試析信息化背景下退役軍人檔案管理模式的創(chuàng)新

赫明澤

摘要：在黨的十九大召開以后，國家建立退役軍人事務(wù)部，主要負(fù)責(zé)退役軍人的相關(guān)事務(wù)，做出了綜合性部署，推動(dòng)退役軍人管理模式創(chuàng)新，采取一系列科學(xué)有效的創(chuàng)新措施，取得不小的成效。在退役軍人管理服務(wù)工作中，退役軍人檔案管理一直是重要工作內(nèi)容，需要緊跟時(shí)代步伐，開展檔案管理信息化建設(shè)，才能將已有檔案資源整合到一起，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高其管理效率及質(zhì)量，挖掘更多的退役軍人人才。本文主要圍繞退役軍人檔案管理模式創(chuàng)新展開研究，先介紹信息化建設(shè)的重要性，再提出合理的建設(shè)途徑，希望為今后的退役軍人檔案管理工作提供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：信息化;退役軍人;檔案管理;模式創(chuàng)新

近些年，信息技術(shù)融入生活的方方面面，成為各個(gè)領(lǐng)域的核心技術(shù)，取得不小的成就，其中也包括檔案管理工作，通過信息技術(shù)的合理運(yùn)用，可以通過計(jì)算機(jī)設(shè)備管理檔案資料，共享資源的同時(shí)推動(dòng)檔案領(lǐng)域不斷發(fā)展。退役軍人檔案管理工作也不例外，也需要結(jié)合實(shí)際需求，開展檔案管理的信息化建設(shè)工作，才能更好的接收處理退役軍人的檔案，避免對(duì)檔案資料產(chǎn)生破壞，同時(shí)還可以提高檔案利用率。

1推動(dòng)退役軍人檔案管理信息化建設(shè)的重要性研究

1.1有利于明確檔案管理主體，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理

以往沒有專業(yè)的服務(wù)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)退役軍人的各項(xiàng)事宜，這就給退役軍人檔案管理帶來巨大麻煩，存在多方管理的難題，政府內(nèi)很多部門都涉及到退役軍人檔案管理工作，包括民政、認(rèn)識(shí)、機(jī)關(guān)企事業(yè)等單位，但是由于多方管理的人員，并沒有明確管理主體，管理起來比較混亂，在涉及到退役軍人檔案管理工作時(shí)，如檔案接收、檔案處理等工作時(shí)，退役軍人無法迅速找到負(fù)責(zé)的部門，要花費(fèi)較長的時(shí)間才能辦理完相關(guān)手續(xù)，嚴(yán)重影響業(yè)務(wù)推進(jìn)，而檔案管理信息化建設(shè)可以很好的解決該問題，可以將退役軍人檔案存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫內(nèi)，在辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)時(shí)，通過平臺(tái)調(diào)取相關(guān)檔案即可，負(fù)責(zé)的部門具有查詢權(quán)限，檔案的調(diào)取及調(diào)閱更加方便快捷，可以為退役軍人提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，同時(shí)加快辦公速度。

1.2有利于提高檔案安全性，降低外泄風(fēng)險(xiǎn)

退役軍人工作單位出現(xiàn)變更，但是沒有主動(dòng)聯(lián)系負(fù)責(zé)檔案管理的部門，就會(huì)出現(xiàn)資料斷層的現(xiàn)象，加上一些檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)較差，缺乏足夠的責(zé)任心，經(jīng)常在管理中出現(xiàn)低級(jí)錯(cuò)誤，對(duì)檔案資料產(chǎn)生破壞，甚至出現(xiàn)泄漏、損壞等問題。可以看出，紙質(zhì)檔案保存難度較高，利用時(shí)容易損壞檔案資料，不利于長期保存，同時(shí)也限制檔案的規(guī)范化管理，如果不采取任何改變，就會(huì)逐漸出現(xiàn)管理斷層，大量的檔案會(huì)在管理中遺失。為此，檔案管理信息化建設(shè)是必然發(fā)展趨勢(shì)，可以提前備份退役軍人檔案資料，對(duì)于不完整的檔案資料，還可以采取適合的修復(fù)措施，提高檔案管理的安全性，避免出現(xiàn)資料外泄的現(xiàn)象。

1.3有利于構(gòu)建信息化服務(wù)機(jī)制，提升退役軍人檔案服務(wù)水平

要想為退役軍人提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，就要加強(qiáng)對(duì)檔案的重視，構(gòu)建信息化管理體系，才能深入挖掘出人才信息，打造專用的數(shù)據(jù)庫，詳細(xì)記錄退役軍人的工作及生活情況，檔案管理人員還可以構(gòu)建數(shù)據(jù)模型，從數(shù)據(jù)庫篩選需要的檔案，站在職業(yè)、培訓(xùn)等角度上篩選需要的人才。同時(shí)，退役軍人檔案信息化建設(shè)還可以打破時(shí)間及空間的限制，跨區(qū)域?qū)崿F(xiàn)信息資源共享，異地管理退役軍人，提供針對(duì)性的服務(wù)。

