檔案管理數(shù)字化建設(shè)提升檔案管理水平

摘 要：檔案管理是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性、政治性的工作，是企業(yè)管理的一部分，做好檔案管理是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。針對(duì)目前檔案管理數(shù)字化程度低、利用效率低等現(xiàn)狀，通過(guò)加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，不斷地更新檔案管理觀念，探索新的檔案管理方式，提高檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化;提升

1 檔案管理現(xiàn)狀

隨著社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，檔案管理數(shù)字化的要求也越來(lái)越高。目前，大多數(shù)檔案館保存的檔案信息形態(tài)主要以紙質(zhì)、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應(yīng)于傳統(tǒng)的管理與傳播方式，覆蓋面很小，很難跟上現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程。同時(shí)，檔案信息資源的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值也難以得到充分實(shí)現(xiàn)，更難適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)管理日趨數(shù)字化的大形勢(shì)，傳統(tǒng)檔案的保管利用方式越來(lái)越受到局限，因此加快推進(jìn)檔案管理數(shù)字化對(duì)提高檔案管理水平日益重要。

目前的電子辦公系統(tǒng)中，諸如文件的起草、簽發(fā)等運(yùn)作過(guò)程都在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，如此形成的檔案，其歸檔、保管以及利用方式與紙質(zhì)載體檔案的歸檔、保管以及利用方式有很大差異。目前，我們對(duì)檔案數(shù)字化適應(yīng)較差，缺少相應(yīng)的管理軟件、設(shè)備、人員以及針對(duì)性的制度。

1.1 檔案管理軟件、設(shè)備缺乏統(tǒng)一性

檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，開(kāi)發(fā)的軟件不能相互兼容，并且缺少文件檢索和檔案管理一體化的綜合管理系統(tǒng)。由于現(xiàn)用的辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不能相互接洽兼容，造成電子文件不能直接歸檔，只能按照老的模式打印歸檔紙質(zhì)文件，這大大增加了工作量，也降低了工作效率。另外，隨著信息化的加快，現(xiàn)在辦公完全依賴電子設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)，大家對(duì)電子檔案的利用需求增多，紙質(zhì)檔案的借閱已經(jīng)不能滿足工作需要，這種不能利用電腦完成檔案管理、提供檔案利用的方式，嚴(yán)重影響了檔案管理水平的提高。

1.2 檔案管理人員缺少數(shù)字化管理經(jīng)驗(yàn)

由紙質(zhì)檔案到電子檔案的變化，預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式的檔案。把檔案利用者需要的檔案信息系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案人員重要責(zé)任，為了保證提供檔案信息更價(jià)值，在提供利用的過(guò)程中必須有一個(gè)選擇的過(guò)程，因此要求檔案管理人員要有較高的知識(shí)和技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。

1.3 檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化仍需改進(jìn)

檔案管理數(shù)字化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館（室）存檔案案卷質(zhì)量不高，基礎(chǔ)分類不統(tǒng)一，各類檔案相容性不強(qiáng)，這就造成館（室）存檔案數(shù)字化后無(wú)法與軟件匹配掛接。同時(shí)，對(duì)于創(chuàng)新性的數(shù)字化管理工作，檔案管理上缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一，一定程度上制約了檔案管理數(shù)字化的發(fā)展。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)

2.1 以“創(chuàng)新的思想、現(xiàn)代化的管理手段”作為檔案管理的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)

