新冠肺炎疫情背景下高校檔案利用服務(wù)實(shí)踐與思考

張興

摘要：本文通過對新冠肺炎疫情期間高校檔案館服務(wù)現(xiàn)狀的整體分析，總結(jié)了高校檔案館在疫情期間不同階段的檔案利用方式，結(jié)合牡丹江師范學(xué)院檔案館在新冠肺炎疫情期間檔案利用服務(wù)具體實(shí)踐工作，提出構(gòu)建高校檔案館云服務(wù)模式的設(shè)想和展望。

關(guān)鍵詞：檔案館;新冠肺炎疫情;檔案館云服務(wù)

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

2019年12月以來，新冠肺炎疫情席卷全國，因其具有傳播速度快、傳播范圍廣、潛伏期長且潛伏期具有傳染性等特點(diǎn)，引起全國乃至全世界的廣泛關(guān)注。WHO（世界衛(wèi)生組織）將新冠肺炎疫情列為國際關(guān)注的重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件。截至2020年4月28日23時(shí)05分，全國累計(jì)確診病例84 367例，累計(jì)治愈病例78 712例，累計(jì)死亡病例4643例，現(xiàn)有確診病例1012例;海外累計(jì)確診病例3 005 982例，累計(jì)治愈866 089例，累計(jì)死亡病例208 313例，現(xiàn)有確診病例1 931 580例[1]。從全球疫情數(shù)據(jù)可以看出，目前國內(nèi)疫情基本得到了控制，但海外形勢正處于暴發(fā)階段，而且正處于上升趨勢。全球疫情防控形勢壓力巨大。

檔案是歷史的原始記錄，是前人留給今人的寶貴精神財(cái)富。在新冠肺炎疫情這樣的重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件面前，檔案行業(yè)能做什么，能為此提供什么力所能及的服務(wù)，這是每一位檔案工作者在近期需要思考的問題。國家檔案局在2020年2月7日緊急發(fā)布了《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》[2]，要求各級檔案部門要深入貫徹落實(shí)黨中央、國務(wù)院關(guān)于新冠肺炎疫情防控工作的各項(xiàng)決策和部署，增強(qiáng)檔案部門服務(wù)中心工作的能力，在確保疫情防控安全的前提下，主動承擔(dān)任務(wù)，積極履職盡責(zé)，創(chuàng)新工作方法，增強(qiáng)疫情防控工作的針對性、實(shí)效性，為打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)做出檔案部門應(yīng)做的貢獻(xiàn)[3]。

1 新冠肺炎疫情下高校檔案館服務(wù)現(xiàn)狀

1.1 疫情開始階段（1月下旬—2月上旬）

1月23日，武漢“封城”：全市城市公交、地鐵、輪渡、長途客運(yùn)暫停運(yùn)營;無特殊原因，市民不要離開武漢，機(jī)場、火車站離漢通道暫時(shí)關(guān)閉。隨即，全國各省啟動重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件一級響應(yīng)。新冠肺炎疫情剛開始暴發(fā)階段，正值國內(nèi)高校寒假時(shí)間。在疫情突然暴發(fā)的嚴(yán)峻形勢下，考慮到檔案工作人員和校內(nèi)外檔案利用人員的安全，各高校檔案館紛紛通過檔案館網(wǎng)站或檔案館微信公眾平臺等方式發(fā)布閉館通知，取消寒假檔案利用工作安排，視疫情發(fā)展決定下一步工作方式。

1.2 疫情全面防控階段（2月上旬—3月下旬）

2月6日，國家衛(wèi)生健康委宣布建立16個省支援武漢以外地市的對口支援關(guān)系，以“一省包一市”的方式，全力支持湖北省加強(qiáng)對患者的救治工作。隨著“火神山”“雷神山”及方艙醫(yī)院的建立，全國進(jìn)入了一個全民抗疫、全面抗疫的特殊時(shí)期。各高校檔案館根據(jù)新冠肺炎疫情防控形勢，結(jié)合各自學(xué)校疫情防控規(guī)定，積極應(yīng)對新冠肺炎疫情的挑戰(zhàn)。通過對這段時(shí)期國內(nèi)42所世界一流高校檔案館的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，其中38所高校檔案館都通過檔案館網(wǎng)站或檔案館微信公眾平臺發(fā)布了疫情防控期間檔案館服務(wù)工作通知。考慮到安全性，檔案利用服務(wù)主要通過電話咨詢和電子郵件預(yù)約查檔的方式。

