煤炭企業(yè)集團(tuán)基于財(cái)務(wù)共享的流程再造探討

李貴林

【摘 要】 文章通過對煤炭企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享模式下流程管理的特殊性分析，聚焦從采購到付款、從銷售到收款兩大核心流程，結(jié)合煤炭企業(yè)物資集中采購、煤炭統(tǒng)一銷售管理實(shí)際，并考慮集團(tuán)型企業(yè)層級(jí)結(jié)算業(yè)務(wù)和內(nèi)部資金管理優(yōu)化需求，從合理性、適用性、效率性、可控性出發(fā)，提出了流程再造的思路和設(shè)計(jì)要點(diǎn)，以期抓住流程再造過程的核心要素，做到財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)規(guī)范、運(yùn)營順暢、管控有效、效率提升，并逐步趨向業(yè)財(cái)一體化管理，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型和支持決策的目標(biāo)，為煤炭企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享建設(shè)提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】 煤炭企業(yè)信息化; 財(cái)務(wù)共享服務(wù); 流程再造

【中圖分類號(hào)】 F232 ?【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A ?【文章編號(hào)】 1004-5937（2020）16-0025-06

一、引言

每一次信息技術(shù)的進(jìn)步，必然引發(fā)財(cái)務(wù)的變革。在信息技術(shù)和“互聯(lián)網(wǎng)+”應(yīng)用的支持下，建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心成為企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的一條重要途徑，是發(fā)展的必然趨勢。

財(cái)務(wù)共享是依托信息技術(shù)在對財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行流程再造的基礎(chǔ)上，通過業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)一處理，提升業(yè)務(wù)處理效率，降低公司財(cái)務(wù)運(yùn)營成本，提高整體財(cái)務(wù)管理水平和服務(wù)質(zhì)量的一種新型財(cái)務(wù)管理模式[1]。在財(cái)務(wù)共享的建設(shè)中，首要一點(diǎn)即是對原有的財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)管理流程進(jìn)行科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的重新設(shè)置，即流程再造[2]。

對于企業(yè)管理來說，流程是核心要素，流程管理水平的高低決定了一個(gè)主體的整體管理水平。通過流程規(guī)范化與精細(xì)化管理，可以提高業(yè)務(wù)過程受控制程度，提升工作效率，并且快速實(shí)現(xiàn)管理復(fù)制[3]。財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)流程再造的一項(xiàng)重要工作是依據(jù)流程框架進(jìn)行分解和設(shè)計(jì)，并且不斷分析、鑒別、改進(jìn)、優(yōu)化現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程，使流程真正做到最優(yōu)化、標(biāo)準(zhǔn)化。流程標(biāo)準(zhǔn)化的目的是通過流程再造，最大限度減少個(gè)性化設(shè)計(jì)，消除主觀因素和人為臆斷，提高工作質(zhì)量，防范業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化使財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)從無序到有序，是一個(gè)質(zhì)的轉(zhuǎn)變。

二、煤炭企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享核心業(yè)務(wù)流程分析

（一）財(cái)務(wù)共享核心業(yè)務(wù)流程概述

財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)處理流程主要包括“采購到付款”“訂單到收款”“費(fèi)用報(bào)銷”三大核心流程，這些是企業(yè)實(shí)施最多的業(yè)務(wù)，本身高度標(biāo)準(zhǔn)化，且有大量同質(zhì)業(yè)務(wù)支撐。

“采購到付款”流程一般包括采購階段（制訂采購計(jì)劃、選擇供應(yīng)商、簽訂合同、發(fā)貨、驗(yàn)收入庫、入庫資料掃描上傳）、確認(rèn)付款階段（審核并登記入庫明細(xì)、編制應(yīng)付臺(tái)賬）、支付階段（索取發(fā)票、提交付款申請、審批、審核并付款）。

“訂單到收款”流程一般包括訂單階段（簽訂購銷合同、生成訂單）、應(yīng)收階段（銷售商品、錄入銷售信息、開具發(fā)票、傳送銷貨信息、復(fù)核、生成應(yīng)收憑證）、催收階段（提取應(yīng)收明細(xì)、催收貨款）、實(shí)收階段（收取貨款、錄入收款單、核銷、生成實(shí)收憑證）。

“費(fèi)用報(bào)銷”流程一般包括接受票據(jù)、票據(jù)掃描、單據(jù)審批、單據(jù)審核與數(shù)據(jù)錄入、賬務(wù)處理、銀行支付、歸檔。

