加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化的幾點(diǎn)方法

徐鵬

摘要：信息化時(shí)代的不斷發(fā)展，給人們的生活帶來了很多快捷和便利，為人們的生活和工作也帶來了極大的便利，檔案管理信息化的建設(shè)減少了傳統(tǒng)的檔案管理環(huán)節(jié)，減輕了相關(guān)管理人員的工作負(fù)擔(dān)，也使得檔案管理更加具有長期性、完整性、便捷性，因此，對單位檔案管理信息化的建設(shè)的腳步不能停下，要盡量與信息化技術(shù)做到同步發(fā)展、同步更新。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化;方法

一、檔案管理信息化概述與重要意義

（一）概述

檔案管理信息化指在行政管理部門的安排與規(guī)劃下，利用電腦信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息有效管理，便于處理與使用的服務(wù)，使得檔案管理模式由傳統(tǒng)檔案保管模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理，受到行業(yè)內(nèi)普遍認(rèn)可。簡而言之，檔案管理模式與工作方法由傳統(tǒng)以及檔案保管為核心演變?yōu)闄n案管理信息數(shù)字化收集、儲(chǔ)存以及傳送，利用信息化工作形式為社會(huì)群眾提供服務(wù)。

（二）重要意義

讓檔案管理工作更加便捷、簡單。傳統(tǒng)檔案管理通常是以紙質(zhì)檔案為媒介進(jìn)行管理，但隨著時(shí)間的流逝，由于紙張本身的原因使得紙質(zhì)檔案很容易產(chǎn)生老化、損壞等現(xiàn)象，這就對檔案管理人員信息采集、儲(chǔ)存與整理產(chǎn)生阻礙。但檔案管理信息化建設(shè)，使得檔案管理形式發(fā)生巨大改變，由傳統(tǒng)紙質(zhì)管理變?yōu)殡娮邮占?jié)省大量的信息儲(chǔ)存空間，文檔儲(chǔ)存與管理更加方便，只需在檔案收集完成之后定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)即可。

（三）方便查找

傳統(tǒng)檔案管理模式下，管理人員想要查找某一檔案材料，要對大量的紙質(zhì)文檔進(jìn)行篩選，員工工作量大大增加。檔案管理信息化建設(shè)極大地縮短了信息材料的查找時(shí)間，因?yàn)槭褂谜咧恍柙陔娔X中輸入關(guān)鍵詞語就可從大量的文件中得到自己所需內(nèi)容，節(jié)省去到檔案室查找資料的時(shí)間，實(shí)現(xiàn)信息遠(yuǎn)程傳輸，從根本上提高檔案管理工作效率。

二、新形勢下提升檔案管理信息化建設(shè)的方法

（一）重視檔案信息化建設(shè)，加大資金投入力度

事業(yè)單位檔案管理的有效性更多的在于領(lǐng)導(dǎo)干部的重視程度，為改變當(dāng)前領(lǐng)導(dǎo)干部不重視的現(xiàn)象，在新形勢下，必須要提高領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理的重視程度，將檔案管理工作作為重要工作內(nèi)容來進(jìn)行，特別是全面提升事業(yè)檔案管理內(nèi)容的保密性問題。在檔案室內(nèi)選擇適合的位置存放檔案，為確保檔案管理的全面性，還要做好檔案室門窗加固工作，最大化保障檔案信息安全。另外，還要購入各種先進(jìn)的信息化設(shè)備，比如，計(jì)算機(jī)、掃描儀等，配置專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理工作，做好登記工作，禁止外人的進(jìn)入，同時(shí)定期加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)，促使檔案管理人員責(zé)任意識(shí)和專業(yè)能力提升。

（二）重視信息化人才培養(yǎng)，構(gòu)建復(fù)合型的團(tuán)隊(duì)