1.3 疫情常態(tài)化防控階段（3月下旬—）

3月20日，全國31個?。▍^(qū)、市）和新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)的本土新增確診清零，4月8日武漢解封，全國疫情基本上得到了控制，國內(nèi)新冠肺炎疫情進(jìn)入常態(tài)化防控階段。隨著復(fù)工復(fù)學(xué)的到來，畢業(yè)生出國、就業(yè)和企事業(yè)單位的檔案需求激增，為應(yīng)對新冠肺炎疫情對傳統(tǒng)檔案服務(wù)帶來的新挑戰(zhàn)，各高校檔案館主動作為，及時(shí)調(diào)整檔案服務(wù)方式，由疫情全面防控階段的電話咨詢和電子郵件預(yù)約查檔調(diào)整為“彈性值班”“輪崗值班”“一站式平臺線上服務(wù)”“遠(yuǎn)程預(yù)約服務(wù)系統(tǒng)”等線下線上相結(jié)合、多措并舉的檔案利用服務(wù)方式。

2 新冠肺炎疫情背景下牡丹江師范學(xué)院檔案館檔案利用服務(wù)實(shí)踐

2.1 認(rèn)清形勢，明確責(zé)任和目標(biāo)

新冠肺炎疫情是新中國成立以來，傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的一次重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件，面對疫情，從中央到地方，從醫(yī)護(hù)工作者到廣大民眾，14億中國人同舟共濟(jì)、眾志成城、共克時(shí)艱。檔案館主動作為、靠前服務(wù)，在疫情防控阻擊戰(zhàn)中履職盡責(zé)，扛起了“蘭臺人”的責(zé)任與擔(dān)當(dāng)。

疫情就是命令，防控就是責(zé)任。牡丹江師范學(xué)院檔案館在做好疫情防控的同時(shí)，明確要做好全校各部門、在校師生和畢業(yè)校友的檔案利用服務(wù)，尤其明確了針對學(xué)生在就業(yè)應(yīng)聘、出國留學(xué)、考研深造、晉升補(bǔ)檔等檔案需求方面，一定要提供及時(shí)、便捷、高效的檔案利用服務(wù)。

2.2 充分調(diào)研，確定思路和方案

針對全國疫情防控形勢，在廣泛研究各高校檔案館疫情期間檔案利用模式的基礎(chǔ)上，結(jié)合學(xué)校疫情防控管理規(guī)定和檔案館實(shí)際情況，檔案館主動作為，在較短時(shí)間內(nèi)開發(fā)出檔案館查檔預(yù)約小程序——“與檔有約”微信小程序，并全面梳理各類檔案，研究適合的服務(wù)方式，確定了由線下服務(wù)轉(zhuǎn)換為線上服務(wù)的整體思路，并制定了翔實(shí)的工作方案。

①黨群、行政、基建、財(cái)務(wù)、人事類（含副科以上干部人事檔案）等機(jī)密檔案查閱，在智慧校園OA系統(tǒng)上申請相應(yīng)流程。

②教學(xué)類檔案（新生錄取三聯(lián)單、畢業(yè)成績、學(xué)歷學(xué)位證明等）及科研、外事、設(shè)備等其他類非機(jī)密檔案查閱，通過牡丹江師范學(xué)院檔案館“與檔有約”檔案預(yù)約小程序進(jìn)行預(yù)約查檔。

③上述檔案查閱均采用“零接觸”業(yè)務(wù)受理方式。疫情特殊時(shí)期，以減少人員交叉、線上溝通、急事優(yōu)先的處理原則，集中辦理預(yù)約的檔案查閱事務(wù)。辦理后的檔案材料原則上以電子文件的形式通過微信、QQ、電子信箱等方式發(fā)送給檔案利用者。如必須需要紙質(zhì)版需與工作人員溝通協(xié)調(diào)。