上述三大核心流程中，“費(fèi)用報(bào)銷”流程在不同行業(yè)、規(guī)模的企業(yè)通用性較高，在財(cái)務(wù)共享模式下，不再需要財(cái)務(wù)人員重復(fù)處理繁雜的記賬、稽核、對賬、付款、復(fù)核、報(bào)表等流程，主要的做法均是直接通過集中信息化、銀企直聯(lián)、ERP、報(bào)銷系統(tǒng)的實(shí)施，將這些非增值作業(yè)全部清除[4]。而“采購到付款”“訂單到收款”兩大核心流程，因受到企業(yè)規(guī)模、行業(yè)性質(zhì)、管理體制、管控需求等諸多因素的影響，會(huì)產(chǎn)生更多的細(xì)分流程，形成較大的特殊性，如不考慮這些特殊性，不做進(jìn)一步的細(xì)分，會(huì)使業(yè)務(wù)運(yùn)作流轉(zhuǎn)不暢，并可能帶來內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。

（二）煤炭企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享核心業(yè)務(wù)流程特殊性分析

目前，國內(nèi)煤炭企業(yè)集團(tuán)以國有為主，大多存續(xù)時(shí)間長，多數(shù)煤炭集團(tuán)經(jīng)過了多次的兼并、重組、整合，企業(yè)架構(gòu)龐大，層級(jí)關(guān)聯(lián)復(fù)雜，管理方式上既有歷史沿革，又有現(xiàn)實(shí)需要，集團(tuán)化的管控要求高。煤炭企業(yè)集團(tuán)流程管理的特殊性主要體現(xiàn)在內(nèi)部交易、內(nèi)部結(jié)算等眾多的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)。從“采購到付款”“訂單到收款”兩大核心流程看，煤炭企業(yè)集團(tuán)多采取物資集中采購、煤炭統(tǒng)一銷售的管理模式，由此必然帶來采購流程和銷售流程中的層級(jí)結(jié)算，層級(jí)結(jié)算是其特殊性。而從收付款角度，無論采購或銷售，企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部又存在大量的內(nèi)部資金結(jié)算，所以，內(nèi)部資金結(jié)算成為煤炭企業(yè)集團(tuán)采購和銷售業(yè)務(wù)流程中的重要組成部分，在采購和銷售流程再造過程，同時(shí)需要考慮內(nèi)部資金結(jié)算的特殊性。

三、煤炭企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享核心業(yè)務(wù)流程再造

基于上述分析，以下從煤炭企業(yè)集團(tuán)物資集中采購業(yè)務(wù)、煤炭統(tǒng)一銷售業(yè)務(wù)的背景和狀況談起，兼顧內(nèi)部資金結(jié)算在兩大核心流程中的特殊性，從合理性、適用性、效率性、可控性出發(fā)，對煤炭企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享模式下核心業(yè)務(wù)流程再造進(jìn)行探討。

（一）物資集中采購流程再造

1.業(yè)務(wù)背景

煤炭企業(yè)集團(tuán)為降低采購成本，發(fā)揮集中采購數(shù)量優(yōu)勢，減少內(nèi)部競爭和沖突，會(huì)設(shè)立專門的采購機(jī)構(gòu)在集團(tuán)內(nèi)形成統(tǒng)一的供應(yīng)商管理，實(shí)行物資集中采購、集中結(jié)算支付。集團(tuán)內(nèi)各單位將需要采購物資的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等，形成計(jì)劃逐級(jí)上報(bào)至集團(tuán)供應(yīng)公司，集團(tuán)供應(yīng)公司制訂采購計(jì)劃統(tǒng)一招標(biāo)采購、統(tǒng)一對外結(jié)算支付，集中采購后，按計(jì)劃需求將物資調(diào)撥至各單位，并形成內(nèi)部調(diào)撥和結(jié)算關(guān)系。

財(cái)務(wù)部門在集中采購環(huán)節(jié)最重要的工作是采購訂單、入庫單和發(fā)票的“三單匹配”，其次是內(nèi)部調(diào)撥結(jié)算。傳統(tǒng)業(yè)務(wù)模式下，“三單匹配”需要業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)人員線下手工操作，工作量大且容易出錯(cuò);內(nèi)部物資的調(diào)撥和結(jié)算因沒有適時(shí)共享的系統(tǒng)支撐，結(jié)算單據(jù)在各層級(jí)的流轉(zhuǎn)周期長，工作效率低。

2.財(cái)務(wù)共享模式下物資集中采購流程再造要點(diǎn)

