加強(qiáng)疫情防控時(shí)期疾控機(jī)構(gòu)檔案工作的思考

儲(chǔ)麗麗

摘要：作為疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)，疾控中心需要重視檔案管理工作，以便為各項(xiàng)工作做好記錄和提供借鑒。文章從疫情防控期間疾控機(jī)構(gòu)檔案管理原則、存在問題以及應(yīng)對策略三個(gè)方面，對其加強(qiáng)檔案管理工作提出建議。

關(guān)鍵詞：疫情防控；檔案管理；疾控中心

疾控中心作為政府主管的疾病預(yù)防控制以及公共衛(wèi)生技術(shù)管理和服務(wù)的公益性機(jī)構(gòu)，其職責(zé)主要包括疾病傷害的預(yù)防控制、創(chuàng)造健康環(huán)境、保障人民身體健康、維護(hù)社會(huì)的安全和穩(wěn)定。疾控中心的檔案管理工作在整個(gè)疾病防控體系當(dāng)中是一個(gè)非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，其工作質(zhì)量和管理水平對實(shí)現(xiàn)疾病預(yù)防控制閉環(huán)管理具有較高的應(yīng)用價(jià)值。2020年初，新型冠狀病毒肺炎疫情突然暴發(fā)，全國上下打響了疫情防控阻擊戰(zhàn)。此次新冠肺炎疫情對疾控機(jī)構(gòu)來說是一次嚴(yán)峻的考驗(yàn)，對疾控部門疫情防控檔案的管理工作更是一個(gè)新的挑戰(zhàn)。疫情期間，如何根據(jù)疫情防控工作中文件材料的形成特點(diǎn)、范圍和工作要求，切實(shí)地、有針對性地改進(jìn)檔案管理工作模式，做好疫情防控檔案的收集、整理等工作，提高應(yīng)急反應(yīng)速度和工作效率，完整記錄疫情防控的全過程，對于今后疾控機(jī)構(gòu)更好地履職履責(zé)，更多地積累突發(fā)性公共衛(wèi)生事件處理經(jīng)驗(yàn)，作用關(guān)鍵，意義深遠(yuǎn)。本文以南京市秦淮區(qū)疾控中心為例進(jìn)行闡述。

一、疫情防控期間的檔案管理工作現(xiàn)狀

1.完善工作機(jī)制，夯實(shí)檔案管理工作的基礎(chǔ)

疫情防控檔案管理和疾控機(jī)構(gòu)日常檔案管理工作不同，涉及的業(yè)務(wù)領(lǐng)域交叉重疊、業(yè)務(wù)種類復(fù)雜繁多、處理時(shí)效要求特殊、機(jī)構(gòu)部門覆蓋面廣，明顯加大了疫情防控檔案工作的難度和工作量。同時(shí)，當(dāng)公共衛(wèi)生事件突然發(fā)生時(shí)，疾控部門作為疫情防控的重要陣地之一，各部門及業(yè)務(wù)人員都處于高度緊張和高強(qiáng)度工作狀態(tài)。在工作啟動(dòng)初期，建立一整套系統(tǒng)完善的檔案工作機(jī)制，并使工作機(jī)制高效銜接、運(yùn)轉(zhuǎn)流暢，將使得疫情防控期間的檔案工作事半功倍。秦淮區(qū)疾控中心將疫情防控檔案工作作為一項(xiàng)政治任務(wù)擺上重要位置，圍繞市委市政府開展疫情防控工作的重大決策部署，根據(jù)市區(qū)兩級(jí)防控指揮部、檔案部門的工作要求，按照《關(guān)于南京市新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控檔案管理工作方案》及《南京市新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作文件材料歸檔范圍和文書、聲像檔案保管期限表》規(guī)定，組織本單位各工作組人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。同時(shí)，結(jié)合本區(qū)、本單位實(shí)際，制發(fā)相關(guān)工作方案，細(xì)化工作要求；與上級(jí)部門及兄弟單位共同交流研討疫情防控時(shí)期的檔案工作，探討不同門類、不同來源、不同載體、不同格式檔案的管理，力爭早部署、早發(fā)動(dòng)、早落實(shí)；建立聯(lián)動(dòng)機(jī)制，打造本單位新冠肺炎疫情防控檔案專題數(shù)據(jù)庫，并實(shí)現(xiàn)與其他來源檔案資料的共建共享，確保做好疫情防控期間各種文件材料、聲像資料的收集工作，確保真實(shí)、完整記錄疾控中心新冠肺炎防控工作的全過程。

2.構(gòu)建管理網(wǎng)絡(luò)，推動(dòng)檔案工作措施和策略的規(guī)范落實(shí)

