新時期企業(yè)檔案管理工作中的問題及對策

姜婷婷

摘 要：作為企業(yè)實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展的重要依托，檔案對于企業(yè)而言有著十分重要的決策參考價值與歷史價值。新時期，企業(yè)在展開檔案管理工作時，因形勢的變化而面臨著一系列全新挑戰(zhàn)，也不可避免地出現(xiàn)了一些新問題，這就要求企業(yè)對問題進(jìn)行科學(xué)分析，把握其成因，在此基礎(chǔ)上采取科學(xué)對策有效解決問題，以此切實(shí)提高檔案管理工作水平，最大限度地發(fā)揮檔案對于自身發(fā)展的積極促進(jìn)作用。為此，本文主要對現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作中存在的問題展開分析，探討企業(yè)有效改善檔案管理質(zhì)量的具體對策，旨在提供有價值的參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;問題;對策

檔案管理工作是企業(yè)整體管理工作的重要組成，其是指對企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營與管理實(shí)踐中形成的各類具備保存與參考借鑒價值的重要文件資料進(jìn)行有序管理的一項(xiàng)管理工作，對于企業(yè)實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展而言，有著十分重要的意義[1]。新時期下，企業(yè)在展開檔案管理工作時也出現(xiàn)了一系列不同于以往的問題，企業(yè)必須深刻認(rèn)識檔案管理工作的重要性，采取有效對策解決存在于檔案管理工作中的問題，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理實(shí)效性。

1 現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作中存在的問題分析

1.1 缺乏對于檔案管理工作的應(yīng)有重視力度

伴隨企業(yè)面臨的市場競爭日趨激烈，企業(yè)的注意力日漸集中于生產(chǎn)經(jīng)營工作，對于檔案管理則缺乏應(yīng)有的重視力度[2]。究其原因，出現(xiàn)這一問題主要在于企業(yè)沒有深刻把握檔案管理工作水平與生產(chǎn)經(jīng)營水平之間的關(guān)系、沒有充分認(rèn)識檔案管理工作對于經(jīng)濟(jì)效益提升所具備的積極促進(jìn)作用，導(dǎo)致檔案管理部門在企業(yè)中處于邊緣地位，檔案管理在大部分時間流于形式而缺乏實(shí)效，與此同時檔案信息泄露與重要檔案丟失的情況也經(jīng)常發(fā)生，這在很大程度上對于企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生了嚴(yán)重的負(fù)面影響。

1.2 未能為檔案管理工作提供軟硬件環(huán)境支持

當(dāng)前，企業(yè)檔案管理部門在展開管理實(shí)踐時，往往缺乏相應(yīng)的軟件與硬件環(huán)境。一方面，由于企業(yè)缺乏檔案信息化意識，因而沒有意識到開發(fā)檔案管理軟件對于提升檔案管理水平所具備的重要意義，導(dǎo)致檔案管理缺乏軟件支撐;另一方面，企業(yè)給予檔案管理部門的資金支持也不夠充分，因而檔案管理部門在計算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)施方面同樣較為欠缺，因而無法有效展開檔案數(shù)字化工作。此外，由于企業(yè)缺乏檔案管理意識，因而企業(yè)內(nèi)部也沒有形成有利于檔案管理工作順利展開的環(huán)境氛圍。

1.3 檔案管理方法與模式較為落后

受制于主客觀各方面因素影響，目前企業(yè)在檔案管理實(shí)踐中所采取的仍為傳統(tǒng)落后的紙質(zhì)檔案管理方法和人工歸檔整理模式，因而不僅效率低下，而且也難以有效保障檔案材料信息的真實(shí)性與可靠性。與此同時，由于紙質(zhì)檔案易受氣候和保存環(huán)境等外部因素的影響，因而有效保存難度較大，很容易出現(xiàn)破損、蟲蝕等情況，不利于企業(yè)的檔案應(yīng)用與管理實(shí)踐。

2 企業(yè)有效改善檔案管理質(zhì)量的具體對策

2.1 增強(qiáng)檔案管理意識

新時期，企業(yè)必須增強(qiáng)檔案管理意識，深入理解檔案這一重要文獻(xiàn)資料的歷史價值與決策參考價值，全面把握檔案管理工作與生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)踐之間的關(guān)系，充分認(rèn)識改善檔案管理工作成效對于提升經(jīng)濟(jì)效益的積極促進(jìn)作用。企業(yè)應(yīng)站在全局高度認(rèn)識檔案管理工作，將提高檔案管理工作水平上升為一項(xiàng)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，做好相應(yīng)頂層設(shè)計與實(shí)踐規(guī)劃，科學(xué)確定檔案管理工作在短期與長期的目標(biāo)，進(jìn)而有效地推進(jìn)檔案管理質(zhì)量改善。在此方面，企業(yè)不僅應(yīng)提高對于檔案管理工作的重視力度，還應(yīng)重視提升檔案信息化管理意識，以此真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與時代發(fā)展同步，促進(jìn)檔案管理效率與檔案保存水平提高。此外，企業(yè)還應(yīng)提高檔案管理部門在內(nèi)部架構(gòu)中的地位，以此為檔案管理工作部門與其他部門之間的溝通配合提供充分便利[3]。

