事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀與對策

何天嬌

摘 要：隨著近幾年我國科技的快速發(fā)展，人們步入了信息化時代，各個行業(yè)工作也逐步發(fā)生變化。檔案管理作為一項復(fù)雜且對工作質(zhì)量、效率要求相對較高的工作類型，也需要結(jié)合時代發(fā)展，引入先進(jìn)技術(shù)，構(gòu)建數(shù)字化檔案管理模式，以適應(yīng)時代發(fā)展。本文將結(jié)合事業(yè)單位，對數(shù)字化檔案管理工作實踐進(jìn)行詳細(xì)分析，以期為今后開展的有關(guān)工作提供寶貴參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案;數(shù)字化管理

檔案管理是事業(yè)單位管理工作的一部分，在確保組織協(xié)調(diào)、高效運(yùn)轉(zhuǎn)方面發(fā)揮著重要的作用。隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為一種重要的發(fā)展趨勢，事業(yè)單位工作人員運(yùn)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)對檔案查詢、閱讀來提升工作成效。受多種因素的影響，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理還存在一系列問題，需要具體問題具體分析，提出相應(yīng)的解決策略為事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展服務(wù)。

1 數(shù)字化時代電子檔案管理的必要性

相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，電子檔案管理模式的管理成本更低、效率更高。第一，檔案管理人員通過數(shù)字化信息技術(shù)來管理檔案，可以有效縮減檔案所占據(jù)的物理空間，減少人力、物力以及財力消耗。例如，電子檔案只需要保管在硬盤、云儲存等相關(guān)的媒介中，而無需考量檔案管理室的物理環(huán)境以及化學(xué)環(huán)境。第二，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在查閱、借閱過程中容易發(fā)生損毀、遺失，進(jìn)而給單位造成損失。與此相比，電子檔案管理模式不僅能夠?qū)崿F(xiàn)快速備份，而且可以更為高效地避免不法分子對檔案進(jìn)行更改，進(jìn)而確保檔案信息資源的完整性、真實性以及準(zhǔn)確性，提升檔案管理價值。

2 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

2.1 檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升

一直以來，社會群眾并不重視檔案管理這份工作，整個隊伍存在嚴(yán)重的老齡化問題。檔案管理對年輕人缺乏吸引力，年輕人畢業(yè)后不愿意從事檔案管理工作，年紀(jì)大的檔案管理人員依然保持著陳舊的思想，無法積極適應(yīng)檔案數(shù)字化管理方式，在工作中不能熟練操作計算機(jī)設(shè)備，對檔案管理系統(tǒng)不熟悉。受傳統(tǒng)思想觀念的影響，檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識，沒有深入挖掘檔案資源，限制了檔案數(shù)字化建設(shè)與發(fā)展進(jìn)程。

2.2 檔案數(shù)字化管理安全意識不到位

通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案數(shù)字化管理工作能夠大幅度提升工作成效，讓檔案管理變得更加方便，但是互聯(lián)網(wǎng)的安全一直是業(yè)界所擔(dān)憂的問題，一旦受到黑客的攻擊，或者計算機(jī)受到病毒感染等都會影響到信息安全。由于部分事業(yè)單位檔案管理工作是由一些非專業(yè)人員承擔(dān)，缺乏必要的計算機(jī)技術(shù)知識，不能全面認(rèn)識到檔案管理工作，信息安全意識淡薄，導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理中的一些重要信息存在泄露的風(fēng)險[1]。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效對策