2信息化背景下退役軍人檔案管理模式的創(chuàng)新途徑

2.1建設(shè)退役軍人數(shù)字資源庫

首先，檔案管理人員及其主管領(lǐng)導(dǎo)必須重視退役軍人檔案管理工作，明確退役軍人檔案管理的重要意義，積極學(xué)習(xí)《檔案法》以及《退役義務(wù)兵安置條例》，提升自身法律素養(yǎng)。將退役軍人人才數(shù)據(jù)庫建設(shè)納入重要的辦事議程，積極建立內(nèi)外溝通機(jī)制，明確退役軍人檔案接收、傳遞以及查閱規(guī)定，并落實(shí)相關(guān)責(zé)任，注重檔案管理細(xì)節(jié)處理規(guī)范，降低檔案信息遺失風(fēng)險(xiǎn)。其次，重視退役軍人檔案信息篩查，建立和完善檔案信息分析流程。完善退役軍人檔案信息是充分發(fā)揮檔案價(jià)值的基礎(chǔ)，退役軍人檔案信息具有多重維度，例如軍種、職級(jí)、專業(yè)向以及求職傾向等，只有細(xì)分信息數(shù)據(jù)，才能通過關(guān)鍵詞檢索提高信息曝光率，為政策性安置、求職、創(chuàng)業(yè)以及獲取精準(zhǔn)服務(wù)創(chuàng)造條件。

2.2加強(qiáng)信息技能培訓(xùn)

首先，退役軍人檔案內(nèi)容較為復(fù)雜，檔案管理人員必須詳細(xì)了解與其相關(guān)的信息資料，主要包括軍人在服役期間的生活信息以及技術(shù)能力等，并對(duì)其中重點(diǎn)事項(xiàng)進(jìn)行記錄。工作人員必須嚴(yán)格堅(jiān)持保密原則，杜絕退役軍人檔案信息外泄，建立完善的操作規(guī)范，嚴(yán)禁私自下載、復(fù)制敏感檔案數(shù)據(jù)，進(jìn)一步規(guī)范工作人員行為。此外，提高檔案信息錄入和檢索能力，建立完善的作業(yè)機(jī)制。檔案工作人員需拓展和豐富退役軍人檢索關(guān)鍵詞，并不斷進(jìn)行更新，比如增加服役時(shí)間、文化層次、工齡、傷殘?jiān)u定、補(bǔ)助等信息，提高信息檢索的準(zhǔn)確性和完整性，為提高退役軍人的使用價(jià)值創(chuàng)造有利條件。

2.3加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，需要足夠的基礎(chǔ)設(shè)施作為支持，這也是信息化建設(shè)的準(zhǔn)備工作。負(fù)責(zé)退役軍人檔案管理的各級(jí)部門都要加大投入，建立檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)資金，才能采購專用的硬件設(shè)備及軟件系統(tǒng)，特備近些年退役軍人檔案接收范圍持續(xù)擴(kuò)大，檔案資料也在不斷累積，這就對(duì)其信息安全提出更高的要求。第一，加強(qiáng)機(jī)房管理，其中應(yīng)對(duì)環(huán)境監(jiān)測(cè)模塊、門禁系統(tǒng)以及溫濕度控制模塊的工作狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)測(cè)和評(píng)估，并提高其軟硬件配置。第二，根據(jù)退役軍人檔案管理實(shí)際情況，對(duì)現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行功能升級(jí)，在接收環(huán)節(jié)、管理環(huán)節(jié)、存儲(chǔ)環(huán)節(jié)以及調(diào)用環(huán)節(jié)建立精細(xì)化的電子文檔處理機(jī)制，逐步實(shí)現(xiàn)智能庫房管理以及虛擬數(shù)字檔案管理模式優(yōu)化。

2.4健全電子檔案管理機(jī)制

第一，應(yīng)當(dāng)明確電子檔案的管理流程，對(duì)流程進(jìn)行細(xì)化，推動(dòng)電子檔案管理專業(yè)化以及流程化，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置，減少電子檔案管理成本。第二，要明確不同類型電子檔案的格式標(biāo)準(zhǔn)，確保電子檔案的統(tǒng)一管理、統(tǒng)一錄入以及統(tǒng)一處理。第三，要加快出臺(tái)《電子檔案移交與接收辦法》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)規(guī)范》、《電子公文檔案暫行管理辦法》、《電子執(zhí)法檔案暫行管理辦法》等規(guī)章制度，指引并規(guī)范檔案管理專責(zé)的日常管理行為。第四，要進(jìn)一步明確檔案安全管理責(zé)任以及績效考核機(jī)制，形成自上而下的檔案管理體系。

3結(jié)語

綜上，要想為退役軍人提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，就要加強(qiáng)對(duì)退役軍人檔案管理的深化改革，而信息化建設(shè)則是改革的重中之重，直接影響到檔案服務(wù)質(zhì)量。為此，要從多方面入手，首先加強(qiáng)資源庫建設(shè)，才能更好的篩查檔案資料。接下來，要加強(qiáng)培訓(xùn)，開展技能培訓(xùn)工作，不斷提升檔案管理人員的各方面素養(yǎng)，才能為信息化建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)對(duì)退役軍人檔案資料的規(guī)范化管理，制定完善科學(xué)化的安全防護(hù)方案，避免檔案被違規(guī)泄露，推動(dòng)退役軍人檔案管理工作不斷發(fā)展進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

[1]武生萍.試析信息化背景下退役軍人檔案管理模式的創(chuàng)新[J].人力資源，2019（12）.

[2]鄔江.信息化背景下退役軍人檔案管理模式的創(chuàng)新[J].蘭臺(tái)世界，2018，000（0z2）：171.

[3]唐魯超.淺析信息化背景下的文書檔案管理創(chuàng)新[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018（12）：12-13.