淺談檔案管理中電子檔案管理

田長海

摘 要：隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)也隨之蓬勃發(fā)展，促使傳統(tǒng)的檔案管理方式不能滿足于當(dāng)前的檔案管理所需，漸漸被現(xiàn)代化新型的電子檔案管理模式所替代，新型電子檔案管理具有安全可靠的傳輸、高效便捷的管理工作等優(yōu)點(diǎn)，逐漸促進(jìn)了檔案管理水平的不斷提升，也加快了檔案管理工作的開展速度。

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子檔案;電子檔案管理工作;優(yōu)勢;存在問題;措施

檔案管理主要包括傳統(tǒng)檔案管理方式和電子檔案管理方式。通常情況下，檔案管理工作主要對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用的工作。但是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和電子信息技術(shù)應(yīng)用的不斷發(fā)展，電子文件逐漸進(jìn)入我們的工作及生活中。紙質(zhì)文件、紙質(zhì)公文等實(shí)體資料都在通過電子公文、電子文件等電子文檔所取代[1]。檔案部門也面臨著電子檔案創(chuàng)建、接受、整理、保管、取代。而且電子檔案在檔案信息儲(chǔ)存、輸出及處理方面，具有紙質(zhì)檔案不能超越的優(yōu)勢，通過有效的管理形式、管理方法，不斷提升信息時(shí)代的電子檔案管理工作效率。

1 針對(duì)檔案管理的主要作用

檔案管理主要是通過服務(wù)性、政治性以及管理性為群眾提供便利的一項(xiàng)工作。檔案管理主要是為做好相應(yīng)的管理文檔及服務(wù)性檔案管理的工作，檔案管理不會(huì)出現(xiàn)物質(zhì)或金錢。在檔案管理工作中，檔案不能被檔案管理機(jī)構(gòu)或檔案管理人員所應(yīng)用，由于檔案管理是針對(duì)各部門形成的歷史文件的專業(yè)進(jìn)行專門負(fù)責(zé)管理的，因此，檔案管理是作為管理性質(zhì)的工作。而且檔案管理系統(tǒng)也不是單獨(dú)存在的，是組成社會(huì)管理系統(tǒng)的一部分。檔案管理利用為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)提供相應(yīng)的檔案信息的一項(xiàng)工作，這也是檔案管理工作的特點(diǎn)之一。在每個(gè)歷史社會(huì)時(shí)期中，檔案管理工作都是以經(jīng)濟(jì)、政治、文化提供相應(yīng)的服務(wù)為主要工作，從而為檔案管理的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。由于檔案部門主要是為適應(yīng)社會(huì)所需，對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行研究及編著，才能更好的凸顯出檔案管理具有良好的服務(wù)性的工作特點(diǎn)[2]。從而在階級(jí)社會(huì)中，檔案管理工作還會(huì)體現(xiàn)出相應(yīng)的階級(jí)利益與階級(jí)關(guān)系，也被統(tǒng)治階級(jí)所掌握，為相應(yīng)的階級(jí)政治、經(jīng)濟(jì)和文化提供所需服務(wù)，對(duì)于服務(wù)的方向集中體現(xiàn)為檔案管理工作的政治性。

2 電子檔案在管理中存在的問題

1）檔案管理人員缺乏相應(yīng)的管理水平。在電子檔案管理過程中，電子檔案管理人員的管理水平較低，缺乏較為專業(yè)的管理方式，部分電子檔案管理人員也沒有受過全面的系統(tǒng)教育培訓(xùn)，造成管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和管理能力都有待提升，在目前快速發(fā)展的檔案管理工作中很難適應(yīng)社會(huì)所需的發(fā)展要求。

2）缺乏對(duì)電子檔案安全的重視。目前的電子檔案會(huì)有一定的安全隱患問題所存在，主要是因?yàn)楫?dāng)前網(wǎng)絡(luò)在高速的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)允許所有身份的人隨意進(jìn)入，雖然這樣有利于信息化電子資源實(shí)現(xiàn)共享，但是，這樣容易造成電子檔案信息在流轉(zhuǎn)或是傳輸?shù)耐局惺剐畔l(fā)生泄漏的現(xiàn)象。

3）電子檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化。當(dāng)前電子檔案的管理不能完全實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，由于部分電子管理檔案的相關(guān)部門只是按照部門自身的發(fā)展情況對(duì)檔案進(jìn)行相關(guān)的管理，缺少對(duì)檔案管理全局性的發(fā)展，要整體的對(duì)檔案管理制定計(jì)劃，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面發(fā)展，因此，阻礙了電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展道路。

4）電子檔案真實(shí)性容易遭到破壞。電子檔案的主要特點(diǎn)有高度的分離性和可變性，在電子檔案完成后儲(chǔ)存到辦公系統(tǒng)過程中，有利于電子檔案的復(fù)制和修改，通過修改后的電子檔案替代了原本的電子檔案，導(dǎo)致電子檔案和文件間沒有明顯的界限，造成電子檔案的真實(shí)性容易遭到破壞。

