內(nèi)控視角下高校教育基金會(huì)固定資產(chǎn)管理探討

于小雪

摘 要：本文主要從內(nèi)部控制的角度，探討如何進(jìn)一步加強(qiáng)高校教育基金會(huì)固定資產(chǎn)管理，保證資產(chǎn)安全和使用有效、財(cái)務(wù)信息真實(shí)完整，從而更好地發(fā)揮其高校教育事業(yè)發(fā)展助推器的作用。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制;高校教育基金;固定資產(chǎn)管理

自1994年清華大學(xué)、浙江大學(xué)和北京大學(xué)相繼成立了高校教育基金會(huì)以來(lái)，經(jīng)過(guò)二十多年的迅速發(fā)展，我國(guó)高校基金會(huì)已初具規(guī)模，截至2018年底我國(guó)高校教育基金會(huì)約有500多家。隨著高校教育基金會(huì)的飛速發(fā)展，教育基金會(huì)的資產(chǎn)規(guī)模也在迅速擴(kuò)大，教育基金會(huì)通過(guò)捐贈(zèng)獲得或通過(guò)項(xiàng)目購(gòu)買(mǎi)增加的固定資產(chǎn)越來(lái)越多，固定資產(chǎn)管理及核算問(wèn)題日益突出。

一、高校教育基金會(huì)固定資產(chǎn)管理存在的主要問(wèn)題

1.固定資產(chǎn)采購(gòu)及后續(xù)管理

實(shí)務(wù)中常發(fā)生這樣的情況：在項(xiàng)目支出中，按照該項(xiàng)目的預(yù)算或經(jīng)捐贈(zèng)方同意需要購(gòu)置開(kāi)展項(xiàng)目所需的固定資產(chǎn)，經(jīng)辦人自行在電商平臺(tái)上按照需求選取并購(gòu)買(mǎi)了辦公家具，到財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)的時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)缺乏采購(gòu)流程、固定資產(chǎn)未入庫(kù)，而且不知道入哪里。經(jīng)與管理部門(mén)溝通，口頭形成“按照學(xué)校的采購(gòu)流程來(lái)”的結(jié)論，隨后拿著已經(jīng)購(gòu)買(mǎi)好的發(fā)票辦理補(bǔ)審批的流程。而且買(mǎi)來(lái)的固定資產(chǎn)，本該屬于教育基金會(huì)這個(gè)獨(dú)立法人，但由于教育基金會(huì)無(wú)庫(kù)可入，最后為了報(bào)銷(xiāo)就強(qiáng)行錄入學(xué)校資產(chǎn)庫(kù)，歸具體采購(gòu)人所在部門(mén)管理。

（1）固定資產(chǎn)采購(gòu)管理環(huán)節(jié)。通過(guò)教育基金會(huì)項(xiàng)目采購(gòu)形成的固定資產(chǎn)存在以下問(wèn)題：一是缺乏必要的需求預(yù)算計(jì)劃，在實(shí)際操作中，以支持學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展為由，無(wú)年度采購(gòu)計(jì)劃、無(wú)預(yù)算安排、臨時(shí)采購(gòu)的現(xiàn)象比較普遍;二是采購(gòu)流程設(shè)計(jì)不科學(xué)、不合理，甚至缺乏必要的采購(gòu)流程，在實(shí)際采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，采購(gòu)經(jīng)辦人無(wú)據(jù)可依，基金會(huì)管理方往往會(huì)口頭制定指導(dǎo)按學(xué)校采購(gòu)流程執(zhí)行，導(dǎo)致先采購(gòu)后審批的情況;三是刻意規(guī)避制度規(guī)定，不按規(guī)范要求進(jìn)行采購(gòu)，對(duì)于單價(jià)達(dá)不到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的固定資產(chǎn)，采取少量多次采購(gòu)的方式變相操作。

