地勘單位工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理研究

羅虹

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，工程建設(shè)項(xiàng)目步入了一個(gè)全新的層面，特別是地勘單位，近年來(lái)的發(fā)展更是迅猛，極大推動(dòng)了地質(zhì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，帶來(lái)了理想的效益。不過，隨之而來(lái)的便是檔案資料數(shù)量呈井噴式增長(zhǎng)，管理起來(lái)難度更加的大?；诖?，本文主要針對(duì)地勘單位工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行了詳細(xì)分析，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)人員有所幫助。

關(guān)鍵詞：地勘單位;工程建設(shè)項(xiàng)目;檔案管理

一、引言

作為地勘單位工程建設(shè)中最真實(shí)的體現(xiàn)，項(xiàng)目檔案在整個(gè)工程建設(shè)中有著舉足輕重的地位。工程檔案管理質(zhì)量直接關(guān)乎到整個(gè)工程的評(píng)估。不過就實(shí)際情況來(lái)看，地勘單位往往忽視了這一方面，時(shí)常出現(xiàn)檔案滯后，或者是很難體現(xiàn)工程特點(diǎn)以及效益等相關(guān)情況。在我國(guó)基礎(chǔ)建設(shè)飛速發(fā)展時(shí)代下，地勘單位工程建設(shè)也緊跟步伐，從而對(duì)檔案管理提出了全新的要求，如果不加以改變，必定會(huì)嚴(yán)重阻礙到地勘單位工程建設(shè)發(fā)展。就這一方面來(lái)說(shuō)，加強(qiáng)地勘單位工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理研究意義重大，具體分析如下。

二、地勘單位檔案管理工作的意義

1.各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄

檔案能夠很好反映出地勘單位的全過程，有助于銜接地勘單位的過去和現(xiàn)在，甚至是未來(lái)?？梢哉f(shuō)，檔案不僅是一種重要的信息資源，同時(shí)，還是一種無(wú)形的財(cái)富，所以，地勘單位無(wú)論怎樣發(fā)展進(jìn)步，都應(yīng)該一如既往的重視檔案管理工作。

2.能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)

對(duì)于地勘單位而言，決策是其管理的龍頭所在，決策是否正確不僅取決于管理者的能力和水平，同時(shí)，還有管理者對(duì)地勘單位人員各方面能力的洞察。記錄著地勘單位各種活動(dòng)和發(fā)展情況的檔案，則能很好幫助管理者洞察各個(gè)方面，從而做出正確的決策。

3.是承攬工程的保障

隨著社會(huì)不斷發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，加大了工程任務(wù)承攬的難度，而工程任務(wù)承攬直接關(guān)乎到地勘單位的發(fā)展與生存。檔案中記錄著地勘單位以往的業(yè)績(jī)與經(jīng)歷，如果檔案人員能夠積極提供，并且配合相關(guān)人員制定標(biāo)書，那必定能很好提升工程任務(wù)承攬概率，為地勘單位的持續(xù)發(fā)展提供助力。

三、地勘單位檔案管理中主要存在的問題

1.管理意識(shí)淡薄

部分地勘單位對(duì)于檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，覺得檔案和業(yè)務(wù)之間沒有太大的關(guān)系，所以分開進(jìn)行管理。而且，還有一些地勘單位不知道為什么要開展和怎樣開展檔案管理工作，從而在具體管理中非常敷衍，導(dǎo)致檔案工作的作用難以很好體現(xiàn)，使得很多地勘單位不重視檔案管理工作，沒能認(rèn)識(shí)到其重要價(jià)值。此外，在改革發(fā)展大背景下，地勘單位缺乏對(duì)檔案管理的創(chuàng)新，從而使得檔案管理工作存在著嚴(yán)重的滯后性，很難有效滿足地勘單位發(fā)展需求，造成一系列不協(xié)調(diào)和不匹配的問題出現(xiàn)，對(duì)于地勘單位發(fā)展也有著一定的不良影響。

2.管理理論薄弱

首先，就是地勘單位檔案管理專業(yè)人員缺乏，很多都是由辦公室人員兼任，缺乏穩(wěn)定性和專業(yè)性，從而使得檔案管理顯得十分混亂，效率也很低下;

