淺談檔案的管理與利用

摘 要：隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷進步，檔案工作也進入了發(fā)展快車道。如何更好地服務(wù)經(jīng)濟、服務(wù)社會、服務(wù)民生，是當(dāng)前檔案工作的重要課題。本人結(jié)合工作實際，以大名縣檔案館為例，淺析了社會主義新時代背景下如何做好檔案管理與利用，并提出了一些淺顯的認(rèn)識，以期對今后檔案管理工作提供些微幫助。

關(guān)鍵詞：檔案;管理;利用

隨著知識經(jīng)濟時代的到來，檔案管理必須以自身的不斷完善來適應(yīng)環(huán)境的不斷變化，以滿足需求為核心，最大限度地利用檔案知識，探索其價值，并幫助增強核心競爭力，從而實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。

1 檔案的起源

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄性是它的本質(zhì)屬性 。

關(guān)于檔案的起源，主要有以下四種觀點：

1）文字產(chǎn)生于在國家誕生以后，其用文字記錄國家的各種事務(wù)，逐步形成了檔案。

2）原始的文字產(chǎn)生于原始社會末期，國家產(chǎn)生后，用文字記錄國家的各種事務(wù)，逐步形成了檔案。

3）在原始社會末期產(chǎn)生了原始的文字，原始部落用這種文字記錄各項事務(wù)，就形成了比較原始的檔案。

4）原始社會的結(jié)合刻契是原始檔案，在文字和國家形成之后，形成了更有條理的檔案。

2 科學(xué)的檔案管理

檔案安全是檔案工作的底線，是檔案事業(yè)的根基。作為縣級檔案管理單位，首先要依據(jù)《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范要求》建設(shè)一座符合縣情要求的檔案館，配足配齊必須的設(shè)施設(shè)備，并在此基礎(chǔ)上完善管理機制，提升檔案信息管理水平。

2.1 完善檔案管理機制

維護檔案的完整與安全，延長檔案壽命是檔案館的重要工作之一。大名縣檔案館實施的六項制度，確保了檔案管理的科學(xué)化、制度化。

1）檔案館是集中保管黨和國家寶貴財富的基地，檔案資料管理人員必須提高法制觀念，嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》及檔案資料庫房管理制度，確保館藏檔案、資料的安全和完整。

2）檔案資料管理人員必須嚴(yán)格遵守《保密法》和《檔案法》關(guān)于保密的規(guī)定，不得私自允許非管理人員擅入庫房，不得向無關(guān)人員泄露館藏檔案機密，嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度。

3）庫房鑰匙需由專人保管，不得將鑰匙交給他人或帶出館外。

4）庫房內(nèi)保管的檔案資料經(jīng)過分類、整理、編目并按規(guī)定的順序排放在裝具內(nèi)，要編制檔案資料存放地點索引，以利快速準(zhǔn)確地查閱檔案資料。

5）檔案、資料管理人員要精心愛護檔案、資料，小心存取，經(jīng)常對館藏檔案資料進行清查，對破損檔案、資料要建立臺帳，以便進行修復(fù)、搶救。

6）定期對館藏檔案資料進行統(tǒng)計，并做統(tǒng)計分析。

2.2 以各種先進技術(shù)手段逐步實現(xiàn)檔案資源的信息化

李明華局長在全國檔案局長館長會議上指出，經(jīng)濟建設(shè)到了一定階段需要轉(zhuǎn)型升級，檔案事業(yè)發(fā)展同樣需要轉(zhuǎn)型升級，實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化是檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級的一個重要目標(biāo)。這意味著舊的檔案管理和利用已不能適應(yīng)這種先進的技術(shù)手段，進行一定的改革和調(diào)整也是實現(xiàn)檔案資源信息化的必由之路。可擴展性和覆蓋性將網(wǎng)絡(luò)中的多個檔案管理實體聚集在一起，最終形成實用性較強的檔案管理和利用體系。其次，檔案管理和利用系統(tǒng)需要及時收集，處理和轉(zhuǎn)換系統(tǒng)中存儲的各種檔案和信息，以數(shù)據(jù)的形式形成檔案信息，加快信息化建設(shè)進程; 最后，在大網(wǎng)絡(luò)和激烈的市場競爭的推動下，文件管理和利用系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)可以在并行網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上逐步升級， 實現(xiàn)檔案的信息資源可以最大限度地共享和發(fā)展，最終實現(xiàn)在檔案信息化的基礎(chǔ)上的檔案管理智能化、智慧化。2019年，大名縣檔案館在初步完成館藏數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，再投資44萬元啟用了庫房智能化管理的檔案設(shè)備和軟件，通過數(shù)據(jù)監(jiān)測庫房環(huán)境設(shè)備，檔案的收、管、存、用也即將進入到智能化管理階段。

