事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新途徑探究

牟奕霖

摘 要：新時期事業(yè)單位的發(fā)展面臨諸多機(jī)遇和挑戰(zhàn)，要確保穩(wěn)定發(fā)展，就需要做好檔案管理工作，做好新時期檔案管理的創(chuàng)新和優(yōu)化工作，解決傳統(tǒng)檔案管理中的不足，切實提升檔案管理工作的質(zhì)量，讓事業(yè)單位在新時期下能夠獲得更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;存在問題;創(chuàng)新途徑

社會每向前推進(jìn)一步，各行各業(yè)就隨之前進(jìn)一步?，F(xiàn)代科技將事業(yè)單位帶入了信息時代，要求事業(yè)單位積極進(jìn)行管理創(chuàng)新，借助先進(jìn)工具完成管理工作。新時期事業(yè)單位在解決遺留問題的基礎(chǔ)上做出新的調(diào)整。事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新涉及對未來的認(rèn)識，這要求我們一方面立足現(xiàn)實，對可能性做出全面的分析和預(yù)判;另一方面著眼長遠(yuǎn)，善于創(chuàng)造發(fā)展條件，促使獲得最佳效果。

1 事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

對于傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作來說，其所使用的方法都是讓單位的工作人員對紙質(zhì)版的檔案進(jìn)行收集和整理工作，這些紙質(zhì)版檔案都具有許多的缺陷，比方說字跡模糊不清、文件內(nèi)容不完整或者不準(zhǔn)確等等，這些都在一定程度上給事業(yè)單位的檔案管理工作造成了極大的阻礙。在這之后，隨著檔案管理理念的改變，原本的檔案管理制度逐漸變得無法適應(yīng)事業(yè)單位的改變，其歸納和整理工作也越發(fā)不規(guī)范。對于事業(yè)單位來說，許多管理人員都忽視了它的重要性，甚至認(rèn)為它是不必要的，在這些人為因素的影響下，事業(yè)單位有關(guān)部門對檔案管理工作的重視程度也變得越來越低，這同樣也嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的規(guī)范性。除此之外，信息技術(shù)開始被應(yīng)用在我國的各個行業(yè)之中，但是由于人們忽視了事業(yè)單位檔案管理工作，現(xiàn)在所使用的依然是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式，都使得檔案管理工作的效率更為低下。

2 事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

2.1 管理制度不完善及信息化設(shè)備水平落后

在科技水平日新月異的背景下，不進(jìn)則退的危機(jī)感在各行各業(yè)悄然而生，也激勵著事業(yè)單位各項管理工作的方式變革，值得注意的是，不應(yīng)只注重管理形式的創(chuàng)新，而忽視內(nèi)容與制度的完善，這將會導(dǎo)致檔案管理的工作效率低下。在信息革新時代，更多新的管理手段與方式在我國各個層面的工作領(lǐng)域推廣開來，其中不乏有新的檔案管理方式，比如使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理。一方面，在我們?nèi)粘９芾砉ぷ髦?，雖然很多部門已經(jīng)引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，但是其使用范圍并沒有理想中的廣泛，更多工作人員依舊運用傳統(tǒng)的管理方式，拘泥守舊。另一方面，只更新部分設(shè)備，將會導(dǎo)致相關(guān)設(shè)備不配套或不能共享的狀況，甚至在檔案管理與其他單位的聯(lián)通中，因其調(diào)取手段落后，導(dǎo)致一些不必要的麻煩。舊的設(shè)備安全性能差，與新設(shè)備一起使用對事業(yè)單位檔案的整體安全也構(gòu)成了相當(dāng)大的威脅，所以從宏觀層面看，事業(yè)單位的檔案管理模式與設(shè)備均處在較低的信息化層面，對現(xiàn)代化設(shè)備的使用也非常有限，我們應(yīng)當(dāng)從軟件和硬件兩方面入手，不僅要改善設(shè)備，還應(yīng)當(dāng)對管理制度進(jìn)行革新，設(shè)置新機(jī)制以配合新設(shè)備的使用，兩相融合，同步發(fā)展，才能達(dá)到對檔案的高效管理和高水平

