辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

王彬彬

摘 要：醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院運營管理的組成部分，檔案管理質(zhì)量與效率的高低，將會直接影響到醫(yī)院的發(fā)展。由于醫(yī)院檔案記載的是有極高參考價值的信息和醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的各個層面密不可分，所以醫(yī)院要把檔案管理納入核心管理體系，并積極創(chuàng)新管理方案。隨著辦公自動化的推進(jìn)實施，醫(yī)院檔案管理也開始面對全新的發(fā)展環(huán)境要求，加強對先進(jìn)科技的應(yīng)用，制定科學(xué)有效的檔案管理策略，維護(hù)檔案管理，安全的同時挖掘并發(fā)揮醫(yī)院檔案信息的價值，給醫(yī)院各項工作的開展提供參考，同時滿足人們對于醫(yī)療服務(wù)的要求。

關(guān)鍵詞：辦公自動化;醫(yī)院;檔案;管理

醫(yī)院檔案所記載的是與醫(yī)院各項工作密切相關(guān)的綜合信息，比如涉及基礎(chǔ)設(shè)施、醫(yī)院科研成果、醫(yī)療技術(shù)發(fā)展等，這些信息有著極高的參考利用價值，在醫(yī)療事業(yè)發(fā)展方面扮演著重要角色。所以，加強醫(yī)院檔案管理是完善醫(yī)院管理工作的重要措施。在信息化時代背景下，醫(yī)院檔案管理顯現(xiàn)出明顯的現(xiàn)代化特征，尤其是在辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理要加強對現(xiàn)代科技手段的運用，對傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行積極創(chuàng)新，促進(jìn)檔案信息資料的挖掘與利用，在提升醫(yī)院檔案管理水準(zhǔn)的同時服務(wù)于醫(yī)院各項工作的改革與發(fā)展，也為我國醫(yī)療事業(yè)的長足進(jìn)步提供必要保證。

1 辦公自動化概述

辦公自動化是現(xiàn)代化環(huán)境下誕生的一種辦公模式，更是現(xiàn)代科技持續(xù)更新發(fā)展的產(chǎn)物，指的是以現(xiàn)代技術(shù)手段為依托，特別是通過利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段，處理辦公室信息和工作事項，便捷傳輸存儲自動發(fā)送與接受信息。這樣的處理方法能夠加快信息有效流動，提升信息的準(zhǔn)確度與可靠性。辦公自動化有助于發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢作用，構(gòu)建人機信息系統(tǒng)，使得整個系統(tǒng)能夠在智能化和自動化的環(huán)境之下運轉(zhuǎn)。辦公自動化這一人機信息系統(tǒng)主要包括辦公業(yè)務(wù)與辦公人員這兩個部分，在具體的運轉(zhuǎn)當(dāng)中顯現(xiàn)出多樣化特征也極大程度上推動了辦公效率的提升。辦公自動化的基本特征表現(xiàn)為：一是智能化和自動化突出。先進(jìn)的信息技術(shù)手段本身就有著很強的智能化表現(xiàn)，能夠給辦公工作帶來諸多便利，再加上自動化的實現(xiàn)，又進(jìn)一步提高了文件信息處理的效率。二是信息交互便利。為保證辦公工作的順利開展，必須要保證信息溝通交互的便捷性和順暢性，辦公自動化的實現(xiàn)就能夠達(dá)成這一要求，同時還可以保證信息保密性。

2 醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用辦公自動化的意義

在辦公自動化的環(huán)境之下，醫(yī)院可以依托其優(yōu)勢，對檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新，充分適應(yīng)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的要求，充分體現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的價值。將辦公自動化應(yīng)用到檔案管理中的意義主要體現(xiàn)在：一是能夠顯著提高檔案管理效率。醫(yī)院檔案信息眾多，類別多樣，檔案管理工作難度較大。在引入辦公自動化系統(tǒng)之后，能夠有效簡化檔案管理流程，擺脫傳統(tǒng)人工操作的局限性，提升檔案管理效率的同時，盡可能減少由人為管理帶來的漏洞和不足。二是有助于增強檔案存儲的可靠與安全性。以往醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理當(dāng)中，選用的是紙質(zhì)檔案管理方法，很容易受到溫濕度等多種因素的影響，而給信息存儲帶來威脅。在辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院可以運用多樣化的存儲方式，從單一化的紙質(zhì)存儲變成如今的視頻、圖像、文本、聲音等不同形式的存儲，讓信息儲存更加科學(xué)高效安全可靠。三是有助于促進(jìn)檔案資源共享與利用。醫(yī)院檔案管理的最終目的就是對檔案信息進(jìn)行充分利用，體現(xiàn)其在醫(yī)院各項工作發(fā)展當(dāng)中的積極作用。而辦公自動化能夠為醫(yī)院靈活運用檔案資源提供了便利，特別是在網(wǎng)絡(luò)平臺的支持之下能夠讓資源共享更充分有效。