和所有的突發(fā)性公共衛(wèi)生事件類似，此次新型冠狀病毒肺炎疫情起勢急、蔓延快、成因不明，使得疫情防控工作在應(yīng)急反應(yīng)、醫(yī)療物資準(zhǔn)備、醫(yī)護(hù)人員組織等方面面臨巨大壓力。因此，為認(rèn)真做好疫情防控檔案工作，緩解人手不足、特別是具備檔案專業(yè)知識(shí)的人員缺乏的情況，迅速構(gòu)建一套由點(diǎn)及面的檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)體系就顯得尤為重要。秦淮區(qū)疾控中心在本單位成立疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組的同時(shí)，同步組建檔案工作專兼職工作團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)落實(shí)檔案工作各項(xiàng)管理措施和細(xì)則。確定中心各部門檔案工作聯(lián)系人，建立檔案工作微信、QQ群，定期開展疫情防控檔案工作指導(dǎo)，及時(shí)解答、解決檔案工作中出現(xiàn)的各類具體問題、難點(diǎn)難題，提高了工作效率。加強(qiáng)特殊時(shí)期檔案工作的知識(shí)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)提升，及時(shí)準(zhǔn)確地向工作團(tuán)隊(duì)成員解讀檔案管理的收集范圍、收集方法、整理規(guī)范、歸檔時(shí)間等內(nèi)容，明確職責(zé)分工和任務(wù)要求，在上級(jí)檔案部門的指導(dǎo)下，用科學(xué)細(xì)致的管理手段和接地氣的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保檔案工作應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸、應(yīng)管盡管，豐富和完善疫情防控檔案資源庫。

3.加強(qiáng)利用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案管理工作價(jià)值作用

及時(shí)有效的信息支撐是贏得疫情防控阻擊戰(zhàn)的關(guān)鍵。疾控機(jī)構(gòu)的檔案信息中留存著歷年來及現(xiàn)階段流行病的監(jiān)測分析防治、突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)急處置、疫情的監(jiān)控和信息管理的記錄。通過對大量檔案資料信息進(jìn)行查閱、梳理與總結(jié)，定向深層加工利用，挖掘檔案中疫情防控信息資源的價(jià)值，整理匯編各類文件制度、工作機(jī)制、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、防控措施及效果、典型案例等，及時(shí)提供給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和決策部門，爭取為疫情防控提供積極有效的信息支撐。在此次疫情發(fā)生初期，秦淮區(qū)疾控中心即認(rèn)真分析，按照疫情防控檔案資料利用服務(wù)時(shí)間緊、需求急、跨度大、整體性要求高的特點(diǎn)，嘗試梳理2003年抗擊“非典”形成的疫情防控有關(guān)文件、檔案資料，編制疫情防控專題檔案信息，為此次新冠肺炎疫情的防控提供工作參考。

二、疫情防控期間的檔案管理特點(diǎn)

1.緊抓疾控檔案的形成源頭

此次新冠肺炎疫情來勢洶洶，疾控工作涉及面甚廣，各部門因職責(zé)不同，均獨(dú)立承擔(dān)本部門的工作，如果沒有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，極易造成文件材料的散失。基于這種情況，文件材料的收集更側(cè)重于抓重點(diǎn)、找源頭。疫情防控文件材料主要形成于疾控部門黨政、人事、傳染病控制、財(cái)務(wù)、信息、總務(wù)等職能科室，針對這些部門，要深化對檔案專業(yè)知識(shí)普及，提高工作人員的檔案意識(shí)，為文件材料的形成質(zhì)量和收集完整提供較為良好的工作基礎(chǔ)。因此，檔案人員要抓住疾控檔案的形成源頭，積極爭取中心領(lǐng)導(dǎo)支持和相關(guān)科室配合，加強(qiáng)對本區(qū)范圍內(nèi)區(qū)級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)、社區(qū)等單位的文件材料形成和收集的指導(dǎo)，進(jìn)一步密切與各職能科室兼職檔案員的聯(lián)系，注重流行病學(xué)調(diào)查報(bào)告、疫情防控預(yù)案和指導(dǎo)方案、應(yīng)急物資儲(chǔ)備進(jìn)出庫數(shù)據(jù)等的收集。制定針對性的文件材料收集范圍，明確收集要求，確保疫情防控期間文件材料的完整齊全。

2.檔案管理與疾控工作部署同步推進(jìn)

