大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理效率提升策略

安波

摘 要：對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案是其管理和存儲(chǔ)資料的重要方式，隨著單位的發(fā)展，單位檔案數(shù)量也會(huì)不斷的增加，檔案管理也會(huì)愈加困難。將大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中去，能夠幫助事業(yè)單位提高檔案管理的效率。筆者主要分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理過程中存在的主要問題，并分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代做好檔案管理的思路，并探究了大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位提高檔案管理效率的策略，希望能夠幫助事業(yè)單位做好檔案管理工作，推動(dòng)事業(yè)單位更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)背景;事業(yè)單位;檔案管理;效率;提升

事業(yè)單位發(fā)展會(huì)直接影響社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和國(guó)家的穩(wěn)定，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國(guó)家對(duì)事業(yè)單位的要求也在不斷的提高。事業(yè)單位在相關(guān)工作開展的時(shí)候，需要將先進(jìn)技術(shù)運(yùn)用到事業(yè)單位管理中去，切實(shí)提高事業(yè)單位管理的質(zhì)量和效率，檔案是事業(yè)單位進(jìn)行信息記載的重要手段，提高檔案管理的效率，對(duì)于事業(yè)單位更好的運(yùn)行有著重要意義。

1大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位檔案管理存在的主要問題

1.1 相關(guān)人員沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性

隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展，進(jìn)行大量數(shù)據(jù)集處理也已經(jīng)成為可能，這種情況下，很多個(gè)人和企業(yè)都認(rèn)識(shí)到了大數(shù)據(jù)所具有的優(yōu)勢(shì)，開始通過大數(shù)據(jù)手段來進(jìn)行檔案的處理，切實(shí)提高了檔案管理的效率[1]。但是由于長(zhǎng)期受到國(guó)家的管理，事業(yè)單位員工工作開展的時(shí)候，往往會(huì)將穩(wěn)定放在首要的位置，所以，并不夠重視先進(jìn)技術(shù)的使用，這也導(dǎo)致了我國(guó)很多事業(yè)單位在大數(shù)據(jù)時(shí)代，還是選擇傳統(tǒng)手段來進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的管理。但是隨著事業(yè)單位的發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)不斷的增加，這種比較傳統(tǒng)的管理方式很難滿足大量檔案管理的實(shí)際需要。并且，受到事業(yè)單位性質(zhì)的影響，將先進(jìn)技術(shù)運(yùn)用進(jìn)去比較困難，特別是那些需要保密的事業(yè)單位，為了更好的保密，這些單位會(huì)比較抗拒通過大數(shù)據(jù)手段來處理和管理相關(guān)的檔案。

1.2 檔案信息開發(fā)的程度比較低下

有效利用檔案的手段便是對(duì)檔案資源進(jìn)行開發(fā)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，通過大數(shù)據(jù)來進(jìn)行檔案管理的方式也是開發(fā)檔案信息，只有更好的進(jìn)行檔案資源的開發(fā)才能夠?qū)n案更好的轉(zhuǎn)移到數(shù)據(jù)庫中去，并通過數(shù)據(jù)庫來做好檔案管理工作。但是很多事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理制度構(gòu)建的時(shí)候，都比較重視檔案的存儲(chǔ)，對(duì)于檔案開發(fā)不夠重視，并且，隨著單位發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)不斷的增加，檔案數(shù)據(jù)開發(fā)也更加困難，這也給事業(yè)單位更好的發(fā)展造成了較大的影響。

1.3 電子信息密保問題分析

大數(shù)據(jù)時(shí)代到來，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用切實(shí)提高了人們生活質(zhì)量和工作效率，在事業(yè)單位中也是這樣。但是信心技術(shù)運(yùn)用到事業(yè)單位提高其工作效率的同時(shí)也帶來了一定的問題，比如保密問題。大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位想要切實(shí)提高檔案管理的效率，便必須將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為電子檔案，電子檔案的保密性明顯低于紙質(zhì)檔案。對(duì)于黑客而言，獲取電子檔案的難度明顯低于紙質(zhì)檔案，并且在這個(gè)過程中，檔案管理人員也很難發(fā)現(xiàn)相關(guān)的問題，黑客的攻擊很容易導(dǎo)致事業(yè)單位出現(xiàn)重要信息泄露的情況，從而直接影響事業(yè)單位信息安全。

2 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的思路分析

2.1 將檔案管理和大數(shù)據(jù)思維結(jié)合在一起

我國(guó)比較重視大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，比如智慧城市項(xiàng)目便是將大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用到建設(shè)中去[2]。在進(jìn)行大數(shù)據(jù)集處理的時(shí)候，大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)明顯，事業(yè)單位想要提高自身檔案管理的效率，便必須將大數(shù)據(jù)思維運(yùn)用進(jìn)來，將以往紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化信息化的檔案，通過大數(shù)據(jù)來進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的管理。為了做到這點(diǎn)，事業(yè)單位必須重視自身信息化程度的提高，在工作開展的過程中將信息化技術(shù)引入進(jìn)來，讓內(nèi)部工作人員能夠較為熟練的使用信息技術(shù)完成相關(guān)的工作，并感受到信息技術(shù)帶來的方便，等到事業(yè)單位工作人員都能夠較為熟練的使用信息技術(shù)的時(shí)候，再考慮將其運(yùn)用到檔案轉(zhuǎn)化中去。