2.3 廣泛宣傳，提升檔案利用率，充分發(fā)揮檔案自身價(jià)值

通過多平臺、多渠道宣傳檔案館在疫情期間檔案利用服務(wù)方案，主動作為、靠前服務(wù)，最大限度地讓師生校友了解在疫情期間如何利用檔案，從而快速及時(shí)地獲取所需檔案材料，彰顯了檔案部門在特殊時(shí)期的責(zé)任與擔(dān)當(dāng)。

①在檔案館微信公眾平臺發(fā)布“關(guān)于檔案館在疫情防控期間做好檔案服務(wù)工作的通知”的公告，群發(fā)給已關(guān)注用戶，并主動推送給全校教師群和各二級學(xué)院輔導(dǎo)員群，最大范圍地讓師生校友了解檔案館在疫情防控期間檔案服務(wù)工作方案。

②將《檔案館在疫情防控期間做好檔案服務(wù)工作方案》加入《牡丹江師范學(xué)院線上業(yè)務(wù)指南》，以網(wǎng)站顯著專題版面的形式在學(xué)校官網(wǎng)面向社會發(fā)布，同時(shí)，要求各單位及時(shí)將《指南》傳達(dá)到每一位師生員工，讓檔案需求者能在疫情期間及時(shí)獲悉檔案利用途徑。

③將檔案館微信公眾號和檔案館預(yù)約小程序二維碼做成展板，在學(xué)校疫情期間唯一開放的校門口各單位疫情期間辦事指南專區(qū)展示，讓來校辦理檔案業(yè)務(wù)的人員第一時(shí)間了解檔案館在疫情期間檔案服務(wù)工作方案，并針對所需檔案材料進(jìn)行相應(yīng)預(yù)約。

3 展望

牡丹江師范學(xué)院檔案館是以檔案館微信公眾號為平臺基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)在新冠肺炎疫情期間檔案利用服務(wù)工作宣傳和查檔預(yù)約一站式服務(wù)，但和真正意義上的檔案館一站式云服務(wù)還是有很大距離。云服務(wù)是在云計(jì)算技術(shù)的支持下，包含系統(tǒng)、平臺、應(yīng)用終端等多層次內(nèi)容的一種新興服務(wù)模式，已成為當(dāng)今信息科技發(fā)展新潮流。檔案館一站式云服務(wù)架構(gòu)理念是將檔案信息資源虛擬化云存儲，并整合檔案網(wǎng)站、檔案公眾號、微信小程序、智能終端等云應(yīng)用手段，實(shí)現(xiàn)用戶身份認(rèn)證、檔案預(yù)約服務(wù)、檔案在線蓋章下載等服務(wù)。檔案館云服務(wù)是以檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)、以云計(jì)算為技術(shù)手段、以高效便捷服務(wù)為目的的云服務(wù)模式，讓用戶在檔案利用過程中“少跑路，多動手”[4]。將云服務(wù)應(yīng)用于高校檔案館管理工作中，不僅是檔案館應(yīng)對新冠肺炎疫情這樣重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件的新挑戰(zhàn)，更是提升檔案工作效率和檔案服務(wù)水平，提高檔案館服務(wù)質(zhì)量、創(chuàng)新檔案服務(wù)的必然趨勢。

參考文獻(xiàn)

[1] 新型冠狀病毒肺炎疫情實(shí)時(shí)大數(shù)據(jù)報(bào)告[EB/OL].[2020-4-28].https：//voice.baidu.com/act/newpneumonia/newpneumonia/？from=osari_pc_3#tab4.

[2] 國家檔案局關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知[EB/OL].[2020-02-07].http：//www.saac.gov.cn/daj/tzgg/202002/fd8abfed55c54443a8a71214fbe42e5d.shtml.

[3] 王飛.淺談檔案部門在疫情中如何履職盡責(zé)[J].蘭臺內(nèi)外，2020（9）：11-12.

[4] 丁曉茹.互聯(lián)網(wǎng)+云服務(wù)模式在檔案利用中的探索與實(shí)踐[J].數(shù)字與縮微影像，2018（4）：10-13.