淺談檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑與創(chuàng)新

高倩

摘 要：檔案信息化管理主要指的是運用現(xiàn)代化技術(shù)手段對企業(yè)的重要檔案進行系統(tǒng)信息化操作，在科學(xué)合理范圍內(nèi)實現(xiàn)資源共享，以此來促進企業(yè)更好運轉(zhuǎn)。相對于傳統(tǒng)方式下檔案管理，這樣的優(yōu)化方式不管是對于后期利用的便捷之處，還是對于整體數(shù)據(jù)的保存性而言，都有極大意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;存在問題;發(fā)展路徑

關(guān)于檔案信息化建設(shè)的重要性已達成共識，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的思想，使資源的作用得到更大的發(fā)揮，提高檔案管理能力。我們的社會不斷的發(fā)展進步，對檔案信息資源領(lǐng)域的開發(fā)具有積極的帶動作用，從發(fā)展的角度來看，即檔案信息要發(fā)揮出更大的作用，更好的利用檔案信息資源。為了實現(xiàn)此目標(biāo)，必須要提高服務(wù)水平，使檔案管理工作邁上更高的臺階，走向信息化、數(shù)字化的發(fā)展之路。

1 企業(yè)檔案信息化管理現(xiàn)狀分析

1.1 檔案管理意識較為薄弱

在很多企業(yè)中，對檔案信息化管理都意識薄弱。面對當(dāng)下信息化的迅速發(fā)展和大數(shù)據(jù)時代的日趨形成，人們的生活方式和工作環(huán)境均受到了一定影響。打破傳統(tǒng)模式對檔案進行管理，是對檔案管理人員的一項挑戰(zhàn)。信息化時代下，企業(yè)針對檔案進行信息化管理所要耗費的資金較高，大多數(shù)企業(yè)站在無關(guān)緊要的立場，認(rèn)為檔案信息化管理對企業(yè)的發(fā)展不能夠起到較大影響，是可有可無的存在，降低了管理者對檔案信息化管理的重視程度。

1.2 檔案信息存在安全隱患

信息安全隱患是網(wǎng)絡(luò)時代下的一大威脅，很多企業(yè)在進行檔案信息化管理過程中，存在著極大安全問題。具備高新技術(shù)手段的網(wǎng)絡(luò)黑客利用盜取的企業(yè)信息做違法交易，泄露公司內(nèi)部核心數(shù)據(jù)，這樣一來，輕者企業(yè)信息外露，嚴(yán)重的造成企業(yè)財產(chǎn)損失。因此，檔案信息存在的安全隱患，主要是因為企業(yè)自身對信息化管理工作認(rèn)知存在缺陷，未能夠做到良好防護措施，針對重要檔案進行加密保護。

1.3 缺乏專業(yè)管理人才

新時期，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化以及智能化對檔案管理人員提出了更高的要求，其中信息化建設(shè)理解匱乏，沒有形成更加全面的認(rèn)知，系統(tǒng)內(nèi)的業(yè)務(wù)操作和知識培訓(xùn)等都不精準(zhǔn)，擁有的僅僅是簡單的計算機操作和文字能力。這樣一來，企業(yè)檔案信息化管理在專業(yè)人才運用方面便極度匱乏，無法滿足實際需求。

2 加強檔案管理信息化建設(shè)的路徑

2.1 轉(zhuǎn)變認(rèn)知，改變觀念

實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)任務(wù)十分繁重，這就要求廣大檔案管理工作人員最先重視起來，為了實現(xiàn)檔案管理的信息化，我們必須要統(tǒng)攬全局，認(rèn)識到信息化建設(shè)任務(wù)繁重，時間急迫，不斷思考，促進思想觀念的轉(zhuǎn)變，爭取早日做到我國檔案管理的信息化。

2.2 不斷提高服務(wù)，擴展檔案的利用

在檔案管理體制的完善中，要提高服務(wù)并且擴展檔案的利用。在這個方面，以我國檔案信息化建設(shè)為例，管理縝密、健全的單位，最能突出的就是個人的檔案信息，一個單位的檔案管理信息化水平，便能體現(xiàn)出整個單位的人事管理思想，所以檔案管理工作十分艱巨，這對檔案管理人員提出了要求，管理人員應(yīng)該時常關(guān)注管理工作中遇到的問題，具體問題具體分析，采取合理的策略和方法，不斷開闊新視野，擴寬新思路，綜合運用自身總結(jié)的各種方法處理好檔案工作中出現(xiàn)的問題。這也需要檔案管理者熟悉工作流程，在工作中能夠創(chuàng)新模式，創(chuàng)立檔案管理反饋和產(chǎn)生模式，時時刻刻改正管理上出現(xiàn)的不足，擴大檔案資源利用的范圍，從而更加有利于檔案信息化管理的

