檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

馬琿

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展，我國(guó)綜合實(shí)力與社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的提高，帶動(dòng)著我國(guó)各行各業(yè)及其內(nèi)部企業(yè)的快速發(fā)展，而在這一過(guò)程中，檔案管理及信息化建設(shè)等工作占據(jù)著極為重要的位置，并對(duì)相關(guān)企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)與發(fā)展造成較大影響，因此，相關(guān)企業(yè)及人員需要加強(qiáng)現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備的應(yīng)用，強(qiáng)化提高現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部檔案信息化建設(shè)與管理工作的水平與質(zhì)量，同時(shí)解決傳統(tǒng)檔案管理工作中的常見(jiàn)問(wèn)題，促進(jìn)企業(yè)自身的健康發(fā)展。下面主要對(duì)現(xiàn)代檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作進(jìn)行分析探究。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化建設(shè);檔案管理

1 檔案管理信息化的具體概念

通常情況下，所謂的檔案管理信息化主要是指借助現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、管理、研究及應(yīng)用等，在這一過(guò)程中通過(guò)加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，能夠?qū)⑹占降臋n案信息借助互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代技術(shù)對(duì)其進(jìn)行研究應(yīng)用，委相關(guān)企業(yè)或單位的運(yùn)轉(zhuǎn)與發(fā)展提供充足的信息支持;在日常工作過(guò)程中，企業(yè)單位管理人員需要加強(qiáng)現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備的應(yīng)用，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，以此來(lái)創(chuàng)建出一支高效、優(yōu)質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)，并根據(jù)有關(guān)法律政策，對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，為相關(guān)企業(yè)或單位的進(jìn)一步發(fā)展奠定基礎(chǔ)[1]。

2 檔案管理信息化的具體特點(diǎn)

1）網(wǎng)絡(luò)化特點(diǎn)。研究表明，在現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，網(wǎng)絡(luò)化特點(diǎn)占據(jù)著極為重要的位置，這主要是由于現(xiàn)代檔案管理過(guò)程中，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞信息能夠在很大程度上提高管理工作的效率，同時(shí)便于人們對(duì)檔案資料的查閱，并由此而提高了檔案管理工作整體水平與效率的提高，進(jìn)而推動(dòng)我國(guó)檔案管理工作整體領(lǐng)域的健康發(fā)展。

2）簡(jiǎn)潔化特點(diǎn)。在過(guò)去，由于檔案管理工作存在較大的復(fù)雜性，且工作強(qiáng)度較大，工作環(huán)境枯燥乏味，導(dǎo)致檔案管理工作的進(jìn)度與效率都會(huì)受到極大影響，進(jìn)而對(duì)企業(yè)單位整體的運(yùn)轉(zhuǎn)與發(fā)展造成影響;而隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建立，人們?cè)诰W(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中進(jìn)行簡(jiǎn)單地搜索就會(huì)得到自己所需要的信息，極大地提高了人們?nèi)粘Ｉ钆c工作的便捷性，為現(xiàn)代檔案管理工作的健康發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3）數(shù)字化特點(diǎn)。相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料管理工作，現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)主要是將檔案信息由紙質(zhì)方式轉(zhuǎn)換為數(shù)字化形式，并將大量的檔案信息整合管理，存放于一個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中，而當(dāng)某些人員需要進(jìn)行檔案資料的查詢時(shí)，僅僅通過(guò)簡(jiǎn)單地搜索即可，有效的解決了傳統(tǒng)檔案搜索查閱過(guò)程的缺陷問(wèn)題，同時(shí)提高了人們?nèi)粘９ぷ魃畹谋憷?，進(jìn)而促進(jìn)了我國(guó)社會(huì)整體的進(jìn)步與發(fā)展。

4）智能化特點(diǎn)。最后，所謂智能化特點(diǎn)主要是指在現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中加強(qiáng)人工智能技術(shù)的應(yīng)用，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)當(dāng)人們?cè)诓樵冏陨硭枰臋n案資料時(shí)，相關(guān)系統(tǒng)能夠根據(jù)關(guān)鍵詞進(jìn)行篩選與查找，避免出現(xiàn)查找資料與目標(biāo)資料不符，同時(shí)提高現(xiàn)代檔案管理工作的效率與質(zhì)量，為企業(yè)或單位的后期發(fā)展提供充足保障[2]。

3 現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)的常見(jiàn)問(wèn)題

1）對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺乏重視。當(dāng)前時(shí)期，由于傳統(tǒng)觀念的影響，大量企業(yè)或單位管理人員過(guò)于注重經(jīng)濟(jì)效益方面的發(fā)展，而對(duì)檔案管理等方面的工作缺乏足夠的了解與重視，由此導(dǎo)致在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中極易出現(xiàn)某些問(wèn)題，極大的影響著企業(yè)或單位自身的運(yùn)轉(zhuǎn)與發(fā)展，進(jìn)而影響了檔案管理工作整體領(lǐng)域的進(jìn)一步發(fā)展。

