試析基層檔案管理員如何做好文書檔案管理工作

喬燕芳

摘 要：在經(jīng)濟全球化的發(fā)展潮流下，我國的經(jīng)濟高速發(fā)展，科技水平日益提高，已經(jīng)走在了世界的前列。經(jīng)濟的發(fā)展帶來了制度的更新?lián)Q代，各種產(chǎn)業(yè)形式的創(chuàng)新和制度規(guī)范的進步，文書檔案管理作為企業(yè)和單位各種工作的詳細記錄和總結(jié)，是企業(yè)和單位發(fā)展借鑒的一項重要參考，重視對文書檔案工作的管理，能夠加強制度管理，完善行為規(guī)范，形成高效的工作作風，提高企業(yè)競爭力，減少企業(yè)損失和彌補缺點。這篇文章就來一起探究一下基層檔案管理員怎么做好文書檔案管理的工作。

關(guān)鍵詞：基層檔案管理;文書檔案管理;專業(yè)素質(zhì);智能信息化

在我國經(jīng)濟高速發(fā)展的時代背景下，各行業(yè)和單位的經(jīng)濟發(fā)展前景遼闊，產(chǎn)業(yè)和單位的信息管理工作也得到了一定的重視，但是信息管理不只是簡簡單單的歸納總結(jié)的工作，還包括很多的專業(yè)知識進行反饋和借鑒的信息利用工作，要通過對工作信息的總結(jié)整理，形成經(jīng)驗總結(jié)和工作報告，進行針對性的學習，以便能夠在以后的工作中得到充分的發(fā)揮和作用。基層檔案管理工作影響著我國經(jīng)濟發(fā)展的基礎(chǔ)性認知，文書檔案管理的工作可以提高企業(yè)的協(xié)作能力和可持續(xù)發(fā)展。所以要重視基層檔案管理工作，做好文書檔案管理的工作。

1 企業(yè)和單位基層檔案管理工作的作用和意義

做好基層檔案管理工作，會形成制度性的工作行為規(guī)范，強化經(jīng)驗總結(jié)，幫助企業(yè)和單位工作的開展和進步。加強文書檔案管理工作的重視，能夠促進工作人員的工作效率，提高企業(yè)和單位部門的經(jīng)濟利益。

首先是可以為以后的日常工作提供檔案依據(jù)，形成經(jīng)驗總結(jié)，方便了企業(yè)和單位工作人員工作的方向和措施，能夠根據(jù)檔案經(jīng)驗做出更加高效的選擇，實現(xiàn)企業(yè)和單位的利益最大化。企業(yè)利益得到了滿足，就會提高工作人員的工作積極性，為企業(yè)產(chǎn)生更加強大的工作動力，檔案管理的作用也產(chǎn)生了最大化，促進了經(jīng)濟發(fā)展和提高了競

爭力。

其次可以形成強有力的制度建設(shè)，用制度制約工作人員的行為，提高辦公質(zhì)量，便于開展更加多元化的企業(yè)活動，加快企業(yè)與市場的緊密聯(lián)系，提高競爭力，促進企業(yè)的發(fā)展進程。制度的規(guī)范和完善，能夠是工作行為得到制約和規(guī)范，向企業(yè)外部展現(xiàn)除了企業(yè)的風采，形成隱形的競爭力，提高了企業(yè)在社會中的地位，使企業(yè)能夠在市場經(jīng)濟中獲得主動權(quán)。

最后有利于企業(yè)和單位的內(nèi)部發(fā)展和進步，檔案記錄可以總結(jié)和反思企業(yè)活動的作用和意義，活動過后開展企業(yè)內(nèi)部的會議，將檔案記錄作為參考資料，形成經(jīng)驗，指出企業(yè)內(nèi)部的不足和部門之間的問題?；鶎訖n案管理員的業(yè)務(wù)水平的提高，能夠為企業(yè)其他工作人員的工作提供間接性的進步，能夠加強內(nèi)部各部門之間的聯(lián)系，合作共贏，提高外在競爭力，形成實力優(yōu)勢。

2 基層檔案管理工作存在的問題以及針對問題應(yīng)該采取的對策

2.1 基層檔案管理工作存在的問題

首先是基層檔案管理工作人員的專業(yè)能力不高。檔案管理工作聽起來是一件簡單的工作，你可能覺得這個工作只要會分類、總結(jié)和記錄就可以了，但是檔案管理工作是一件細微精致的工作，對于檔案管理工作人員的專業(yè)性要求是很高的，必須懂得檔案管理的一些重要性知識和技能。否則，就會很容易出差錯，造成檔案管理工作的作用丟失?；鶎訖n案管理者的業(yè)務(wù)水平不足會嚴重影響企業(yè)和單位的日常工作進程，沒有很好的活動借鑒和經(jīng)驗教訓，會導致出現(xiàn)已經(jīng)出現(xiàn)過的失誤和損失，產(chǎn)生企業(yè)資金的浪費和人員的分配不合理現(xiàn)象。