物資集中采購流程再造的主要目標(biāo)是避免供應(yīng)商、采購部門、領(lǐng)用單位耗費(fèi)過多時(shí)間與財(cái)務(wù)部門對接溝通，在財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)中，按照規(guī)范、簡潔、可控的原則設(shè)置流程，以保證業(yè)務(wù)的順暢流轉(zhuǎn)，提高工作效率，并通過與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，最大程度實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化。

流程再造時(shí)，除考慮整個(gè)業(yè)務(wù)流程的完整性外，需要重點(diǎn)關(guān)注財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)與物資供應(yīng)系統(tǒng)的職責(zé)劃分及對接、主要管控的目標(biāo)及風(fēng)險(xiǎn)控制、每個(gè)環(huán)節(jié)的審核要點(diǎn)及審批流程等內(nèi)容。

一是明確物資供應(yīng)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的職責(zé)。在財(cái)務(wù)共享模式下，對采購部門、供應(yīng)商、財(cái)務(wù)部門三者之間的交互進(jìn)行全鏈條流程化再造。物資的采購、入庫、出庫、供應(yīng)商管理等內(nèi)容在物資供應(yīng)系統(tǒng)完成，共享系統(tǒng)中完成“三單匹配”、財(cái)務(wù)審核、支付結(jié)算。

二是實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)化的“三單匹配”。財(cái)務(wù)部門將供應(yīng)商提供的發(fā)票，通過財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)進(jìn)行OCR識(shí)別和驗(yàn)真去重，上傳影像，將發(fā)票影像與合同系統(tǒng)中的采購訂單和物資供應(yīng)系統(tǒng)中的入庫單進(jìn)行匹配，自動(dòng)完成采購掛賬。

三是將資金支付作為重點(diǎn)管控目標(biāo)。在財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)中建立“應(yīng)付臺(tái)賬”，支付發(fā)起時(shí)，關(guān)聯(lián)合同系統(tǒng)中的付款方式和條件、資金系統(tǒng)中的資金預(yù)算，向供應(yīng)商進(jìn)行付款，做好嚴(yán)密的資金風(fēng)險(xiǎn)控制。

四是保證內(nèi)部調(diào)撥和結(jié)算的順暢流轉(zhuǎn)。主要是明確各層級(jí)的審核要點(diǎn)和審批流程，做到財(cái)務(wù)結(jié)算單據(jù)在財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)中的共享共用，在各層級(jí)之間自動(dòng)流轉(zhuǎn)，以提高物資的調(diào)撥和結(jié)算效率。

物資采購業(yè)務(wù)流程及業(yè)務(wù)層級(jí)結(jié)算流程見圖1、圖2。

（二）煤炭統(tǒng)一銷售流程再造

1.業(yè)務(wù)背景

煤炭企業(yè)集團(tuán)為擴(kuò)大市場占有率，提高主業(yè)競爭力，加強(qiáng)菜單式、定制化生產(chǎn)和點(diǎn)對點(diǎn)精準(zhǔn)化服務(wù)，通過提升產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量，穩(wěn)定市場，開拓市場，切實(shí)維護(hù)客戶關(guān)系，提高經(jīng)濟(jì)效益，會(huì)設(shè)立專門的銷售機(jī)構(gòu)將集團(tuán)內(nèi)各單位生產(chǎn)及采購的煤炭進(jìn)行統(tǒng)一銷售。

各個(gè)基層單位將本單位生產(chǎn)或采購的煤炭向上級(jí)單位逐級(jí)銷售，直至集團(tuán)銷售公司對外銷售。集團(tuán)銷售公司收到客戶款項(xiàng)，并將收回的款項(xiàng)回?fù)芙o各生產(chǎn)或采購單位，以此形成煤炭的層級(jí)結(jié)算。煤炭層級(jí)結(jié)算的主要依據(jù)是鐵路貨票發(fā)運(yùn)明細(xì)、運(yùn)費(fèi)發(fā)票及商品煤數(shù)量鑒定單、商品煤質(zhì)量鑒定單，以及對外銷售合同和內(nèi)部價(jià)格約定。

傳統(tǒng)業(yè)務(wù)模式下，因信息不能實(shí)時(shí)共享，結(jié)算資料層層人工遞送，結(jié)算周期長，出錯(cuò)率高，查詢、匯總、分析等方面的工作量大，煤炭結(jié)算的質(zhì)量和效率均不高。

2.財(cái)務(wù)共享模式下煤炭統(tǒng)一銷售流程再造要點(diǎn)