2）相關(guān)人員缺乏足夠的專業(yè)素質(zhì)。眾所周知，在任何一項(xiàng)工作的過(guò)程中都需要大量高素質(zhì)專業(yè)人才的參與，以此來(lái)保障相關(guān)工作的水平與質(zhì)量，而在現(xiàn)代企業(yè)或單位檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，由于其對(duì)該項(xiàng)工作缺乏足夠的重視，導(dǎo)致企業(yè)或單位內(nèi)部缺乏足夠的管理人才，且現(xiàn)有的工作人員自身也缺乏足夠的專業(yè)素質(zhì)，由此而影響著現(xiàn)代企業(yè)或單位檔案管理信息化建設(shè)的水平與質(zhì)量;再加之現(xiàn)代檔案管理人員自身缺乏足夠的專業(yè)服務(wù)意識(shí)，由此導(dǎo)致其在實(shí)際工作中缺乏足夠的工作熱情與積極性，極大的影響著檔案管理信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行，進(jìn)而對(duì)相關(guān)企業(yè)或單位整體的運(yùn)轉(zhuǎn)與發(fā)展造成影響。

3）信息化建設(shè)與管理水平較低。在現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，為了對(duì)該項(xiàng)工作水平與質(zhì)量進(jìn)行保障，相關(guān)人員需要具備足夠的專業(yè)知識(shí)與技術(shù)能力;不過(guò)，由于傳統(tǒng)觀念等因素的影響，現(xiàn)代企業(yè)或單位內(nèi)部的方案管理工作大多由年齡較大、知識(shí)水平較低的人員進(jìn)行擔(dān)任，這些人群對(duì)新知識(shí)與技術(shù)無(wú)法做到充分吸收與掌握，極大的影響著檔案管理信息化建設(shè)水平的提高，并在另一方面影響著現(xiàn)代企業(yè)或單位的進(jìn)一步發(fā)展[3]。

4 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與管理的具體措施

1）加強(qiáng)檔案管理信息化理念的提高。當(dāng)前時(shí)期，為了加強(qiáng)現(xiàn)代企業(yè)或單位內(nèi)部檔案管理信息化建設(shè)工作的開(kāi)展，管理理念發(fā)揮著極為重要的作用，為此，相關(guān)人員需要引進(jìn)外界優(yōu)質(zhì)理念與資源，以此來(lái)加強(qiáng)自身管理理念的提高，同時(shí)提高對(duì)檔案管理與信息化建設(shè)工作的了解與認(rèn)識(shí)，明確檔案管理工作對(duì)企業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)與發(fā)展的重要意義，以此為基礎(chǔ)加強(qiáng)檔案管理及信息化建設(shè)水平的提高，進(jìn)而為相關(guān)企業(yè)或單位的進(jìn)步與發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2）加強(qiáng)相關(guān)人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)提高。眾所周知，高素質(zhì)專業(yè)人才在任何一項(xiàng)現(xiàn)代工作中都發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，并對(duì)工作水平與質(zhì)量進(jìn)行充分保障;因此，在現(xiàn)代檔案管理及信息化建設(shè)工作進(jìn)行的過(guò)程中，相關(guān)企業(yè)或單位的管理人員需要加強(qiáng)現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備的應(yīng)用，以此來(lái)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全面、系統(tǒng)、專業(yè)化的培養(yǎng)，強(qiáng)化提高其自身的專業(yè)素質(zhì)與技術(shù)水平。

3）加強(qiáng)檔案信息化管理制度的完善。通常情況下，為了對(duì)現(xiàn)代檔案管理工作的水平與規(guī)范性進(jìn)行保障，還需要具備相應(yīng)的管理制度，以此來(lái)對(duì)現(xiàn)代檔案管理人員日常工作進(jìn)行規(guī)范性管理，為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，相關(guān)企業(yè)或單位需要先對(duì)自身經(jīng)營(yíng)運(yùn)轉(zhuǎn)的狀態(tài)與特點(diǎn)進(jìn)行了解，根據(jù)有關(guān)部門的政策制度，并結(jié)合原有的管理制度，以此來(lái)制定出更加科學(xué)高效的檔案管理制度，確保在最大程度上避免不良問(wèn)題的出現(xiàn)，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理水平與質(zhì)量的提高。

4）加強(qiáng)檔案信息化管理水平的提高。除了以上措施之外，在現(xiàn)代企業(yè)或單位進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，相關(guān)人員還需要加強(qiáng)檔案信息化管理水平的提高，為此，相關(guān)人員可以借助計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)信息等現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，引進(jìn)外界優(yōu)質(zhì)資源與內(nèi)容，豐富自身的知識(shí)水平，同時(shí)加強(qiáng)其對(duì)檔案信息化建設(shè)等工作的了解，以此來(lái)為后期的檔案管理工作奠定基礎(chǔ)，進(jìn)而推動(dòng)我國(guó)檔案管理與信息化建設(shè)領(lǐng)域的健康發(fā)展[4]。

5 總結(jié)

綜上所述，隨著時(shí)間的推移，我國(guó)各行各業(yè)都得到了極大的發(fā)展，而在這一過(guò)程中，各個(gè)企業(yè)或單位在運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)信息，這些信息能夠準(zhǔn)確反映出企業(yè)單位日常運(yùn)轉(zhuǎn)與發(fā)展的過(guò)程，為此，相關(guān)人員需要加強(qiáng)檔案管理工作的開(kāi)展，以此來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集管理，并結(jié)合現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備的應(yīng)用，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，確保在最大程度上提高檔案管理的水平與質(zhì)量，進(jìn)而推動(dòng)社會(huì)整體的進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[2]張麗麗.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索與思考[J].人力資源管理，2018，000（003）：P.443-444.

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[4]蘇兆貝.“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下環(huán)衛(wèi)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（29）：5-7.