我們?cè)趥鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案工作模式下，形成了固有的思想，對(duì)于數(shù)字化存在諸多疑慮和顧慮，即便后來(lái)開(kāi)展了檔案數(shù)字化建設(shè)，也僅僅停留于表面，僅僅是對(duì)館（室）存紙質(zhì)檔案進(jìn)行了簡(jiǎn)單機(jī)械的數(shù)字化，并沒(méi)有真正理解檔案數(shù)字化建設(shè)的意義。檔案數(shù)字化是一種創(chuàng)新性的、現(xiàn)代化的檔案管理手段，也是社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展下的必然趨勢(shì)，不能夠適應(yīng)檔案數(shù)字化，掌握電子檔案管理，就是一種檔案資源的浪費(fèi)。檔案數(shù)字化建設(shè)是信息技術(shù)發(fā)展的必然需求，國(guó)家對(duì)信息資源開(kāi)發(fā)重視程度的提高也推動(dòng)了檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，這就需要檔案管理逐漸由傳統(tǒng)管理手段向現(xiàn)代管理手段轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)管理理念向現(xiàn)代管理理念轉(zhuǎn)變，同時(shí)將數(shù)字化貫穿于管理實(shí)踐中。因此，檔案管理人員必須加強(qiáng)思想建設(shè)，提高思考認(rèn)知，要努力學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，不斷積累工作經(jīng)驗(yàn)，使檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代要求，適應(yīng)檔案管理數(shù)字化需要，為企事業(yè)發(fā)展提供良好的服務(wù)。

2.2 以“檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、工作效率高效化、服務(wù)效果最優(yōu)化”為目標(biāo)

檔案記載著社會(huì)發(fā)展各歷史時(shí)期進(jìn)展的全過(guò)程，匯集著豐富的知識(shí)。隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，檔案在現(xiàn)代化建設(shè)各領(lǐng)域中發(fā)揮的作用越來(lái)越大，查詢利用的頻率越來(lái)越高。檔案數(shù)字化建設(shè)，是在檔案管理的活動(dòng)中全面應(yīng)用計(jì)算機(jī)、掃描、數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用，是一個(gè)新生事物，這就要求我們形成標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式，制定相應(yīng)管理制度，貫穿于檔案管理全過(guò)程，始終堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)目標(biāo)。

傳統(tǒng)檔案的存儲(chǔ)載體以紙質(zhì)居多，紙質(zhì)檔案要存儲(chǔ)記載豐富的、大量的檔案信息資源，其數(shù)量、所占的空間是十分龐大的，因此造成檔案管理人員承擔(dān)許多繁瑣、重復(fù)的工作，嚴(yán)重降低了檔案工作效率。檔案數(shù)字化出現(xiàn)之后，不但為歸檔工作提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段來(lái)管理檔案，減輕了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，將檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來(lái)，可以集中時(shí)間和精力致力于檔案與信息資源的開(kāi)發(fā)和利用工作，增強(qiáng)了工作效率，提高了工作質(zhì)量。

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的當(dāng)下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)微機(jī)處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔，就可將過(guò)去的集中立卷，改為平時(shí)隨時(shí)整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，提高了立卷管理水平，從而達(dá)到檔案管理工作及時(shí)歸檔的目的，便于檢索利用。

檔案管理的最終目的是提供利用，為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)。檔案數(shù)字化的出現(xiàn)不僅改變了檔案的管理方式，也改善了檔案的利用方式。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，檔案數(shù)字化的需求越來(lái)越強(qiáng)烈，人們對(duì)電子檔案的利用需求也越來(lái)越明顯。一份檔案數(shù)字化后，可以在數(shù)字化管理平臺(tái)上供給所有需要它的人隨時(shí)利用，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸，使直接查閱利用成為可能，免去了利用者查檔的奔波之苦，擴(kuò)大了檔案的利用空間，更好地實(shí)現(xiàn)檔案利用。

綜上，在信息化迅速發(fā)展的當(dāng)下，檔案管理數(shù)字化也終將取代傳統(tǒng)的管理模式，成為檔案管理的主要手段。雖然檔案數(shù)字化工作是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，在建設(shè)中我們會(huì)遇到各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，但我們一定要提高對(duì)檔案管理數(shù)字化的認(rèn)識(shí)，增加對(duì)電子檔案管理的責(zé)任感，采用規(guī)范的管理方法，不斷探索研究新的方法，加快檔案數(shù)字化的進(jìn)程，改善檔案管理現(xiàn)狀，進(jìn)一步提升檔案管理的水平。

作者簡(jiǎn)介

趙蕾，本科，經(jīng)濟(jì)師，2011年畢業(yè)于中國(guó)石油大學(xué)（華東）計(jì)算機(jī)專業(yè)，現(xiàn)在中國(guó)石化管道儲(chǔ)運(yùn)有限公司鄒城輸油處從事檔案管理工作。