煤炭統(tǒng)一銷售流程再造的主要目標(biāo)是充分利用財(cái)務(wù)共享信息平臺(tái)，依托線上影像和表單等結(jié)算依據(jù)，通過信息互聯(lián)互通、各層級(jí)的無縫銜接，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的融合，縮短結(jié)算周期，提高結(jié)算效率，滿足業(yè)務(wù)需求和管理需要。

流程再造時(shí)，需要重點(diǎn)關(guān)注財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接、業(yè)務(wù)起點(diǎn)數(shù)據(jù)采集的完整性、各層級(jí)結(jié)算流轉(zhuǎn)的遞進(jìn)關(guān)系、各環(huán)節(jié)的審核要點(diǎn)及審批流程等內(nèi)容。

一是保證基礎(chǔ)結(jié)算信息的一次性完整。結(jié)算所需的商品煤數(shù)量鑒定單、商品煤質(zhì)量鑒定單由業(yè)務(wù)系統(tǒng)上傳至共享系統(tǒng)，鐵路貨票發(fā)運(yùn)明細(xì)、運(yùn)費(fèi)發(fā)票等資料，通過影像掃描上傳至共享系統(tǒng)，經(jīng)過系統(tǒng)匹配后，以“煤炭銷售結(jié)算列表”的形式歸集基礎(chǔ)結(jié)算信息。

二是提高結(jié)算業(yè)務(wù)的自動(dòng)化處理效果。辦理某筆結(jié)算業(yè)務(wù)時(shí)，只需在“煤炭銷售結(jié)算列表”中找到該筆業(yè)務(wù)，點(diǎn)擊自動(dòng)生成出庫單，出庫單所需的生產(chǎn)礦井、發(fā)站、到站、收貨單位、結(jié)算單位、運(yùn)輸方式、煤炭品種、銷售量、發(fā)貨日期、車數(shù)等信息由系統(tǒng)自動(dòng)生成，關(guān)聯(lián)合同系統(tǒng)中該筆業(yè)務(wù)的銷售合同，填入銷售價(jià)格，經(jīng)過業(yè)務(wù)審批、共享中心審核后，形成確認(rèn)銷售收入的憑證，并自動(dòng)推送到財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)。

三是實(shí)現(xiàn)層級(jí)結(jié)算自動(dòng)遞進(jìn)和互聯(lián)共享。辦理層級(jí)結(jié)算時(shí)，在財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)中，由下一級(jí)的出庫單，自動(dòng)生成上一級(jí)的入庫單，下一級(jí)掃描上傳發(fā)票，上一級(jí)共享，通過出入庫單的自動(dòng)生成、發(fā)票影像的共享，各層級(jí)只關(guān)聯(lián)合同系統(tǒng)中的價(jià)格，快速完成結(jié)算。

四是實(shí)現(xiàn)結(jié)算和回款業(yè)務(wù)的有序銜接。經(jīng)過煤炭銷售結(jié)算流轉(zhuǎn)，財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)中形成各層級(jí)的應(yīng)收賬款明細(xì)。集團(tuán)對外收款后，由銀行流水生成收款列表。處理收款業(yè)務(wù)時(shí)，點(diǎn)擊列表中的每筆業(yè)務(wù)，自動(dòng)生成收款單，匹配應(yīng)收賬款明細(xì)，經(jīng)共享中心審核后，形成收款憑證，并自動(dòng)推送至財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)。集團(tuán)內(nèi)上下級(jí)之間形成分款關(guān)系，以“煤炭分款單”的形式分撥款項(xiàng)，完成收款循環(huán)。

煤炭統(tǒng)一銷售業(yè)務(wù)流程及銷售層級(jí)結(jié)算流程見圖3、圖4。

（三）流程再造過程中內(nèi)部資金結(jié)算管理的優(yōu)化

1.業(yè)務(wù)背景

作為與核心業(yè)務(wù)循環(huán)發(fā)生緊密銜接的資金管理，在國內(nèi)外許多財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心經(jīng)常被作為財(cái)務(wù)共享的重要組成部分[5]。煤炭企業(yè)集團(tuán)普遍對資金進(jìn)行集中管理。一個(gè)多法人的煤炭企業(yè)集團(tuán)內(nèi)，多以組建財(cái)務(wù)公司實(shí)現(xiàn)資金集中。而一個(gè)法人組織內(nèi)部，資金集中管理的方式主要是內(nèi)部銀行，通過內(nèi)部銀行以內(nèi)部轉(zhuǎn)賬、代收、代付等方式進(jìn)行內(nèi)部結(jié)算，減少各責(zé)任中心的資金占用，調(diào)節(jié)彼此資金余缺，加速資金周轉(zhuǎn)，分清相互間的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)管理和內(nèi)部經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核。

