大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展

郎婧

摘 要：基于大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)在發(fā)展過程中對于信息資源的需求不斷增長，檔案作為信息資源的重要來源，而且企業(yè)檔案是對企業(yè)發(fā)展過程中各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記載，其對于企業(yè)的發(fā)展具有極為重要的意義，因此做好企業(yè)檔案管理工作至關(guān)重要。大數(shù)據(jù)時(shí)代對企業(yè)檔案管理工作也提出了新的要求，在實(shí)際檔案管理工作中，需要加快創(chuàng)新步伐，全面提高企業(yè)檔案管理工作的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的有效利用。文中分析了大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，并進(jìn)一步闡述了大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);企業(yè);檔案管理;創(chuàng)新發(fā)展;采集;推送;安全

在當(dāng)前信息化時(shí)代環(huán)境下，各種先進(jìn)技術(shù)手段在檔案工作中的應(yīng)用，這對于檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升提供了重要的技術(shù)保障。檔案作為企業(yè)重要的信息資源，其能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展提供重要的參考。因此在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)需要積極創(chuàng)新檔案管理模式，充分的利用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段來提升企業(yè)檔案的現(xiàn)代化水平，使檔案信息能夠更好的服務(wù)于企業(yè)各項(xiàng)工作，充分發(fā)揮出企業(yè)檔案的實(shí)際效能。

1 大數(shù)據(jù)對企業(yè)檔案管理工作的影響分析

1.1 檔案數(shù)據(jù)方面發(fā)生了改變

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，其對各行各業(yè)的發(fā)展帶來了較大的影響，特別是對檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。目前檔案由紙質(zhì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，檔案數(shù)據(jù)采集方式更具多樣性，檔案數(shù)據(jù)量也發(fā)生了較大的變化。企業(yè)檔案不僅數(shù)量增長速度較快，而且檔案信息涉及較多的網(wǎng)絡(luò)上的信息，這也對檔案數(shù)據(jù)收集提出了更高的要求。

1.2 檔案管理理論方面的改變

基于大數(shù)據(jù)背景下，傳統(tǒng)的檔案管理理論已無法適應(yīng)當(dāng)前檔案工作發(fā)展需求，而且檔案數(shù)據(jù)源和檔案收集方式發(fā)生了較大的改變。這就需要檔案管理理論迫切需要變革和創(chuàng)新，以便于能夠更好的適應(yīng)當(dāng)前檔案工作發(fā)展需求。特別是企業(yè)檔案管理工作中，更需要轉(zhuǎn)變檔案管理理念，并重視對自身知識(shí)體系的更新，在實(shí)際工作中能夠靈活運(yùn)用先進(jìn)的檔案理念和技術(shù)，以此來提高檔案生理工作的效率和質(zhì)量。

1.3 檔案服務(wù)方面的改變

互聯(lián)網(wǎng)的普及及大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，其對人們的工作和生活都帶來了較大的變化?；谶@種環(huán)境下，企業(yè)檔案管理工作也發(fā)生了較大的變化，特別是檔案利用需求增加，人們對檔案信息查詢和利用的便捷性有了更高的要求。這也迫切要求企業(yè)要積極轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)理念，并能夠提供網(wǎng)上檔案信息服務(wù)，為檔案利用者查詢和利用檔案信息提供更多的便利，更好的促進(jìn)檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

1.4 檔案管理安全的創(chuàng)新

相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)更高。在實(shí)際檔案管理工作中，更重視檔案的完整性。大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，其對檔案的安全帶來了較大的挑戰(zhàn)。因此需要積極采取有效的安全策略，進(jìn)一步保障企業(yè)檔案信息的完整性和安全性。

2 大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新策略

2.1 利用人工智能開展信息采集

檔案信息采集是檔案工作開展的基礎(chǔ)，基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下，人們獲取信息的方式發(fā)生了較大的變化，為了能夠及時(shí)收集檔案信息，需要重視大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，并通過運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和人工智能技術(shù)來采集檔案信息，做好檔案信息篩選和整合工作，全面提高檔案整理和保存的水平。而且人工智能設(shè)備的使用，不僅能夠提高數(shù)據(jù)采集的效率，還能夠及時(shí)補(bǔ)充檔案信息，為檔案管理工作水平的提升起到了積極的促進(jìn)作用。