（2）固定資產(chǎn)入庫(kù)及后續(xù)管理。教育基金會(huì)固定資產(chǎn)實(shí)物管理中往往存在管理混亂的情況：資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)不明確，尤其對(duì)于學(xué)校資金和教育基金會(huì)資金共同投資形成的固定資產(chǎn)，實(shí)際使用中教育基金會(huì)固定資產(chǎn)與學(xué)校固定資產(chǎn)也沒(méi)有明顯區(qū)分;沒(méi)有明確的管理部門(mén)對(duì)對(duì)基金會(huì)固定資產(chǎn)實(shí)物及時(shí)建立臺(tái)賬、造成賬卡、賬實(shí)不符;未按規(guī)定對(duì)固定資產(chǎn)的進(jìn)行定期或不定期清查，清查具有隨意性，無(wú)法核實(shí)固定資產(chǎn)狀況、保證其完整性，不能如實(shí)反映教育基金會(huì)固定資產(chǎn)狀況和財(cái)務(wù)狀況;教育基金會(huì)固定資產(chǎn)管理中，信息化管理系統(tǒng)缺失，或者固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)利用水平不高、管理失調(diào)，從而導(dǎo)致捐贈(zèng)的資產(chǎn)閑置、使用效率低下。

2.固定資產(chǎn)核算管理環(huán)節(jié)

（1）接受捐贈(zèng)增加的固定資產(chǎn)不及時(shí)入賬、甚至不入賬，形成賬外資產(chǎn)。通過(guò)接受捐贈(zèng)增加的固定資產(chǎn)，資產(chǎn)直接管理人員由于缺乏相應(yīng)的財(cái)務(wù)知識(shí)，未索要或者忘記索取受贈(zèng)資產(chǎn)的價(jià)值信息，或者根本無(wú)入賬意識(shí)，導(dǎo)致實(shí)物管理與賬務(wù)管理脫節(jié)，往往延遲或疏于賬務(wù)核算管理，甚至有的資產(chǎn)都沒(méi)有了，但賬上無(wú)任何過(guò)程記錄。

（2）固定資產(chǎn)折舊計(jì)提不符合制度規(guī)定，甚至核算范圍不清晰，造成會(huì)計(jì)信息嚴(yán)重失真。高校基金會(huì)是由高校發(fā)起成立的基金會(huì)組織，許多高?；饡?huì)的財(cái)務(wù)人員缺位，由學(xué)校財(cái)務(wù)人員兼任，其核算管理往往帶有學(xué)校的影子，未能完全嚴(yán)格按照基金會(huì)組織相應(yīng)的制度規(guī)定執(zhí)行。實(shí)務(wù)中，部分高校教育基金會(huì)對(duì)于項(xiàng)目資金購(gòu)置的固定資產(chǎn)，直接費(fèi)用化計(jì)入“業(yè)務(wù)活動(dòng)成本”，沒(méi)有在賬上反映，形成賬外固定資產(chǎn)，直接導(dǎo)致基金會(huì)對(duì)外提供的報(bào)表信息不準(zhǔn)確，資產(chǎn)反映不完整;或者參考高校的做法，在借“業(yè)務(wù)活動(dòng)成本”，貸“銀行存款”的同時(shí)，按固定資產(chǎn)的成本借記“固定資產(chǎn)”，貸記“累計(jì)折舊”，相當(dāng)于在固定資產(chǎn)購(gòu)置入賬當(dāng)期全額計(jì)提折舊，資產(chǎn)賬面價(jià)值直接變?yōu)榱?，以后期間不再計(jì)提折舊。甚至還會(huì)出現(xiàn)高校教育基金會(huì)資金購(gòu)買(mǎi)固定資產(chǎn)未核算到教育基金會(huì)這個(gè)主體上，出現(xiàn)會(huì)計(jì)核算范圍不清晰的問(wèn)題。

二、高校教育基金會(huì)固定資產(chǎn)管理存在問(wèn)題的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)分析

1.管理層重視程度不夠，制度缺失或者設(shè)計(jì)不健全

固定資產(chǎn)采購(gòu)管理、實(shí)物管理層面，缺乏完善健全的規(guī)章制度和內(nèi)控手冊(cè)，完全直接參照學(xué)校規(guī)章制度執(zhí)行，或者即便有規(guī)章制度，但是制度內(nèi)容不夠完整、沒(méi)有充分考慮內(nèi)部控制的方法，可執(zhí)行性不高，導(dǎo)致管理效率低下。

高?；饡?huì)一般對(duì)設(shè)定的特定項(xiàng)目制定一個(gè)總的捐贈(zèng)資金使用管理辦法，沒(méi)有對(duì)于固定資產(chǎn)采購(gòu)及實(shí)物管理設(shè)定明確統(tǒng)一的管理流程，等到具體業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，完全引用學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，沒(méi)有根據(jù)教育基金會(huì)的特性，設(shè)計(jì)適合教育基金會(huì)的相關(guān)采購(gòu)管理制度。

