事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

王昺韡

摘 要：在事業(yè)單位管理中，檔案管理是一項(xiàng)十分重要的工作，其他工作的開(kāi)展都需要事業(yè)單位檔案的支持，以檔案為依據(jù)。改革開(kāi)放以來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，在檔案管理方面出現(xiàn)了一系列新的管理技術(shù)，檔案數(shù)字化管理技術(shù)的應(yīng)用大大提高了事業(yè)單位檔案管理的效率。然而由于各種因素的影響，現(xiàn)在事業(yè)單位中檔案數(shù)字化管理還存在很多問(wèn)題。本文主要探討了當(dāng)前事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀和一些應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案數(shù)字化;現(xiàn)狀;對(duì)策

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，一些舊有的觀念和技術(shù)跟不上時(shí)代的潮流，正在被時(shí)代慢慢拋棄。新技術(shù)、新理念為社會(huì)生活注入了活力，為人們生活、辦公創(chuàng)造了便利。計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被應(yīng)用在社會(huì)生活的各個(gè)角落，檔案數(shù)字化管理技術(shù)是其在檔案管理方面的應(yīng)用。

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的意義

傳統(tǒng)的檔案管理是人工進(jìn)行管理，檔案的記錄、整理、搬運(yùn)、維護(hù)、查閱等各種操作都由人工來(lái)進(jìn)行處理，需要耗費(fèi)大量的人力物力，隨著檔案的爆發(fā)式增長(zhǎng)，這種管理方式已被淘汰。事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理技術(shù)的應(yīng)用，打破了傳統(tǒng)的管理方式，極大地提高了檔案管理的效率。它摒棄了傳統(tǒng)的用筆記錄檔案的方式，極大地方便了檔案的收集、歸檔工作。工作人員查閱檔案資料只需要操作電腦就能完成，節(jié)約了人力物力，減少了檔案管理工作的成本，使工作效率大大提升。

2 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用意味著某一領(lǐng)域技術(shù)的變革，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理技術(shù)的應(yīng)用伴隨著很多問(wèn)題。這些問(wèn)題的存在是檔案數(shù)字化管理技術(shù)推廣應(yīng)用的阻礙，也是下一步檔案數(shù)字化管理技術(shù)在事業(yè)單位應(yīng)用中應(yīng)該解決的問(wèn)題。

2.1 檔案管理的技術(shù)和設(shè)備落后

技術(shù)和設(shè)備是檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)。在當(dāng)前社會(huì)環(huán)境下，由于檔案數(shù)字化技術(shù)發(fā)展還不夠成熟，導(dǎo)致需要的設(shè)備比較昂貴，再加上事業(yè)單位投入有限，造成設(shè)備落后的情況。檔案數(shù)字化管理技術(shù)更新?lián)Q代比較快，這就導(dǎo)致了事業(yè)單位對(duì)于新技術(shù)的學(xué)習(xí)跟不上發(fā)展的節(jié)奏，管理技術(shù)落后于檔案管理的需求。在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，很多事業(yè)單位對(duì)于檔案數(shù)字化管理技術(shù)和設(shè)備的投入是一次性的，設(shè)備老舊，技術(shù)落后，影響了檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性。

2.2 缺乏有效的工作標(biāo)準(zhǔn)

在當(dāng)前政府事業(yè)單位等推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)的形勢(shì)下，很多單位對(duì)檔案數(shù)字化管理技術(shù)日益重視，但并沒(méi)有真正仔細(xì)討論過(guò)檔案數(shù)字化管理做到哪種程度，也沒(méi)有對(duì)數(shù)字化管理工作進(jìn)行量化管理。沒(méi)有一個(gè)明確的要求和管理規(guī)范讓相關(guān)管理人員十分被動(dòng)，部分工作人員在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，存在人浮于事的現(xiàn)象，工作效率低下，錯(cuò)漏百出。

2.3 檔案數(shù)字化管理安全意識(shí)不到位

在事業(yè)單位的檔案管理過(guò)程中，檔案文件有保密等級(jí)，分秘密、絕密等，有許多文件是需要保密的。然而在實(shí)際管理過(guò)程中，部分工作人員安全意識(shí)不到位，將許多需要保密的檔案文件上傳到計(jì)算機(jī)。檔案數(shù)字化管理雖然能夠極大地提高檔案管理工作的效率，但將檔案進(jìn)行數(shù)字化處理上傳于網(wǎng)絡(luò)，會(huì)產(chǎn)生網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。大部分事業(yè)單位電腦連接的是局域網(wǎng)，仍有一部分連接的是公共網(wǎng)絡(luò)，這些上傳到網(wǎng)絡(luò)上的保密檔案一旦被泄露，會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重的后果。除此之外，網(wǎng)絡(luò)病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵也將威脅到檔案文件的安全。

2.4 檔案數(shù)字化管理人員素質(zhì)有待提高

事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作是由管理人員參與建設(shè)和完善的，高素質(zhì)的管理人才對(duì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)必不可少。隨著檔案數(shù)字化管理技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，事業(yè)單位對(duì)管理人才的需求缺口更大。但當(dāng)前形勢(shì)下，由于事業(yè)單位編制等影響，從事檔案數(shù)字化管理的人員專業(yè)素質(zhì)不能夠適應(yīng)職位的要求，檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。