2.3 提升檔案管理的文化價值

檔案在文化傳承中影響力和輻射性較強。它是科學(xué)決策的依據(jù)，知識共享的基礎(chǔ)，技術(shù)傳承和創(chuàng)新的載體，因此，充分挖掘檔案價值是提高知名度和縣域經(jīng)濟發(fā)展的必要有效途徑。大名縣歷史悠久，文化底蘊深厚，其三為國度，七為陪都，史有“亂世雄藩、治世重鎮(zhèn)”、“北門鎖鑰”之稱。挖掘北宋大名府城池遺址，復(fù)建明清大名府古城，每年打造歷史文化旅游經(jīng)濟，是大名縣重大經(jīng)濟戰(zhàn)略之一。近年來檔案館組織專業(yè)人員從《大名縣志》等諸多歷史檔案、資料中為縣委縣政府提供相關(guān)史時資料、文件，摘抄等。從而為該工程的規(guī)劃、施工設(shè)計、立項、可研等提供了翔實的內(nèi)容和數(shù)據(jù)，并促進了各項文化工程的快速實施，2014年大名縣被省政府列入省級歷史文化名城。

在2016大名縣重點工程之一的大名府明代護城河景觀項目實施中，大名縣檔案館安排專人查找、復(fù)制了1999年度《縣長辦公會議紀(jì)要》及明、清的《大名府志》、《大名縣志》等涉及護城河開發(fā)建設(shè)的珍貴檔案資料，這些資料在“護城河”項目建設(shè)中起到了關(guān)鍵性作用：不僅為“護城河”項目順利開展節(jié)省了大量的人力物力，還節(jié)省了項目土地規(guī)劃等費用400多萬元，并為項目各項準(zhǔn)備工作提供了保障。該項目的實施提升了大名城市形象和品位，改善了明城墻周邊生態(tài)環(huán)境，給周邊群眾提供一個充足的休閑娛樂空間，為大名推動文化旅游產(chǎn)業(yè)發(fā)展、創(chuàng)建國家級園林縣城奠定良好的基礎(chǔ)。

編史修志是一項極其重要的工作，2018年在《中國共產(chǎn)黨大名歷史》第二卷和《大名府》等書籍編纂過程中，大名縣檔案館依據(jù)館藏的《大名府志》、《大名縣志》、黨史和革命歷史檔案、縣委檔案、縣政府檔案、照片檔案等，提供了大量詳實可靠的資料、圖片，充實了其內(nèi)容，加快了出版進度。書籍的出版再現(xiàn)了中國共產(chǎn)黨在大名縣自1949年至1978年29年輝煌發(fā)展歷程，體現(xiàn)大名縣委政府重視傳統(tǒng)文化的繼承發(fā)展，對弘揚中華民族的優(yōu)良傳統(tǒng)，發(fā)展社會先進文化，提升文化自信，建設(shè)社會主義精神文明有極為重要的意義。

3 檔案的廣泛利用

檔案的價值在于利用，檔案工作的目的在于服務(wù)，為各級領(lǐng)導(dǎo)決策、為各部門和人民群眾提供全面、及時、有效服務(wù)是黨和國家對檔案工作的根本要求，也是檔案事業(yè)發(fā)展的主線。