因疫情暴發(fā)起勢猛，蔓延迅速，疾控工作面臨的形勢嚴(yán)峻、任務(wù)非同尋常，這其中每一步、每一刻的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)都是珍貴的。作為疾控機(jī)構(gòu)的檔案人員，應(yīng)以對黨、對人民、對歷史高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，確保新型冠狀病毒肺炎疫情防控過程中的疾控檔案完整齊全。在此次疾控檔案管理工作中，采取全面鋪開、重點(diǎn)關(guān)注的原則，根據(jù)新型冠狀病毒肺炎疫情防控工作的變化隨時(shí)調(diào)整工作部署。隨著對新型冠狀病毒肺炎的認(rèn)識(shí)加深，疫情防控阻擊戰(zhàn)的實(shí)踐逐步趨于成熟，但同時(shí)也有更多不可預(yù)知的偶然事件，很多文件材料都是在突發(fā)和偶然的情況下產(chǎn)生的。因此，疫情防控期間的檔案管理工作需要更加專業(yè)的素質(zhì)、高度負(fù)責(zé)的責(zé)任意識(shí)，在疫情防控的全程中嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和要求規(guī)范推進(jìn)，充分抓住檔案的留存時(shí)機(jī)。

3.堅(jiān)持檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、流向安全

疾控檔案具有內(nèi)容豐富、載體多樣的特點(diǎn)，疫情期間文件材料的收集始終按照前端控制、覆蓋面廣、結(jié)構(gòu)豐富的要求，全面完整深入地推進(jìn)和開展。按照內(nèi)容不同，此次疾控檔案可分為九類：（1）組織領(lǐng)導(dǎo)、工作機(jī)制、決定、會(huì)議記錄、紀(jì)要、大事記等材料；（2）有關(guān)疫情防控的重要批示、指示和講話；（3）本機(jī)構(gòu)的疫情監(jiān)測報(bào)告、預(yù)防救治方案、疫情調(diào)查研判、檢測治療標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)急預(yù)案、數(shù)據(jù)報(bào)告等；（4）業(yè)務(wù)工作的重要報(bào)告、簡報(bào)、信息、專報(bào)、總結(jié)等材料；（5）本單位有關(guān)新冠疫情發(fā)文材料；（6）接受捐贈(zèng)物資、資金等材料；（7）先進(jìn)事跡表彰和失職處分材料；（8）疫情病例檔案；（9）與之相關(guān)的照片、聲像、實(shí)物及其他。文件材料的載體是紙質(zhì)為主，其他載體為輔。所有文件材料收集整理完成后，根據(jù)檔案管理要求及時(shí)歸檔保存，科學(xué)管理。

三、存在的問題

1.文件材料收集不夠平衡

在疫情防控過程中，疾控中心職責(zé)涉及范圍比較廣。在各項(xiàng)職能中，與疫情防控相關(guān)度較高的內(nèi)容包括：突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置、疫情及健康影響因素的監(jiān)測和干預(yù)、實(shí)驗(yàn)室病例檢測等。其他次級(jí)相關(guān)的職責(zé)包括：防疫與健康知識(shí)宣傳教育、公眾防疫與健康水平促進(jìn)、技術(shù)管理與應(yīng)用研究等。其涉及的領(lǐng)域多、部門多、業(yè)務(wù)工作交叉范圍大。因此，需要?dú)w檔的文件資料來源復(fù)雜、交叉性高、覆蓋面廣。同時(shí)，疾控包括衛(wèi)生監(jiān)測和疾病控制兩大部分，有些工作因其本身工作周期長、成果形成慢等特點(diǎn)，客觀上也導(dǎo)致了疾控檔案管理的復(fù)雜和不可控性。在此次疫情防控工作中，事先明確的文件材料收集歸檔范圍、移交管理制度等在一定程度上減輕了這些因素的影響，但上述情況依然給疫情防控時(shí)期疾控檔案的管理帶來不少困擾。

2.流程管理存在缺失

因應(yīng)對重大突發(fā)事件的檔案管理經(jīng)驗(yàn)較少，對新冠肺炎疫情的了解認(rèn)識(shí)不足，此次疾控檔案的管理也因疫情防控的緊迫和突發(fā)，不同程度地出現(xiàn)流程管理上的缺失。疫情防控期間，縣區(qū)級(jí)疾控中心的主要工作包括流行病學(xué)調(diào)查、密切接觸者管理、信息登記與統(tǒng)計(jì)、檢驗(yàn)人員采樣和送樣、消殺工作等。這期間的文件材料收集整理歸檔應(yīng)該是全流程同步進(jìn)行的，但在實(shí)際操作中無法達(dá)到完全理想的效果。一方面，為了防止感染，作為疾控部門這類阻斷疫情的第一線，始終必須按照非常嚴(yán)格的程序開展工作，每個(gè)人都處于高度忙碌和緊張的狀態(tài)。另一方面，新冠肺炎作為傳染性極強(qiáng)的傳染病，除醫(yī)務(wù)人員外，其他人員一般難以進(jìn)入基層一線。這期間對文件材料的收集程度更多地基于基層工作人員的檔案意識(shí)和工作強(qiáng)度。一些文件材料得不到及時(shí)歸檔保存，導(dǎo)致容易丟失和遺漏，無法進(jìn)行后期彌補(bǔ)。