其次，管理質(zhì)量不足，具體表現(xiàn)在部分檔案管理人員只了解一些基本的立卷歸檔知識(shí)，對(duì)于其他方面缺乏足夠認(rèn)識(shí)。檔案管理中涉及到很多操作層面上的知識(shí)，例如，檔案類別號(hào)、全宗號(hào)等等，如果對(duì)這些不了解，那很有可能在具體操作中出現(xiàn)蓋錯(cuò)章、編錯(cuò)號(hào)等問題;

最后，部分地勘單位沒能清楚認(rèn)識(shí)到檔案基礎(chǔ)性作用，導(dǎo)致檔案應(yīng)有作用難以得到體現(xiàn)。

3.管理沒能和服務(wù)有機(jī)結(jié)合

首先，檔案管理缺乏完整性與系統(tǒng)性，部分地勘單位往往注重紙質(zhì)檔案的收集管理，對(duì)于實(shí)物檔案、聲像資料等等相對(duì)忽視;

其次，忽視了檔案資源流失問題。一些地勘單位因?yàn)楣芾聿簧频纫蛩?，?dǎo)致部分重要檔案資料丟失或者是損毀，并且事后還不會(huì)想辦法去彌補(bǔ)，覺得不是什么重要的事情，嚴(yán)重影響到檔案的正常應(yīng)用;

最后，在檔案管理過程中，部分地勘單位大都側(cè)重于檔案保存，忽視了具體應(yīng)用，沒能深入挖掘檔案價(jià)值，使得檔案管理失去了意義。

4.檔案分類不完善

檔案分類不完善這一問題會(huì)在檢索時(shí)充分體現(xiàn)出來(lái)，而且事情總是會(huì)發(fā)展到一定程度上的時(shí)候才會(huì)看到其嚴(yán)重性。就地勘單位檔案管理過程中，在檔案歸檔之后，工作人員覺得整理比較麻煩，從而沒能將形成的文件及時(shí)歸檔，然后隨意擺放，使得在檔案驗(yàn)收應(yīng)用過程中，出現(xiàn)行文不規(guī)范、檔案資料欠缺等問題，對(duì)于地勘單位工作順利的開展極為不利。此外，檔案收集難度比較大，歸檔不是很齊全。因?yàn)樵谌粘n案管理中，地勘單位往往存在各自為政的情況，使得檔案工作人員在檔案收集中遇見很多阻礙，從而衍生出一系列問題，給地勘單位帶來(lái)非常大的損失。

5.管理人員素質(zhì)薄弱

地勘單位的檔案管理工作對(duì)于工作人員的要求比較高，不過就具體情況來(lái)看，地勘單位檔案管理工作人員的綜合能力很難有效滿足這一要求，專業(yè)知識(shí)欠缺，從而很難確保歸檔文件的完整性。究其原因，地勘單位對(duì)于檔案管理工作不是很重視，從而在人員招聘上比較隨意，而且還存在一定程度的任人唯親的情況，不注重人員的綜合素質(zhì)考察。同時(shí)，也忽視了對(duì)工作人員的定期培訓(xùn)，使得部分人員一直沿用傳統(tǒng)檔案管理方法，效率低下。

四、地勘單位工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理措施

1.完善管理制度

搞好制度建設(shè)是做好檔案管理工作的重要前提，具體需要建立完善的和檔案法律法規(guī)相適應(yīng)的各種內(nèi)部管理制度，以便為檔案管理工作順利、高效的開展提供助力。為此，積極完善管理制度非常有必要。首先將制度細(xì)化和具體化，使得檔案管理人員在具體工作開展中，能夠有的放矢，有規(guī)有矩，實(shí)現(xiàn)工作質(zhì)量的提升。一個(gè)項(xiàng)目需要各方人員共同努力才能完成，地勘單位工程建設(shè)項(xiàng)目也是如此，所以，其檔案工作需要設(shè)計(jì)、監(jiān)理以及施工等單位配合才能實(shí)現(xiàn)。為此，要想做好地勘單位工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，必須得明確職責(zé)，完善管理機(jī)制，使得各個(gè)部門與單位能夠積極配合。