3.1 開展好檔案的服務(wù)工作

檔案館開展利用工作的方式很多，就大名縣檔案館來說，主要的利用形式有五種：一是建立閱覽室供利用者查閱檔案?？h檔案館設(shè)有大型閱覽室，室內(nèi)設(shè)有咨詢臺，備有留言薄，案卷目錄、全宗介紹、全宗名冊、《大事記》等檢索工具，必要的參考工具書和微機等。墻上懸掛檔案借閱、復(fù)制、統(tǒng)計、利用、保密等項制度。館藏檔案除特出情況外，均可以在閱覽室內(nèi)查閱并摘錄有關(guān)材料;二是復(fù)印文件材料助力專題研究。如：中共中央黨校黨史部政治學(xué)博士張海榮教授就社會主義集體化時期包產(chǎn)到戶問題曾到大名縣進行了為期一周的調(diào)研，期間，縣檔案館為張教授提供了1977年5月以來大名縣萬北村在全省率先實行聯(lián)產(chǎn)承包責(zé)任制方面的檔案資料46卷1209頁。最后，張教授說，收獲太大了，大名縣萬北村在實行家庭聯(lián)產(chǎn)承包制過程中的一些經(jīng)驗做法對全國正在開展的新農(nóng)村建設(shè)具有重要借鑒作用;三是進行愛國主義教育。為了弘揚歷史文化，進一步加強愛國主義教育陣地建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理體制由內(nèi)向型向服務(wù)型、教育型、文化型方式的轉(zhuǎn)變，縣檔案館圍繞“悠久的歷史 古城的文化、革命的歷程 戰(zhàn)斗的足跡、沉重的災(zāi)難 團結(jié)的力量、親切的關(guān)懷 莫大的鼓舞、開放的大名 輝煌的成就、珍貴的財富 無私的奉獻”等六個板塊，充分利用和挖掘館藏，以部分照片和文獻資料為載體，制作了體現(xiàn)大名古今風(fēng)貌的展室。展室反映了大名縣深厚的文化底蘊以及從1926年建立第一個黨組織到2018年建國七十年來的變化成就;每年不定期組織社會各界和中小學(xué)生到館進行參觀學(xué)習(xí)，激勵他們不忘初心、牢記使命和從小樹立熱愛家鄉(xiāng)、建設(shè)家鄉(xiāng)的崇高理想;四是拍攝記錄片。近年來，依托館藏資源聯(lián)合縣廣播電視臺，先后制作了《周恩來在大名》、《郭隆真》、《河北省大包干第一村（萬北）》、《往事如昨》、《抗日英烈解蘊山》等專題片，收到了很好的效果;五是制發(fā)檔案證明。出具證明也是檔案館一種主要的提供利用方式。近三年來，大名縣檔案館通過出具土地房產(chǎn)、招工、知青和婚姻登記等檔案證明，為1463人解決了土地房產(chǎn)的糾紛問題;為2356人解決了工齡銜接問題落實了待遇;為3921人解決了戶口遷移、拆遷補償、購房購車、財產(chǎn)繼承等問題，有效地維護了社會穩(wěn)定和人民群眾對美好生活的追求。

3.2 開展好民生檔案的咨詢服務(wù)工作

檔案管理人員要善于急民生所想、解民生所需，積極收集利用者對檔案工作的意見建議和利用效益等反饋信息，并加以分析研究，不斷改進工作提高服務(wù)質(zhì)量，同時要指導(dǎo)或協(xié)助利用者查詢檔案，面對不同需求的利用者，堅持做到不管檔案在哪里或哪個部門都會給一個滿意的答復(fù)。只要利用者把需要查閱的檔案內(nèi)容告訴工作人員，就會與相關(guān)部門聯(lián)系，然后將詢問結(jié)果告知利用者，真正讓利用者做到“最多跑一次”。

3.3 開展好檔案的自助化服務(wù)工作

自助化服務(wù)就是開展檔案自助式查詢服務(wù)，檔案工作者把所有公開檔案目錄實時上傳到查閱室電腦之上，用戶憑本人身份證，只要點擊鼠標(biāo)就能夠查詢到自己想要的信息。實踐證明，檔案是死的，但服務(wù)的方式和觸點是活的，在自助化過程中，只要創(chuàng)新觀念，瞄準(zhǔn)利用需求，就會起到“雪中送炭”、“立竿見影”的效果。多年來，大名縣國家檔案館還堅持積極探索檔案編研的方法和途徑，多次采取“短平快”的方式及時迅速地編輯一些專題檔案信息，使館藏“沿淀”信息發(fā)揮應(yīng)有的作用。如：大名縣地處漳衛(wèi)河分洪區(qū)，歷史上曾多次飽受洪災(zāi)之害。2016年縣委、縣政府啟動了國家級貧困縣異地搬遷工作，縣檔案館瞄準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)需求，及時組織人員把館藏1963年抗洪斗爭中漳河沿河村莊涉及組織指揮、物資儲備、搶救險段、后勤保障等相關(guān)的數(shù)據(jù)信息整理成專題材料提供給縣委縣政府，為異地搬遷項目申報、資金的爭取和方案的制定提供詳實數(shù)據(jù)和資料，為異地搬遷的順利進行和大名縣國家貧困縣順利脫貧做出了積極貢獻。

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作者簡介

客付安（1977-），男，漢族，河北省邯鄲市大名縣人，大學(xué)，中級職稱（檔案館 館員），研究方向：檔案的管理和利用。