3.1 更新硬件設(shè)備

為了更好地實現(xiàn)數(shù)字化，事業(yè)單位在今后應(yīng)該根據(jù)可動用資金數(shù)量，階段性的更新硬件設(shè)備，這樣才能夠為數(shù)字化發(fā)展創(chuàng)造一個良好環(huán)境。首先，更新硬件設(shè)備應(yīng)做好原設(shè)備上的保存工作，也可以存儲在“云”端，硬件設(shè)備更換以后的重新下載。其次，在設(shè)備更換完成以后，事業(yè)單位必須要對設(shè)備進(jìn)行調(diào)試，確保所有的設(shè)備都能夠進(jìn)入正常工作狀態(tài)，尤其是計算機(jī)，作為數(shù)字化檔案實現(xiàn)的主要載體，其性能、安全穩(wěn)定性關(guān)系到數(shù)字檔案的上傳、下載、存儲等，必須保障計算機(jī)系統(tǒng)安全無漏洞，為個后續(xù)開展的各項工作提供充足保障。最后，除了硬件設(shè)備本身，事業(yè)單位還需要為硬件設(shè)備運(yùn)行提供良好的環(huán)境。一方面，針對用于檔案管理的一系列硬件設(shè)備，應(yīng)為其提供專門的房間，并安排專門的人員進(jìn)行定期打掃，同時，也方便統(tǒng)計檔案查閱人員，避免檔案出現(xiàn)丟失的情況;另一方面，需要定期對這些設(shè)備進(jìn)行檢查，計算機(jī)為著重檢查部分，保證硬件軟件都不存在問題。

3.2 創(chuàng)新檔案利用模式，打造檔案共享機(jī)制

為了更好發(fā)揮電子檔案價值，推動檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展，單位必須要進(jìn)一步創(chuàng)新檔案利用模式，更新檔案利用的內(nèi)容。第一，上下級單位之間可以依托于檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案資源共享，提升上下級單位檔案管理工作之間的協(xié)調(diào)性，避免重復(fù)勞動問題的發(fā)生。同時，業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位之間則可以探索檔案共享的合作領(lǐng)域，明確檔案共享的內(nèi)容，逐步實現(xiàn)從基礎(chǔ)關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的檔案共享到關(guān)鍵關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的檔案共享。第二，單位要進(jìn)一步提升檔案管理人員的共享意識以及開放意識。為此，單位可以邀請相關(guān)行業(yè)專家舉辦以“檔案共享”為主題的交流活動以及培訓(xùn)活動，深化檔案管理人員對于檔案共享的認(rèn)識，提升檔案管理人員的實踐應(yīng)用能力以及創(chuàng)新能力，夯實檔案共享的

基礎(chǔ)[2]。

3.3 加強(qiáng)存儲介質(zhì)與設(shè)備的安全管理

選擇技術(shù)上成熟、質(zhì)量上靠譜的存儲介質(zhì)與存儲設(shè)備，完成載體更新和數(shù)據(jù)遷移工作，實現(xiàn)對檔案資源的異地備份。管理檔案數(shù)字化系統(tǒng)時，應(yīng)盡可能的避免因技術(shù)升級而出現(xiàn)的文件數(shù)據(jù)丟失問題。定期備份資料，做好異地保存，采用不同介質(zhì)和格式異地備份針對檔案資料。為了加強(qiáng)對數(shù)字化檔案資源的管理，建議建設(shè)規(guī)范檔案管理平臺，實現(xiàn)檔案集中管理，減少檔案遺失風(fēng)險，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化及開發(fā)與利用，通過展開全類型檔案管理，解決企事業(yè)單位以往面臨的檔案管理雜亂和存儲的難題。檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)支持自動化檔案借閱，檔案銷毀流程更加完善，為事業(yè)單位信息化發(fā)展變革提供了更加高效合理的工作解決方案[3]。

4 結(jié)束語

總之，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理屬于一項基礎(chǔ)性的工作，也是整個組織管理工作的關(guān)鍵組成部分。在現(xiàn)階段，要能夠認(rèn)清事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀，完善檔案數(shù)字化管理制度，加大資金投入來更新技術(shù)設(shè)備，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而為事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理打下堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]馬瀟宇.計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用研究[J].電腦知識與技術(shù)，2020，16（04）：13-14+21.

[2]李梅.探析實現(xiàn)數(shù)字化醫(yī)療保險檔案管理的策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（03）：125-126.

[3]吳慧君.檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與不足[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020

（03）：88+90.