2.2 完善檔案管理制度

新時期，企業(yè)必須重視對檔案管理制度進(jìn)行完善，以此規(guī)范和約束檔案管理工作人員的行為，推動檔案管理工作朝著規(guī)范化與有序化方向發(fā)展，構(gòu)建良好的檔案管理工作秩序[4]。在檔案管理制度之中，企業(yè)應(yīng)明確檔案工作的具體流程與細(xì)節(jié)性注意事項(xiàng)，以此為工作人員提供有效參照，有效保障檔案管理工作按照科學(xué)的步驟有條不紊地進(jìn)行。與此同時，企業(yè)應(yīng)以制度的形式明確具體檔案管理工作人員所承擔(dān)的具體職責(zé)，以此構(gòu)建權(quán)責(zé)統(tǒng)一的檔案管理工作氛圍，增強(qiáng)檔案管理工作人員的責(zé)任意識，嚴(yán)格保障檔案管理工作人員各司其職，進(jìn)而推動檔案管理實(shí)踐水平提升。企業(yè)應(yīng)在對檔案管理制度進(jìn)行完善時，同步開展檔案管理工作監(jiān)督制度構(gòu)建，以此實(shí)現(xiàn)不同部門之間的相互制約與相互監(jiān)督，有效地增強(qiáng)檔案管理實(shí)效性與安全性。

2.3 加大資金支持力度

新時期，伴隨信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化已成為檔案管理實(shí)踐的必然發(fā)展趨勢。信息化檔案管理對于軟件條件和硬件條件都提出了較高的要求，這就需要企業(yè)加大對于檔案管理工作的資金支持力度，以此為檔案管理工作部門創(chuàng)造良好的軟硬件工作環(huán)境，有效加快信息化檔案管理模式構(gòu)建進(jìn)程，切實(shí)提高檔案管理工作水平。為此，企業(yè)需要著力做好以下兩方面工作：一方面，企業(yè)應(yīng)重視與專業(yè)的計算機(jī)企業(yè)展開合作，共同從自身檔案管理實(shí)踐需求出發(fā)，開發(fā)功能完備且操作便捷的檔案管理軟件，使這一軟件成為有效展開信息化檔案管理工作的平臺;另一方面，企業(yè)應(yīng)重視為檔案管理工作部門購置高性能計算機(jī)、數(shù)字掃描儀等硬件設(shè)施，以此有效加快電子檔案與數(shù)字檔案的建設(shè)進(jìn)程，切實(shí)保障信息化檔案管理工作有序展開。此外，企業(yè)應(yīng)樹立創(chuàng)新思維，重視將大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理工作有機(jī)結(jié)合起來，以此進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平。比如，企業(yè)可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案資料進(jìn)行全盤分析，以此有效甄別檔案材料信息的真實(shí)性與可靠性，同時實(shí)現(xiàn)對于檔案資料價值的充分開發(fā)。

2.4 構(gòu)建專業(yè)管理隊(duì)伍

新時期，高質(zhì)量檔案管理工作離不開一支具備良好專業(yè)素質(zhì)與綜合實(shí)踐能力的專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍[5]。為此，企業(yè)一方面應(yīng)邀請檔案管理領(lǐng)域的專家以及具備豐富經(jīng)驗(yàn)的實(shí)踐工作者為檔案管理部門展開主題培訓(xùn)工作，增進(jìn)檔案管理工作人員對于檔案管理最新發(fā)展的了解，幫助他們掌握科學(xué)的檔案管理理論與先進(jìn)的檔案管理方法;另一方面，企業(yè)應(yīng)積極優(yōu)化檔案工作部門人才招聘流程，力求引入兼具相應(yīng)專業(yè)背景和較強(qiáng)學(xué)習(xí)與實(shí)踐能力的復(fù)合型人才，從而為檔案管理部門注入全新活力。信息化時代，企業(yè)還應(yīng)著力提高檔案管理工作人員的信息素養(yǎng)，確保他們能夠熟練操作使用計算機(jī)以及檔案管理軟件。

3 結(jié)束語

總而言之，新時期，面對發(fā)展新形勢，企業(yè)必須充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性，正視當(dāng)前存在于檔案管理工作之中諸如缺乏應(yīng)有重視力度、未保障檔案管理工作擁有良好的軟硬件環(huán)境、檔案管理方法與模式滯后于時代發(fā)展等問題，通過采取增強(qiáng)檔案管理意識、完善檔案管理制度、加大對于檔案管理工作的資金支持力度，構(gòu)建一支具備良好專業(yè)能力的檔案管理工作隊(duì)伍等對策，有效改善檔單管理工作實(shí)效，最大化實(shí)現(xiàn)檔案管理工作對于企業(yè)長遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展的重要價值。

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