3.信息化手段不夠同步

疫情防控的特殊性使得疾控檔案管理工作具有極大的隨機(jī)性和不可預(yù)見性。而且，在文件材料收集、整理、歸檔、利用過程中，因疫情的危害性，檔案工作人員深入一線的工作模式同樣受到挑戰(zhàn)。同時(shí)，因新冠肺炎疫情在全球的蔓延，疾控檔案不可避免地會(huì)涉及其他的流行病和傳染病問題，這些問題受人的因素影響較多，不因地理位置的改變而改變，所以會(huì)涉及全球各地區(qū)。這些新的挑戰(zhàn)為使用先進(jìn)的信息化手段提供了契機(jī)。然而，近年來疾控機(jī)構(gòu)在檔案信息化上所作的努力，遠(yuǎn)不及疾控各項(xiàng)專業(yè)職能的信息化建設(shè)。這種不平衡的發(fā)展，加之疾控檔案管理工作的復(fù)雜，使得疾控機(jī)構(gòu)在檔案信息化建設(shè)上的短板更加凸顯，無法發(fā)揮出足夠的效用。

四、應(yīng)對策略

1.強(qiáng)化機(jī)構(gòu)職能，增強(qiáng)管理意識(shí)

疾控機(jī)構(gòu)作為政府管理的公益單位，部門多，職能多。檔案管理工作，尤其是疫情防控期間的檔案工作，需要更加牢固的檔案意識(shí)作為基礎(chǔ)，在機(jī)構(gòu)管理中更加重視檔案管理，引導(dǎo)全機(jī)構(gòu)人員將檔案工作融入專業(yè)技術(shù)工作中，確保文件材料的齊全完整。檔案人員應(yīng)樹立更加積極主動(dòng)的工作態(tài)度，主動(dòng)與部門工作人員對接，力求歸檔文件全面完整。同時(shí)要促使各職能部門和廣大干部職工形成共識(shí)，切實(shí)提高對檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，為疫情檔案管理工作爭取更多的支持，營造良好的工作環(huán)境。

2.建立嚴(yán)格的檔案管理工作制度

以檔案法律法規(guī)為基礎(chǔ)，完善檔案管理的各項(xiàng)制度，讓檔案管理更加規(guī)范科學(xué)。既進(jìn)行前端控制，也加強(qiáng)過程管理。檔案人員及時(shí)下沉到機(jī)構(gòu)各部門中，協(xié)助各職能科室對已形成的文件材料做好收集、整理和預(yù)立卷。設(shè)立科室兼職檔案員，定期開展檔案工作培訓(xùn)和交流討論，解決工作中存在的各類業(yè)務(wù)問題。

3.嚴(yán)格進(jìn)行疫情防控歸檔材料的審核工作

疫情期間文件材料的形成將隨著疫情的控制而逐步減少減緩，并將隨疫情結(jié)束而結(jié)束。進(jìn)入這一階段后，檔案管理的主要工作將立足于歸檔，各職能科室將已收集整理并完成預(yù)立卷的文件材料移交檔案室。根據(jù)文件材料收集及保管期限的要求，檔案室對移交的文件材料進(jìn)行審核，或根據(jù)不同類別文件材料的不同要求進(jìn)行歸檔保存，或退回相關(guān)責(zé)任科室作進(jìn)一步整改。

4.以檔案信息報(bào)送和成果編研滿足資政需求

檔案的價(jià)值在于反映歷史，其最終目的并不是簡單的儲(chǔ)存保管，而在于為利用者提供服務(wù)。疫情防控是一項(xiàng)全方位的系統(tǒng)工程，各項(xiàng)工作都要為打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)提供支持，檔案工作也不例外。一方面政府部門建立起疫情信息報(bào)送機(jī)制或信息系統(tǒng)，既能第一時(shí)間匯總疫情檔案數(shù)據(jù)，快速滿足現(xiàn)實(shí)工作需要，又能為日后建立疫情專題檔案或編研積累素材，留存疫情防控工作的完整記憶。另一方面疾控機(jī)構(gòu)的檔案工作人員應(yīng)靠前服務(wù)，充分發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢，深入挖掘室藏，及時(shí)整理出疫情防控的檔案材料，并送疾控部門領(lǐng)導(dǎo)班子及專家，為領(lǐng)導(dǎo)防疫決策和有關(guān)業(yè)務(wù)工作提供重要依據(jù)和參考。

從SARS、H1N1、H7N9禽流感到新型冠狀病毒肺炎，疾控機(jī)構(gòu)已形成一系列突發(fā)疫情疾控檔案，這為今后科學(xué)地開發(fā)利用研究打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，將為今后做好公共衛(wèi)生突發(fā)事件的處置和應(yīng)對提供豐富的參考經(jīng)驗(yàn)，真正實(shí)現(xiàn)疾控檔案價(jià)值的最大化。

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