管理。

2.2 對檔案工作缺乏重視，檔案信息資源的利用率低

在大數(shù)據(jù)信息時代的背景下，事業(yè)單位的檔案工作長期沒有新的開發(fā)和利用，基本一直停留在收集檔案信息和保存檔案信息的狀態(tài)，檔案信息的利用程度低。這種停滯不前的情形嚴(yán)重影響了檔案管理工作的優(yōu)化和提升，特別是面對信息化時代，社會與單位人員流動性強(qiáng)，利用率低勢必會對其產(chǎn)生影響。另外，對于管理人員和工作本身的不重視也導(dǎo)致崗位上的人才沒能得以開發(fā)，很多事業(yè)單位輕視檔案管理，更加注重業(yè)務(wù)帶來的經(jīng)濟(jì)效益，對于檔案管理來說，在事業(yè)單位中的作用得不到發(fā)揮，惡性循環(huán)下更加容易被時代淘汰。

3 事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新及優(yōu)化策略

3.1 創(chuàng)新檔案管理體制

檔案管理工作的開展離不開問題的突破，體制不完善、不符合實際情況是最為突出的問題，我們要充分意識到檔案管理工作只有在體制的規(guī)范下才能夠使其有序發(fā)展成為可能。基于此，我們應(yīng)當(dāng)堅定不移地開展體制創(chuàng)新建設(shè)工作，將關(guān)注點放在檔案上，以實現(xiàn)統(tǒng)一管理為最終目標(biāo)。此外還可以以部門分類管理的二級管理體制為依托，將此工作具體細(xì)化，明確目標(biāo)，落實到人。建立檔案室，對各部門檔案資料統(tǒng)一放置，為了做好區(qū)別，工作避免出現(xiàn)失誤，可以規(guī)劃放置區(qū)域，每個區(qū)域由專門的人員負(fù)責(zé)。一些檔案例如：人事、財務(wù)檔案較為重要，不容出現(xiàn)任何差池。為此應(yīng)當(dāng)堅持直接管理原則，檔案管理員日常做好資料采集與建檔工作。

3.2 集合全力推動制度創(chuàng)新

不符合實際情況的制度不能被稱之為好制度，我們必須要保證制度與實際密切統(tǒng)一。以往的制度過于片面，沒有約束作用，難以保證檔案管理工作實效。這就需要檔案管理人員深入單位進(jìn)行情況了解，根據(jù)本單位檔案管理需求，制定出一套新的更加完善合理、合規(guī)、可操作性強(qiáng)的管理制度。制度創(chuàng)新畢竟不是一個小工作，為了保證制度合理、科學(xué)，可以鼓勵全單位人員參與到管理制度創(chuàng)新中，每個人都就此提出意見和看法，最終增強(qiáng)管理制度與單位檔案管理的契合性。新的、更完善的制度制定之后就要著手進(jìn)行貫徹落實工作，這時可以對管理人員的行為加以規(guī)范，確保檔案管理工作呈現(xiàn)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展趨勢。

3.3 構(gòu)建信息化檔案管理新模式

隨著社會的快速發(fā)展，各行各業(yè)實踐出現(xiàn)了新變化，呈現(xiàn)出許多新的發(fā)展特點?！懊髡咭驎r而變，知者隨世而制”，新時期事業(yè)單位在實際工作中應(yīng)當(dāng)因時而變，將構(gòu)建信息化檔案管理新模式作為工作中心，有意識、有針對性地運用信息技術(shù)，走上數(shù)字化建設(shè)之路。在進(jìn)行信息化檔案模式探索時可以先吸收和借鑒其他單位的工作經(jīng)驗，再結(jié)合自身情況，達(dá)到滿足本單位的個性化建設(shè)需求?，F(xiàn)代信息技術(shù)會隨著時間的推移不斷發(fā)展，為了增強(qiáng)單位的信息化程度應(yīng)當(dāng)投入專項資金完成設(shè)備更新，不斷優(yōu)化檔案信息應(yīng)用平臺，并定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)和升級。

4 結(jié)束語

事業(yè)單位必須重點關(guān)注檔案管理的創(chuàng)新優(yōu)化，制訂科學(xué)有效的檔案管理辦法，建立相關(guān)管理工作制度，充分利用信息化技術(shù)和配套設(shè)備，有效提升檔案管理工作水平，為事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展發(fā)揮積極作用。

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