會計檔案管理現(xiàn)狀研究

摘 要：會計檔案是企業(yè)信息的重要組成部分，它記錄了企業(yè)的運行軌跡，反映了企業(yè)的運營現(xiàn)狀，也是企業(yè)制定發(fā)展規(guī)劃的重要依據(jù)。各企業(yè)的會計檔案客觀地描述了國民經(jīng)濟的全面發(fā)展，是國民經(jīng)濟發(fā)展方向的重要參考。會計檔案在經(jīng)濟建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。加強會計檔案管理，提高會計檔案管理的規(guī)范化和水平，是經(jīng)濟發(fā)展的需要。本文從會計檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，指出會計檔案管理存在的問題和不足之處。為此，我們必須采取措施，在認識到問題的同時，提高會計檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和水平，并促進會計檔案在企業(yè)發(fā)展中的積極作用。

關(guān)鍵詞：會計檔案;管理現(xiàn)狀;財務(wù)管理

會計檔案是企業(yè)都應(yīng)該擁有的重要經(jīng)濟信息。它們真實地記錄了企業(yè)和國家經(jīng)濟發(fā)展的進程和軌跡，在經(jīng)濟發(fā)展規(guī)劃中起著重要的參考作用。隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，會計檔案的作用越來越受到企業(yè)和國家的重視。同時，會計檔案管理中的問題和缺陷逐漸暴露，管理體系缺乏規(guī)范化，管理水平有待提高。這些問題嚴重制約了會計檔案發(fā)揮重要作用。因此，解決管理問題，提高管理水平，是會計檔案管理工作的必然要求，也是經(jīng)濟發(fā)展的必然趨勢。

會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作是財務(wù)管理工作的重要內(nèi)容，是會計檔案形成的前提和基礎(chǔ)。所以，進一步加強會計檔案管理勢在必行。會計檔案是記錄和反映一個企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理這一財務(wù)管理的最后環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接影響了財務(wù)管理的質(zhì)量和水平。財務(wù)檔案管理是一門學(xué)問，里面有很多東西需要會計人員去學(xué)習(xí)、去探索。通過學(xué)習(xí)和探索可以提高會計人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此，加強會計檔案管理可以促進財務(wù)管理水平的提高，可以使會計檔案管理工作更好地適應(yīng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)和經(jīng)濟體制改革的需要。

1 會計檔案管理概述

1.1 會計檔案管理工作的基本內(nèi)容

會計記錄管理涵蓋會計記錄中的所有經(jīng)濟信息。會計記錄的基本內(nèi)容包括：資金使用過程中形成的憑證、會計報表、會計賬戶、銀行存款報表、會計檔案、電子記錄、會計電子檔案數(shù)據(jù)升級、相關(guān)數(shù)據(jù)存檔和備份檔案;與會計有關(guān)的數(shù)據(jù)維護記錄、相關(guān)設(shè)備和設(shè)施、經(jīng)審計的會計檔案以及與企業(yè)和機構(gòu)有關(guān)的會計管理信息和數(shù)據(jù)。會計記錄管理是指對上述會計信息和會計設(shè)備的收集、記錄、整理、保存、維護。

1.2 會計檔案管理工作的重要作用

1）會計檔案管理是保存企業(yè)會計信息的重要手段，是了解和掌握企業(yè)實際運作的重要基礎(chǔ)。

2）做好會計記錄管理工作，有助于發(fā)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營中存在的問題和潛在問題，為企業(yè)及時解決問題和健康發(fā)展提供重要保障。

3）加強會計記錄管理有利于發(fā)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營管理規(guī)律，為制定企業(yè)未來的發(fā)展戰(zhàn)略提供重要參考。