2.健全獎(jiǎng)懲考核制度

健全的獎(jiǎng)懲考核制度有助于激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，所以，地勘單位還得加強(qiáng)注重獎(jiǎng)懲考核制度的不斷完善。在這一過程中，需要充分考慮到檔案管理工作具體情況，對(duì)于工作中存在疏忽的人員，應(yīng)該嚴(yán)格進(jìn)行處理，對(duì)于表現(xiàn)良好的員工，應(yīng)該立即給予表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。同時(shí)，還應(yīng)該將管理人員日常表現(xiàn)等與他們的工作、年度獎(jiǎng)金等相掛鉤，這樣必定能夠使他們?cè)诠ぷ髦袊?yán)謹(jǐn)認(rèn)真，并全身心投入其中。在這一過程中，應(yīng)該注重檔案管理人員政治警惕性、專業(yè)素養(yǎng)等等培養(yǎng)，加大依法管理檔案的力度，最大程度上調(diào)動(dòng)工作人員積極性，切實(shí)提升檔案管理工作效率。

3.注重檔案系統(tǒng)化和完整化

地勘單位工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理要想達(dá)成預(yù)期的效果，必須得注重檔案系統(tǒng)性和完整性的提升。而檔案系統(tǒng)性實(shí)現(xiàn)的重要前提就是確保歸檔文件的完整性，這是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。因?yàn)榈乜眴挝还こ虣n案存在著數(shù)量多、周期長(zhǎng)以及來(lái)源廣等特點(diǎn)，所以，在很大程度上加大了收集工作的難度。在這一過程中，必須得注意檔案收集工作絕對(duì)不能過于形式，在平時(shí)就應(yīng)該做好相關(guān)鋪墊，然后等到階段工作完成之后，全面性的檢查歸檔文件是否完整。只有檔案管理人員全面了解工程建設(shè)項(xiàng)目情況，才能在具體工作中有序進(jìn)行，不僅不重復(fù)，也不會(huì)遺漏。必須得注意的一點(diǎn)，在信息化時(shí)代背景下，地勘單位工程建設(shè)項(xiàng)目檔案不僅有紙質(zhì)文件，同時(shí)還有很多電子文件，所以，檔案管理人員應(yīng)該做到具體問題具體分析，絕對(duì)不能盲目操作。只有這樣，才能真正將檔案作用充分發(fā)揮出來(lái)，為今后的地勘單位決策提供有力的依據(jù)。

4.加強(qiáng)檔案納入管理

檔案納入管理是檔案管理中十分重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，有著舉足輕重的地位，所以，要求地勘單位對(duì)其加強(qiáng)重視。為此，地勘單位各個(gè)管理部門都應(yīng)該從尊重歷史、為現(xiàn)實(shí)與未來(lái)服務(wù)的高度對(duì)待檔案管理工作，并將其納入到單位工作計(jì)劃中和工作責(zé)任制度中，使得檔案工作能夠和地質(zhì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)共同進(jìn)步和發(fā)展，確保規(guī)定資料的完整性與安全性。在這一過程中，要求制定各項(xiàng)查借閱制度，注重現(xiàn)代化管理發(fā)展，如應(yīng)用微機(jī)進(jìn)行檔案管理就十分合適，這樣不論是在歸檔還是借閱以及應(yīng)用等的時(shí)候，都能十分的快速和方便，極大提升了檔案管理工作效率。除此之外，就檔案形成來(lái)說(shuō)，涉及到很多個(gè)部門，同時(shí)還有多個(gè)階段，所以，在具體歸檔過程中，應(yīng)該充分考慮這一點(diǎn)，將文件從產(chǎn)生一直到歸檔的整個(gè)過程中，進(jìn)行有效控制與管理，只有這樣，才能更好保障檔案歸檔管理質(zhì)量，為地勘單位今后的發(fā)展發(fā)光發(fā)熱。

5.對(duì)檔案進(jìn)行更深層次研究

地勘工程建設(shè)項(xiàng)目檔案中，記錄了土工實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、項(xiàng)目設(shè)計(jì)以及圖表等各個(gè)方面的信息，從檔案形成的特性來(lái)看，除了具備科技檔案一般的共性以外，還有著自身獨(dú)有的特點(diǎn)。就長(zhǎng)時(shí)間的實(shí)踐情況而言，檔案管理中的“編”遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于“研”，很多都是一些很基礎(chǔ)的產(chǎn)品，直接進(jìn)行原始檔案的復(fù)制，所以，為了將地勘單位工程建設(shè)項(xiàng)目檔案作用與價(jià)值更加充分的發(fā)揮出來(lái)，加強(qiáng)研究意義重大。研究之后，再合理進(jìn)行編制，將其中的精品有效呈現(xiàn)出來(lái)，促使檔案檔次更深一個(gè)臺(tái)階，進(jìn)一步提升檔案參考價(jià)值與研究?jī)r(jià)值。