2.固定資產(chǎn)管理人員素質(zhì)不高，管理手段落后

固定資產(chǎn)保管部門(mén)或責(zé)任人模糊或缺失，或者即便有明確的管理人員，也由于對(duì)固定資產(chǎn)管理工作認(rèn)識(shí)不足、重視程度不夠，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。部分高校教育基金會(huì)固定資產(chǎn)缺乏歸口管理部門(mén)，由各捐贈(zèng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在學(xué)院或部門(mén)代行管理，管理責(zé)任缺失。固定資產(chǎn)還是手工臺(tái)賬、缺乏信息化管理手段，無(wú)法及時(shí)快速地獲取固定資產(chǎn)使用狀態(tài)。

3.制度執(zhí)行不到位，會(huì)計(jì)核算不完整、不恰當(dāng)

在會(huì)計(jì)核算管理層面，存在核算不完整、不恰當(dāng)、不科學(xué)，未能全面真實(shí)地反映固定資產(chǎn)使用狀況、不能可靠計(jì)量成本的風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)《民間非營(yíng)利組織會(huì)計(jì)制度》，民間非營(yíng)利組織核算基礎(chǔ)是權(quán)責(zé)發(fā)生制，應(yīng)當(dāng)計(jì)提固定資產(chǎn)折舊，進(jìn)行成本核算，加強(qiáng)資產(chǎn)管理和成本管理，提高運(yùn)營(yíng)績(jī)效。

目前許多高校教育基金會(huì)固定資產(chǎn)不入賬或者不按規(guī)定計(jì)提折舊的做法，既違背了《民間非營(yíng)利組織會(huì)計(jì)制度》第三十八條規(guī)定“民間非營(yíng)利組織應(yīng)當(dāng)按月提取折舊，當(dāng)月增加的固定資產(chǎn)，當(dāng)月不提折舊，從下月起計(jì)提折舊;當(dāng)月減少的固定資產(chǎn)，當(dāng)月照提折舊，從下月起不提折舊?！庇植荒軠?zhǔn)確反映固定資產(chǎn)真實(shí)狀態(tài)和價(jià)值，導(dǎo)致資產(chǎn)及成本計(jì)量信息的嚴(yán)重失真。

三、教育基金會(huì)固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制對(duì)策建議

1.提高重視程度，加強(qiáng)制度建設(shè)

（1）提高重視程度，建立健全固定資產(chǎn)管理制度。高校教育基金會(huì)管理層甚至是理事會(huì)應(yīng)當(dāng)高度重視目前固定資產(chǎn)管理中存在的問(wèn)題，從上而下，深刻剖析、認(rèn)真梳理固定資產(chǎn)管理中存在的漏洞，根據(jù)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合自身情況，建立健全固定資產(chǎn)內(nèi)部管理制度。對(duì)于項(xiàng)目采購(gòu)的固定資產(chǎn)，高校教育基金會(huì)應(yīng)借鑒高校嚴(yán)密的采購(gòu)辦法，同時(shí)考慮自身的特點(diǎn)，制定適應(yīng)自己特點(diǎn)的采購(gòu)管理辦法，或者在財(cái)務(wù)制度中明確具體的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，清晰界定何種情況下采用何種采購(gòu)方法，使所有的采購(gòu)事項(xiàng)有明確規(guī)范的依據(jù)、采購(gòu)責(zé)任清晰。

（2）流程再造、優(yōu)化崗位設(shè)置，不相容崗位相分離。高校教育基金會(huì)應(yīng)根據(jù)固定資產(chǎn)管理相關(guān)規(guī)定、本單位實(shí)際情況，結(jié)合內(nèi)控規(guī)范的要求，通過(guò)對(duì)固定資產(chǎn)從配置、使用、到處置全過(guò)程流程的梳理，重新制定各環(huán)節(jié)管理職責(zé)，明確管理責(zé)任，按照不相容崗位相互分離的要求對(duì)崗位進(jìn)行調(diào)整。固定資產(chǎn)的配置崗位、使用崗位和處置崗位相互分離，固定資產(chǎn)臺(tái)賬管理與實(shí)際使用崗位相互分離。