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)要求管理人員必須要具備檔案管理知識(shí)和服務(wù)等方面的知識(shí)，唯有如此，才能做好檔案管理工作，助推檔案管理信息化建設(shè)有序開展?；诖?，事業(yè)單位一定要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)力度和教育，積極引入檔案管理方面的專業(yè)人才，全面提升檔案管理隊(duì)伍專業(yè)水平。現(xiàn)階段，有部分檔案管理人員對計(jì)算機(jī)和其他檔案管理設(shè)備的應(yīng)用不夠熟練，因此，事業(yè)單位必須要重點(diǎn)加強(qiáng)檔案管理人員計(jì)算機(jī)操作技能方面的培訓(xùn)，幫助他們提高檔案管理信息化能力。

（三）規(guī)范檔案管理制度，提高檔案管理效率

當(dāng)前正處在信息化時(shí)代，檔案管理模式逐漸從傳統(tǒng)保護(hù)管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案數(shù)據(jù)信息共享和全面利用模式。要想進(jìn)一步發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)的作用和效率，則需要立足于實(shí)際，構(gòu)建科學(xué)完善的檔案管理制度，并且不能隨意修改。檔案管理人員在將信息錄入檔案時(shí)，一定要嚴(yán)格國家所制定的著錄原則、文字標(biāo)識(shí)、方法以及格式等方面的要求來開展工作，如果檔案管理人員無法實(shí)現(xiàn)著錄的統(tǒng)一，則在后續(xù)的檔案檢索過程極易出現(xiàn)錯(cuò)誤，導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性使用和提取受到影響。管理人員在對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔處理時(shí)，還必須要使用統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)庫軟件和硬件，同時(shí)還必須要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，從而更好地為事業(yè)單位內(nèi)部檔案信息資源的共享提供便利，真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

（四）做好檔案收集，確保信息化的完整性

檔案種類繁多，各式各樣，所以各單位要明確制定出科學(xué)而合理的收集重點(diǎn)，以保證將優(yōu)質(zhì)的檔案進(jìn)行有效收集，防止有價(jià)值的檔案流失。各單位必須結(jié)合自身實(shí)際情況，根據(jù)自身的管理體制、機(jī)構(gòu)設(shè)置以及管理體系的具體情況，協(xié)調(diào)各個(gè)部門進(jìn)行上下配合協(xié)作，做好檔案收集工作。在檔案收集時(shí)，進(jìn)行有效的檢查與指導(dǎo)，減少優(yōu)質(zhì)資料的流失，同時(shí)拓寬檔案收集范圍，收入更多有利于國家的檔案，以反映社會(huì)前進(jìn)的歷史面貌。對于比較零散的檔案進(jìn)行收集、歸檔、加工、分析，為社會(huì)提供更多完整而準(zhǔn)確的信息資源。

（五）加強(qiáng)檔案的數(shù)字化建設(shè)

檔案的數(shù)字化建設(shè)，信息化創(chuàng)立是基礎(chǔ)。同時(shí)，充分利用計(jì)算機(jī)與大數(shù)據(jù)技術(shù)，對現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行有效的收集、整理、審核、保管和統(tǒng)計(jì)，加快檔案信息日常辦公的自動(dòng)化建設(shè)，利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線借閱、在線傳送、在線歸檔、在線審核等功能，從而有效提升本企業(yè)在檔案信息資源管理中的效率，減少人力資源成本，提升檔案信息管理的安全性與時(shí)效性。

三、結(jié)語

綜上所述，做好檔案管理工作，無論是對政府還是工作人員，都是必不可少的重要環(huán)節(jié)。在社會(huì)的不斷發(fā)展當(dāng)中，檔案管理工作也在產(chǎn)生變化，出現(xiàn)許多新的狀況，所以檔案工作必須要與時(shí)代發(fā)展的需求緊密相連，相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)也要逐步嚴(yán)格起來，以保證檔案管理工作能跟上時(shí)代快速邁進(jìn)的腳步，在信息化社會(huì)中為更多人提供服務(wù)。同時(shí)提高工作人員的綜合素養(yǎng)，注重對工作人員的定期培訓(xùn)，以達(dá)到事半功倍的效果，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，加快社會(huì)主義和諧社會(huì)前進(jìn)的步伐。

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