3 辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新策略

1）維護(hù)醫(yī)院檔案管理安全。在辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院的檔案管理面對的一個巨大挑戰(zhàn)就是網(wǎng)絡(luò)安全問題，如果不能夠從多方面出發(fā)保證網(wǎng)絡(luò)安全，將會給信息管理與利用帶來極大的安全隱患，甚至是威海醫(yī)院各項事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展?；谶@一情況，醫(yī)院的有關(guān)負(fù)責(zé)人與管理者要積極承擔(dān)起安全管理責(zé)任，將維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全作為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重點，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全保障體系。首先，就網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運轉(zhuǎn)狀況而言，整個計算機系統(tǒng)包括基礎(chǔ)設(shè)施、軟硬件、存儲數(shù)據(jù)等多個模塊。在維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全時，就需要從不同的模塊出發(fā)制定的針對各個模塊的安全保障工作方案，積極防范信息泄露、軟件破壞等問題，通過維護(hù)整個計算機系統(tǒng)的穩(wěn)定安全來保障網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)的連續(xù)性與有效性。其次要在醫(yī)院檔案管理當(dāng)中積極引入網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)手段，尤其是數(shù)據(jù)加密技術(shù)、攻擊檢測技術(shù)、數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)、防火墻技術(shù)等等，最大化維護(hù)信息資料的安全，保障醫(yī)患雙方的權(quán)益。最后，在檔案信息的使用上必須要科學(xué)設(shè)置訪問權(quán)限，明確各方職責(zé)，以免信息泄露。

2）構(gòu)建醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。對于醫(yī)院檔案管理工作來說，整個的工作流程涉及檔案信息的收集、整理、鑒別、分類、保管、檢索、利用等。為保證了整個檔案管理流程的有序銜接，確保各個管理工作的順利開展，就是要科學(xué)制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并保證標(biāo)準(zhǔn)與國家與檔案部門的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定相符，同時又能夠滿足醫(yī)院檔案管理的特定要求。在醫(yī)院推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的過程中，首先需要對檔案信息的表述、手續(xù)等進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)與準(zhǔn)確鑒別，保證檔案信息資源價值不受損。醫(yī)院需要對國家相關(guān)的法律法規(guī)與檔案管理規(guī)定進(jìn)行研究，把握醫(yī)院檔案管理的具體特點，對歸檔材料的手續(xù)和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行把關(guān)，強調(diào)每個檔案管理者要明確不同環(huán)節(jié)的工作標(biāo)準(zhǔn)與職責(zé)范圍。

3）完善檔案管理人才培養(yǎng)。在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的持續(xù)發(fā)展過程中，醫(yī)院檔案資料的數(shù)量逐步增加，而信息內(nèi)容和形式也日益變化，增加了檔案管理的復(fù)雜性，也給檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求。未培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理隊伍，完善檔案管理人才機制，首先就要對檔案管理人員實施專業(yè)知識與技能培訓(xùn)，尤其是要引導(dǎo)他們積極學(xué)習(xí)與檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)，把握檔案管理、信息管理等專業(yè)知識與業(yè)務(wù)技巧，并鼓勵他們彼此之間進(jìn)行管理經(jīng)驗的交流，為每個人制定針對性的人才培養(yǎng)計劃。其次，要引導(dǎo)檔案管理人員積極學(xué)習(xí)計算機技術(shù)、信息知識等內(nèi)容，為落實檔案信息化與自動化管理提供智力支持。最后要積極完善配套考核制度，并將考核結(jié)果與獎懲與績效工資掛鉤，增強檔案管理者的工作積極性。

4）促進(jìn)醫(yī)院檔案開發(fā)利用。以往的醫(yī)院檔案管理存在著明顯的被動性特征，忽視主動檔案信息服務(wù)的提供，導(dǎo)致檔案資源的價值無法得到發(fā)揮，也因此降低了醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。為促進(jìn)醫(yī)院檔案資料的有效利用，首先要將醫(yī)院檔案資料科學(xué)利用到多個方面，比如學(xué)術(shù)活動、義診活動、突發(fā)公共衛(wèi)生活動，彰顯檔案資料在多個領(lǐng)域的應(yīng)用價值。其次要對檔案信息進(jìn)行深層次挖掘，并在這一過程中針對性編寫醫(yī)療信息研究、文件匯編、專題匯編等，以便基于不同視角挖掘利用檔案信息，為醫(yī)院開展教育、科研、管理等工作提供必要參考。最后要對檔案服務(wù)角度進(jìn)行合理調(diào)整，加強主動調(diào)研，多方面了解檔案資料的需求，使得檔案信息利用更具目的性和方向性。

4 結(jié)語

在國家大力推進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)的背景下，現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)融入到了各行各業(yè)以及社會生活的各個領(lǐng)域，當(dāng)然醫(yī)院也在現(xiàn)代化建設(shè)方面增加了關(guān)注度和投入度。就目前而言，現(xiàn)代醫(yī)院的辦公環(huán)境發(fā)生了翻天覆地的變化，并朝著自動化方向發(fā)展，為醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新提供了極大程度的便利，加快了檔案自動化管理發(fā)展的步伐，同時也給檔案管理工作提出了更高的要求。醫(yī)院需要認(rèn)真分析辦公自動化環(huán)境，并把握優(yōu)勢條件，對醫(yī)院檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，徹底改革傳統(tǒng)檔案管理模式的同時，保證現(xiàn)代化檔案管理體系建設(shè)，獲得更為理想的檔案管理工作成果。

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