2.提高管理人員專(zhuān)業(yè)性，提升管理信息化水平，加強(qiáng)實(shí)物管理

（1）提高固定資產(chǎn)使用人及管理人員的固定資產(chǎn)管理意識(shí)，增強(qiáng)其專(zhuān)業(yè)性。對(duì)于一些專(zhuān)業(yè)的儀器設(shè)備、要加強(qiáng)使用人的操作使用培訓(xùn)，提高使用效率，避免由于使用不當(dāng)或者不會(huì)使用導(dǎo)致的資產(chǎn)故障和資產(chǎn)閑置浪費(fèi)。對(duì)固定資產(chǎn)管理員定期或不定期地進(jìn)行財(cái)務(wù)、管理專(zhuān)業(yè)及信息技術(shù)運(yùn)用相關(guān)方面的培訓(xùn)，使其能夠補(bǔ)充自身的知識(shí)和技能、不斷提升其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，進(jìn)一步提高管理質(zhì)量。

（2）提升固定資產(chǎn)管理的信息化水平。對(duì)資產(chǎn)規(guī)模較大的高校教育基金會(huì)，建議自行購(gòu)買(mǎi)一套固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，將所有固定資產(chǎn)納入系統(tǒng)管理。如果資產(chǎn)規(guī)模較小或者條件不允許，考慮到自2019年1月1日起高校教育基金會(huì)的固定資產(chǎn)核算基礎(chǔ)與學(xué)校固定資產(chǎn)的核算基礎(chǔ)之間有了共性，建議也可以利用學(xué)校的資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化管理，提升信息化水平;同時(shí)由于資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)不同，建議在管理系統(tǒng)中設(shè)置教育基金會(huì)固定資產(chǎn)標(biāo)識(shí)，以區(qū)別于高校固定資產(chǎn)。

（3）明確歸口管理部門(mén)，建立臺(tái)賬加強(qiáng)管理。建議教育基金會(huì)的行政管理部門(mén)作為直接捐贈(zèng)增加固定資產(chǎn)的歸口管理部門(mén)，做好相應(yīng)的登記、保管工作，并配合教育基金會(huì)財(cái)務(wù)處及時(shí)做好相應(yīng)的入賬工作。建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬，建立定期的固定資產(chǎn)清查制度，加強(qiáng)資產(chǎn)的實(shí)物管理定期盤(pán)點(diǎn)制度，做到賬實(shí)相符、賬表相符，對(duì)教育基金會(huì)的資產(chǎn)做到“心中有數(shù)”。

3.完善會(huì)計(jì)核算辦法，加強(qiáng)固定資產(chǎn)核算管理

高校教育基金會(huì)作為一個(gè)具有獨(dú)立法人資格的非營(yíng)利組織，按照規(guī)定，應(yīng)當(dāng)建立一套適合自身特點(diǎn)的會(huì)計(jì)核算辦法，配備專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)核算機(jī)構(gòu)或?qū)Ｂ毜臅?huì)計(jì)核算管理人員，加強(qiáng)固定資產(chǎn)入賬及后續(xù)管理工作，提高基金會(huì)財(cái)務(wù)管理綜合能力。為全面貫徹執(zhí)行《民間非營(yíng)利組織會(huì)計(jì)制度》，準(zhǔn)確反映固定資產(chǎn)的真實(shí)價(jià)值，建議在固定資產(chǎn)增加的當(dāng)月按確定的成本借記“固定資產(chǎn)”，貸記“非限定性凈資產(chǎn)”。自次月起，每月按確定的折舊方法計(jì)提固定資產(chǎn)折舊計(jì)入相應(yīng)費(fèi)用。

綜上，在建立針對(duì)高校教育基金會(huì)的內(nèi)控制度時(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)固定資產(chǎn)內(nèi)部控制管理，保證資產(chǎn)的安全和信息的準(zhǔn)確完整，對(duì)于提升教育基金會(huì)自身發(fā)展和完善財(cái)務(wù)管理體系意義重大，從而更好地發(fā)揮支持高校教育事業(yè)發(fā)展，資助學(xué)生學(xué)業(yè)、教學(xué)科研研究，完善學(xué)校教學(xué)基本建設(shè)等作用。

參考文獻(xiàn)

1.崔琳琳.事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理體系研究.北京建筑大學(xué)，2019.

2.許佳莉.淺議高校教育基金會(huì)固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)核算方式.行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2018（09）.（責(zé)任編輯：蘭卡）