2.2 保證設(shè)計(jì)及指導(dǎo)的科學(xué)性

我國(guó)很多事業(yè)單位成立的時(shí)間比較早，并且經(jīng)過長(zhǎng)期的運(yùn)轉(zhuǎn)已經(jīng)產(chǎn)生了很多的數(shù)據(jù)和檔案，這些檔案之間錯(cuò)綜復(fù)雜，依賴關(guān)系較強(qiáng)，這也導(dǎo)致了很難直接將其信息較為簡(jiǎn)單的轉(zhuǎn)變成為電子信息，必須考慮到檔案之間的關(guān)系，只有進(jìn)行檔案資料聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)的建立，才能夠?qū)⑵溆行У霓D(zhuǎn)變成為電子信息，將大數(shù)據(jù)處理優(yōu)勢(shì)真正的發(fā)揮出來，確保能夠更好的檢索和使用檔案信息。檔案信息本身所具有的特征決定了想要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子檔案，便必須根據(jù)科學(xué)的方法進(jìn)行，這便要求事業(yè)單位必須根據(jù)自身的情況和檔案的需要進(jìn)行轉(zhuǎn)化方式的確定，在保證問題不會(huì)出現(xiàn)的情況下做好檔案的轉(zhuǎn)化。

3 大數(shù)據(jù)背景下提高事業(yè)單位檔案管理效率的措施分析

3.1 進(jìn)行檔案管理人才結(jié)構(gòu)的優(yōu)化

受到檔案管理性質(zhì)的影響，在事業(yè)單位中檔案管理工作人員往往不夠重要，甚至是一個(gè)閑職，這也導(dǎo)致了很多技術(shù)人員不愿意從事檔案管理工作。我國(guó)很多事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的人員年齡都較大，老年人本身的技能和思維都無法和年輕人相比，這也導(dǎo)致了事業(yè)單位檔案電子之后，當(dāng)前的檔案管理人員很難做好電子檔案維護(hù)和管理方面的工作[3]。這種情況下，事業(yè)單位必須重視檔案管理人才結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，吸納技術(shù)和技能都比較出色的工作人員進(jìn)入到檔案管理中去，優(yōu)化檔案管理人才的年齡結(jié)構(gòu)，將年輕人的作用真正的發(fā)揮出來。

3.2 做好檔案信息資源的開發(fā)

事業(yè)單位的檔案管理從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案的時(shí)候，事業(yè)單位必須認(rèn)識(shí)到檔案信息資源開發(fā)的重要性。在開發(fā)檔案信息的時(shí)候，必須根據(jù)當(dāng)前的檔案性質(zhì)和目錄做好分類工作，完善檔案信息的索引，將那些分散信息更好的整合在一起。在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子檔案的時(shí)候，還必須完善檢索機(jī)制和檔案管理機(jī)制，從而做好檔案的檢索及管理工作，切實(shí)滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位做好檔案管理的實(shí)際需要。

3.3 事業(yè)單位必須做好信息安全防護(hù)工作

電子信息的使用雖然能夠切實(shí)提高檔案工作的效率，但是卻比較容易出現(xiàn)泄密的情況，并且電子檔案泄密沒有紙質(zhì)檔案泄密直觀，發(fā)現(xiàn)比較困難。事業(yè)單位為了做好電子檔案管理，必須完善電子信息保密制度，認(rèn)識(shí)到信息安全防護(hù)的重要性，避免因?yàn)闄n案信息泄露給事業(yè)單位帶來嚴(yán)重的損失[4]。事業(yè)單位需要根據(jù)電子信息保密的相關(guān)措施來進(jìn)行電子信息保密制度的完善和建立，規(guī)范電子信息調(diào)取和存儲(chǔ)的操作，相關(guān)工作人員必須嚴(yán)格的根據(jù)相關(guān)的規(guī)則來操作，避免出現(xiàn)因?yàn)椴僮鞑徽?guī)導(dǎo)致信息泄露情況的出現(xiàn)。此外，事業(yè)單位進(jìn)行電子檔案管理的時(shí)候，需要將防火墻技術(shù)和身份驗(yàn)證技術(shù)運(yùn)用進(jìn)去，避免出現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)人員或者黑客攻擊盜取信息的情況出現(xiàn)，避免出現(xiàn)信息泄密事件，從而影響事業(yè)單位更好的發(fā)展。

4 結(jié)語

事業(yè)單位對(duì)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展非常重要，由于受到性質(zhì)的影響，事業(yè)單位通過大數(shù)據(jù)來處理相關(guān)檔案信息的進(jìn)程比較緩慢，在新的時(shí)期，我們必須認(rèn)識(shí)到信息化的重要性，事業(yè)單位也必須重視大數(shù)據(jù)思維的引進(jìn)，通過科學(xué)的手段來做好檔案的轉(zhuǎn)化工作，切實(shí)提高事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和相關(guān)工作開展的效率，將事業(yè)單位的作用更好的發(fā)揮出來，從而更好的為社會(huì)和人民服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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