相關(guān)事業(yè)單位檔案借閱后的回收、檢查工作不夠重視。因而在借閱檔案及回收檔案的過(guò)程中，可能造成檔案的丟失、損傷等問(wèn)題，這不僅影響了事業(yè)單位檔案的完整性，而且在一定程度上也不利于事業(yè)單位部門工作的正常有序開展。

（四）相關(guān)工作人員的素質(zhì)有待提高

相關(guān)工作人員的意識(shí)匱乏是阻礙檔案管理工作有效開展的一大因素，部分工作人員過(guò)于注重經(jīng)濟(jì)效益而忽略日常管理工作，普遍認(rèn)為檔案管理工作無(wú)法幫助單位獲取更多的經(jīng)濟(jì)效益，所以相關(guān)工作方面的人力、物力、資金支持多比較匱乏。在日常工作過(guò)程中往往忽略對(duì)檔案工作的重視，大多數(shù)工作人員認(rèn)為只要保證檔案資料的完整性，沒(méi)有資料丟失和錯(cuò)誤的情況就可以，這種觀念意識(shí)導(dǎo)致了檔案管理工作水平不高。

三、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的有效措施

（一）健全事業(yè)單位檔案管理的制度體系

健全檔案管理制度體系是事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的重要環(huán)節(jié)，可以使檔案管理變得有法可依，事業(yè)單位要結(jié)合自身實(shí)際情況和國(guó)家的法律法規(guī)，對(duì)檔案的管理制度進(jìn)行完善，檔案管理制度需要具有合規(guī)性，所以要以國(guó)家準(zhǔn)則為基礎(chǔ)進(jìn)行完善。在完善事業(yè)單位檔案管理制度體系時(shí)，要對(duì)其具體職責(zé)進(jìn)行劃分，將具體的職責(zé)落實(shí)到每一個(gè)部門和人員，避免工作人員和部門責(zé)任劃分不清而出現(xiàn)糾紛、業(yè)務(wù)拖沓的情況，進(jìn)而對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的管理。以檔案資料的管理為例，在檔案資料的管理上，需要健全查閱流程與系統(tǒng)保管制度，而檔案資料管理的具體職責(zé)則包括歸檔要求、材料移交等，其中在進(jìn)行材料移交這一環(huán)節(jié)時(shí)，要對(duì)檔案資料的清單進(jìn)行檢查，以此來(lái)確保檔案資料的完整性，以免在事后出現(xiàn)問(wèn)題而發(fā)生責(zé)任糾紛。

（二）升級(jí)檔案管理方式

事業(yè)單位在實(shí)施檔案管理工作時(shí)應(yīng)該充分利用現(xiàn)代化信息保存方式，存儲(chǔ)文字資料、照片、錄像等數(shù)據(jù)，在進(jìn)一步提高檔案管理工作效率的同時(shí)，使檔案管理、信息查閱更加便捷、省力。此外，在檔案管理過(guò)程中，還要做好檔案資源的維護(hù)工作，進(jìn)行數(shù)字化掃描，對(duì)重要的檔案進(jìn)行備份，并且要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家檔案管理工作的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，最大限度地統(tǒng)一并且規(guī)范數(shù)字檔案資源，促進(jìn)檔案資源的共享。

目前，我國(guó)檔案局針對(duì)檔案管理工作出臺(tái)了相應(yīng)的檔案管理行業(yè)準(zhǔn)則，這為規(guī)范檔案管理工作，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)作出了巨大貢獻(xiàn)。因此，事業(yè)單位的檔案管理部門在前期開發(fā)檔案辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)該以此標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)，從數(shù)據(jù)的最前端進(jìn)行規(guī)范，讓事業(yè)單位的檔案管理人員參與到OA系統(tǒng)的開發(fā)中，結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際特點(diǎn)與具體需求，打造出與檔案管理軟件無(wú)縫對(duì)接的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位檔案文檔的一體化管理。

（三）提升重視程度

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層和全體員工應(yīng)給予檔案管理工作足夠的重視，因?yàn)檫@是檔案規(guī)范化管理的重要保證。所以，事業(yè)單位應(yīng)做好宣傳工作，使單位員工真正了解檔案管理工作，并積極參與到檔案管理工作中來(lái)。檔案管理工作應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，建立明確的獎(jiǎng)懲機(jī)制來(lái)提升相關(guān)工作人員積極性，同時(shí)單位領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)定期聽取檔案管理工作人員的匯報(bào)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題并積極予以解決。

（四）加強(qiáng)檔案工作管理工作人員的知識(shí)素養(yǎng)建設(shè)

為了適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理的需要，健全和規(guī)范檔案管理工作，單位應(yīng)配備專職檔案人員，并定期開展員工培訓(xùn)，對(duì)各類檔案的收集、整理、編目、編號(hào)等各項(xiàng)工作進(jìn)行詳細(xì)地說(shuō)明和講解，使檔案管理人員對(duì)檔案有初步整理知識(shí)，在平常工作中按照歸檔要求保管相關(guān)材料，初步整理完畢后，再集中統(tǒng)一移交到綜合檔案室。同時(shí)積極推進(jìn)員工考核制度，制定科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，幫助工作人員樹立正確的管理觀念，不斷提高工作人員的專業(yè)意識(shí)，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作健康有序的發(fā)展。

（五）加強(qiáng)監(jiān)管工作

部分單位存在檔案管理工作監(jiān)管缺失的狀況，要想提升檔案管理的規(guī)范性，就需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效監(jiān)管，定期對(duì)檔案進(jìn)行核查，對(duì)于工作中存在的問(wèn)題及時(shí)指出并限期改正。對(duì)于檔案管理工作中表現(xiàn)突出的人員，應(yīng)給予適當(dāng)?shù)谋碚煤酮?jiǎng)勵(lì)，充分發(fā)揮其榜樣的力量。事業(yè)單位可以根據(jù)自身實(shí)際情況，成立督查小組，專門負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作的檢查與監(jiān)督，促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化的開展。

（六）運(yùn)用自動(dòng)化媒體技術(shù)促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化

隨著我國(guó)高新科技的不斷發(fā)展，智慧檔案館的應(yīng)用不斷深入。智慧檔案館的運(yùn)用不僅促進(jìn)了事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化自動(dòng)化發(fā)展，還有效提高了事業(yè)單位檔案管理的工作效率，減輕了事業(yè)單位檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。同時(shí)，在一定程度上提升了事業(yè)單位檔案借閱工作的準(zhǔn)確化，表現(xiàn)在能精準(zhǔn)無(wú)誤地尋找出需要借閱的檔案文件，保障了事業(yè)單位檔案借閱工作的高效率和規(guī)范化。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，在社會(huì)全面發(fā)展的背景下，事業(yè)單位檔案管理工作也出現(xiàn)了一定的變化，要想保證檔案管理作用的發(fā)揮，就應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)探索檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理水平的提高，為事業(yè)單位的綜合管理工作創(chuàng)造良好的條件。

參考文獻(xiàn)：

[1]王浩宇.對(duì)于檔案管理規(guī)范化的幾點(diǎn)思考[J].才智，2020（1）：238.

[2]楊杰.事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化措施探討[J].中外企業(yè)家，2020（1）：139.

[3]李秋菊.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].黑龍江檔案，2019（8）：85.

[4]閆婷.事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化研究[J].傳媒論壇，2019，2（11）：132，134.

[5]孫楊.推進(jìn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（10）：118.