內(nèi)部銀行作為資金管理中心，具有管理、融資、結(jié)算、監(jiān)督、服務(wù)、核算等職能。財(cái)務(wù)共享模式下，需通過內(nèi)部銀行借還款、借款利率類型判斷，實(shí)現(xiàn)資金總量及流向的管理職能和內(nèi)部融資職能;通過對往來業(yè)務(wù)的歸類，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部單位間的結(jié)算職能;通過業(yè)務(wù)線上流轉(zhuǎn)審批及后期的資金計(jì)劃管控，實(shí)現(xiàn)監(jiān)督職能;通過財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)內(nèi)置規(guī)則自動(dòng)生成憑證，實(shí)現(xiàn)核算職能。

2.財(cái)務(wù)共享模式下內(nèi)部資金結(jié)算管理優(yōu)化要點(diǎn)

內(nèi)部資金結(jié)算管理優(yōu)化的主要目標(biāo)是運(yùn)用財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部結(jié)算業(yè)務(wù)鏈條的自動(dòng)流轉(zhuǎn)、收付款方和內(nèi)部銀行三方的信息共享，提高內(nèi)部結(jié)算的效率，并形成嚴(yán)密的控制和對賬邏輯，筑牢內(nèi)部銀行的管控基礎(chǔ)。

優(yōu)化設(shè)計(jì)時(shí)，重點(diǎn)需要轉(zhuǎn)變線下收付款憑據(jù)多聯(lián)式的概念，線上以一張單據(jù)為載體，各方共享共用，設(shè)置好必要的審核審批流程，靈活發(fā)起業(yè)務(wù)，適時(shí)完成結(jié)算。

一是做好線上臺(tái)賬管理。延伸和細(xì)化采購和銷售業(yè)務(wù)流程，在收付款單位和內(nèi)部銀行分別建立“應(yīng)收臺(tái)賬”“應(yīng)付臺(tái)賬”“內(nèi)部銀行轉(zhuǎn)賬臺(tái)賬”等，自動(dòng)形成對賬邏輯，確定內(nèi)部結(jié)算控制和支付依據(jù)。

二是設(shè)置靈活的收付款發(fā)起方式。收付款方均可以發(fā)起，統(tǒng)一線上的審批流程和規(guī)則，確保結(jié)算效率最高。

三是在系統(tǒng)中設(shè)置內(nèi)部付款和收款管理的功能。內(nèi)部付款管理流程要區(qū)別于對外付款流程，盡量做到審批環(huán)節(jié)的簡潔。收付款管理實(shí)現(xiàn)收付款單與應(yīng)收臺(tái)賬、應(yīng)付臺(tái)賬的自動(dòng)關(guān)聯(lián)，會(huì)計(jì)核算自動(dòng)處理。

四是做好內(nèi)部資金預(yù)算或計(jì)劃控制。有資金管理系統(tǒng)的企業(yè)可與資金管理系統(tǒng)對接實(shí)現(xiàn)資金預(yù)算控制，無資金管理系統(tǒng)需要在財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)中安排資金計(jì)劃控制環(huán)節(jié)，在付款管理中發(fā)揮控制作用。

五是完善和優(yōu)化借還款管理。在系統(tǒng)中單獨(dú)設(shè)置借還款功能界面，簡化借款審批流程，統(tǒng)一內(nèi)部借款政策，借款利率預(yù)置，借款費(fèi)用自動(dòng)計(jì)算，會(huì)計(jì)核算自動(dòng)處理。

內(nèi)部往來結(jié)算流程見圖5。

四、結(jié)語

流程再造是企業(yè)財(cái)務(wù)共享建設(shè)的首要工作，煤炭企業(yè)集團(tuán)基于物資集中采購和煤炭統(tǒng)一銷售的管理實(shí)際，著重對“采購到付款”“訂單到收款”兩大核心流程進(jìn)行再造，是高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)體系的基礎(chǔ)。在流程再造過程中，關(guān)鍵是利用好信息化手段，改變煩瑣、低效、可控性不高的傳統(tǒng)流程模式，同時(shí)對兩大核心流程中內(nèi)部資金結(jié)算管理和控制進(jìn)行優(yōu)化，做到會(huì)計(jì)信息的共享共用、精準(zhǔn)匹配、自動(dòng)控制，實(shí)現(xiàn)簡潔、可靠、可控、高效的流程管理，并逐步趨向業(yè)財(cái)一體化，更好地服務(wù)于財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型目標(biāo)。

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