建設(shè)。

2.3 加強網(wǎng)絡(luò)方面的建設(shè)

檔案的信息化管理與互聯(lián)網(wǎng)密不可分，這就需要檔案管理人員將傳統(tǒng)的檔案信息，傳輸?shù)交ヂ?lián)網(wǎng)上來，為每件事建立一個電子檔案，這對從事檔案管理的人員也提出了要求，管理人員要擅長計算技術(shù)，提高效率，也有益于減少工作操作造成的失誤。要想將信息化管理做好，就要把信息做好，需要確立一個現(xiàn)代的信息服務(wù)模式，更加信息化、網(wǎng)絡(luò)化，因此要加強網(wǎng)絡(luò)方面的建設(shè)，將檔案信息和網(wǎng)絡(luò)緊密結(jié)合起來。

2.4 做好檔案的附加值，合理開發(fā)檔案資源

因為對檔案工作有了好的開展，檔案管理的信息化建設(shè)逐步確立起來。這體現(xiàn)在，計算機信息的應(yīng)用大幅度提高，有了計算機，處理檔案工作的效率得到提高。因此檔案的信息化管理工作也離不開計算機網(wǎng)絡(luò)，同時計算機能夠最大速度管理檔案信息，其速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了人力，所以檔案的使用范圍能夠得到空前的提升，對檔案資源的利用程度就會大大加深，這就方便了工作，能夠最快、最準(zhǔn)確地查到所需要的信息，有效提高工作效率。

2.5 提高管理人員素質(zhì)，為信息化建設(shè)提供人才

想做好檔案管理信息化建設(shè)，檔案管理者的道德意識、信息處理能力以及服務(wù)意識必須相應(yīng)提升，對信息化建設(shè)的具體內(nèi)容與規(guī)則必須更加了解，才能夠?qū)n案管理的信息化建設(shè)提供中堅力量。

2.5.1 道德意識

真實性高的檔案才能夠在信息化建設(shè)之后具有借鑒意義。所以檔案管理者必須時刻維護檔案的真實性，以保證內(nèi)容信息可靠。提高檔案管理者的道德意識，防止檔案管理者歪曲檔案內(nèi)容，篡改檔案成果的惡劣現(xiàn)象出現(xiàn)。同時也要保證客觀鑒別檔案，堅持實事求是，力求尊重檔案的真實性，絕不按照主觀臆測檔案，做出不恰當(dāng)?shù)姆诸?。除此之外，檔案管理者必須要有維護檔案的意識，并且與一切歪曲檔案內(nèi)容、破壞檔案真實性的行為作斗爭。

2.5.2 信息處理能力

一個優(yōu)秀的檔案管理者，必須要擁有良好的信息處理能力。管理者必須要注重提高相關(guān)能力，在增強對信息的敏感度的同時提高自身鑒別與處理信息的水平，以保證社會對檔案的需求得到滿足。

2.5.3 服務(wù)意識

一個優(yōu)秀的檔案管理者，必須時刻注意自身服務(wù)意識的提高。由于檔案管理者經(jīng)常需要有效開發(fā)檔案信息，以保證重要信息的時效性，及時與社會接軌，加強檔案管理對于事業(yè)單位工作的有序進行是基本保障。所以檔案管理者必須要時刻注重自身對于現(xiàn)代化設(shè)備運用的認(rèn)知與熟練程度，保證自身具有的服務(wù)意識能夠跟上時代進步，在履行職能時，將服務(wù)意識運用其中，按照國家現(xiàn)有規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)進行檔案的利用開發(fā)與公布。

3 結(jié)束語

檔案管理信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，加強檔案管理工作人員的認(rèn)知，不斷創(chuàng)新，使工作內(nèi)容更加符合社會發(fā)展的潮流，適應(yīng)時代發(fā)展的需要，制定出適宜的創(chuàng)新手段，吸納更多專業(yè)人才，同時還要牢抓信息化建設(shè)的主要時機，構(gòu)建科學(xué)的檔案信息管理平臺，從而提高檔案管理人員的工作效率，提高專業(yè)服務(wù)質(zhì)量，只有這樣，使檔案管理信息化水平邁入一個全新的高度，促使檔案發(fā)展。

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