電子合同比紙質(zhì)合同好在哪兒

馬今

隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，合同數(shù)量和合同類型也會變得越來越多，而這些合同對于企業(yè)的生存至關(guān)重要。

如何保護好合同內(nèi)容的信息、如何做好合同的分類存儲、如何讓大家快速獲取和查閱合同等環(huán)節(jié)，對企業(yè)提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。

一、合同簽署的常見痛點

1.簽約流程慢。

在當下疫情階段，跨地區(qū)的合同簽署、公司內(nèi)部辦事處之間的合同傳閱等操作都變得非常困難。

比如我們與其他城市的公司簽訂合同時，要寄過去等對方蓋完章之后再寄過來，來回可能要花費一周時間，非常影響企業(yè)運營時效。

2.簽約數(shù)量大。

在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，除了B端客戶，可能會有很多C端用戶在網(wǎng)站上下各種訂單。尤其是在業(yè)務旺季，每天都要簽署幾千個訂單，只有簽署成功才能發(fā)貨，造成時效非常低。

3.簽約成本高。

對于紙質(zhì)合同，簽約除了有快遞費用、打印費用等顯性成本，還有很多隱性成本。比如，每一個紙質(zhì)合同要保存，我們就要把它放在合同保管柜里，占用辦公空間。

考慮到日后可能會查詢以前的合同，還得專門雇人維護保管的合同文件。這些都是在增加我們的管理成本。

4.風險不可控。

對于紙質(zhì)合同，經(jīng)常會出現(xiàn)各種的問題，比如簽署主體不可控、簽署行為意愿不可控、快遞風險不可控等。

5.合同管理難。

無論是合同保管問題、印章存放問題，還是查閱、調(diào)閱、借閱問題，在使用紙質(zhì)合同的情況下是無法解決的。

二、數(shù)字化簽約趨勢及特點

如何解決這些問題？做數(shù)字化簽約是當下的一大趨勢。

電子合同究竟是什么？

電子合同是基于電子簽名技術(shù)的應用，簽署及傳輸過程采用嚴格加密技術(shù)，保障其具有與紙質(zhì)合同同等的法律效力，并支持多種司法舉證，確保合同締結(jié)雙方的合法權(quán)益。

業(yè)界內(nèi)，各廠商對電子合同的定義并不一致。有些服務商更多地關(guān)注它的易用性，如用戶只需要短信回復一個“1”就能把合同簽好。

但這種方式并不嚴謹，既然要做合同，就要想到一旦這個合同將來出現(xiàn)糾紛怎么辦，而注重簡便性忽視法律合規(guī)性的簽署方式是不能保證合法有效的。

紙質(zhì)合同的劣勢與電子合同的優(yōu)勢有哪些呢？

第一，比起傳統(tǒng)的文件簽署，電子合同可以解決假章問題。如果我們拿出一個紙質(zhì)合同來，即便我們知道上面是蘿卜章（偽造公章）蓋的，也沒辦法證明。

但是在電子簽名時代，這個情況是不會發(fā)生的，因為沒有經(jīng)過身份認證無法使用印章，而且任何一個章的使用都有相關(guān)記錄可以追溯到是哪個手機號、什么長相的人蓋的章。

第二，比起紙質(zhì)合同，電子合同不存在打印、快遞成本這些問題。

第三，紙質(zhì)合同存在倉儲成本高、合同易丟失的問題，而電子合同既不會丟失，也不需要物理空間儲存。

第四，紙質(zhì)合同經(jīng)常會遇到一個問題：我們做合同審批的時候可能是一套文件，等到打印出來、簽署完成之后才發(fā)現(xiàn)合同在這個過程中可能因為人為失誤或某種原因發(fā)生了篡改、丟頁等情況，最終與我們審批的版本不一致。但電子合同可以完全避免這些問題，變得更加安全。

第五，公章私蓋。使用紙質(zhì)合同時，業(yè)務人員會因為私情或者粗心為別人蓋了一個不知名的文件，使用電子合同時不會出現(xiàn)這種問題。

三、電子合同全生命周期解決方案

1.電子合同全生命周期。

一份合同的整個生命周期里有多個環(huán)節(jié)。

簽訂前：我們要基于某個合同范本去設計合同，在線進行一些修改和起草，選擇好合同簽署的相對方。草擬結(jié)束后，選擇好給誰簽，直接進入簽訂狀態(tài)。

簽訂中：我們可能需要做內(nèi)部審批，最終確定這份合同可以簽訂。簽訂時，我們還要驗證對方的身份信息（如：對方是什么人，對方是代表什么企業(yè)，這個企業(yè)的資質(zhì)如何，這個人能不能有足夠的權(quán)限代表這個企業(yè)去簽合同）。確認完畢后，依據(jù)《電子簽名法》，我們要頒發(fā)一個CA證書，讓對方在線完成簽署。

簽訂后：簽訂完成后，就開始履約。一旦發(fā)生糾紛，我們可能還需要相關(guān)的訴訟管理、案件管理、律師管理。

2.電子合同的簽署流程。

我們可以看到，電子簽約無非就是四個角色：

第一個角色是發(fā)起方，發(fā)起合同的簽署。

第二個角色是接收方，他可以查看發(fā)起方發(fā)起的合同，查看之后可能要做一些認證，證明自己能夠替某一個企業(yè)來簽署，這時他才能完成簽署的動作。

第三個角色是出證方，在簽署過程中，記錄雙方的所有線上操作。

第四個角色是律師方，如果簽署后出現(xiàn)糾紛，需要律師提供相關(guān)的咨詢和服務。

這個過程中，有幾件最重要的事：

第一，實名認證，我們要確認對方的身份。實名認證的方法有很多，如手機號碼驗證、刷臉驗證。如果對方是企業(yè)，驗證的方法就更多了，如驗證營業(yè)執(zhí)照、驗證對公賬號等等。