3 電子檔案的主要優(yōu)勢

1）電子檔案方便操作。在電子檔案完成后，對(duì)所形成的檔案進(jìn)行增加、刪除和修改都很便捷，在修改過的文檔中不會(huì)留下修改痕跡，確保檔案頁面的干凈整潔。而且電子檔案還有很高的準(zhǔn)確性，促使對(duì)電子檔案在進(jìn)行檢索操作時(shí)更加方便。

2）保證檔案管理的質(zhì)量。通過電子檔案的廣泛應(yīng)用，促使檔案管理的工作質(zhì)量不斷提升。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理主要是人為親自做，因此，往往受到很多人為因素的影響，然而目前的電子檔案管理是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，在計(jì)算機(jī)技術(shù)當(dāng)中通過設(shè)計(jì)的自動(dòng)化程序來進(jìn)行相應(yīng)的操作及運(yùn)營，有效提高了電子檔案的管理工作質(zhì)量和相應(yīng)的工作效率，確保了電子檔案的實(shí)效價(jià)值。

3）電子檔案具有相應(yīng)的完整性和持久性。在電子檔案管理的實(shí)際應(yīng)用過程中，電子檔案管理能夠保持檔案的相對(duì)完整性和持久

性[3]。一般情況下，紙質(zhì)版的檔案需要在特定的環(huán)境或者相應(yīng)的條件下才可以對(duì)檔案進(jìn)行良好的保存，而且還要依靠手工對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的歸檔和儲(chǔ)存工整，這樣容易造成紙質(zhì)檔案在歸檔和儲(chǔ)存過程中出現(xiàn)損壞或者缺失等現(xiàn)象發(fā)生。但是電子檔案就不用擔(dān)心這些情況的發(fā)生，由于電子檔案是通過計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成的，避免了人為因素造成的失誤發(fā)生概率，而且電子檔案不會(huì)隨時(shí)間的變化而發(fā)生任何變化，致使電子檔案可以保存的更加完整，時(shí)間也可以更加持久。

4）電子檔案能夠提高工作效率。由于電子檔案管理主要是利用計(jì)算機(jī)的應(yīng)用來進(jìn)行相應(yīng)工作的，有利于提高人們的工作效率。目前，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展創(chuàng)新，促使電子檔案管理避免了人們立卷歸檔、檢索查找等較為復(fù)雜的工作困擾了，從而降低了管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，逐漸提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

4 對(duì)于電子檔案管理的主要措施

1）轉(zhuǎn)變檔案管理的思想觀念。要堅(jiān)持以人為本的戰(zhàn)略，加強(qiáng)檔案領(lǐng)導(dǎo)及檔案工作人員對(duì)于電子檔案的深入了解和認(rèn)識(shí)，不斷進(jìn)行探索從中尋找規(guī)律，從而不斷總結(jié)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。

2）加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理人員。由于檔案管理作為一個(gè)新型的管理模式，對(duì)于電子檔案管理工作人員要熟練掌握儲(chǔ)存、傳輸、檢索等相關(guān)技術(shù)，有利于對(duì)電子檔案進(jìn)行相應(yīng)的管理工作，還需要對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、管理原則以及管理環(huán)節(jié)進(jìn)行了解，要認(rèn)識(shí)到電子檔案長期保存的重要性和必要性，作為電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔。所以，只有適應(yīng)當(dāng)前信息技術(shù)和檔案管理的發(fā)展，就需要對(duì)電子檔案管理人員的培養(yǎng)。在檔案人員通過自身的不斷學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，才可以更好的適應(yīng)電子檔案管理工作，有利于促進(jìn)電子檔案的持續(xù)發(fā)展。

5 結(jié)束語

綜上所述，在目前電子文件被越來越多的應(yīng)用中，信息時(shí)代逐漸變成檔案管理的主要趨勢。檔案管理相關(guān)工作人員也要不斷對(duì)檔案管理創(chuàng)新理念和思路，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，實(shí)事求是的以較強(qiáng)的責(zé)任心，不斷加強(qiáng)文件的管理工作，做到能夠熟練的掌握電子檔案管理的方法、技巧以及相應(yīng)工作流程，例如，科學(xué)的檔案管理平臺(tái)的接受、儲(chǔ)存電子信息文件等相關(guān)工作。與此同時(shí)，為確保信息的絕對(duì)安全，要不斷加強(qiáng)我國電子檔案管理的科學(xué)化，不斷完善和提高自身對(duì)于信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)，將電子檔案管理的優(yōu)勢發(fā)揮出最大的價(jià)值，促使電子檔案管理工作的效率可以有效提高。

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