其次是基層檔案管理的機構(gòu)設(shè)置和人員安排不夠明確?；鶎庸芾砉ぷ鞯拈_展也需要依靠工作分明和責任清楚的機構(gòu)設(shè)置，如果進行任務(wù)分配，產(chǎn)生了責任推脫的現(xiàn)象，往往會造成效率低下和浪費資源的結(jié)果，因此，機構(gòu)設(shè)置的明確和工作的負責人應(yīng)該有一個清晰的認知，必須保證檔案管理的純潔性，才能保證檔案管理工作的作用。基層檔案管理部門設(shè)置不合理，導致責任不明確和工作效率低下，產(chǎn)生可以避免的問題卻沒有得到實質(zhì)性的解決，機構(gòu)的設(shè)置和人員的分配在檔案管理工作中是非常重要的工作方式，好的機構(gòu)設(shè)置和人員分配的合理，會加快檔案管理工作的進程，促進企業(yè)和單位的發(fā)展進步。

最后就是領(lǐng)導和上級部門對于檔案管理工作的不重視態(tài)度。這種不重視的態(tài)度造成了企業(yè)各單位內(nèi)部關(guān)于檔案管理工作的制度不夠完善，沒有形成有效的工作形式和懲處方式，領(lǐng)導對于大局的發(fā)展問題沒有認識清楚。所以領(lǐng)導的不重視就會到來基層檔案管理的工作人員的懈怠行為，使檔案管理的作用微乎其微，嚴重影響了企業(yè)和單位的發(fā)展進步。領(lǐng)導是一個單位和企業(yè)的頭腦，要懂得內(nèi)部缺陷和應(yīng)該解決的措施，保證工作的順利進行，并且要將損失最小化，將成果最大化，因此領(lǐng)導對檔案管理的不重視，就會導致企業(yè)和單位的成功活動減少、經(jīng)濟效益不樂觀的現(xiàn)象。

2.2 針對基層檔案管理工作中存在的問題應(yīng)該采取的對策

在明確基層檔案管理工作的重要意義之后，要優(yōu)先錄取具有專業(yè)知識的檔案管理工作人員。檔案管理工作人員的專業(yè)性知識會對檔案的整理分類、歸納總結(jié)、經(jīng)驗分析和報告撰寫等方面具有專業(yè)性的工作，能夠?qū)n案管理的作用發(fā)揮到最大化，形成工作經(jīng)驗，取其精華，應(yīng)用到工作當中去，提高企業(yè)和單位的工作效率，促進經(jīng)濟發(fā)展?；鶎訖n案管理工作人員也必須要具有積極向上的樂觀心態(tài)，要懂得讓領(lǐng)導重視，提高自己的工作能力，定期進行業(yè)務(wù)培訓，吸收借鑒先進的檔案管理工作經(jīng)驗，提高自己的專業(yè)能力。

企業(yè)和單位內(nèi)部要提高思想覺悟，認識到檔案管理的重要作用，積極完善檔案管理的制度規(guī)范，對工作人員提出更高的要求，為企業(yè)的單位的發(fā)展提高競爭力。同時也要讓領(lǐng)導加強對檔案管理的重視程度，將檔案管理加入到工作會議中去，向全體內(nèi)部人員介紹檔案管理的重要性，形成從上到下的行為規(guī)范。制度的完善也是檔案管理工作的基礎(chǔ)性要求，確保檔案管理工作的效率和質(zhì)量，提高企業(yè)和單位的經(jīng)濟利益。

引進世界先進的管理經(jīng)驗和制度要求，取其精華去其槽粕，掌握現(xiàn)代化的辦公技術(shù)，促進各部門的協(xié)調(diào)合作。檔案管理對于內(nèi)部工作的好處非常重要，可以進行創(chuàng)新式的為員工謀求利益，方便企業(yè)和單位內(nèi)部的合作和進步。比如，企業(yè)和單位內(nèi)部人員的信息和工作經(jīng)歷，都是檔案管理的重要內(nèi)容，有了制度優(yōu)勢和部門協(xié)調(diào)，能夠更方便快捷地加強內(nèi)部聯(lián)系，打通內(nèi)部工作方式，提高工作效率。

積極響應(yīng)國家提倡的云服務(wù)工作方式，在檔案管理工作中，加入智能化和信息化的科學技術(shù)，使檔案管理工作更加方便智能，一定能大幅度提高工作效率，提高檔案管理工作的綜合能力。信息化和智能化技術(shù)的應(yīng)用，會使檔案管理中的文件的整理、歸納、形成報告等專業(yè)性很強的工作更加便捷和智能化，分類更加明確，能夠是非專業(yè)人員更加直觀的分析數(shù)據(jù)幫助工作。

3 總結(jié)

為了能夠使我國經(jīng)濟發(fā)展繼續(xù)保持良好的發(fā)展前景，各企業(yè)和單位應(yīng)該重視每一項工作的重要任務(wù)，檔案管理作為企業(yè)和單位的活動記錄和經(jīng)驗總結(jié)的工作，起到了能夠幫助工作減少困難的錯誤的作用，能夠提高業(yè)務(wù)效率，產(chǎn)生更好的經(jīng)濟效益。因此，要加強領(lǐng)導重視程度，完善內(nèi)部制度建設(shè)，加強機構(gòu)部門之間的協(xié)調(diào)和合作能力，檔案管理工作人員要具備優(yōu)秀的檔案管理專業(yè)性知識，利用智能化和信息化技術(shù)，完成檔案管理工作的創(chuàng)新性升級，做好自身的文書檔案管理工作。基層檔案管理員的工作完成，能夠促進產(chǎn)業(yè)發(fā)展，提高國家實力。

參考文獻

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