第二，簽署方的意愿。我們要證明當時是他簽的字，還要證明他簽字的時候已經(jīng)完整瀏覽過合同，最后通過刷臉采集他的個人信息確認合同的簽署。這些都是關(guān)于簽署方真實意愿的驗證。只有有了這些東西，我們才能證明這份合同的有效性。

第三，防篡改。無論是簽名的防篡改還是合同內(nèi)容的防篡改，如果以后出現(xiàn)糾紛，我們要向法庭證明現(xiàn)在這份合同內(nèi)容和之前接收方簽的合同沒有任何不同。

3.如何選擇電子合同廠商？

建議選擇電子合同服務商的時候，要更關(guān)注服務商的綜合能力，包括產(chǎn)品、技術(shù)、服務、資質(zhì)等。

后續(xù)糾紛處置環(huán)節(jié)上的保障也需要放在更突出的地位，司法裁判機構(gòu)認不認可該服務商提供的電子證據(jù)，是合同效力得到充分保障的前提。

四、電子合同的應用案例

1.地產(chǎn)行業(yè)。

地產(chǎn)行業(yè)面臨的一個最大的問題是：在房屋買賣過程中，要簽大量的文件。并且，為了保障文件的安全性，要求每一頁都要簽字，這就導致簽字的數(shù)量非常多。此外，從等待簽署到完成寄送的時間過長，進而造成等待支付認購款、等待收據(jù)時間也過長。

某客戶在使用了電子合同之后，簽約成本直接降低了90%；用戶的體驗滿意度達到98%（以前必須請用戶到現(xiàn)場簽署或者等合同寄到了再簽署，然后用戶還得寄回來，而使用電子合同后，這些問題就不存在了）；當企業(yè)發(fā)生糾紛的時候，訴訟自證（企業(yè)自己拿出證據(jù)提供給法庭或其他司法機構(gòu)）效率提升超過80%。

2.金融行業(yè)。

電子合同在金融行業(yè)里也有很多應用場景，比如在銀行開戶、貸款，或者開通其他業(yè)務時，都可以使用電子合同。

舉一個我們金融行業(yè)的客戶的例子，面臨著4個業(yè)務痛點：

第一，承租人地域分布廣、無法線下簽署合同。

第二，公章由總部集中管理、用印困難。

第三，擔保/抵押類合同篡改風險高，因為這類合同不止是兩方簽署（甲方和乙方），可能還有金融擔保方、出資方、資質(zhì)擔保方等幾方簽一份合同，而這些角色可能在不同城市，簽署合同效率慢且風險高。

第四，承租人簽署意愿證據(jù)難以取證。

但是，使用電子合同后，貸款業(yè)務可以實現(xiàn)線上化處理，風控能力也大幅提升；電子印章的使用可以更加安全管控，合同數(shù)字化支撐業(yè)務智能化。

3.教育行業(yè)。

對于教育機構(gòu)，會涉及到很多簽約主體。比如，既要和客戶方（學生或家長）簽訂培訓合同、課程確認單，也要和人事及外聘方（全職教師和外聘專家）簽訂勞動合同和外聘合同，還要簽署內(nèi)部審批單據(jù)、教務報告，甚至與外部合作企業(yè)簽訂合作協(xié)議、代理協(xié)議。

這些工作，我們都可以通過電子合同或電子審批簽署提升效率。

而且，教育行業(yè)都有一個非常大的特點：層級比較深，一級代理可能是品牌方，二級是地域代理，他們有自己的線下培訓機構(gòu)，這些培訓機構(gòu)收集各種各樣的課程，這些課程的研發(fā)機構(gòu)可能就是三級、四級代理。

在層級比較深的情況下，如果一個三四級的課程代理把課程賣給了另外一個城市的銷售品牌，在這個過程中，如果簽訂的是紙質(zhì)合同經(jīng)常會出現(xiàn)一個問題：對方在簽署完成后把這份合同發(fā)給你時，可能沒有按照當初商定的比例或者分成去簽。但是合同已經(jīng)簽完了，只能去執(zhí)行。

作為一個品牌方，如果沒辦法管理好旗下三級、四級終端機構(gòu)的簽署行為，就會對品牌造成不良影響，甚至影響老師的上課情況。

而有了電子合同之后，所有的合同都可以由總部發(fā)起，實時推送給各方簽署，這樣就杜絕了各三四線終端機構(gòu)在簽署時進行修改的情況。

4.人力資源行業(yè)。

在人力資源行業(yè)，電子合同能夠應用的場景非常多，比如勞動合同、入職體檢單、背調(diào)授權(quán)協(xié)議、各種證明文件（學歷證明、離職證明）、保密協(xié)議、競業(yè)協(xié)議和員工手冊等等。

舉個例子，國內(nèi)某制造業(yè)企業(yè)的員工入職的密度非常大，可能有幾千個人需要在幾個小時內(nèi)完成簽署。如果用紙質(zhì)合同，很難做到，但使用電子合同就很好解決。

未來，電子合同的應用領(lǐng)域、場景將會越來越多，它能有效提升我們的工作效率。