2.2 構(gòu)建完善的檔案信息管理系統(tǒng)

為了能夠更好的提高企業(yè)檔案管理工作的水平，宜引進(jìn)信息技術(shù)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，針對檔案信息進(jìn)行集中和統(tǒng)一管理，同時(shí)依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)來打造檔案信息數(shù)據(jù)庫，及時(shí)對檔案信息進(jìn)行處理和補(bǔ)充，不斷可以豐富檔案信息內(nèi)容，而且能夠?yàn)闄n案信息的高效利用奠定良好的基礎(chǔ)。借助于檔案管理信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上發(fā)布、在線咨詢和利用，使檔案更好的服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展。另外，企業(yè)還應(yīng)將檔案信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)和公文系統(tǒng)等進(jìn)行有效銜接，加大數(shù)據(jù)整合的力度，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用，使檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)創(chuàng)造出更大化的價(jià)值。

2.3 改進(jìn)企業(yè)內(nèi)部文件的管理流程

文件作為檔案的前身和基礎(chǔ)，因此在企業(yè)檔案管理工作中，需要重視對文件的管理和前端控制，及時(shí)處理流轉(zhuǎn)階段的文檔。在當(dāng)前企業(yè)業(yè)務(wù)不斷擴(kuò)展的新形勢下，文件數(shù)量十分龐大，這也對文件管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)，在實(shí)際工作中大部分文件都需要分發(fā)流轉(zhuǎn)。特別是在信息化環(huán)境下，宜通過利用大數(shù)據(jù)來構(gòu)建一個(gè)與數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)的分析模型，基根據(jù)文件的分發(fā)信息來對文件進(jìn)行分析和預(yù)測性流轉(zhuǎn)，這可以在一定程度上提高文件管理工作的效率和水平，為檔案管理工作的順利開展打下良好的基礎(chǔ)。

2.4 檔案信息的主動(dòng)推送

一直以來企業(yè)檔案管理工作中都存在重藏輕用的情況，檔案服務(wù)具有較強(qiáng)的被動(dòng)性，一般都是檔案管理者根據(jù)檔案用戶需要來提供服務(wù)，不僅檔案服務(wù)較為被動(dòng)，而且檔案用戶對于企業(yè)檔案的變動(dòng)情況也不會(huì)主動(dòng)關(guān)注。但隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，檔案數(shù)量也不斷增加，在這種情況下，為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的有效利用，宜借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)來對檔案用戶的潛在需求進(jìn)行分析，及時(shí)為檔案用戶進(jìn)行檔案信息的推送。同時(shí)，也可以根據(jù)用戶的具體工作職責(zé)來為其推送相關(guān)的檔案信息，以此來為檔案用戶提供具有針對性的檔案服務(wù)。在實(shí)際檔案信息推送過程中，要求所推送的檔案信息要滿足企業(yè)檔案保密管理要求，一般情況下給出標(biāo)題和關(guān)鍵詞等重要信息，不會(huì)將電子文件直接推送到用戶手中。同時(shí)還要建立良好的反饋機(jī)制，針對用戶主動(dòng)推送信息的實(shí)用性進(jìn)行評估和反饋，以此來不斷的完善檔案數(shù)據(jù)信息主動(dòng)推送服務(wù)功能。

2.5 加強(qiáng)對檔案信息安全的管控

在企業(yè)檔案管理工作中，需要加快推進(jìn)技術(shù)革新，重視先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用，以此來提高檔案管理工作的水平，并進(jìn)一步保證檔案信息的安全。在當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中，檔案信息安全形勢仍較為嚴(yán)峻，特別是一些十分珍貴的文獻(xiàn)資料，一旦出現(xiàn)疏忽易被損壞或是遺失，再加之網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息還會(huì)受到病毒、黑客等的威脅，增加了檔案信息泄露和被盜的可能性。因此需要重視網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的應(yīng)用，強(qiáng)化企業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全管理，有效的保證檔案信息的安全。

3 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)對企業(yè)檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)，但同時(shí)也帶來了良好的機(jī)遇。檔案在企業(yè)發(fā)展過程中具有極為重要的意義，為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息的高效利用，需要重充分的借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，深入挖掘企業(yè)檔案信息的潛在價(jià)值，從而在檔案發(fā)展建設(shè)過程中更好的發(fā)揮出檔案的利用價(jià)值。

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