如何提高城建檔案的利用效率

楊琳

摘 要：城建檔案在城市經(jīng)濟建設(shè)中，不僅具有現(xiàn)實的依據(jù)作用，還具有歷史的考查和憑證作用，而城建檔案利用工作是城建檔案工作的根本目的和永恒主題。城建檔案的形成又有其特殊性和專業(yè)性，因為各種各樣的問題，使查閱利用工作效率始終無法大幅提高。城建檔案管理部門應(yīng)該積極響應(yīng)時代號召，認清局勢，加強基礎(chǔ)建設(shè)，發(fā)展網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)能力，進一步提升城建檔案的利用價值和效果。

關(guān)鍵詞：城建檔案;利用效率;措施

1 城建檔案管理工作的重要性

城建檔案對工程建設(shè)、城市改造等硬件建設(shè)內(nèi)容進行了記錄，同時也體現(xiàn)著城鄉(xiāng)面貌、居民生活變化，與城市文化的形成密切相關(guān)，所以城建檔案有著極高的社會效益和經(jīng)濟效益。管理和利用好城建檔案是功在當(dāng)代、利在千秋的大業(yè)，尤其在新常態(tài)下，我國建設(shè)工程質(zhì)量采用了終身責(zé)任制，使得城建檔案的價值更加凸顯出來，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1）建設(shè)工程檔案是工程建設(shè)的真實寫照。城建檔案中詳細記載了工程建設(shè)各項活動，所以真實的、全面的反映了工程建設(shè)情況，如果建設(shè)工程出現(xiàn)質(zhì)量問題，通過城建檔案中相關(guān)內(nèi)容可以追究相關(guān)企業(yè)和責(zé)任人的法律責(zé)任。其次，加強建設(shè)工程檔案管理有利于提升工程管理質(zhì)量。建設(shè)工程檔案管理作為工程質(zhì)量控制的重要手段，需要對整個施工和建設(shè)環(huán)節(jié)進行監(jiān)管，而工程檔案可以詳細記錄工程的開展情況。從另一個角度講，工程檔案的文字內(nèi)容也是加強工程質(zhì)量的關(guān)鍵手段，在檔案管理的實際工作中，每一份檔案資料都可以起到質(zhì)量檢測的作用。

2）城建檔案是避免出現(xiàn)貪腐的有效途徑。不論是工程維修、改建、擴建，還是災(zāi)后重建、違章建筑查處，借助城建檔案資料可以起到監(jiān)管作用，讓資金動向得到監(jiān)控，所以人們要對城建檔案的價值充分了解，進而對這項工作的開展提供支持。

2 當(dāng)前城建檔案管理工作存在的問題

1）管理人員的綜合素質(zhì)較低。在信息科技飛速發(fā)展的今天，我國需要在城建檔案管理工作中融入信息化技術(shù)，這無疑對我國的檔案管理人員提出了更高的要求。但是現(xiàn)階段我國相關(guān)工作人員的專業(yè)技能與綜合素養(yǎng)較低，思想傳統(tǒng)，沒有具備先進的檔案管理知識和計算機操作技能，仍然采用以往的管理方法，在一定程度上降低了檔案管理效率。

2）檔案管理的配套設(shè)施不完善。目前，許多城建部門沒有意識到信息化技術(shù)對檔案管理工作的重要性，因此沒有引進先進的計算機等設(shè)備。檔案管理軟件也較為落后，在進行檔案管理時，仍然以單一的管理模式為主，在一定程度上降低了檔案管理的準確率。并且隨著時間的流失，紙質(zhì)檔案也容易出現(xiàn)丟失、破損的現(xiàn)象，這就使得檔案管理的數(shù)據(jù)出現(xiàn)失真的現(xiàn)象。

3）檔案管理體系不完善。目前，由于城建檔案管理體系不完善，所以在具體的城市建設(shè)中無法發(fā)揮其應(yīng)有的價值，對檔案管理工作的開展缺少相應(yīng)的指導(dǎo)，這樣逐漸會對檔案管理工作者失去約束作用，導(dǎo)致檔案管理人員出現(xiàn)懶惰、散漫等現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)檔案堆積如山、崗位缺失、崗位交叉的不良現(xiàn)象。

4）檔案管理制度不健全。由于有關(guān)城建部門缺乏管理力度，再加上存在部分人員對檔案管理工作的不重視，造成了檔案管理工作的松懈。因為檔案管理制度的不健全，在管理過程中沒有專門的管理人員，借閱人沒有進行相關(guān)登記手續(xù)，也沒有留下聯(lián)系方式，讓一些核心檔案不能在借出后的第一時間進行收回，都散落在借閱人手中或者是丟失，久而久之資料開始出現(xiàn)破損、缺頁的現(xiàn)象，更有甚者一些人員在借閱檔案時，會對檔案內(nèi)容進行私自涂改，使得檔案管理的應(yīng)用價值無法得到體現(xiàn)，這些現(xiàn)象都使得城建檔案開始變得不完整。

