機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作的創(chuàng)新

張四新 劉清熙

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674- 1145（2020）04- 106- 02

摘 要 在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理工作中，文書檔案管理工作及其重要，是機(jī)關(guān)單位有效信息的開發(fā)和利用信息的基礎(chǔ)，對(duì)提高工作效率、為決策者提供發(fā)展的方向，促進(jìn)機(jī)關(guān)長期穩(wěn)定的發(fā)展、反映機(jī)關(guān)發(fā)展歷程意義重大。因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須要重視文書檔案管理工作，本文闡述文書檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義，對(duì)現(xiàn)階段文書檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆治?，提出相?yīng)的工作創(chuàng)新改革機(jī)制，從而為事業(yè)單位的文書檔案管理工作提供新思想新思維以提高文書檔案管理工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞 文書檔案 管理工作 創(chuàng)新

對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說文書檔案是其重要的無形資產(chǎn)，文書檔案記錄了機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于黨政活動(dòng)和相關(guān)管理工作過程的文件，同時(shí)也記錄著機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展歷史和重要工作人員的信息，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的未來發(fā)展和管理工作，都有重要的影響意義。目前在當(dāng)前信息化時(shí)代的大背景下，文書檔案管理工作遇上了諸多問題，存在一定的管理缺陷，并沒有發(fā)揮出文書檔的應(yīng)有價(jià)值，急需快速改革發(fā)展。例如機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作者對(duì)于文書檔案管理不重視，認(rèn)為文書檔案只是記錄機(jī)關(guān)事業(yè)單位歷史工作的紙質(zhì)檔案，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展并沒有促進(jìn)影響作用，所以就弱化了文書檔案管理工作再加上檔案工作者職業(yè)素養(yǎng)不高，并沒有發(fā)揮出文書檔案的應(yīng)有作用。因此在進(jìn)行文書檔案管理工作時(shí)需要針對(duì)以上出現(xiàn)的問題提出解決策略并進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能夠保證此項(xiàng)工作的有效性。

一、文書檔案管理的意義

文書檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位眾多檔案中最常見、最普遍的一種檔案記載方式，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案一般都是政府機(jī)構(gòu)或上級(jí)單位頒發(fā)的文件轉(zhuǎn)化而來，記錄了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展歷程、發(fā)展方向、取得的成果，領(lǐng)導(dǎo)者在不同時(shí)期做出的不同決策，對(duì)于機(jī)關(guān)的文化建設(shè)、未來的發(fā)展都起著重要的鋪墊作用，并且為我國黨政機(jī)關(guān)積累了大量的歷史材料，所以機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案管理工作具有較強(qiáng)的政治性，必須要采用科學(xué)的管理機(jī)制來加強(qiáng)文書檔案管理工作，才能夠有效發(fā)揮出文書檔案管理工作的基本職能，從而促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的快速發(fā)展，為人民群眾提供更加優(yōu)良的服務(wù)質(zhì)量，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的履職水平。檔案管理人員應(yīng)該從檔案具有連續(xù)性、完整性的特點(diǎn)入手，對(duì)文書檔案進(jìn)行分類、整理、存檔，突破文書檔案管理工作的傳統(tǒng)理念，不斷改革創(chuàng)新文書檔案管理措施，使得文書檔案的現(xiàn)實(shí)意義得以體現(xiàn)。

二、文書檔案管理的現(xiàn)狀

（一）管理模式不規(guī)范

規(guī)范化的管理模式對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展來說有著十分重要的作用。機(jī)關(guān)事業(yè)單位正在逐漸規(guī)范單位的管理模式，但忽略文書檔案管理工作已經(jīng)成為了常態(tài)。最明顯的表現(xiàn)就是文書檔案管理工作并無長期的管理人員，且缺乏相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)，未形成健全的文書檔案管理機(jī)制[1]。這就導(dǎo)致了管理人員在進(jìn)行文書檔案的整理時(shí)極容易因?yàn)榻唤硬划?dāng)產(chǎn)生問題，如：文書檔案缺失、文件信息不完整；除此之外，檔案管理人員由于沒有強(qiáng)制性的約束，在進(jìn)行工作時(shí)會(huì)有較大的隨意性，同時(shí)檔案管理人員也會(huì)在工作時(shí)也會(huì)產(chǎn)生茫然感，這樣就很有可能導(dǎo)致文件遺漏、混亂的情況出現(xiàn)。