3 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理對(duì)策

3.1 加大資金投入，更新技術(shù)設(shè)備

“巧婦難為無(wú)米之炊”。事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)需要技術(shù)、設(shè)備的支持。檔案數(shù)字化建設(shè)前期需要大量的人員、設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行錄入、整理等操作，需要單位的資金支持。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況，完善檔案數(shù)字化建設(shè)計(jì)劃，科學(xué)合理的計(jì)算出需要的資金，制定真實(shí)可行的方案。技術(shù)設(shè)備的引進(jìn)分為兩部分，硬件設(shè)備的引進(jìn)應(yīng)選擇性價(jià)比更高的設(shè)備，同時(shí)對(duì)原有設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)維護(hù)，節(jié)約資金，最大程度利用資源。對(duì)于軟件技術(shù)的引進(jìn)，應(yīng)全面考慮技術(shù)的更新?lián)Q代和維修問(wèn)題，在引進(jìn)技術(shù)的同時(shí)加大對(duì)相應(yīng)技術(shù)的開(kāi)發(fā)，促進(jìn)檔案數(shù)字化管理技術(shù)的發(fā)展。

3.2 建立健全檔案數(shù)字化管理制度

科學(xué)合理的檔案數(shù)字化管理制度能夠規(guī)范檔案管理操作，提高檔案管理效率。事業(yè)單位在建立健全檔案數(shù)字化管理制度的過(guò)程中，應(yīng)該結(jié)合自身實(shí)際情況，積極引入新技術(shù)、新觀念，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流。檔案數(shù)字化管理制度的建設(shè)應(yīng)強(qiáng)化錄入、整理、歸檔等各個(gè)操作的流程細(xì)節(jié)，嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行操作，保證管理工作有序進(jìn)行。在進(jìn)行檔案查閱過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照保密條例，走相應(yīng)的辦公程序，不得私自調(diào)閱，以防泄密。事業(yè)單位應(yīng)明確相關(guān)管理人員的職責(zé)，落實(shí)責(zé)任制度，規(guī)范管理。

3.3 完善檔案管理保密制度

事業(yè)單位的檔案文件設(shè)有保密等級(jí)，分普通、秘密、絕密等級(jí)別，沒(méi)有相應(yīng)的權(quán)限無(wú)法查閱相關(guān)資料。完善檔案保密制度，有利于保證相關(guān)資料不外泄。檔案數(shù)字化主要是依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備來(lái)進(jìn)行存儲(chǔ)的，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理保密問(wèn)題的重視。檔案資料應(yīng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或者出錯(cuò)等問(wèn)題。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，使用有效的殺毒軟件，更新病毒庫(kù)，設(shè)置防火墻或者訪問(wèn)權(quán)限等，防止網(wǎng)絡(luò)病毒或者網(wǎng)絡(luò)黑客破壞。檔案管理人員在日常使用維護(hù)中，應(yīng)提高安全意識(shí)，防止人為偷竊破壞資料等。除此之外，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)傳統(tǒng)檔案的管理等，防止檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)崩潰產(chǎn)生的問(wèn)題。

3.4 提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案數(shù)字化管理技術(shù)的提高，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)接受新技術(shù)、新觀念的熏陶，改變傳統(tǒng)的管理理念，積極學(xué)習(xí)新技能，提高檔案數(shù)字化專業(yè)知識(shí)和操作能力。在實(shí)際管理過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行綜合素質(zhì)和專業(yè)能力的教育培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。在進(jìn)行招聘時(shí)，引進(jìn)專業(yè)素質(zhì)高的檔案管理人才，建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍。建立健全考核機(jī)制和獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的考核，對(duì)考核成績(jī)高的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，考核成績(jī)低的人員進(jìn)行懲罰，調(diào)動(dòng)管理人員的積極性，提高檔案管理工作效率。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，新的技術(shù)正在快速出現(xiàn)，每一種新技術(shù)的應(yīng)用發(fā)展都伴隨著老的技術(shù)的落伍。檔案數(shù)字化管理技術(shù)代替了傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)，使檔案管理工作效率提升了一大步，大大減少了檔案管理過(guò)程中人力物力的支出。然而任何一項(xiàng)事物都有兩面性，檔案數(shù)字化管理技術(shù)在當(dāng)前實(shí)際生活中的應(yīng)用還存在很多問(wèn)題，技術(shù)和設(shè)備落后、檔案管理安全意識(shí)不到位、檔案管理人員素質(zhì)不夠等，這些問(wèn)題嚴(yán)重阻礙了檔案數(shù)字化管理技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，給一些事業(yè)單位帶來(lái)困擾?，F(xiàn)代事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化管理技術(shù)的重視，結(jié)合自身實(shí)際解決檔案數(shù)字化管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，切實(shí)推進(jìn)檔案數(shù)字化管理技術(shù)的應(yīng)用和創(chuàng)新，推動(dòng)辦公自動(dòng)化、數(shù)字化的進(jìn)程。

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