3 提高城建檔案利用效率的辦法

1）加強檔案管理人員的人才隊伍建設(shè)。加強城建檔案人才隊伍的建設(shè)以及城建檔案人才培訓(xùn)工作。檔案管理人員應(yīng)盡可能地熟悉城市建設(shè)工作的業(yè)務(wù)知識，做好城建檔案的崗位培訓(xùn)工作，提高崗位實踐能力，強化城建檔案管理人員的繼續(xù)教育工作，通過進行繼續(xù)教育，確保檔案管理人員對館藏檔案有充分了解。對于城建檔案的組成結(jié)構(gòu)、歸檔范圍及組卷順序、庫房的排架規(guī)律，各種設(shè)施設(shè)備的正確使用都了然于心，工作起來才會得心應(yīng)手。

檔案管理人員要有積極的心態(tài)、充沛的精力才能適應(yīng)繁瑣的工作，才會在接待查詢?nèi)藛T做到“微笑服務(wù)、耐心對待”，才能在查閱時保證耐心細致，不遺漏任何線索，提高查檔的準確率，讓查詢利用人員感受到工作人員的熱情與禮貌。同時，檔案管理人員要具備一定的文化素養(yǎng)和較高的交流能力。查閱利用是城建檔案館的對外窗口，工作人員面對的形形色色、層次不同的群體，若能“急別人所急，憂別人所憂”，再加上層次分明、簡單明了的解說，較高的理解分析能力，會在很大程度上杜絕矛盾的產(chǎn)生，讓查詢利用人員高興而來，滿意而歸。

2）完善查詢系統(tǒng)平臺。由于城建檔案信息管理平臺技術(shù)上的問題導(dǎo)致查詢的速度、調(diào)檔的準確率跟不上，則要進行平臺優(yōu)化升級以解決上述問題，也可以憑借網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢實現(xiàn)檔案信息資源共享實現(xiàn)快速查閱。積極探索“線上+線下”利用模式，加快推進城建檔案利用一體化平臺建設(shè)，實現(xiàn)在線預(yù)約、查詢、利用、辦理的利用全流程管理;整合自助服務(wù)平臺，提供包括微信小程序、城建檔案利用APP、自助終端等利用渠道，逐步形成“線上辦理為主、線下辦理為補充”的利用模式，實現(xiàn)“網(wǎng)上辦”。雖然面對不懂專業(yè)、不懂電腦年齡較大的查檔人員來說困難重重，但對于年輕人來說是一件很容易的事，可以根據(jù)其掌握的有關(guān)信息和專業(yè)知識，快速、準確地找到所需檔案，在一定程度上也緩解了查閱工作的壓力。

3）做好城建檔案利用的宣傳工作。城建檔案的價值，只有通過利用者才能充分體現(xiàn)出來。利用者越多，發(fā)揮的作用就越大，社會效益和經(jīng)濟效益越高，影響面就越廣。在實際工作中，很多初次利用人員都說費盡周折才知道到城建檔案館就能查到自己所需要的材料，可見讓越來越多的人了解城建檔案的存在、檔案的構(gòu)架以及能為其解決實際生活中的問題是一項利于民生的益事，所以應(yīng)加大城建檔案利用成效的宣傳力度?？梢酝ㄟ^媒體、網(wǎng)絡(luò)宣傳，利用一切可利用的宣傳平臺將城建檔案的特殊性和專業(yè)性普及。變被動為主動，只有積極主動地服務(wù)，才能把“死檔案”變成“活檔案”。城建檔案才能更好地服務(wù)于人民，才能保持旺盛、持久的生命力。

4）加大城建檔案的收集力度，豐富館藏量。館藏問題實際上是一個檔案館功能建設(shè)和功能發(fā)揮的核心問題，因為檔案館的價值首先在于館藏的價值。應(yīng)加大對城建檔案的收集力度，必須將“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”與“檔案接收”相結(jié)合，強化歸檔收集。將“編制深度”與“歸檔廣度”相結(jié)合，拓展歸檔渠道。城建檔案涉及部門、單位多，內(nèi)容涉及城市規(guī)劃、建設(shè)和管理方方面面，一般來說，建設(shè)系統(tǒng)內(nèi)部產(chǎn)生或管理的建筑工程檔案收集難度相對較小，歸集率高。但是對于非建設(shè)系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案種類多、數(shù)量大，收集難度大的特點，要運用行政、經(jīng)濟、法律等手段，突出重點、以點帶面、不斷拓展，積極做好收集工作，豐富館藏量。豐富館藏包括量的擴展和質(zhì)的提升，沒有數(shù)量就無質(zhì)量可言，沒有質(zhì)量的館藏，無論數(shù)量多么巨大，都難以真正地為城市建設(shè)和經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)。

4 結(jié)束語

城建檔案見證了城市的歲月變化，在社會發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。社會文明不斷進步，城建檔案管理工作責(zé)任重大。做好城建檔案管理工作，增強管理服務(wù)能力，為促進城市發(fā)展，推動城市建設(shè)，積累寶貴經(jīng)驗，有著重大意義。

參考文獻

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