2 企業(yè)會計檔案的特點及管理意義

2.1 企業(yè)會計檔案的特點

企業(yè)會計檔案有其獨特的特點，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是內(nèi)容專業(yè)。企業(yè)將在會計、會計工作和基金管理活動中直接形成作為歷史記錄的會計記錄。這包括會計帳簿、憑證的內(nèi)容和活動，以及會計報表的保管、檢查和銷毀。這些文件是反映企業(yè)經(jīng)濟狀況的重要數(shù)據(jù)，在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。二是會計記錄來源廣泛。執(zhí)行會計收支和獨立核算的單位，應(yīng)當(dāng)形成會計記錄。在企業(yè)中，會計檔案除了基本的會計帳簿和憑證外，還包括大量關(guān)于企業(yè)經(jīng)濟活動的資料。最后，企業(yè)會計檔案的形成過程仍然具有嚴格性。形成會計檔案時，必須采用成本核算、科目設(shè)置、審計憑證、復(fù)式簿記、簿記登記等一系列方法，在形成過程中，需要保持完整，持續(xù)和系統(tǒng)的會計科目記錄也使會計記錄更加嚴格，需要工作人員為管理企業(yè)的會計記錄提供高水平的服務(wù)。

2.2 企業(yè)會計檔案管理的意義

會計檔案主要服務(wù)于企業(yè)的各種經(jīng)濟活動，因此企業(yè)的會計檔案是單位內(nèi)部各種經(jīng)濟活動的基礎(chǔ)和基礎(chǔ)。企業(yè)在進行會計工作時，自然會產(chǎn)生會計檔案，詳細說明單位各項經(jīng)濟活動的各種數(shù)據(jù)資料，總結(jié)單位經(jīng)濟活動的經(jīng)驗教訓(xùn)。在企業(yè)發(fā)展的過程中，對這些數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)進行詳細的分析，使管理人員能夠詳細了解該單位的經(jīng)濟狀況，預(yù)測未來時期的單位經(jīng)濟趨勢，在此基礎(chǔ)上進行宏觀調(diào)控，并制定相應(yīng)對策。這是提高經(jīng)濟管理效率的有效措施。此外，會計記錄還可以發(fā)揮監(jiān)督作用。企業(yè)在進行經(jīng)濟管理活動時，通過會計記錄各種完整的數(shù)據(jù)信息。在客觀數(shù)據(jù)下，人們可以清楚地觀察到單位資產(chǎn)的狀況。查明工作人員會計管理方面的問題，以打擊經(jīng)濟犯罪，維護單位經(jīng)濟秩序的穩(wěn)定，有效保護企業(yè)的資產(chǎn)。

3 當(dāng)前會計檔案管理存在的問題

3.1 對于會計檔案管理重視性不夠

公司中的工作人員對會計檔案管理工作重視程度不足是影響會計檔案管理工作發(fā)展的首要問題，在實際工作中，人們認為管理好公司中的各種經(jīng)濟活動就已經(jīng)足夠，認為會計檔案管理工作對于公司的資金運營狀況沒有較大的影響。會計人員上崗前，很少進行會計檔案基本知識和操作技能的培訓(xùn)，多數(shù)人不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對財務(wù)歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，導(dǎo)致整理出來的會計檔案達不到規(guī)范要求，更談不上科學(xué)管理。這種錯誤的觀念往往導(dǎo)致了工作人員的專業(yè)水平不高，并且疏于檔案管理，會計檔案管理制度的完善程度也不足，工作程序混亂，檔案的擺放缺乏科學(xué)性，導(dǎo)致無論是檔案的開發(fā)利用，還是統(tǒng)一管理，都存在較大的困難，所以要想促進公司會計檔案管理效果的提升，首先要增加財務(wù)人員對會計檔案管理工作的重視。會計檔案管理工作是一項系統(tǒng)性的工作，應(yīng)該對這項工作的開展建立相應(yīng)的制度，以防止管理不規(guī)范問題的出現(xiàn)。但在實際工作中，企業(yè)往往沒有建立相應(yīng)的制度和規(guī)范，導(dǎo)致會計檔案管理工作沒有制度和規(guī)范所循，管理不到位的現(xiàn)象時有發(fā)生，會計檔案的作用也無法發(fā)揮，不利于企業(yè)的長遠發(fā)展。