（二）對(duì)文書檔案重視程度不夠

一般來說，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于文書檔案管理的重視程度并不高，認(rèn)為文書檔案管理工作十分簡單，不需要投入大量的人力、物力資源。并且，就算投入了充分地人力、物力資源也得不到明顯的回報(bào)。因此，大部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理人員就會(huì)降低對(duì)文書檔案管理的重視程度，這也就增加了文書檔案管理工作困難性。即領(lǐng)導(dǎo)人員未能對(duì)文書檔案管理工作提出有效的工作目標(biāo)，也未能給予大量的業(yè)務(wù)支持，這樣極容易造成機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)其他員工對(duì)于此項(xiàng)工作的重視度不足，并不能積極主動(dòng)配合文書檔案管理人員的工作，而文書檔案管理人員在實(shí)際工作時(shí)也不會(huì)對(duì)此項(xiàng)工作產(chǎn)生責(zé)任感，也不能夠理解文書檔案管理工作的重要性，文書檔案管理工作的效率自然而然較為低下，文書檔案起到的作用也不能夠顯現(xiàn)出來。

（三）管理人員素質(zhì)不高

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中文書檔案管理工作相對(duì)其他工作而言看似較為簡單，但是也需要管理人員具備一定的專業(yè)素質(zhì)，如學(xué)習(xí)檔案管理學(xué)、文書學(xué)等內(nèi)容。所以，文書檔案管理工作看似誰都可以做，但是卻不是人人都能夠做得好的。而機(jī)關(guān)事業(yè)單位在人員安排上重視程度不夠，這就導(dǎo)致大部分管理人員的專業(yè)素質(zhì)并不高。除此之外，正是由于此項(xiàng)工作的工作壓力小，工作人員在入職后進(jìn)行工作時(shí)也會(huì)由于工作內(nèi)容較為簡單、繁瑣產(chǎn)生厭倦感，致使其在工作態(tài)度上產(chǎn)生一定的問題，即工作缺乏上進(jìn)心、工作敷衍等，造成文書檔案管理工作效率、質(zhì)量都很低。

（四）文書檔案管理工作缺少信息化管理手段

機(jī)關(guān)事業(yè)單位單位的文書檔案管理工作大部分還停留于書面上，這對(duì)于文書管理人員來說工作內(nèi)容固然會(huì)顯得簡單化，但是在信息化時(shí)代的背景下，紙質(zhì)資料已經(jīng)跟不上時(shí)代的發(fā)展。通常而言，利用紙質(zhì)文件進(jìn)行資料的整理時(shí)會(huì)產(chǎn)生較大的工作量，并且利用紙質(zhì)文件進(jìn)行資料查找非常麻煩。所以，將文書檔案進(jìn)行信息化的管理很有必要。通過利用云端儲(chǔ)存減少實(shí)物儲(chǔ)存空間的占用，且更加便于文書檔案的查找[2]。但是，在實(shí)際的文書檔案管理過程中，由于領(lǐng)導(dǎo)人員的不重視、文書檔案管理人員本身專業(yè)能力不夠、信息技術(shù)掌握的不熟練，導(dǎo)致其并未充分的利用信息化技術(shù)完成此項(xiàng)工作，所以，如何強(qiáng)化文書檔案管理的信息化程度是事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員、文書檔案管理人員需要思考的問題。

三、文書檔案管理工作創(chuàng)新策略

（一）加強(qiáng)文書檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新

為了適應(yīng)時(shí)代的快速發(fā)展，事業(yè)單位在進(jìn)行文書檔案管理的過程中需要不斷完善文書檔案的管理模式，讓其能夠發(fā)揮出在事業(yè)單位發(fā)展過程中所起到的作用。第一，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以根據(jù)自身的發(fā)展需求開發(fā)有效的文書檔案管理系統(tǒng)，提高管理人員工作效率的同時(shí)，也方便文書檔案的查找。第二，機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者也需要制定相關(guān)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，實(shí)現(xiàn)任務(wù)到個(gè)人、責(zé)任到個(gè)人，促進(jìn)管理人員工作的積極性，使得文件檔案管理工作更加有效率。第三，機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者需要制定相關(guān)的文書檔案管理規(guī)范。當(dāng)然，此類規(guī)范的制定需要結(jié)合政府出臺(tái)的相關(guān)政策及法律法規(guī)，從而保證管理人員能夠依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)完成文書檔案管理工作。

（二）提高對(duì)文書檔案管理的重視程度

機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)層需要改變傳統(tǒng)的管理理念，不能忽視對(duì)文書檔案管理工作的重視。只有管理者對(duì)此項(xiàng)工作產(chǎn)生重視，才能夠領(lǐng)導(dǎo)檔案管理人員對(duì)文書檔案管理的必要性、重要性進(jìn)行重新定義，這也有助于檔案管理人員端正工作態(tài)度，將管理工作落到實(shí)處。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員要關(guān)注重視政府出臺(tái)的新政策，將現(xiàn)代化的管理理念應(yīng)用到文書檔案管理中，讓文書檔案管理工作能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)者的決策做出貢獻(xiàn)，促進(jìn)機(jī)關(guān)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（三）培養(yǎng)高素質(zhì)高技能文書檔案管理工作者