6.強(qiáng)化納入管理與控制，注重過程控制

檔案管理是企業(yè)管理中非常重要的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，所以，地勘單位各級(jí)部門應(yīng)該對(duì)其加強(qiáng)重視，并且從對(duì)現(xiàn)實(shí)服務(wù)、歷史負(fù)責(zé)等角度對(duì)待檔案工作。具體需要將工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作納入至本單位年度工作計(jì)劃中、工作責(zé)任制以及單位經(jīng)營(yíng)承包合同中，使得檔案管理工作能夠與地質(zhì)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)一起進(jìn)步。也就是說(shuō)，在簽訂經(jīng)營(yíng)承包合同或者是下達(dá)經(jīng)營(yíng)指標(biāo)的時(shí)候，應(yīng)該將檔案管理要求融入進(jìn)去，在工作檢查考核過程中，也得充分考慮到檔案管理工作。

除此之外，每一項(xiàng)工作的完成都得經(jīng)歷“過程”，檔案形成同樣如此，對(duì)于檔案管理工作的效率有著很大的影響。就工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的形成來(lái)說(shuō)，不僅涉及到項(xiàng)目施工方，而且還有地勘單位各個(gè)部門、國(guó)家相關(guān)部門等。例如，投標(biāo)文件、相關(guān)合同;施工過程中的設(shè)計(jì)變更、原始記錄等;竣工之后的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、評(píng)價(jià)意見等。就這些材料來(lái)說(shuō)，檔案管理部門都得收集完整，并且合理分類管控，只有這樣，才能為地勘單位的發(fā)展提供有力依據(jù)，促使其達(dá)成更為理想的發(fā)展目標(biāo)。

7.注重檔案管理研究，激發(fā)工作人員積極性

地勘工程建設(shè)項(xiàng)目檔案中包括圖表、現(xiàn)場(chǎng)地質(zhì)勘察數(shù)據(jù)、成果文字報(bào)告等等，從形成檔案角度上來(lái)說(shuō)，除了有著科技檔案一般共性之外，還存在著非常顯著的自身特點(diǎn)，從長(zhǎng)期管理工程勘察檔案管理情況來(lái)看，檔案管理中的“編”的成分比“研”的成分要大的多，對(duì)于一些初級(jí)產(chǎn)品，往往就是直接復(fù)制原始檔案。所以，為了將檔案作用更加充分的發(fā)揮出來(lái)，要求地勘單位深入進(jìn)行檔案管理研究，之后再著手進(jìn)行編制，這樣有助于提升檔案檔次，使其更具參考價(jià)值與研究意義。

此外，還得注重工作人員檔案管理意識(shí)的激發(fā)，加大現(xiàn)實(shí)意義的宣傳，使得領(lǐng)導(dǎo)層清楚認(rèn)識(shí)到檔案管理的要求與目的，然后動(dòng)員全體員工積極參與到檔案工作中。同時(shí)，還得注重檔案管理人員政治警惕性、專業(yè)素養(yǎng)的提升，不斷進(jìn)行獎(jiǎng)懲制度的完善與落實(shí)，使得檔案管理工作能夠有的放矢，推動(dòng)地質(zhì)檔案管理工作質(zhì)量更進(jìn)一步。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，地勘單位應(yīng)該積極創(chuàng)新和落實(shí)項(xiàng)目檔案管理制度，并根據(jù)具體情況及時(shí)調(diào)整檔案歸檔范圍，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐。同時(shí)，單位在信息建設(shè)規(guī)劃制定過程中，應(yīng)該將檔案管理工作納入其中，而檔案管理部門也應(yīng)該主動(dòng)參與其中，以便更好適應(yīng)檔案自身發(fā)展，滿足地勘單位工程建設(shè)要求，實(shí)現(xiàn)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的目標(biāo)。

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（作者單位：廣西壯族自治區(qū)二七二地質(zhì)隊(duì)）