3.2 管理意識薄弱，專業(yè)技能人才缺乏

會計檔案管理工作一般由財務(wù)會計部負責(zé)記錄經(jīng)濟活動和輸出，每年年初移交前二年的會計檔案后，由公司檔案室統(tǒng)一管理。由于財務(wù)會計部員工本身工作量較大，再加上憑證、賬簿等工作繁雜，使其本身工作量激增，影響其工作態(tài)度，工作效率更是難以得到提升。其次，現(xiàn)在憑證還是靠人工制作，工作量大，發(fā)票大小不一，粘貼在憑證上，很難將憑證弄平整。會計檔案管理是企業(yè)正常運行中的一項重要工作，理應(yīng)受到重視，但在現(xiàn)實情況中，會計檔案管理工作的繁雜等原因都導(dǎo)致企業(yè)對會計檔案管理產(chǎn)生了一定的排斥心理，認識不到會計檔案管理的作用和重要性，這種錯誤的意識嚴重阻礙了會計檔案管理的進行。

3.3 會計檔案收集不夠完整、齊全

公司的會計檔案隸屬于財務(wù)會計部，會計記錄往往是從會計軟件中直接導(dǎo)出，可能出現(xiàn)不完整的信息和丟失的文件。會計部門有大量的數(shù)據(jù)和原始憑證，并有較多的雜項分類，如會計憑證、帳簿、付款單、付款單等，以及各種分類賬和清單。這些數(shù)據(jù)的數(shù)量相對較大。會計部門的工作人員若沒有對其正常工作中的檔案資料進行適當(dāng)分類和存檔，并及時輸出成文件，而單純的保存在電腦中，容易造成大量存檔時資料不全，遺漏會計檔案將不利于以后的審查。

3.4 會計檔案裝訂不規(guī)范

有些憑證裝訂時間長了膠水脫落，或者沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不完整，有些報表月份散落放置，賬簿沒有按統(tǒng)一格式裝訂。會計檔案移交時沒有按冊清點，沒有移交清單，不僅會造成會計檔案容易丟失，而且查找起來也很困難。

3.5 電子財務(wù)檔案保管不規(guī)范

電子財務(wù)檔案是指存貯于磁盤、光盤等電子介質(zhì)中的各種票據(jù)、憑證賬簿、報表等財務(wù)數(shù)據(jù)資料較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案，電子財務(wù)檔案有許多特點：電子財務(wù)檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞。但也有不足的一面。如，具有系統(tǒng)依賴性，即需要一定的軟硬件環(huán)境支持，只能在特定的條件下才能打開，不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性，還具有易造船損、難查痕跡的特點，此項檔案的管理還不規(guī)范。因此，引進先進的會計軟件勢在必行。

4 解決會計檔案在公司出現(xiàn)問題的應(yīng)對策略

4.1 加強對會計檔案管理工作的重視

《會計檔案管理辦法》第四條明確規(guī)定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會計檔案妥善保管、有序存放，方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密”。由此可見，會計檔案的重要性。首先，從財務(wù)會計部員工本身必須認清會計檔案管理工作的重要性，了解會計檔案的發(fā)展對公司起到的巨大作用，熟悉會計記錄管理政策法規(guī)，提高會計人員的檔案意識，為檔案管理工作創(chuàng)造出一個良好的環(huán)境。要明確履行職責(zé)，制定全面的會計標(biāo)準(zhǔn)管理體系，認識會計記錄管理宣傳的重要性，即會計人員也要加強自身的管理，有效管理會計檔案，對檔案工作進行認真的鑒定和審查。各部門應(yīng)相互監(jiān)察，同時，按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，建立會計檔案備案、咨詢、保管、銷毀管理制度，確保會計檔案妥善保管，以有序的方式儲存，易于獲得，防止損壞、丟失和泄漏。此外，會計記錄管理人員必須清楚自己的職責(zé)。

4.2 提高會計檔案管理工作人員的素質(zhì)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展。為了適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展，必須對會計檔案管理人員進行培訓(xùn)和教育，提高會計管理人員的專業(yè)素質(zhì)和文化水平，改變舊觀念。首先，通過為會計管理人員提供機會，使他們能夠發(fā)展自己并獎勵那些表現(xiàn)出色的人，從而有可能更好地激勵工作人員，同時進行學(xué)術(shù)交流、交流和分享。通過舉辦專家講座，豐富理論知識。二是在內(nèi)容上對會計檔案相關(guān)專業(yè)知識進行培訓(xùn)，發(fā)揮員工的潛能，提高會計檔案管理人員的素質(zhì)。進而提高整個會計文件管理的效率。

