淺談新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理員應(yīng)具備的素養(yǎng)

董清華 李冰

摘 要：檔案是人類認(rèn)識(shí)世界和改造世界的歷史記錄，檔案管理工作是各單位工作的重要組成部分，檔案管理工作責(zé)任重大，而檔案管理員是檔案管理工作的核心，直接關(guān)系著檔案工作的水平和質(zhì)量，因此，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理員管理力度，提高檔案管理員的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，保障檔案工作科學(xué)高效運(yùn)行。

關(guān)鍵詞：思想認(rèn)識(shí);責(zé)任感;保密意識(shí);綜合素質(zhì)

近年來，隨著人們對(duì)檔案的越來越重視，檔案管理工作也越來越重要，對(duì)檔案管理員的要求也越來越高，所以新時(shí)期檔案管理員應(yīng)該具備較高的思想素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)已成為檔案管理工作的必然趨勢(shì)。

1 勤于學(xué)習(xí)，具有較高的思想認(rèn)識(shí)

一方面，要意識(shí)到檔案工作的重要性，由衷地?zé)釔蹤n案工作，才能激發(fā)檔案管理員的工作熱情和激情，充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，全身心投入到檔案工作中。另一方面，要牢固樹立“終身學(xué)習(xí)”的理念，始終以習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想為指導(dǎo)，認(rèn)真學(xué)習(xí)習(xí)近平總書記重要講話精神及《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等各項(xiàng)法律、法規(guī)、方針政策和各項(xiàng)規(guī)章制度，積極參加各級(jí)各類學(xué)習(xí)教育活動(dòng)，不斷加強(qiáng)自身黨性修養(yǎng)，在政治上、思想上始終與黨中央保持高度一致。只有這樣，才能在實(shí)際工作中明辨是非，堅(jiān)持真理、實(shí)事求是，以正確的立場(chǎng)、觀點(diǎn)和方法對(duì)待檔案管理工作。

2 定位準(zhǔn)確，具有強(qiáng)烈的責(zé)任感

時(shí)刻牢記自己的職責(zé)，腳踏實(shí)地，嚴(yán)格履行檔案管理員的義務(wù)，盡心盡力做好自己的本職工作。一是文件的收發(fā)要及時(shí)。對(duì)于接收的上級(jí)或同級(jí)單位來文，要第一時(shí)間上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)審閱，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示再分送給各主管領(lǐng)導(dǎo)和科室，將上級(jí)的指示精神、工作任務(wù)迅速傳達(dá)下去，保障文件政令暢通，杜絕“中梗阻”現(xiàn)象。同時(shí)由單位發(fā)出的每份文件都應(yīng)該認(rèn)真核對(duì)、登記、編號(hào)，每個(gè)科室處理完畢的文件也要分門別類、及時(shí)妥善保管好，為年底的統(tǒng)一裝訂檔案做好準(zhǔn)備。二是學(xué)會(huì)對(duì)檔案文件的取舍。文件保存過多，不僅會(huì)占用更多的空間，更會(huì)給工作繁重的檔案管理員增加大量的工作任務(wù)，因此，檔案管理員要學(xué)會(huì)對(duì)所保存檔案資料的取舍。對(duì)文件的整個(gè)生命周期作好記錄時(shí)，檔案管理員既要確保檔案所含信息的歷史性、連續(xù)性，又要保證文件能反映出形成者的主要活動(dòng)，還要考慮到檔案利用者的需求及其變化情況，對(duì)檔案材料進(jìn)行適當(dāng)有針對(duì)性取舍。只有這樣，在大量的檔案資料面前，檔案管理員才會(huì)有的放矢，事半功倍。三是要保護(hù)檔案及相關(guān)資料的完整和安全。要認(rèn)真完成所有檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、存入計(jì)算機(jī)等工作，期限分為短期、長(zhǎng)期、永久性的，在進(jìn)行新的檔案歸檔時(shí)，要進(jìn)行制冊(cè)登記，按類整理存放，并做好檢索目錄，以方便查閱。同時(shí)，要定期檢查案卷，確保檔案安全，要做到“十防”（防水、防光、防盜、防磁、防高溫、防有害氣味、防潮、防鼠、防塵、防蛀）等各項(xiàng)工作。四是樹立服務(wù)觀念。以遵守“檔案法”、“檔案借閱管理辦法”為原則，以增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)和主動(dòng)服務(wù)為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)待需要查檔的工作人員，履行相關(guān)手續(xù)，保證檔案完好無(wú)損，做好登記，做到服務(wù)周到。

3 遵紀(jì)守法，具有高度的保密意識(shí)

一是樹立“保密從我做起”理念，學(xué)習(xí)保密知識(shí)，提高保密意識(shí)、保密常識(shí)，常繃保密之弦，筑牢保密防線。二是注意保護(hù)國(guó)家機(jī)密安全及集體和公民個(gè)人隱私，不得銷毀相關(guān)的檔案文件信息，尤其是易于更新和消除的電子檔案文件。檔案管理員應(yīng)當(dāng)尊重文件形成者和文件所涉及當(dāng)事人的隱私及其他合法權(quán)益。三是樹立正確的人生觀、價(jià)值觀。在實(shí)際工作中，檔案管理員不應(yīng)當(dāng)利用職務(wù)之便，為自己或他人謀求私利、撈取好處，或者從事有害于任何單位和個(gè)人的不良活動(dòng)。四是自覺養(yǎng)成良好的職業(yè)保密習(xí)慣，正確處理好檔案妥善保管和合理利用的關(guān)系，保證檔案資料不丟失、不損壞，檔案信息不失密、不泄密。

4 任重道遠(yuǎn)，具有過硬的綜合素質(zhì)

對(duì)于基層單位工作人員少，老齡化嚴(yán)重、業(yè)務(wù)量大的工作實(shí)際，檔案管理員除負(fù)責(zé)日常的檔案工作外，還應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)寫作、公文知識(shí)等，加強(qiáng)與其他科室的溝通聯(lián)系，熟悉其業(yè)務(wù)范圍，了解其工作進(jìn)展情況，成為單位工作的多面手。以便在文件、資料收發(fā)、整理過程中，提取本系統(tǒng)內(nèi)脫貧攻堅(jiān)、機(jī)關(guān)黨建等各類有價(jià)值的重要信息，及時(shí)整理出稿件，經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審核后，上報(bào)給各級(jí)各類媒體，以便及時(shí)宣傳報(bào)道本單位的先進(jìn)做法和成功經(jīng)驗(yàn)，多層次、全方位展示工作中的優(yōu)秀成績(jī)，為單位的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。這樣，既提高了檔案管理員的綜合素質(zhì)，又避免了檔案室（后勤部門）與其他科室（業(yè)務(wù)部門）的“斷層”。

5 結(jié)束語(yǔ)

新時(shí)期的檔案管理員，一定要努力提升思想認(rèn)識(shí)、業(yè)務(wù)水平和職業(yè)素養(yǎng)，不僅僅是優(yōu)秀的檔案管理員、查檔服務(wù)員，更要做一名業(yè)務(wù)標(biāo)兵。

作者簡(jiǎn)介

董清華（1984-），女，河北省秦皇島市，助理館員，本科，秦皇島市青龍滿族自治縣發(fā)展和改革局，研究方向：新時(shí)期檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)。