目前隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案數(shù)量的不斷加大，文書檔案的保存形式也在日益多樣化，這就需要文書檔案管理工作手段必須更加現(xiàn)代化，才能夠滿足多樣化的文書檔案管理工作，所以這就對(duì)文書檔案管理工作者的職業(yè)技能要求更高，不僅要掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)還需要掌握相關(guān)設(shè)備的使用，這樣才能夠有效的完成文書檔案管理工作，所以必須要提高文書檔案管理工作者的職業(yè)技能。目前，事業(yè)單位的文書檔案管理人才欠缺、人才素質(zhì)有待提高。針對(duì)于這一現(xiàn)象，機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理人員需要對(duì)于本身在職的文書檔案管理人員則需要對(duì)其進(jìn)行專業(yè)化的訓(xùn)練，如：組織其進(jìn)行文書檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)、規(guī)章制度、專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，讓其能夠形成專業(yè)的知識(shí)體系，并將其運(yùn)用到實(shí)際工作中來保證文書檔案管理工作的高效進(jìn)行。在此基礎(chǔ)上，機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員還需要對(duì)其進(jìn)行信息技術(shù)的培養(yǎng)，讓其能夠熟練運(yùn)用文書檔案管理在線平臺(tái)，促進(jìn)文書檔案信息化的形成。除此之外，還要加強(qiáng)績效考核，通過任務(wù)到個(gè)人、責(zé)任到個(gè)人加上獎(jiǎng)懲機(jī)制的模式，激發(fā)文書檔案管理人員的工作熱情，并不斷在工作的過程中進(jìn)行總結(jié)、反思，提升不斷提升工作質(zhì)量[3]。

（四）加強(qiáng)信息化技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用

信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)于我們來說帶來的既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，對(duì)于文書檔案管理工作來說，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在其原有文書檔案管理工作基礎(chǔ)之上建立數(shù)字化檔案管理模式，利用當(dāng)前智能化設(shè)備建立信息網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，提高檔案的利用率。而建立數(shù)字檔案的基礎(chǔ)包括硬件和軟件設(shè)施，要保證網(wǎng)絡(luò)資源和電子檔案數(shù)據(jù)庫，其中最為重要的工作內(nèi)容就是電子檔案數(shù)據(jù)庫，要保證所有文書檔案內(nèi)容都完好的保存在電子數(shù)據(jù)庫內(nèi)。在建設(shè)電子數(shù)據(jù)庫時(shí)，機(jī)關(guān)檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)建立統(tǒng)一的檔案標(biāo)準(zhǔn)，在全機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部采用統(tǒng)一的檔案管理軟件和文書錄入標(biāo)準(zhǔn)以方便管理工作者查閱數(shù)據(jù)檔案。讓文書檔案管理人員的工作變得更加的簡單，同時(shí)也讓資料的查詢變得更加容易。需要不斷完善在線管理平臺(tái)，保證文書檔案管理的軟件、硬件設(shè)備的穩(wěn)定性。另外，保證網(wǎng)絡(luò)安全性也十分重要，即對(duì)數(shù)據(jù)傳輸節(jié)點(diǎn)、數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存進(jìn)行保護(hù)，避免同類行業(yè)的惡性競爭。最后，機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者也要組織對(duì)文書檔案管理人員的培訓(xùn)，讓其能夠熟練應(yīng)用信息化的管理平臺(tái)，促進(jìn)文書檔案管理工作的有效完成。

四、結(jié)語

綜上所述，文書檔案管理工作對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展有著十分重要的作用，其不但能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)者作出有效的決策，也能夠讓其通過對(duì)過往的檔案進(jìn)行分析，制定更加完善的發(fā)展目標(biāo)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要不斷完善檔案歸檔優(yōu)化檔案管理質(zhì)量，加強(qiáng)檔案秘級(jí)管理，提高檔案管理工作者人員素養(yǎng)，這樣才能夠真正提高文書檔案管理質(zhì)量，并且讓文書檔案在實(shí)際工作中發(fā)揮出其應(yīng)有價(jià)值。筆者從對(duì)文書檔案管理模式的創(chuàng)新、加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的重視程度、落實(shí)文書檔案管理人才的培養(yǎng)、加強(qiáng)信息化技術(shù)，由以上4個(gè)方面對(duì)文書檔案管理工作的創(chuàng)新策略展開探討，希望對(duì)開創(chuàng)文書檔案管理新的時(shí)代能夠有所幫助。

參考文獻(xiàn)：

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