4.3 做好會計檔案的分類，加大投入建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施

由于會計資料的復(fù)雜性，會計檔案的管理主體很多，如各種憑證和賬簿、報表、分類賬等。文件管理工作比較復(fù)雜。為了提高檔案管理的效率，首先要做好檔案的分類工作。建立規(guī)范的會計檔案管理體系和模式。其次，公司要加大投入，做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。此外，各單位應(yīng)更多地投資于購置專門的檔案管理設(shè)備和設(shè)施，如計算機、掃描儀、復(fù)印機等，并利用計算機建立電子檔案信息數(shù)據(jù)庫，這些數(shù)據(jù)庫應(yīng)按照慣例或重要性進行分類。根據(jù)職能、性質(zhì)、收支類別等，提高會計記錄管理的效率。

4.4 建設(shè)高效的會計檔案管理信息化平臺

為了提高會計文件管理的效率，我們必須首先建立一個信息平臺。必須充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，建立檔案管理的信息平臺，提高檔案管理和查閱的效率，并在信息管理系統(tǒng)平臺上建立咨詢程序。建立搜索索引，便于查找和閱讀會計文件。也有許多文件可以儲存為電子文件，可以在不同的地方方便地傳輸和共享。許多文件數(shù)據(jù)可以存儲在介質(zhì)中?？梢源蟠蠊?jié)約人力物力，提高文件管理工作的效率。通過遠程檢索和公眾使用目錄，信息化系統(tǒng)可以提高檔案的可用性。

4.5 提升會計檔案的管理水平

會計檔案不同于其他檔案，屬于一種專門的檔案。因此，應(yīng)實現(xiàn)會計檔案的專業(yè)管理。這就要求檔案管理人員擁有多方面的知識，包括管理、檔案科學(xué)和會計知識。作為會計檔案管理人員，除了具備基本的專業(yè)知識外，還必須掌握現(xiàn)代的管理方法和一定的計算機操作水平。因此，在提高會計檔案管理水平時，首先要減少會計檔案管理人員的流動性，提高會計檔案管理人員的工資待遇，制定一定的激勵措施，保持工作人員的相對穩(wěn)定。其次，作為會計檔案管理者，我們應(yīng)該有一定的職業(yè)道德，在工作中不要泄露會計秘密，要有一定的抗誘惑能力，防止賬目混亂的發(fā)生。

4.6 規(guī)范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作

檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二，財會部應(yīng)按檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，單位會計檔案管理部門提出銷股。

5 結(jié)論

總之，公司的會計檔案管理工作是不容忽視的一項關(guān)鍵而艱巨的任務(wù)。公司應(yīng)建立完善的會計檔案管理系統(tǒng)，從人事、管理模式、信息平臺建設(shè)、檔案管理安全等方面，提高會計檔案管理的效率;促進公司會計工作的順利發(fā)展，為公司會計部門的重要決策提供科學(xué)依據(jù)，為公司管理秩序的建立奠定堅實基礎(chǔ)。

會計檔案是記錄企業(yè)經(jīng)濟業(yè)績的重要數(shù)據(jù)。加強會計檔案管理，不僅有利于企業(yè)的發(fā)展，而且能及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)運行和發(fā)展中的問題。它可以被描述為企業(yè)的一面鏡子。好好利用這面鏡子，是企業(yè)健康發(fā)展和長遠發(fā)展的重要舉措，也是經(jīng)濟社會發(fā)展的必然趨勢。隨著科學(xué)技術(shù)的進步，金融檔案管理工作將朝著智能化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的方向發(fā)展。要做好會計檔案管理工作，必須順應(yīng)時代潮流，積極引進先進的管理理念和管理模式。這樣可以不斷提高會計檔案管理水平，充分發(fā)揮會計檔案在企業(yè)發(fā)展中的積極作用。

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作者簡介

張夢（1984-），女，漢，上海，助理館員，業(yè)務(wù)副主管，大學(xué)本科，研究方向：檔案管理。